Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.
Dostępność:
PandaDoc: Plan Business i Enterprise
HubSpot: należy sprawdzić w sklepie z aplikacjami HubSpot
Ta integracja będzie działać dla Kontaktów, Firm i Transakcji w HubSpot.
Obejrzyj film poglądowy:
Przejdź do:
Funkcje
Zmienne: Za pomocą zmiennych można automatycznie przekazywać informacje z HubSpot do dokumentów PandaDoc.
Produkty: Przenoszenie informacji o produkcie z transakcji HubSpot do tabel cenowych PandaDoc.
Tworzenie dokumentów: Możliwe jest tworzenie dokumentów PandaDoc na podstawie Transakcji HubSpot, Kontaktów i Firm.
Śledzenie statusu: Możesz śledzić status dokumentu w HubSpot.
Jak zainstalować PandaDoc <> Integrację HubSpot?
Kto może przeprowadzić instalację? Właściciel konta PandaDoc oraz Admini z uprawnieniami administratora w HubSpot.
Upewnij się, że jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot. Będąc w PandaDoc przejdź do Ustawień > Integracja > HubSpot i kliknij Połącz HubSpot. Spowoduje to otwarcie nowego okna. Tam kliknij „Przyznaj dostęp” > Połącz.
Przejdź do HubSpot i otwórz dowolny rekord Transakcji, Kontaktu lub Firmy. Po prawej stronie ekranu zobaczysz moduł PandaDoc!
Integracja ta działa z wieloma obszarami roboczymi. W tym celu upewnij się, że masz włączoną integrację w każdym obszarze roboczym. W sekcji Powiązane dokumenty zobaczysz tylko dokumenty utworzone w ramach integracji oraz znajdujące się w obszarze roboczym, do którego jesteś zalogowany.
Ostrzeżenie:
Aby móc korzystać z integracji, musisz zalogować się do obszaru roboczego połączonego z aktywnym HubSpot CRM.
Uwaga:
Konta PandaDoc na obszarze UE muszą zainicjować połączenie integracyjne z poziomu PandaDoc. Połączenie integracji z poziomu HubSpot nie będzie działać.
Przekazywanie informacji z HubSpot do PandaDoc
Ostrzeżenie:
Ta funkcja nie jest dostępna dla użytkowników planu eSignature.
Aby móc przesłać informacje z HubSpot do dokumentów PandaDoc, musisz najpierw skonfigurować swój szablon w celu określenia, co i gdzie ma być przekazywane. W poniższych sekcjach poinformujemy Cię, jak przekazywać informacje z pól HubSpot do bloku tekstowego PandaDoc, a informacje o produkcie do cennika lub kreatora wycen. Na początek nauczysz się przekazywać informacje za pomocą zmiennych.
Otwórz swój szablon (kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak utworzyć nowy).
Korzystanie ze Zmiennych HubSpot: w HubSpot po prawej stronie przewiń zawartość ekranu w dół, do modułu PandaDoc. Kliknij Działania > Pokaż tokeny PandaDoc.
Skopiuj te tokeny / zmienne wraz z nawiasami kwadratowymi i wklej je do bloku tekstowego w swoim szablonie.
Podczas tworzenia dokumentu za pomocą tego szablonu informacje z HubSpot zostaną uzupełnione danymi ze zmiennych.
Uwaga:
Formatowanie zmiennych daty zależy od domyślnego formatu daty skonfigurowanego w ustawieniach obszaru roboczego.
Formatowanie zmiennych walutowych oparte jest na ustawieniach regionalnych widoku odbiorcy. Niestandardowe zmienne walutowe zostaną przeniesione do dokumentu bez symbolu waluty i formatowania.
Korzystanie z niestandardowych właściwości HubSpot jako zmiennych
W podobny sposób możesz pobierać niestandardowe właściwości utworzone w HubSpot do dokumentów PandaDoc. Właściwość niestandardowa utworzona w HubSpot dla określonego obiektu (Transakcji, Kontaktu lub Firmy) pojawi się na odpowiedniej liście tokenów / zmiennych.
Otwórz swoją Transakcję, przejdź do Działań > wybierz Wyświetl wszystkie właściwości.
Następnie kliknij Ustaw domyślne właściwości w lewym panelu i skonfiguruj wyświetlanie tej właściwości w sekcji Informacje o transakcji > Zapisz.
