Overslaan naar:
Documentlijstfilters
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Opmerking: Gebruikers met een lidrol zien alleen de filters Datum en Status.
Je kunt de volgende filters afzonderlijk of tegelijkertijd gebruiken:
Datum (wijzigingsdatum, aanmaakdatum en vervaldatum)
Status
Eigenaar
Ontvangers
Bedrijf
Om het Company-filter te gebruiken, moet je eerst een waarde toevoegen aan het Bedrijfveld in de Documentgegevens-details.
Hiervoor opent u het paneel Info in de documentlijst of in een document door op de Info-knop te klikken.
Typ vervolgens een naam in het bedrijfsveld op het tabblad "Gegevens".
Opmerking: Bedrijfswaarden worden automatisch herkend op basis van de documentinhoud voor geüploade digitale pdf's en bewerkbare documenten die in PandaDoc zijn gemaakt, en alleen voor Enterprise-pakketaccounts.
Opmerking: Filters zijn alleen beschikbaar voor documents. Sjablonen en contentbibliotheek-items kunnen worden gesorteerd op titels en de datums waarop ze zijn gemaakt.
Als je naar een specifiek document zoekt met een trefwoord, kun je ook documentfilters gebruiken om de resultaten te verfijnen.
Als je abonnementspakket de functie Contractcentrale bevat, heb je ook de optie „Meer”, waarmee je documenten kunt filteren op datavelden. Je kunt meer lezen over het filteren van documenten met datavelden hier.
Zoek naar een document
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Om een document te zoeken, ga je naar het tabblad Documenten en begin je een woord of zin te typen uit de inhoud van het document (zowel geüploade PDF-/Word-bestanden als bewerkbare documenten zijn doorzoekbaar), de naam van het document, of de naam van de ontvanger in de zoekbalk. Woorden met leestekens (bijv. O’Brien) of met tekens uit verschillende talen (bijv. Amália Gonçalves) zijn ook doorzoekbaar.
Je kunt alle treffers bekijken of de treffers doorlopen die zijn gevonden op het tabblad "Alleen titels".
Om een document te openen, klik je er eenvoudig op of gebruik je de pijltjestoetsen en Enter (Return) op je toetsenbord. Om de lijst met alle overeenkomsten te zien, selecteer je Alle overeenkomsten weergeven.
Onder het tabblad "Alle overeenkomsten" in de zoekresultaten worden de documenten in de volgende volgorde geplaatst:
- Titels van nieuw naar oud op basis van laatste wijziging
- Ontvangers e‑mail en volledige naam komen overeen van nieuw naar oud op basis van laatst gewijzigd
- Inhoud wordt van nieuw naar oud gesorteerd op laatst gewijzigd.
Als je automatische documentnummering gebruikt, kun je zoeken op het volgnummer dat door PandaDoc is gegenereerd.
Documenten en sjablonen dupliceren, verplaatsen, hernoemen en verwijderen
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Belangrijke opmerkingen:
Het is niet mogelijk om documents tussen Werkruimtes te verplaatsen. Neem contact op met ons Support Team om je te helpen een kopie van een document naar een andere Werkruimte te verplaatsen. Alle gekopieerde documents krijgen de status Concept.
De titel van het sjabloon/document mag niet langer zijn dan 250 tekens.
Als je een verzonden document moet hernoemen, kun je dat doen door in het dropdownmenu de optie Naam wijzigen te kiezen.
Om één document/sjabloon te dupliceren, te verplaatsen, te hernoemen of te verwijderen, beweeg de muisaanwijzer over het document helemaal rechts, klik op de verticale ellips en kies een actie in het vervolgkeuzemenu. Lees hieronder meer over het snel verplaatsen van documenten naar mappen.
Je kunt meerdere documenten/sjablonen tegelijk dupliceren, verplaatsen en verwijderen. Vink alle documenten aan die je wilt beheren en kies rechtsboven een actie.
