Die Kurzfassung
Alles, was Sie vorher tun konnten, können Sie immer noch tun. Der Unterschied liegt in der Organisation.
Bisher erstellte man ein Dokument und konfigurierte alles – Empfänger, Felder, Zahlungen, Genehmigungen, Versand – direkt im Editor, alles auf einem einzigen Bildschirm. Das neue Erlebnis unterteilt dies in einen schrittweisen, geführten Ablauf, der Sie nacheinander durch jede Entscheidung begleitet. Ihr Dokument bleibt durchgehend sichtbar, und Sie können jeden Schritt überspringen, der nicht relevant ist.
Müssen Sie zurückwechseln? Ihr Workspace-Admin kann die neue Erfahrung für bestimmte Benutzer jederzeit deaktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace einrichten, scrollen Sie zu Early Access > Vorlagen- und Dokumenterstellung, deaktivieren Sie die entsprechenden Benutzer und wählen Sie Anwenden.
Schnelle Antworten
Wie komme ich zu meinen Dokumenten zurück? Klicken Sie jederzeit auf das PandaDoc-Logo oben links – dadurch gelangen Sie zurück zur Startseite. Innerhalb des Editors verwenden Sie Datei → Beenden oder wählen Sie das Logo aus.
Wie lade ich ein PDF herunter? Im Dokumenteditor wählen Sie Datei → Herunterladen. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Dokumentenliste auf das Dokument und wählen Sie Herunterladen. Wenn Sie sich nach dem Senden im geführten Ablauf befinden, öffnen Sie zuerst das Dokument und nutzen Sie dann Datei → Herunterladen.
Wie schreibe ich eine Nachricht an die Empfänger? Das Nachrichtenfeld befindet sich im letzten Schritt Senden des Dokuments. Scrollen Sie nach unten, um den E-Mail-Betreff, den Nachrichtentext und die E-Mail-Vorlagenauswahl zu sehen.
Ist mein Dokument gespeichert? Ja – Dokumente werden bei jedem Schritt automatisch als Entwürfe gespeichert. Die Warnung „Sie könnten Ihren Fortschritt verlieren“ bezieht sich auf die Einrichtung des geführten Workflows, nicht auf den Inhalt Ihres Dokuments. Ihr Dokument ist immer sicher.
Wo sind die Variablen geblieben? Geben Sie [ in einem beliebigen Textblock ein, um Variablen zu durchsuchen und einzufügen, oder gehen Sie im oberen Menü zu Ansicht → Alle Variablen.
Was ist auf einen Blick anders?
Dokumente erstellen: ein geführter Ablauf statt eines einzelnen Bildschirms.
Bisher: Man erstellte ein Dokument, gelangte in den Editor und konfigurierte alles über eine Seitenleiste – Zahlungen, Integrationen, Genehmigungen, Felder und mehr – alles auf einmal.
Jetzt: Wenn Sie Diese Vorlage verwenden wählen, werden Sie Schritt für Schritt durch jeden Teil des Prozesses geführt: die Auswahl eines CRM-Datensatzes, das Hinzufügen von Empfängern, das Bearbeiten des Inhalts, das Einrichten der Zahlung, das Weiterleiten zur Genehmigung und das Senden. Jeder Bildschirm konzentriert sich auf eine Aufgabe. Ihre Dokumentenvorschau bleibt durchgehend auf der linken Seite sichtbar.
Sie können jeden optionalen Schritt überspringen. Sie können auch Dokument öffnen/Vorlage bearbeiten am unteren Rand jedes Bildschirms auswählen, um direkt zum Editor zu springen.
Hinweis: Die Anzahl der Schritte im geführten Ablauf hängt davon ab, wie der Workflow der Vorlage konfiguriert ist. Eine Vorlage ohne optionale Schritte hat einen kürzeren Ablauf; eine Vorlage mit einem Integrations-, Genehmigungs- und Zahlungsschritt kann bis zu sechs Schritte umfassen. Die Schrittanzeige oben zeigt stets Ihre aktuelle Position und die Gesamtzahl Ihrer Schritte an.