Otwórz Transakcję > znajdź potrzebną Ci właściwość po lewej stronie > wprowadź wartość.
Następnie przewiń w dół do modułu PandaDoc po prawej stronie i kliknij Działania > Pokaż tokeny PandaDoc, aby znaleźć tam swoją zmienną. W celu umieszczenia jej w dokumentach wystarczy, że po prostu skopiujesz zmienną i wkleisz ją do bloku tekstowego w szablonie.
Przekazywanie informacji z HubSpot do PandaDoc (za pośrednictwem pól)
Przekazywanie danych pól PandaDoc jest możliwe na podobnej zasadzie, jak jest to realizowane w przypadku zmiennych. Jednak, w przeciwieństwie do zmiennych, nie należy dodawać tutaj nawiasów kwadratowych.
Znajdujący się na liście token skopiuj bez nawiasów kwadratowych do pola Scal.
Po wysłaniu dokumentu odbiorca zobaczy wstępnie wypełnione dane i będzie mógł zaktualizować to pole, pod warunkiem, że zostało ono do niego przypisane.
Korzystanie z Ról i zmiennych Roli do uzupełniania informacji kontaktowych
Czy informacje kontaktowe nie są uzupełniane podczas tworzenia dokumentów na podstawie obiektu transakcja lub firma? Niestety zmienne kontaktowe nie są dostępne w ramach umowy lub firmy, ale istnieje sposób obejścia tego problemu. Szablony Ról i zmienne Roli to świetny sposób na przekazanie pewnych danych kontaktowych w trakcie tworzenia dokumentów w ramach transakcji / firmy. Za ich pomocą można przekazać imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, stanowisko, adres, miasto, kod pocztowy, kraj, a także stan / region kontaktu powiązanego z umową lub firmą. Należy pamiętać, że zmienne te nie są dostępne dla użytkowników planu eSignature.
W przypadku wstępnego przypisania odbiorcy na poziomie szablonu, zostanie on automatycznie przypisany do roli podczas tworzenia dokumentu.
Będąc w szablonie kliknij u góry + Dodaj role i dodaj jedną.
Kliknij Zmienne, a następnie znajdź swoją konkretną nazwę Roli.
Kliknij ikonę duplikacji obok zmiennej, którą chcesz skopiować, i wklej ją do szablonu. Przykład: [Client.Name]
Podczas tworzenia dokumentu na podstawie transakcji / firmy przypisz powiązany z nim kontakt do Roli utworzonej przez siebie.
Uwaga:
Kontakt połączony z rekordem HubSpot pojawi się w menu rozwijanym podczas przypisywania odbiorców do ról. Aby przypisać odbiorcę z listy kontaktów PandaDoc, zacznij wpisywać imię i nazwisko tej osoby / nazwę podmiotu lub adres e-mail.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Rozwiń, aby uzyskać ważne informacje na temat zmiennych.
W celu użycia zmiennych mapowanych na inne pola w PandaDoc lub Twoim CRM, muszą one dokładnie pasować. W przypadku zmiennych rozróżniana jest wielkość liter, a jeden zły znak spowoduje, że token nie zostanie uzupełniony. Przykład: [Contact.Address] [contactaddress]
Zmienne nie będą działać we wszystkich obiektach. W celu znalezienia listy zmiennych dostępnych dla Twojego rekordu HubSpot, przejdź do Akcji > Pokaż tokeny PandaDoc. Jeśli tworzysz dokument z Kontaktu, możesz użyć w nim zmiennych Firmy i Kontaktu. Jeśli tworzysz dokument na podstawie Firmy, możesz użyć w nim tylko zmiennych Firmy. Jeśli tworzysz dokument na podstawie Transakcji, możesz użyć w nim zmiennych Firmy i Transakcji.
Przekazywanie informacji o produkcie w PandaDoc
Wysyłanie informacji o produkcie do cennika PandaDoc
Uwaga:
Produkty HubSpot są dostępne w planach HubSpot Professional i Enterprise.
Jakie informacje zostaną przekazane:
Cena
Ilość
Zniżka na poziomie elementu zamówienia
Nazwa elementu zamówienia
Opis elementu zamówienia
Co nie jest obsługiwane:
Podatki (ponieważ podatki nie są obsługiwane w HubSpot);
Zamówienie listy produktów. W cenniku PandaDoc produkty mogą być wymienione w kolejności innej niż ta w HubSpot.