Verwijderde documenten herstellen
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Let op: Je kunt alleen verwijderde documenten zoeken en herstellen in de map Prullenbak. Om een sjabloon of een contentbibliotheek-item te herstellen, kun je contact met ons opnemen en de naam, de geschatte datum waarop het sjabloon/contentbibliotheek-item is aangemaakt en het e-mailadres van de eigenaar doorgeven, zodat wij je kunnen helpen het te herstellen. Helaas is er geen manier om een verwijderd formulier te herstellen, maar je kunt wel op dit functieverzoek stemmen en een workaround gebruiken die hier wordt beschreven.
Om een verwijderd document te herstellen, opent u eerst de documentlijst, selecteert u de map Prullenbak, beweegt u de muis uiterst rechts over het document en selecteert u de drie verticale puntjes > Herstellen.
Waarschuwing: Ontvangerskoppelingen werken niet voor verwijderde documenten. Zodra deze zijn hersteld, kunnen ontvangers het document weer bekijken.
Waarschuwing: documenten die via de API zijn verwijderd, kunnen niet worden hersteld uit de prullenbakmap. Als je deze mogelijkheid nodig hebt, overweeg dan om op dit featureverzoek te stemmen hier. Om een document dat via de API is verwijderd te herstellen, kun je contact opnemen met ons Supportteam en de naam, de geschatte aanmaakdatum van het document en het e-mailadres van de eigenaar opgeven, zodat wij je kunnen helpen het te herstellen.
Om meerdere documents te herstellen, selecteer je elk van hen links van hun naam en selecteer je vervolgens Herstellen rechtsboven.
Opmerking: Documenten worden hersteld onder de hoofdmap in de documentlijst.
Om documenten permanent te verwijderen, beweeg de muisaanwijzer over het document en selecteer de drie verticale ellipsen helemaal rechts > Permanent verwijderen. Je kunt ook meerdere documenten selecteren en op Permanent verwijderen klikken om ze permanent te verwijderen.
Waarschuwing: Wanneer je een map met documenten verwijdert, wordt deze permanent verwijderd en vind je deze niet terug in de Prullenbak. Neem contact op met het Support-team en geef de namen, de geschatte aanmaakdatums van de documenten in een map en de e-mailadressen van de eigenaars van de documenten door, zodat wij je kunnen helpen deze te herstellen.
Meerdere documenten tegelijk downloaden
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Dit is alleen beschikbaar voor documents. Volg deze stappen om meerdere documents tegelijk te downloaden:
Selecteer alle documents die je wilt downloaden. Scroll naar beneden om meer dan 30 documents tegelijk te kunnen selecteren.
Klik vervolgens rechtsboven op de knop Downloaden.
Je ziet een melding dat het downloaden is gestart en zodra het is verwerkt, ontvang je een e-mailmelding van PandaDoc met een .zip-bestand van je documents.
Opmerking:
De bijgevoegde bestanden en bestanden die zijn geüpload via het veld Verzamelen bestanden worden niet toegevoegd aan het .zip-bestand.
De link naar het .zip-bestand verloopt binnen een week.
Tip: We raden aan documenten in batches te downloaden (200-300 documenten per keer) om sneller zip-bestanden te ontvangen.
Op dezelfde manier kun je een map met documents downloaden.
Download documenten als .pdf
Opmerking: De paginalimiet voor het downloaden van PDF-bestanden per document is 1000.
Er zijn drie manieren waarop je je documenten als .pdf kunt downloaden:
Selecteer het document dat u wilt downloaden en selecteer Downloaden rechtsboven.
Beweeg de muisaanwijzer over het document helemaal rechts, klik op de verticale ellipsen en selecteer Downloaden in de vervolgkeuzelijst.
Open een sjabloon/document, selecteer vervolgens de drie verticale puntjes rechtsboven en selecteer Downloaden in het dropdownmenu > Downloaden als .pdf.
