Zoek je de klassieke ervaring? Zie HubSpot CRM (klassieke versie).
Beschikbaarheid:
PandaDoc: Business* en Enterprise plan
HubSpot: raadpleeg de HubSpot-marktplaats
*De functie External automations is beschikbaar als betaalde add-on voor het Business-plan ($39 per maand per account/ $468 per jaar per account) en is inbegrepen in het Enterprise-plan.
Deze integratie werkt voor Contactpersonen, Bedrijven en Deals in HubSpot.
Functies
Variabelen: je kunt automatisch informatie uit HubSpot naar PandaDoc-documenten doorgeven met behulp van variabelen en andersom.
Producten: Productgegevens overbrengen van HubSpot-deals naar PandaDoc-prijstabellen en offerte samenstellen-blokken en terug.
Documenten maken: je kunt PandaDoc-documenten maken vanuit HubSpot Deals, Contacts en Companies.
Link/unlink van document: Koppel een HubSpot-deal aan of uit vanuit een document met behulp van het Documentdetails -paneel.
Statusregistratie: je kunt de documentstatus in HubSpot volgen.
PandaDoc <> HubSpot-integratie installeren
Opmerkingen en beperkingen:
PandaDoc Accounteigenaar en Admins met Admin-rechten in HubSpot kunnen de integratie installeren.
Deze integratie werkt met meerdere werkruimten. Daarvoor moet je de integratie in elke werkruimte inschakelen. In het PandaDoc-module documenten onderdeel zie je alleen de documenten die zijn gemaakt via de integratie en zich in de werkruimte bevinden waarin je bent aangemeld.
Je moet ingelogd zijn in de werkruimte die is verbonden met een actieve HubSpot CRM om de integratie te gebruiken.
PandaDoc EU-accounts moeten de integratieverbinding vanuit PandaDoc initiëren. Het verbinden van de integratie van HubSpot zal niet werken.
Zorg ervoor dat je bent ingelogd bij je HubSpot-account. In PandaDoc, ga naar Instellingen > Integraties > HubSpot
Selecteer Verbinden. Dit opent een nieuw venster, selecteer „Grant Access" > App verbinden
Ga naar HubSpot en open een Deal-, Contact- of Bedrijfsrecord. Aan de rechterkant van je scherm zie je de PandaDoc-module.
Sync-regels of HubSpot-automatiseringen nodig? Als je Regels synchroniseren gebruikt in een HubSpot-sjabloonsstap of HubSpot-recepten in PandaDoc Automations, moet je ook de HubSpot Automations-app verbinden. In Instellingen > Integraties > HubSpot, klik op Automatiseringen koppelen om deze tweede verbinding te autoriseren.
⚠️ Beide verbindingen moeten worden geverifieerd met dezelfde HubSpot-account."
Hetzelfde geldt wanneer je de verbinding verbreekt — verbreek elke verbinding afzonderlijk met behulp van de overeenkomstige knop in Instellingen.
Al verbonden? Bestaande gebruikers die de integratie voor deze wijziging hebben ingesteld hoeven niets te doen. Als je je Instellingen controleert, zie je dat beide verbindingen als verbonden worden weergegeven.
Gegevens doorgeven van HubSpot naar PandaDoc
Waarschuwing: Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor gebruikers van het eSignature-plan.
Sjablonen configureren
Om informatie van HubSpot naar PandaDoc-documenten door te sturen, moet je eerst je sjabloon configureren om op te geven welke gegevens je wilt overdragen en waar deze moeten worden geplaatst.
In PandaDoc, open je sjabloon (klik hier om te leren hoe je er een nieuwe kunt maken)
Klik Stap toevoegen > Gegevens uit integratie halen
Verbind de integratie als je dat nog niet hebt gedaan door op Verbindente klikken
Let op: De gebruiker die het HubSpot-account verbindt, moet de machtiging voor toegang tot App Marketplace hebben ingesteld.
