Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pakete
Hinweis: Dieser Artikel behandelt den Schritt "Einzelheiten des Dokuments ausfüllen " im neuen Vorlage-Erlebnis. Wenn Ihr Workspace noch nicht aktualisiert wurde, siehe Formulare erstellen (klassische Erfahrung).
Der Schritt Einzelheiten des Dokuments ausfüllen fügt Ihrer Vorlage ein Webformular hinzu. Das Formular sammelt die Informationen, die benötigt werden, um die Variablen Ihres Dokuments auszufüllen – von einem Teammitglied, das ein Dokument erstellt, oder von jedem, der Ihren öffentlichen Link öffnet.
Hinweis: Sie können pro Vorlage nur einen Schritt Einzelheiten des Dokuments ausfüllen verwenden.
Sehen Sie sich einen Video-Überblick an:
So fügen Sie den Schritt zu Ihrer Vorlage hinzu
Öffnen Sie Ihre Vorlage und wechseln Sie zur Seitenleiste Erstellen Sie Ihren Workflow.
Wählen Sie + Schritt hinzufügen und dann Einzelheiten des Dokuments ausfüllen.
Wählen Sie den Schritt in der Seitenleiste aus und wählen Sie dann Formular bearbeiten , um den Formulareditor zu öffnen.
Anpassen Ihres Formulars
Wenn Sie den Schritt hinzufügen, erstellt PandaDoc automatisch ein Formular aus Ihrer Vorlage.Jede Rolle erhält einen voreingestellten Kontakt-Block (E-Mail, Vorname, Nachname und Unternehmen standardmäßig) – Rollen mit fest zugewiesenen Kontakten sind ausgeschlossen. Jede Variable erhält ein Fragefeld mit einem Label, das vom Variablennamen abgeleitet ist.
Im Formulareditor können Sie:
Benennen Sie das Formular um – die Empfänger sehen es, wenn sie es öffnen
Feldtypen ändern — Kurzer Text, Langer Text, Nummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Datum, Multiple Choice, Kontrollkästchen,Dropdown-Liste- und Layoutblöcke ( Titel, Bild)
Felder als nicht erforderlich markieren – im rechten Feld Pflichtfeld deaktivieren
Neue Felder hinzufügen – mit der Maus zwischen den Feldern fahren, bis der blaue Indikator erscheint, dann + Feld hinzufügenauswählen
Felder mit Variablen verknüpfen – nutzen Sie das Dropdown-Menü Verknüpfte Variable im rechten Panel
Generieren Sie eine neue Variable – wählen Sie + Variable für jedes neue Feld aus, das keine passende Variable hat
Hinweis: Kontakt-Preset-, Bild- und Titelblöcke können nicht auf einen anderen Typ umgewandelt werden. Der Kontakt-Preset-Block für eine Rolle kann nicht gelöscht werden.
Hinweis: Wenn Sie das Formular noch nicht gespeichert haben, wird es jedes Mal automatisch neu generiert, wenn Sie der Vorlage eine Variable hinzufügen. Sobald Sie es zum ersten Mal speichern, wird die Reihenfolge der Fragen festgelegt – neue Vorlagenvariablen erscheinen zwar weiterhin im Formular, die gespeicherte Reihenfolge bleibt jedoch erhalten.
Um das Formular umzubenennen, wählen Sie den Titel oben auf der Leinwand aus und geben Sie den neuen Namen im rechten Feld "Titel " ein.
Um einen Feldtyp zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche "Feldtyp" in der oberen rechten Ecke des Feldes und wählen Sie einen anderen Typ aus dem Dropdown-Menü.
Um ein Feld hinzuzufügen, fahren Sie über oder unter einem Feld, bis die blaue Indikatorlinie erscheint, wählen Sie dann + Feld hinzufügen und wählen Sie den Blocktyp.
Um ein Feld anzupassen, wählen Sie es aus und passen Sie die Einstellungen an.
Tipp:
Um die Dokumentenerstellung zu beschleunigen und Datenkonsistenz sicherzustellen, können Sie jede Variable in eine Auswahlliste umwandeln.
Wählen Sie im Formulareditor ein Feld aus (wie Client.ServiceProjectType).
Ändern Sie den Feldtyp im rechten Panel auf Dropdown-Liste.
Fügen Sie Ihre Standardoptionen (z. B. "Managed Services", "Consulting") als Elemente hinzu.
Der Absender oder Empfänger wählt aus der Liste aus, anstatt freien Text zu tippen.
