Verfügbarkeit: Paketen Free eSign (bis zu 5 Vorlagen), Starter (bis zu 5 Vorlagen*), Business und Enterprise
*Innerhalb eines Kontos dürfen insgesamt maximal 5 Vorlagen in allen Arbeitsbereichen vorhanden sein.

Eine Vorlage ist eine wiederverwendbare Masterkopie eines Dokuments. Wenn Sie häufig ähnliche Kostenvoranschläge, Angebote oder Verträge versenden, können Sie eine Vorlage einmal erstellen und wiederverwenden – und dabei nur die Details ändern, die sich je nach Kunde unterscheiden.

Sie können auf Ihre Vorlage zugreifen, indem Sie im linken Navigationsbereich „Vorlage“ auswählen.

Gehen Sie im linken Navigationsbereich zu Vorlage. Ihr Vorlage-Hub umfasst nun Folgendes:

Wählen Sie oben rechts +Vorlage , um eine neue Vorlage zu erstellen.
​

Sie haben mehrere Möglichkeiten:

Alternativ können Sie eine .docx-Datei in ein bearbeitbares PandaDoc konvertieren.

Klicken Sie auf Dateien auswählen oder ziehen Sie Ihre Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich.

Unterstützte Dateiformate für den Upload sind: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Beim Hochladen Ihres Dokuments kann es zu einem Fehler kommen, wenn eines der folgenden Kriterien erfüllt ist:

Hier erfahren Sie mehr über häufige Upload-Probleme.

Wenn Sie hochgeladene Inhalte ersetzen möchten, während Blöcke und Felder erhalten bleiben, gibt es die Möglichkeit, die Funktion Quelldatei ersetzen zu verwenden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente auf Vorlage-Ebene bündeln können.

Empfehlung: Wählen Sie mehrere Vorlagen aus, um einen Stapel zu erstellen. Wählen Sie dazu zunächst Vorlageaus Ihrer Vorlagenliste aus. Wählen Sie anschließend die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie dann auf Weiter.

Sie können auch mit der Erstellung einer einzelnen Vorlage beginnen und anschließend Dokumente hinzufügen. Verwenden Sie dazu mehrere Ihrer vorhandenen Vorlagen, fügen Sie Vorlagen aus unserer Vorlagengalerie hinzu oder laden Sie Dateien hoch.
​

Wenn Sie PDFs oder Word-Dateien verwenden möchten, laden Sie mehrere Dokumente hoch, um einen Stapel zu erstellen, den Sie selbst in die richtige Reihenfolge bringen können. Wählen Sie dazu in Ihrer Vorlagenliste Erstellenaus und anschließend entweder Datei hochladen , um Dateien von Ihrem Desktop auszuwählen, oder ziehen Sie einfach mehrere Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich.

Hier erfahren Sie mehr über Dokumentenbündelung.

Jede Vorlage enthält nun einen integrierten Workflow, der die Schritte definiert, die Ihr Team beim Erstellen eines Dokuments aus dieser Vorlage befolgt.

Im rechten Bereich werden standardmäßig folgende Optionen angezeigt:

Im Schritt Rollen festlegen können Sie Rollen erstellen, löschen oder umbenennen, sie dem Empfänger vorab zuweisen oder eine Reihenfolge der Unterschriften einrichten.

Rollen sind Platzhalter für zukünftige Empfänger, wie z. B. Kunde, Buchhaltung, Unterzeichner usw. Standardmäßig wird allen neuen Vorlagen, die Sie von Grund auf erstellen, automatisch eine Kundenrolle hinzugefügt. In unserer vorgefertigten Vorlage werden sowohl die Kunden- als auch die Absenderrolle erstellt. Der Rolle „Absender” ist automatisch der Empfänger „Dokumentabsender” zugewiesen.

Wählen Sie im Workflow-Builder den Schritt Dokument senden aus, um die Einstellungen und Berechtigungen anzupassen, die nach dem Senden Ihres Dokuments angewendet werden sollen:

Sie können optionale Schritte hinzufügen, wie zum Beispiel:

Wählen Sie Diese Vorlage verwenden , um mit der Dokumenterstellung fortzufahren. Wählen Sie Dokument bearbeiten , um den Inhalt, das Feld oder die Variable der Vorlage zu aktualisieren.

Wenn Sie eine Rolle hinzufügen (z. B. „Kunde“ oder „Unterzeichner“), erstellt PandaDoc automatisch eine Variable für die Informationen dieser Rolle – wie Name, E-Mail-Adresse, Firma und Anschrift.

Anstatt die Empfängerdetails jedes Mal manuell in Ihre Vorlage einzugeben, können Sie Rollenvariablen als Platzhalter einfügen. Wenn Sie ein Dokument erstellen und diesem Empfänger eine Rolle zuweisen, werden dessen Informationen automatisch überall dort eingefügt, wo Sie diese Variable verwendet haben.

Beispiel: Fügen Sie ##{{Client.FullName}} in Ihre Vorlage ein > weisen Sie beim Erstellen eines Dokuments „John Smith“ als Kunden zu > „John Smith“ erscheint automatisch im gesamten Dokument.