Selecteer Verbinden en selecteer je HubSpot-account en autoriseer PandaDoc voor toegang tot HubSpot
Let op: Nadat je succesvol verbinding hebt gemaakt met HubSpot kan het tot 5 minuten duren voordat de verbinding met het platform tot stand is gebracht. Het zijpaneel vernieuwt zich zodra de verbinding is ingesteld.
Variabelen configureren
Voeg HubSpot Deal- of Company-variabelen toe
Stel een PandaDoc-sjabloon vooraf in met variabelen die telkens wanneer je een nieuw document uit dit sjabloon maakt informatie uit HubSpot Deal en het bijbehorende bedrijf halen.
Opmerkingen en beperkingen:
Om variabelen te gebruiken die zijn gekoppeld aan andere velden in PandaDoc of je CRM, moeten ze exact overeenkomen. Variabelen zijn hoofdlettergevoelig, en één verkeerd karakter zal ervoor zorgen dat het token niet wordt ingevuld. Voorbeeld: [Contact.Address] [contactaddress]
Variabelen werken niet in alle objecten. Als je een document maakt op basis van een Contactpersoon, mag je Company en Contact variabelen gebruiken. Als je een document van een Bedrijf maakt, mag je alleen Bedrijf-variabelen gebruiken. Als je een document aanmaakt vanuit een Deal, kunt je Company- en Deal-variabelen gebruiken.
Datumvariabele opmaak hangt af van de standaarddatumnotatie die in je werkruimteinstellingen is ingesteld.
Opmaak van valutavariabelen is gebaseerd op de landinstellingen van de ontvangerweergave. Aangepaste geldvariabelen worden zonder valutasymbool en opmaak aan het document doorgegeven.
PandaDoc ondersteunt geen 'Sensitive' & 'Highly Sensitive' HubSpot-gegevenstokens.
In de HubSpot-stap selecteer je het verbonden object en klik je op Variabelen.
Vanaf hier kun je HubSpot-variabelen zoeken, kopiëren en in je sjabloon plakken.
Je kunt ook gewoon een vierkant haakje openen in een tekstblok en een variabele selecteren die je nodig hebt uit de keuzelijst.
Voeg HubSpot-contactvariabelen toe
Stel een PandaDoc-sjabloon vooraf in met variabelen die elke keer dat je een nieuw document uit dit sjabloon maakt gegevens uit HubSpot Contact ophalen.
Selecteer je sjabloon (klik hier om te leren hoe je een nieuw sjabloon maakt)
Selecteer Sjabloon bewerken
Gebruik HubSpot-variabelen: in HubSpot-contact aan de rechterkant, scroll omlaag naar de PandaDoc-module. Selecteer Acties > PandaDoc-tokens weergeven
Kopieer deze tokens (variabelen) met de vierkante haakjes en plak ze in een tekstblok in je sjabloon
Wanneer je een document maakt met behulp van dit sjabloon, worden gegevens uit HubSpot via variabelen ingevuld.
Selecteer Wijzigingen opslaan rechtsboven
Let op: Als de sjabloon niet beschikbaar is voor selectie in HubSpot, open je PandaDoc en zorg ervoor dat je bent ingelogd in de werkruimte waar de sjabloon is gemaakt.
Gebruik Rollen en rolvariabelen om contactgegevens in te vullen
Contactgegevens worden niet ingevuld wanneer je documenten maakt vanuit een deal- of bedrijfsobject? Helaas zijn contactvariabelen niet beschikbaar binnen een deal of bedrijf, maar er is een oplossing voor. Sjabloonrollen en rolvariabelen zijn een geweldige manier om contactgegevens door te geven bij het maken van documenten binnen een deal/bedrijf. Je kunt de voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, adres, plaats, postcode, land en staat/regio van een contactpersoon die aan een deal of bedrijf is gekoppelddoorgeven.
In case you vooraf een ontvanger op het sjabloonniveau toewijst, worden deze automatisch aan de rol toegewezen wanneer het document wordt gemaakt.