Jak wysłać produkty z HubSpot
W szablonie wybierz cennik, który chcesz uzupełnić. Następnie kliknij Właściwości u góry tabeli. Upewnij się, że we właściwościach tabeli po prawej stronie włączona jest opcja Scalanie danych. Po jej włączeniu zobaczysz w cenniku niebieskie symbole zastępcze scalania danych.
Upewnij się, że Twoje produkty są dołączone do Rejestru transakcji w HubSpot.
Utwórz dokument na podstawie Rejestru transakcji w HubSpot. Sprawdź swój cennik pod kątem tego, czy lista Twoich produktów jest uzupełniona.
W celu wyświetlenia zniżki w cenniku, kliknij znak plusa po prawej stronie cennika i wybierz Rabat w ukrytych kolumnach. Możesz wcześniej dodać kolumnę Rabat w swoim szablonie.
Kliknij tutaj, aby uzyskać dodatkowe informacji na temat zniżek i podatków w cenniku.
Wysyłanie informacji o produkcie do bloku kreatora wyceny w PandaDoc
W celu wysłania informacji o produkcie z transakcji HubSpot do bloku kreatora wyceny, najpierw dodaj blok kreatora wyceny do tego do swojego szablonu. Następnie utwórz dokument z transakcji w HubSpot.
Po utworzeniu dokumentu za pomocą tego szablonu do bloku wyceny zostaną wysłane następujące informacje o produkcie:
Cena
Ilość
Zniżka na poziomie elementu zamówienia
Nazwa elementu zamówienia
Opis elementu zamówienia
Częstotliwość rozliczania (możliwe opcje: roczna, kwartalna i miesięczna)
W celu odsłonięcia niestandardowych pól w utworzonym dokumencie kliknij blok kreatora wyceny > wybierz Edytuj wycenę na pływającym panelu, wybierz Dodaj kolumnę w prawym górnym rogu sekcji > na koniec wybierz swoją niestandardową kolumnę z menu rozwijanego „Pokaż ukryte”.
Uwaga:
Jeśli w bloku kreatora wyceny masz kilka sekcji, to produkty zostaną przeniesione do ostatniej z nich. Jeśli w swoim szablonie masz kilka bloków kreatora wyceny, to produkty z Twojej wyceny / opportunity zostaną przeniesione do kolejnych bloków.
Tworzenie i śledzenie dokumentów
Przejdź do HubSpot i otwórz dowolny Kontakt, Firmę lub Rejestr transakcji. Następnie kliknij „Utwórz dokument”.
Wybierz szablon, którego chcesz użyć i przypisz do niego odbiorców. Następnie przejrzyj dokument i wprowadź niezbędne zmiany, aby dostosować go do odbiorcy.
Kliknij Wyślij i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby dostosować tytuł dokumentu oraz wiadomość e-mail.
Przejdź do modułu PandaDoc w swoim rekordzie HubSpot, aby śledzić status swojego dokumentu.
Łączenie dokumentu z transakcją w HubSpot
W przypadku utworzenia dokumentu w PandaDoc, który chcesz połączyć z transakcją w HubSpot, możemy Ci w tym pomóc!
Upewnij się, że jesteś zalogowany zarówno do HubSpot, jak i PandaDoc.
Na karcie PandaDoc otwórz dokument, a następnie kliknij ikonę HubSpot po prawej stronie.
Kliknij Połącz dokument, a wówczas pojawi się prośba o wybranie transakcji z konta HubSpot. Wybierz transakcję i kliknij Połącz. Na liście pojawią się wszystkie transakcje, do których masz dostęp, a dziesięć ostatnio zaktualizowanych zostanie wyświetlonych na samej górze.
Po prawej stronie, w sekcji „Informacje o transakcji” zobaczysz datę utworzenia transakcji, jej status oraz łączną kwotę. Pamiętaj, że informacje o transakcji wyświetlane w PandaDoc mogą wymagać odświeżenia, aby była pewność, że pokazywana jest najnowsza aktualizacja. Jeśli w polu kwoty transakcji lub daty utworzenia widnieje informacja „Nieznana”, to oznacza to, że dane pole jest puste w HubSpot.
Teraz przejdź do rejestru transakcji HubSpot. Dokument zostanie wyświetlony w module PandaDoc, tak jakby został on utworzony za pomocą HubSpot!