Download documenten als .docx
Beschikbaarheid: Starter-, Business- en Enterprise-pakketten
Je kunt je sjablonen of documenten als .docx downloaden, maar alleen binnen een sjabloon/document.
Hoe in-/uitschakelen: de accounteigenaar kan deze functie in- of uitschakelen in Extensies via deze link.
Opmerking: Je kunt items uit de contentbibliotheek en formulieren niet downloaden als .docx-bestanden.
Open een sjabloon/document, selecteer vervolgens de drie verticale puntjes rechtsboven en selecteer Downloaden in het dropdownmenu > Downloaden als .docx.
Bekende beperkingen van Offertetool-export naar .docx
Alleen genummerde en opsommingstekensin productbeschrijvingen worden momenteel ondersteund; andere opmaak kan verloren gaan.
Afbeeldingen in de offertetabel worden nog niet ondersteund en verschijnen niet in de export.
Download van document uitschakelen voor ontvangers
Je kunt het downloaden van een document voor ontvangers uitschakelen op sjabloon- of documentniveau. Om de optie voor het downloaden van het document voor ontvangers uit te schakelen, selecteer je bovenaan de pagina Beheren en zet je de schakelaar voor Downloaden onder "Rechten van de ontvanger".
Sorteren
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Je kunt documenten sorteren op: titel, status, aanmaakdatum. Je kunt sjablonen sorteren op: titel, aanmaakdatum. Klik op een kolomkop en kies de volgorde waarin je documenten wilt sorteren, oplopend of aflopend (A-Z/Z-A):
Je kunt ook sorteren zodat documenten vóór mappen worden weergegeven (wanneer je meerdere mappen hebt en niet te ver naar beneden wilt scrollen).
Klik op het sorteerpictogram in de rechterbovenhoek en kies eerst Documenten:
Documenten/sjablonen in mappen ordenen
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Om een nieuwe map te maken, selecteer je '+' naast 'Mappen' in het linker paneel.
U kunt ook de pijl naast +Document selecteren en Map selecteren om een nieuwe aan te maken.
Om documenten/sjablonen naar een map te verplaatsen, kun je ze slepen en neerzetten (naar een map in de lijst of in de mappenstructuur).
U kunt ook de document(en) selecteren en rechtsboven op Verplaatsen klikken, de doelmap kiezen en vervolgens Hierheen verplaatsen. selecteren
Documenten uit een map naar de hoofdmap verplaatsen
Selecteer de documenten die je naar de hoofdmap wilt verplaatsen, sleep ze naar ALLES bovenaan en laat ze daar los.
Om een map te hernoemen of te verwijderen, vink deze aan en klik op de drie puntjes helemaal rechts > Naam wijzigen of Verwijderen:
Je kunt ook de map openen en vanaf daar verdergaan.
Tag
Beschikbaarheid: Alle pakketten
Opmerking: Tags zijn hoofdlettergevoelig.
Een item taggen:
Beweeg de muisaanwijzer over het document/sjabloon en klik op de ellips aan de uiterste rechterkant
Selecteer Tags toevoegen
Kies een label uit de lijst of maak een nieuw label aan
Druk op Opslaan
Je ziet al je bestaande tags in het linkerpaneel. Klik erop om alle documents met de toegepaste tag(s) te filteren. Als je meer dan één tag kiest, zoekt PandaDoc naar de documents waarop alle gekozen tags zijn toegepast.
Een document-etiket verwijderen:
Zweef met de muis over het document en klik op de drie puntjes helemaal rechts
Klik op Tags toevoegen
Druk op de rode ‘x’ naast het label dat je wilt verwijderen
Druk op Opslaan
Waarschuwing: Neem contact op met ons ondersteuningsteam als je tags moet verwijderen. Als je een lid rol hebt, kunnen we goedkeuring vragen van een beheerder op je account.