In je sjabloon's workflow builder selecteer de Rollen definiëren stap
Rol maken die je nodig hebt
Klik Sjabloon bewerken en selecteer Weergeven > Alle variabelen
Zoek je specifieke rollennaam > hover over een variabele die je nodig hebt en selecteer Kopiëren om deze in je sjabloon te kopiëren en plakken. Voorbeeld: [Client.Name]
Je kunt ook gewoon een vierkante haak openen in een tekstblok en een variabele selecteren die je nodig hebt uit de keuzelijst.Selecteer Wijzigingen opslaan rechtsboven
Wanneer je een document uit een deal/bedrijf maakt, wijs je de contact die eraan gekoppeld is toe aan de Rol die je hebt gemaakt
Let op: Een contactpersoon die is verbonden met een HubSpot-record verschijnt in het vervolgkeuzemenu wanneer je ontvangers aan rollen toewijst. Om een ontvanger uit je PandaDoc-contacten toe te wijzen, typ je hun naam of e-mailadres in.
Samenvoegvelden configureren
Je kunt op dezelfde manier als variabelen gegevens in PandaDoc-velden doorgeven. Je mag geen vierkante haken opnemen, in tegenstelling tot variabelen.
Voeg HubSpot Deal- of Bedrijfssamenvoegevelden toe
In je sjablooneditor selecteer je een veld of voeg je een nieuw veld toe en selecteer je Eigenschappen op het zwevende paneel
In Eigenschappen aan de rechterkant zou de Samenvoegveld -gegevensbron de 'HubSpot deal' moeten weergeven
Je kunt de benodigde HubSpot Deal en met deal geassocieerde Company-variabelen zoeken en selecteren
Voeg HubSpot Contact-samenvoegvelden toe
In de lijst met tokens kopieert je het bedrijfs-/contacttoken zonder vierkante haakjes en plakt je dit in het gedeelte Samenvoegveld in de veldEigenschappen.
Voeg Rol-samenvoegvelden toe om contactgegevens in te vullen
Geef de voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, adres, plaats, postcode, land en staat/regio van een contactpersoon die aan een deal of bedrijf is gekoppeld.
Selecteer Weergeven > Alle variabelen en zoek je specifieke Rolvariabele
Selecteer Kopiëren en plak het in Samenvoegveld zonder vierkante haakjes
Wanneer je een document uit een deal/bedrijf maakt, wijs je de contact die eraan gekoppeld is toe aan de Rol die je hebt gemaakt
Nadat het document is verzonden, ziet de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens en kan deze het veld bijwerken, mits het veld aan hen is toegewezen. Ga hier om te leren hoe je de updates terugsynchroniseren naar HubSpot.
Prijsblokken configureren
Opmerkingen en beperkingen:
Tekstwaarden van HubSpot kunnen niet doorgegeven worden aan kolommen die alleen nummers toestaan (Prijs, Aantal, Korting, Btw, Vergoeding, Extra vermenigvuldiger).
Er is geen manier om waarden in de kolom Subtotaal in je prijstabel in te vullen, omdat deze kolom automatisch wordt berekend in PandaDoc.
De huidige volgorde van regelitems in de deal wordt behouden in de prijstabel en blok Offerte samenstellen wanneer je een document van je deal maakt of informatie in het document bijwerkt met de knop Gegevens vernieuwen.
Stuur productgegevens naar een prijstabel in PandaDoc
Om productinformatie van je HubSpot-deals naar het prijstabel-blok te sturen, voeg je eerst het prijstabel-blok toe aan je sjabloon. Maak vervolgens een document aan van een deal in HubSpot.
Zodra je een document maakt met dit sjabloon, worden de volgende productgegevens naar de prijstabel verzonden:
Prijs
Aantal
Korting op het regelitemniveau
Regelitemnaam
Regelomschrijving
Kosten ('Unit Cost' in HubSpot)
Wat wordt niet ondersteund:
Belastingen (omdat belastingen niet worden ondersteund in HubSpot);
Terugkerende betalingen die in HubSpot zijn ingesteld, worden als eenmalige betalingsoptie naar de prijstabel overgebracht. Als je terugkerende betalingen in je PandaDoc-document wilt opnemen, kun je het Quote Builder-blok gebruiken.