W celu odłączenia dokumentu od transakcji lub połączenia go z inną, wskaż trzy pionowe elipsy obok nazwy transakcji i wybierz z menu opcję Odłącz transakcję. W przypadku utworzenia dokumentu na podstawie innego obiektu (Firmy, Kontaktu) nie będzie możliwości odłączenia go od tego obiektu, ani też połączenia go z transakcją lub wyświetlenia powiązanych informacji.
Jeśli integracja z HubSpot nie jest połączona z Twoim kontem, pojawi się jeden z błędów zaprezentowanych na poniższych zrzutach ekranu. W takim wypadku skontaktuj się ze swoim administratorem obszaru roboczego PandaDoc, aby połączyć integrację, lub, jeśli pełnisz funkcję administratora, dokonaj połączenia w Ustawieniach > Integracjach.
Aktualizowanie dokumentu wartościami z HubSpot
Uwaga:
Aby możliwe było skorzystanie z tej funkcji, dokument musi mieć status „Szkic”.
Jeśli zaktualizujesz informacje w swojej transakcji już po utworzeniu dokumentu lub połączeniu go z transakcją, to możesz łatwo zaktualizować go o nowe wartości z połączonej transakcji. Oto jak to zrobić:
W dokumencie PandaDoc przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę HubSpot po prawej stronie.
W sekcji Dane dokumentu kliknij opcję Importuj z CRM.
Zmienne i informacje o produkcie w cenniku (ilość, cena jednostkowa oraz zniżka jednostkowa) zostaną zastąpione poprawnymi informacjami z HubSpot. Nie ma natomiast możliwości zaktualizowania pól ani zmiennych roli PandaDoc.
Uwaga:
Aby można było zaktualizować informacje o produkcie z transakcji w cenniku, dokument musi zostać utworzony za pośrednictwem HubSpot.
W celu zaktualizowania waluty w dokumencie PandaDoc w sytuacji, gdy nie pasuje ona do waluty w HubSpot, wykonaj następujące kroki:
Będąc w HubSpot po prawej stronie przewiń zawartość ekranu w dół do modułu PandaDoc. Kliknij Działania > Pokaż tokeny PandaDoc. Następnie znajdź zmienną [Deal.DealCurrencyCode] na karcie Transakcja i upewnij się, że zawiera ona kod waluty.
Będąc w dokumencie PandaDoc przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę HubSpot po prawej stronie.
W sekcji Dane dokumentu kliknij opcję Importuj z CRM.
Waluta zostanie zaktualizowana w cenniku lub wycenie i odzwierciedlona w wartości dokumentu.
Uwaga:
Transakcja HubSpot musi zawierać kod waluty w zmiennej [Deal.DealCurrencyCode]. Jeśli zmienna ta nie ma wartości, to oznacza to, że konto HubSpot jest skonfigurowane do korzystania z jednej waluty. Polecamyaktywowanie dodatkowej waluty w HubSpot, jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji.
Ostrzeżenie:
W przypadkach, w których zmienna jest pusta w Transakcji HubSpot, użycie funkcja „Importuj z CRM” nie zaktualizuje waluty powiązanego dokumentu i jego produktów w cenniku.
Przepływy pracy HubSpot
Możesz skonfigurować przepływ pracy w HubSpot, tak aby zautomatyzować niektóre działania na podstawie aktywności dokumentów PandaDoc. Więcej informacji na ten temat można uzyskać tutaj.
Jak odinstalować PandaDoc <> Integrację HubSpot?
Kto może przeprowadzić deinstalację? Właściciel konta PandaDoc oraz Admini z uprawnieniami administratora w HubSpot.
Będąc w PandaDoc przejdź do Ustawień > Integracja > HubSpot i wybierz Odłącz w zakładce Przegląd. Jeszcze raz wybierz Rozłącz w wyskakującym okienku, aby potwierdzić swoje działanie.
Przejdź do HubSpot i wybierz ikonę Marketplace w górnej nawigacji. W obszarze Zarządzaj wybierz Połączone aplikacje. Wybierz Działania waplikacji „PandaDoc | eSignatures i innych”, a następnie kliknij Odinstaluj. W oknie dialogowym wpisz „Odinstaluj” w polu tekstowym i kliknij Odinstaluj.