Sie können die Rolle im Vorlagenbearbeitungsmodus verwalten, indem Sie auf die Schaltfläche Rolle verwalten klicken.

Hier können Sie neue Rollen hinzufügen, bestehende umbenennen oder löschen, sie dem Empfänger vorab zuweisen oder die Reihenfolge der Unterschriften anpassen.

Um eine neue Rolle hinzuzufügen, geben Sie einen Rollennamen ein und klicken Sie auf Rolle erstellen.
​

Um eine Person umzubenennen, zu löschen oder ihr eine Rolle vorab zuzuweisen, wählen Sie das Menü mit den vertikalen Auslassungspunkten und wählen Sie die gewünschte Aktion aus dem Dropdown-Menü aus.
​

Wählen Sie Anzeigen > Alle Variablen , um eine Variable aus der Liste zu kopieren und sie dann in den Inhalt der Vorlage einzufügen.

Alternativ können Sie in einem Textblock mit der Eingabe einer eckigen Klammer [ beginnen und die gewünschte Variable aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Fügen Sie Inhalte in Form von Inhaltsblöcken und Feldern hinzu, in denen die Empfänger Informationen eingeben können. Weisen Sie die Felder den Rollen der Vorlage zu. Sie können das Feld mit einer der folgenden Methoden zuweisen:

Jetzt, wo Sie Ihre Vorlage eingerichtet haben, können Sie ein Dokument erstellen. Sie können ein Dokument starten von:

Weisen Sie anschließend der Vorlagenrolle den tatsächlichen Empfänger zu und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort – dem Bearbeiten und Versenden des Dokuments.

Ihre Variablen wurden mit den Empfängerdaten ausgefüllt, und die Felder wurden den Empfängern automatisch zugewiesen. So einfach ist das! Richten Sie einmal eine Vorlage ein und sparen Sie Zeit, indem Sie mit ein paar Klicks professionell aussehende Dokumente erstellen!

Greifen Sie auf Ihre Vorlagen zu, indem Sie in der App Dokumente die Option Vorlagen wählen.

Gehen Sie im linken Navigationsbereich zu Vorlage. Ihr Vorlage-Hub umfasst nun Folgendes:

Wählen Sie oben rechts +Vorlage , um eine neue Vorlage zu erstellen.
​

Sie haben mehrere Möglichkeiten:

Alternativ können Sie eine .docx-Datei in ein bearbeitbares PandaDoc konvertieren.

Hinweis: Der Titel der Vorlage bzw. des Dokuments darf maximal 250 Zeichen lang sein.

Klicken Sie auf Dateien auswählen oder ziehen Sie Ihre Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich.

Unterstützte Dateiformate für den Upload sind: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Beim Hochladen Ihres Dokuments kann es zu einem Fehler kommen, wenn eines der folgenden Kriterien erfüllt ist:

Hier erfahren Sie mehr über häufige Upload-Probleme.

Tipp: Wenn Sie den Inhalt einer hochgeladenen PDF-Datei ändern müssen, können Sie einen Textblock über den zu bearbeitenden Text legen, dann den ursprünglichen Inhalt mit einer Hintergrundfarbe ausblenden und den gewünschten Text darüber schreiben.

Wenn Sie hochgeladene Inhalte ersetzen möchten, während Blöcke und Felder erhalten bleiben, gibt es die Möglichkeit, die Funktion Quelldatei ersetzen zu verwenden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente auf Vorlage-Ebene bündeln können.

Alternativ können Sie in der Vorlagen-/Dokumentenliste die Vorlagen/Dokumente auswählen, die Sie bündeln möchten, und oben auf der Seite auf „Bündeln“ klicken.

Hier erfahren Sie mehr.

Nun gut, Sie haben Ihre Vorlage gestartet. Als allererstes müssen Sie Ihre Rollen hinzufügen. Rollen sind Platzhalter für zukünftige Empfänger, wie z. B. Kunde, Buchhaltung, Unterzeichner usw.

Jede Rolle erzeugt Rollenvariablen. Variablen werden als Platzhalter für dynamische Informationen über Ihre Empfänger verwendet, die sich von Dokument zu Dokument ändern werden, z. B. Name, Adresse, Firmenname.

Fügen Sie Inhalte in Form von Inhaltsblöcken und Feldern hinzu, in denen die Empfänger Informationen eingeben können. Weisen Sie die Felder den Rollen der Vorlage zu.

Jetzt, wo Sie Ihre Vorlage eingerichtet haben, können Sie ein Dokument erstellen. Sie können ein Dokument starten von:

Weisen Sie dann den Rollen der Vorlage die tatsächlichen Empfänger zu und klicken Sie auf Weiter. Und das war's!

Ihre Variablen wurden mit den Empfängerdaten ausgefüllt, und die Felder wurden den Empfängern automatisch zugewiesen. So einfach ist das! Richten Sie einmal eine Vorlage ein und sparen Sie Zeit, indem Sie mit ein paar Klicks professionell aussehende Dokumente erstellen!

Erfahren Sie, wie Sie in PandaDoc eine wiederverwendbare Vorlage erstellen, mit der Sie Dokumente ganz einfach für jeden Empfänger anpassen und die Effizienz verbessern können.