Hoe deal-productvelden toewijzen aan specifieke prijstabelkolommen
Kolomtoewijzing laat je eenvoudig deal-productveldes in specifieke prijstabelkolommen in PandaDoc intrekken.
Open een sjabloon die je gebruikt om documenten van HubSpot te maken.
Zoeken of een prijstabel toevoegen.
Open gegevens samenvoegen in prijstabeleigenschappen of onder de prijstabel door +Product > Gegevens samenvoegen instellen vanuit CRM/APIte selecteren.
Selecteer Inschakelen.
In het pop-upvenster Gegevens samenvoegen selecteer je Kolomtoewijzing.
Type HubSpot-veldnamen (links) om deze aan prijstabelkolomnamen (rechts) aan te passen.
Waarschuwing: Gebruik 'QTY' als veldwaarde voor aantal om fouten bij aantalstoewijzing te voorkomen.
Om aanvullende kolommen toe te wijzen:
Sluit de instelling voor gegevens samenvoegen, voeg dan kolommen toe door het plusteken aan de rechterkant te selecteren.
Dubbelklik op de gegevens samenvoegen-kop om Kolomtoewijzing te openen en voer de nieuwe veldnamen in voor de onlangs toegevoegde kolommen uit HubSpot.
Let op: Als je aangepaste veldnamen wilt vinden, kun je een document van je deal maken, het plusteken aan de rechterkant selecteren en je aangepaste productveld zoeken onder Verborgen toevoegen.
Zodra de instellingen voltooid zijn, verschijnen de veldnamen van HubSpot-producten onder de overeenkomstige kolommen die blauw zijn gemarkeerd.
Hoe je deal-producten naar specifieke prijstabelsecties en/of specifieke prijstabellen in je documenten haalt
Je kunt ook gemakkelijk producten uit je HubSpot-deal naar specifieke secties of tabellen van de prijstabel in je documenten halen.
Open of maak een sjabloon voor je HubSpot-integratie.
Voeg een prijstabel toe of selecteer een prijstabel, en open vervolgens de eigenschappen van de prijstabel.
Selecteer Gegevens samenvoegen instellen vanuit het zwevende paneel of door met de rechtermuisknop op een sectionkoptekst te klikken.
Selecteer Inschakelen.
Overzicht van regels voor productsamenvoeging
Een product kan slechts eenmaal aan een prijstabel worden toegevoegd, volgens de eerste toepasselijke regel.
Zonder regels zullen alle producten worden toegevoegd als gegevens samenvoegen is ingeschakeld.
Alleen producten die aan ingestelde regels voldoen, worden toegevoegd.
Je moet standaard dealproductenvelden (Name, Description, Price, QTY, Discount) exact zoals gespeld gebruiken.
Begrepen. Ik ben klaar om te helpen met Nederlandse vertalingen van softwareproductdocumentatie. Ik zal me houden aan: - **Informele toon** (jij/je, nooit u) - **Glossary-termen exact gebruiken** zoals aangegeven - **Aanhalingstekens alleen** als ze in de bron voorkomen („tekst") - **Alle opmaak behouden** (markdown, HTML, spaties) - **Alleen het vertaalde resultaat retourneren** — geen uitleg of commentaar - **Alle placeholders en technische strings** onveranderd laten - **Menu's volledig vertalen** met → pijlen Stuur je tekst en ik zal deze professioneel naar het Nederlands vertalen.
Kortingsveld. Alleen „Bevat" en „Bevat niet" waarden werken.
Hoeveelheid veld. Als leeg in HubSpot, stel waarde in op „0" onder Regels samenvoegen.
Hoe je producten in specifieke onderdelen samenvoegt
Voeg noodzakelijke onderdelen toe aan je prijstabel door op +Onderdeel te klikken.
Toegang tot Samenvoegregels via de blauwe koptekst voor gegevens samenvoegen of eigenschappen van de prijstabel.
Selecteer Regel toevoegen en stel voorwaarden in om producten in onderdelen te filteren.
Regel opslaan.
Als voorbeeld: filter producten op het veld Naam om „Plan" te bevatten voor een gedeelte Abonnement.