Vorlagen enthalten jetzt einen Workflow
Vorher: Vorlagen speicherten den Inhalt Ihres Dokuments – Text, Bilder, Felder. Der Prozess, den Ihr Team bei der Erstellung der Dokumente befolgt hat, war nicht Teil der Vorlage.
Jetzt: Jede Vorlage enthält einen Workflow, der die Schritte definiert, die Ihr Team beim Erstellen von Dokumenten aus dieser Vorlage befolgt. Ein Admin kann Schritte wie Daten aus der Integration abrufen, zur Genehmigung einreichen oder Zahlungen einholen direkt in die Vorlage einfügen.
Jeder, der ein Dokument aus dieser Vorlage erstellt, durchläuft dieselben Schritte – der Prozess ist eingebaut, nicht etwas, das jeder sich merken muss.
Ein fokussierterer Editor
Vorher: Der Editor zeigte alle verfügbaren Tools auf einmal an – Sidebar-Icons für Integrationen, CRM-Verbindungen, Zahlungskonfiguration, Workflows und mehr.
Jetzt: Der Editor konzentriert sich auf Inhalte und Felder. Die Konfiguration, die sich zuvor in der Seitenleiste befand – Zahlungseinrichtung, Integrationseinstellungen, Genehmigungsablauf – erfolgt nun in separaten Schritten, bevor Sie zum Editor gelangen. Wenn Sie den Inhalt eines Dokuments bearbeiten, ist das alles, was vor Ihnen liegt.
Wo man das findet, was man bereits weiß
Was möchten Sie tun? | Wo es jetzt ist |
Einen HubSpot- oder Salesforce-Deal verbinden | Der Schritt Daten aus der Integration ziehen am Anfang des geführten Flusses. Wählen Sie einen Datensatz aus, und Ihre Dokument-Variablen werden automatisch ausgefüllt. |
Empfänger hinzufügen | Ein dedizierter Schritt Empfänger hinzufügen, in dem Sie Personen Rollen zuweisen, CC-Empfänger hinzufügen und Berechtigungen verwalten. |
Signatur und ausfüllbare Felder hinzufügen | Gleicher Ort – die rechte Seitenleiste im Editor. Die gängigsten Felder werden standardmäßig angezeigt. Wählen Sie Alle anzeigen, um Kontrollkästchen, Dropdowns, Optionsfelder und mehr zu sehen. |
Zahlungsmethode einrichten | Ein spezieller Schritt „ Zahlung einrichten“, der Zahler, Betrag, Währung, Zahlungsart und Fälligkeitsdatum in einem Fenster anzeigt. Wird nur angezeigt, wenn Ihre Vorlage einen Zahlungsschritt enthält. |
Holen Sie vor dem Senden eine interne Genehmigung ein | Ein separater Schritt „An Genehmiger senden“, der anzeigt, wer die Genehmigung erteilen muss, und Ihnen die Möglichkeit gibt, eine Nachricht hinzuzufügen. Erscheint nur, wenn Ihre Vorlage einen Genehmigungsschritt enthält. |
Das Dokument senden | Der letzte Schritt des geführten Ablaufs. Verfassen Sie Ihre E-Mail, legen Sie den Betreff fest und wählen Sie, ob Sie sie per E-Mail oder über einen Link versenden möchten. Draft mit KI ist hier ebenfalls verfügbar. |
Tipps für mehr Komfort
Verwenden Sie die Schaltfläche „Überspringen“. Jeder optionale Schritt kann übersprungen werden. Sie sind nicht verpflichtet, jeden Schritt für jedes Dokument durchzuführen.
Benutze Open Document, um zum Editor zu springen. Am unteren Rand eines Schrittes wählen Sie Dokument öffnen , um direkt zum Editor zu gelangen – der schnellste Weg zurück zu dem Workflow, an den Sie gewöhnt sind.
Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Schritte“, um zu navigieren. Wählen Sie oben die Schrittanzeige aus (z. B. Schritt 3 von 6), um alle Schritte zu sehen und direkt zu einem beliebigen Schritt zu springen.
Vorlagen erledigen die Arbeit für Sie. Wenn Ihr Admin bereits eine Vorlage mit den richtigen Workflow-Schritten eingerichtet hat, müssen Sie nichts konfigurieren — wählen Sie einfach Diese Vorlage verwenden und folgen Sie den Schritten.