Zwei Möglichkeiten, Ihr Formular zu nutzen
1. Das Ausfüllen von Dokumentdetails beim Erstellen eines Dokuments
Wenn ein Teammitglied " Diese Vorlage verwenden" auswählt, erscheint das Formular als Schritt im geleiteten Dokumenterstellungsfluss, nachdem die Empfänger zugewiesen wurden.
Ablauf: Empfänger zuweisen → Dokumentdetails ausfüllen → das Dokument prüfen → es senden.
Anstatt das Dokument direkt zu öffnen, um Variablen einzutragen, beantwortet das Teammitglied strukturierte Fragen – Dropdowns, Datumsauswähler, validierte Textfelder – bevor das Dokument generiert wird. Formularantworten füllen automatisch die Variablen der Vorlage aus. Dokumente, die auf diese Weise erstellt werden, werden in Ihrem normalen Dokumentenspeicher gespeichert.
Tipp: Dieser Schritt macht den größten Unterschied bei Vorlagen-lastigen Workflows. Je mehr Variablen Ihre Vorlage hat, desto einfacher wird der Prozess für alle Nutzer – und die Konfiguration des Formulars einmal bedeutet, dass alle jedes Mal denselben Prozess befolgen.
2. Teilen als öffentliches Formular – jeder mit einem Link
Warnung: Das öffentliche Formular ist nicht kompatibel mit der Erstellung von Dokumenten über ein CRM.
Sie können einen öffentlichen Link teilen, der es jedem ermöglicht, ein Dokument über das Formular zu initiieren.
Um das Formular öffentlich zu teilen:
Öffnen Sie die Vorlage.
Wählen Sie oben das Kettenglied-Symbol neben "Diese Vorlage verwenden " aus. Der Tooltip lautet Als öffentliches Formular teilen.
Im Panel "Dokument über Link erstellen " wählen Sie "Öffentlichen Link kopieren ", um die URL direkt zu teilen, oder "Eingebetteten Code kopieren ", um das Formular auf Ihrer Website einzubetten.
Wenn die Vorlage mehrere Rollen hat, nutzen Sie das Formular "Wer wird das Formular ausfüllen?" Dropdown, um auszuwählen, welche Rolle das öffentliche Formular ausfüllt.
Flow: Öffnet den Link → füllt das Formular aus, → Dokument wird automatisch generiert → prüft und unterschreibt das Dokument.
Dokumente aus dem öffentlichen Formular werden in einem nach der Vorlage benannten Ordner unter Dokumenten > Alle Dokumente gespeichert.
Warnung: Das Dokument wird nicht automatisch zur Unterzeichnung gesendet, wenn die Vorlage eine der folgenden Bedingungen hat:
Ein konfigurierter Genehmigungsworkflow
Zahlung nicht richtig konfiguriert (Gateway und/oder Zahler nicht angegeben)
Ungefüllte Variablen
Nicht zugewiesene Felder
Keine Empfänger zugewiesen
Ein erforderlicher intelligenten Content-Bausteins mit vorausgewählten Inhalten
Lösen Sie diese Probleme in der Vorlage, bevor Sie den öffentlichen Link teilen.
Öffentlichen Zugriff aktivieren und deaktivieren
Der Schalter Alle Personen, die über den Link verfügen, können antworten im Panel Dokument über Link erstellen steuert, ob Ihr Formular neue Einreichungen akzeptiert.
Zustand umschalten | Was die Empfänger sehen |
EIN | Das Formular öffnet sich normal; Einsendungen werden akzeptiert |
AUS | "Dieses Formular akzeptiert keine Antworten mehr."  |
Das Ausschalten des Schalters wirkt sofort. Bestehende eingereichte Dokumente sind nicht betroffen.
Hinweis: Der Schalter steuert nur den öffentlichen Zugang. Ihr Team kann die Vorlage jederzeit über " Verwenden Sie diese Vorlage" verwenden, um Dokumentdetails intern auszufüllen, unabhängig von dieser Einstellung.
Greifen Sie über den Reiter Formulare auf Ihre Formulare zu.
Alle Vorlagen mit einem konfigurierten Schritt "Einzelheiten des Dokuments ausfüllen" erscheinen im Tab Vorlagen > Formulare NEU. Im Dreipunktmenü einer beliebigen Zeile wählen Sie Formular-Link kopieren , um die öffentliche URL zu kopieren, ohne die Vorlage zu öffnen.