Hoe producten in specifieke prijstabellen samenvoegen
Voeg een prijstabel toe en open regels voor gegevens samenvoegen.
Selecteer Regel toevoegen, stel voorwaarden in en selecteer „Prijstabel, geen sectie" in het Dan-gedeelte.
Sla de regel op en herhaal dit voor elke prijstabel als dat nodig is.
Wanneer je een document maakt van een HubSpot-deal met behulp van deze sjabloon, worden producten gefilterd naar hun respectievelijke onderdelen of tabellen op basis van de samenvoegregels.
Productinformatie naar een offerte samenstellen-blok in PandaDoc sturen
Om productinformatie van je HubSpot-deals naar het offerte samenstellen-blok te verzenden, voeg je eerst het offerte samenstellen-blok toe aan je sjabloon. Maak vervolgens een document vanuit een deal in HubSpot.
Zodra je een document maakt met dit sjabloon, worden de volgende productgegevens naar het offerteblok verzonden:
Prijs
Aantal
Korting op het regelniveau
Regelitemnaam
Regelomschrijving
Kosten ('Unit Cost' in HubSpot)
Factureringfrequentie (jaarlijks, halfjaarlijks, driemaandelijks en maandelijks alleen)
Contractduur ('Term (Months)' in HubSpot)
Om aangepaste velden in het gemaakte document zichtbaar te maken, klik je op het offerte samenstellen blok > selecteer Offerte bewerken in het zwevende paneel, selecteer Kolom toevoegen rechtsboven in een onderdeel en selecteer je aangepaste kolom in de keuzelijst onder 'Verborgen weergeven'.
Let op: Als je meerdere onderdelen in je offerte samenstellen hebt, worden producten naar het laatste onderdeel gehaald. Als je meerdere blokken voor offerte samenstellen in je sjabloon hebt, worden producten uit je offerte/opportunity naar elk blok gehaald.
Hoe productveldenvan deals in specifieke Quote Builder kolommen toewijzen
Kolomtoewijzing stelt je in staat om eenvoudig dealproductvelden in specifieke kolommen van de offerte samenstellen in PandaDoc in te voegen.
Activeer of maak noodzakelijke offertekolommen
Open het offerte samenstellen blok's eigenschappen > Gegevens samenvoegen instellen
De gegevensbron geeft de 'HubSpot deal' weer
Let op: de samenvoegregels gebruiken standaard kolomtoewijzing naar de velden Naam, Omschrijving, Prijs, Aantal, Korting en Contractperiode regelitems. Als je het naar andere regelitemvelden wilt wijzigen of veldtoewijzing naar andere offertekolommen wilt toevoegen, doe je het volgende:Klik in een cel die overeenkomt met de offerte-kolom > bestaande tekst wissen > het benodigde regelitemveld zoeken > Opslaan
Hoe je dealproducten naar specifieke secties in je offerte samenstellen en/of specifieke offertes in je documenten haalt
Regels samenvoegen stellen je in staat om eenvoudig producten uit je HubSpot-deal naar specifieke secties van de prijstabel en/of specifieke prijstabellen in je documenten te halen.
Open the quote builder block's properties > Gegevens samenvoegen instellen > Regels samenvoegen
De gegevensbron moet de 'HubSpot deal' opnemen
Open deze pagina voor meer informatie.
Gegevens van PandaDoc naar HubSpot doorgeven
Je kunt HubSpot-deals bijwerken wanneer de PandaDoc-documentstatus verandert met behulp van de functie *Externe automatiseringen* en 'Regels configureren'.
Let op: *De functie Externe automatiseringen is beschikbaar als een betaalde add-on voor het Business-abonnement ($39 per maand per account / $468 per jaar per account) en is inbegrepen in het Enterprise-abonnement.