Uwaga:
Odinstalowanie aplikacji nie spowoduje usunięcia żadnego istniejącego pliku PandaDoc | eSignatures ani innych danych w HubSpot, ale nie będą one już aktualizowane.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę zaktualizować status transakcji po podpisaniu dokumentu?
Nie w ramach naszej integracji. Możesz jednak użyć Zapier do przeprowadzenia aktualizacji statusu transakcji po podpisaniu dokumentu. Możesz również użyć naszych automatyzacji w celu zaktualizowania etap transakcji po zmianie statusu dokumentu.
Rozwiązywanie problemów
Niektóre z moich zmiennych HubSpot nie wypełniają się
Może się tak zdarzyć z kilku powodów.
Znaki zmiennej nie pasują idealnie do mapowanej zmiennej. Przejdź do Akcji > Wyświetl tokeny PandaDoc, aby sprawdzić, czy pasują do siebie.
Używasz zmiennej pochodzącej z innego typu rekordu HubSpot, który nie jest obsługiwany w rekordzie, z którego tworzysz dokument. Na przykład tokeny/zmienne Transakcji nie będą działać podczas tworzenia dokumentów z Kontaktów.
We właściwości przypisanej do Twojej zmiennej HubSpot nie została podana żadna wartość.
Moje produkty nie są przenoszone do cennika
Sprawdź, czy cennik w szablonie, na podstawie którego tworzysz dokumenty, ma włączoną opcję „Scalanie danych”. W tym celu wybierz cennik, który chcesz wypełnić. Następnie kliknij Właściwości na pływającym panelu, we właściwościach tabeli po prawej stronie i aktywuj przełącznik Scalanie danych. Teraz możesz już rozpocząć tworzenie dokumentu.
Jeśli opcja nr 1 nie pomoże lub okaże się niezwiązana z problemem, poproś kogoś z zespołu z uprawnieniami Super administratora w HubSpot o ponowne połączenie integracji (rozwiązanie zalecane przez HubSpot). Aby to zrobić na poziomie PandaDoc przejdź do Ustawień > Integracje > HubSpot > kliknij Wyłącz. Następnie włącz ją z powrotem.
PandaDoc nieustannie zgłasza prośby o zalogowanie się
1. Prawdopodobnie masz włączoną w swojej przeglądarce opcję „Blokuj pliki cookie innych firm”. W zależności od używanej przeglądarki kliknij jeden z podanych poniżej linków, aby wyłączyć to ustawienie:
W Safari przejdź do Preferencji > Prywatność > Zarządzaj danymi witryny. Kliknij Usuń wszystko lub wybierz hubspot.com i pandadoc.com, a następnie kliknij Usuń.
2. Ponadto w Safari konieczne może się okazać wyłączenie ustawienia „Zapobiegaj śledzeniu między witrynami” (powinno być domyślnie wyłączone):
Kliknij ten link z podanych poniżej, aby dowiedzieć się, jak wyłączyć to ustawienie w innych przeglądarkach.
W aplikacji HubSpot w moim dokumencie PandaDoc widzę błąd „Obsługujemy szczegóły rekordu i możliwość importowania danych z Transakcji. Utwórz nowy lub otwórz istniejący dokument utworzony w PandaDoc.”
Dokumenty PandaDoc mogą być łączone z / odłączane od tylko w przypadku obiektów Transakcji w HubSpot. Jeśli widzisz ten błąd w dokumencie PandaDoc, to oznacza to, że dany dokument został utworzony na podstawie innego obiektu (Firmy lub Kontaktu). Nie będziesz w stanie odłączyć go od tego obiektu, aby połączyć go z transakcją ani też wyświetlić powiązanych informacji. W takiej sytuacji możesz wygenerować duplikat tego dokumentu i połączyć go z transakcją w PandaDoc lub utworzyć nowy bezpośrednio z poziomu Transakcji w HubSpot.
W aplikacji HubSpot w moim dokumencie PandaDoc widzę błąd „PandaDoc nie jest połączony z HubSpot. Skontaktuj się z administratorem PandaDoc, aby skonfigurować integrację.”
W celu skorzystania z integracji niezbędne jest zalogowanie do obszaru roboczego połączonego z aktywnym HubSpot CRM. Przejdź do Ustawień > Integracje, kliknij HubSpot i sprawdź, czy integracja jest połączona z aktualnie zalogowanym obszarem roboczym.