Verfügbarkeit: Business-* und Enterprise-Pakete
* Diese Funktion ist als kostenpflichtige Zusatzoption in unserem Business-Paket verfügbar.
Sie können jetzt Dokumentverlängerungen innerhalb von PandaDoc verfolgen. Sehen Sie in Ihrer Dokumentenliste, welche Dokumente bald fällig sind, und richten Sie E-Mails zur Verlängerungsbenachrichtigung ein.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
Einrichtung von Verlängerungsbenachrichtigungen für Vorlagen und Dokumente
Richten Sie Verlängerungsbenachrichtigungen für eine bestimmte Vorlage ein, damit alle Dokumente, die auf Basis dieser Vorlage erstellt werden, diese Einstellungen für Verlängerungsbenachrichtigungen übernehmen. Sie können Verlängerungsbenachrichtigungen auch für einzelne Dokumente in jedem beliebigen Status einrichten.
Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument und klicken Sie auf die Auslassungspunkte > Einstellungen > Verlängerung. Stellen Sie Ihre ein:
Verlängerungsdatum: Wählen Sie eine bestimmte Anzahl von Monaten nach Abschluss des Dokuments oder nach einem bestimmten Datum.
Benachrichtigungs-E-Mail: Aktivieren Sie eine Erneuerungs-E-Mail-Benachrichtigung für den Dokumentbesitzer und wählen Sie aus, wann diese gesendet werden soll (# Tage vor Erneuerung).
Klicken Sie auf „Anwenden“ , um die Einstellungen zu speichern.
Alternativ können Sie oben auf der Seite die Schaltfläche „ Dokumentinfo“ auswählen > Registerkarte „Einstellungen“ und hier die Verlängerungseinstellungen vornehmen.
Anstehende Dokumentenerneuerungen
Der Dokumentinhaber erhält eine E-Mail mit der Verlängerungsbenachrichtigung eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Dokumentverlängerung (die Benachrichtigung ist anpassbar - siehe oben).
Öffnen Sie in der Dokumentenliste die Registerkarte „Anstehende Verlängerungen“, um Dokumente anzuzeigen, die demnächst ablaufen. Das Verlängerungsdatum wird in der rechten Spalte angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Verlängerungsdatum, um die genaue Verlängerungszeit anzuzeigen.
Filtern Sie das Dokument nach Verlängerungsdatum:
Was kommt als Nächstes?
Mit der Funktion „Daten übertragen an“ können Sie ein neues Dokument (Vertrag, Rechnung usw.) mit Token-Daten, Empfängerinformationen und Preisdetails aus dem Originaldokument erstellen.