Zorg er eerst voor dat Externe automatiseringen zijn ingeschakeld voor je werkruimte
In je sjabloonworkflowbuilder selecteer je Gegevens uit HubSpot halen
Selecteer Regels configureren
Wijzig HubSpot-dealstatus wanneer de documentstatus wordt bijgewerkt
Schakel de schakelaar "Change deal stage on HubSpot" in
Selecteer de pipeline
Selecteer de triggerstatus voor PandaDoc-documenten die via HubSpot zijn gemaakt
Selecteer de dealstage: alle beschikbare dealstages worden weergegeven in de keuzelijst
Selecteer Opslaan
Wanneer een document dat via een HubSpot-deal is aangemaakt met behulp van deze sjabloon naar de geselecteerde status in de regel verandert, wordt de dealstage automatisch bijgewerkt naar de overeenkomstige stage op basis van je regelconfiguratie.
Verplaats een document naar bijlagen in HubSpot-deals
Schakel de optie "Attach PDF to HubSpot" in
Selecteer triggerstatus voor alle PandaDoc-documenten die via HubSpot zijn gemaakt — je kunt kiezen tussen „Verzonden" en „Voltooid"
Selecteer Opslaan
Telkens als het document dat je door een HubSpot deal met behulp van dit sjabloon maakt wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstellingen), wordt het automatisch aan de deal gekoppeld.
Werk dealgegevens in HubSpot bij met PandaDoc-veldwaarde wanneer de documentstatus in PandaDoc verandert
Om de veldwaarden die in een PandaDoc-document zijn bijgewerkt terug te synchroniseren naar de HubSpot-deal, moet je eerst het veld in HubSpot aan het veld in je sjabloon koppelen met behulp van het Samenvoegveld. Ga hier voor meer info over het ophalen van HubSpot-gegevens in PandaDoc-velden.
Selecteer een veld of voeg een nieuw veld toe en selecteer Eigenschappen op het zwevende paneel
In Eigenschappen aan de rechterkant zou de Samenvoegveld -gegevensbron de 'HubSpot deal' moeten weergeven
Je kunt de benodigde HubSpot Deal en met deal geassocieerde Company-variabelen zoeken en selecteren
Let op: alleen veldtypen Tekst, Datum, Keuzelijst, Selectievakje en Keuzerondje kunnen terug naar HubSpot worden gesynchroniseerd.
Vervolgens moet je in je sjabloon de regel instellen:
Ga naar HubSpot-extensie in het rechterdeelvenster
Zet "Update HubSpot deal properties with PandaDoc field values" aan
Selecteer triggerstatus voor PandaDoc-documenten die via HubSpot zijn aangemaakt — je kunt kiezen tussen „Verzonden" en „Voltooid"
Selecteer Opslaan
Een document aanmaken vanuit een HubSpot-deal met behulp van dit sjabloon
Als je de documentstatus 'Verzonden' als trigger kiest en de velden die uit de deal zijn opgehaald bijwerkt, worden zowel de eigenschappen in HubSpot als het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld bijgewerkt wanneer het document wordt verzonden.
Als je daarentegen 'Voltooid' selecteert als triggerstatus, worden gegevens over veldkenmerken in je deal en het bijbehorende primaire bedrijf bijgewerkt zodra de documentstatus verandert in Voltooid, mits de ontvanger de waarden uit de deal bewerkt.
Enkele belangrijke opmerkingen:
Als een bepaald veld geen gegevens kan invullen die in het samenvoegveld zijn ingediend, zal de regel niet werken. Redenen daarvoor:
geen machtigingen voor het toegewezen HubSpot-veld
de waardeindeling komt niet overeen met de type-/indelingsregels van het HubSpot-veld.
Velden waarvan de namen alleen speciale symbolen bevatten zullen niet werken.
Documentstatus wijzigen, regelitems toevoegen en verwijderen in HubSpot
Schakel de schakelaar „Bijwerken, toevoegen en verwijderen van regelitems in HubSpot" in
Selecteer triggerstatus voor PandaDoc-documenten die via HubSpot zijn aangemaakt — je kunt kiezen tussen „Verzonden" en „Voltooid"
Selecteer het selectievakje voor het synchroniseren van toegevoegde of verwijderde regelitems (optioneel). Deze functionaliteit zorgt ervoor dat wanneer de status van een document verandert, elk item dat aan de prijstabel of offerte samenstellen is toegevoegd, in de bijbehorende deal wordt gegenereerd. Op dezelfde manier wordt een item dat oorspronkelijk uit de HubSpot-deal afkomstig is, ook uit de HubSpot-deal verwijderd als het uit de prijstabel of de offerte samenstellen wordt verwijderd.
Selecteer het selectievakje „Do not update deal amount" indien nodig.
Selecteer Opslaan
Een document aanmaken vanuit een HubSpot-deal met behulp van dit sjabloon
Als je „Verzonden" als documentstatus selecteert als trigger en de producten die uit een deal zijn gehaald bijwerkt, wordt de productinformatie in de deal bijgewerkt zodra je het document verzendt.
Als je „Voltooid" als triggerstatus selecteert, worden productgegevens in je deal bijgewerkt als je de gegevens die naar de prijstabel/offerte samenstellen zijn gehaald, bijwerkt voordat je deze verzendt, of als een documentondertekenaar het aantal producten in de prijstabel/offerte samenstellen bijwerkt (mits je aantalbewerking ingeschakeld hebt voordat je deze verzendt).
Enkele belangrijke opmerkingen:
Belangrijkste productgegevens, inclusief SKU, Naam, Omschrijving, Prijs, Aantal en Korting, weerspiegelen consequent waarden van PandaDoc. Aangepaste velden worden alleen bijgewerkt als de bijbehorende kolom zichtbaar is in het PandaDoc-document.
Als hetzelfde veld meer dan eenmaal wordt gebruikt en verschillende waarden heeft, geven we prioriteit aan degene die het meest recent is gewijzigd.
Als de validatie voor een van de velden niet slaagt, zal de regel mislukken.
Wanneer optionele items zijn ingeschakeld in de prijstabel/offerte samenstellen, hebben de gemaakte keuzes invloed op de productlijst in de deal:
Geselecteerde items worden gesynchroniseerd, en als een geselecteerd item niet aan de HubSpot-kant bestaat, wordt het aangemaakt.
Niet-geselecteerde items worden uit de deal verwijderd.
Werk dealgegevens in HubSpot bij met PandaDoc-variabelewaarden
Gebruik deze synchronisatieregel om CRM-gegevens in HubSpot automatisch bij te werken wanneer wijzigingen in je PandaDoc-documenten worden aangebracht en de documentstatus verandert in Verzonden of Voltooid. Door variabelen terug naar HubSpot te synchroniseren, kun je handmatige updates voorkomen, workflows stroomlijnen en fouten minimaliseren, zodat je CRM-gegevens nauwkeurig en actueel blijven.
Let op: Variabelen moeten in de documentinhoud worden opgenomen om ervoor te zorgen dat de overeenkomstige waarden in HubSpot worden bijgewerkt.
Contacten synchroniseren van PandaDoc naar HubSpot
Je kunt automatisch nieuwe contacten in HubSpot aanmaken door ontvangers toe te voegen aan een document dat gegenereerd is vanuit een HubSpot-object.
In HubSpot, open any Contact, Company, or Deal record, then click 'Document maken'.
Selecteer een sjabloon, wijs ontvangers toe aan de juiste rollen en maak het document.
Bekijk je document en voeg indien nodig aanvullende ontvangers toe.
Nadat het document is verzonden, worden alle ontvangers die nog niet in HubSpot aanwezig zijn, automatisch als nieuwe contactpersonen aangemaakt.
Documenten maken en bijhouden
Ga naar HubSpot en open een Contact-, Bedrijf- of Deal-record. Klik vervolgens op 'Document maken';
Kies de sjabloon die je wilt gebruiken en wijs je ontvangers toe. Controleer vervolgens je document en breng eventuele wijzigingen aan om het aan te passen aan je ontvanger;
Selecteer Nakijken en verzenden, en volg de aanwijzingen om de titel van je document en het e-mailbericht aan te passen en het te verzenden;
Ga naar de PandaDoc-module in je HubSpot-record om de status van je document bij te houden.
Maak een HubSpot deal-document vanuit je PandaDoc-account
Je kunt ook rechtstreeks vanuit je PandaDoc-account een document maken dat is gekoppeld aan een HubSpot-deal.
In je sjabloon selecteer je Dit sjabloon gebruiken
Selecteer een bronndeal — zoeken en selecteer de HubSpot-deal waarvan je gegevens wilt halen
In de Ontvangers toevoegen -stap wijz je relevante contactpersonen aan rollen toe door hun naam of e-mailadres te zoeken. Houd er rekening mee dat HubSpot-contacten die zijn gekoppeld aan de geselecteerde deal automatisch in de keuzelijst verschijnen
Op de stap Documentgegevens invullen vul je alle lege velden in als dit verplicht is
In de editor bekijk je het document met alle ingevulde gegevens en voeg je indien nodig invulvelden toe zoals handtekening, parafen, tekstvelden of datum.
In de laatste stap bevestig je de documentnaam, afzender, ontvangers en onderwerpregel van de e-mail, voeg optioneel een bericht toe en klik op Document verzenden
Koppel een document aan een deal in HubSpot
Als je in PandaDoc een document zonder sjabloon hebt gemaakt met een Gegevens uit integratie halen -stap, en je wilt het koppelen aan een deal in HubSpot, kun je dat rechtstreeks vanuit het document doen.
Open het document in PandaDoc, selecteer vervolgens de horizontale ellipsis (drie puntjes) knop in de rechterbovenkant van de kop.
Selecteer Documentdetails. Het paneel opent aan de rechterkant.
In de Integraties sectie, selecteer Integratie verbinden.
Kies HubSpot uit de lijst, selecteer vervolgens Deal als bron.
Selecteer Link naar deal. Zoeken naar en selecteer een deal uit je HubSpot-account. De tien meest recent bijgewerkte deals verschijnen bovenaan.
Selecteer Klaar. Het document is nu aan de deal gekoppeld.
Eenmaal gekoppeld, toont de sectie Integraties de dealnaam, Record-id (selecteer deze om de deal in HubSpot te openen), Gemaakt op, en Status. Als het dealwaarde of aanmaakdatum "Onbekend" weergeeft, is dat veld leeg in HubSpot.
Let op: Je kunt een document aan een deal koppelen, ongeacht de documentstatus — concept, verzonden of voltooid.
Let op: PandaDoc-documenten kunnen alleen aan Deals in HubSpot worden gekoppeld. Als je het document hebt gemaakt vanuit een bedrijfs- of contactobject, kun je het niet ontkoppelen van dat object of koppelen aan een deal.
Om de koppeling van een document naar een deal te verwijderen, of deze aan een ander document te koppelen, selecteer je het ontkoppelingspictogram in de gekoppelde dealkaart.
Update een document met waarden uit HubSpot
Let op: Om deze functie te gebruiken, moet het document de status Concept hebben.
Let op: De huidige volgorde van regelitems in de deal wordt behouden in de prijstabel en het offerte samenstellen-blok wanneer je een document van je deal maakt of informatie in het document bijwerkt met behulp van Gegevens vernieuwen.
Als je informatie in je deal bijwerkt nadat het document al is aangemaakt of gekoppeld, kun je de nieuwste waarden in het document halen:
Open het conceptdocument, selecteer vervolgens de horizontale ellipsis (drie puntjes) knop in de koptekst rechtsboven.
Selecteer Documentdetails.
In de gekoppelde dealkaart selecteer je het vernieuwingspictogram.
Variabelen en productgegevens in je prijstabel of offerte samenstellen werken bij met de juiste informatie uit HubSpot. PandaDoc-velden en rolvariabelen worden niet bijgewerkt. Als een product uit de gekoppelde deal is verwijderd, wordt het ook uit de prijstabel of offerte samenstellen verwijderd. Als een product is toegevoegd, verschijnt het ook daar.
Je kunt ook vernieuwen via Meer acties onderaan de editor — beide doen hetzelfde.
Hoe je de PandaDoc <> HubSpot-integratie verwijdert
Wie kan de integratie verwijderen? PandaDoc-accounteigenaar en beheerders met beheerdersrechten in HubSpot.
In PandaDoc, ga naar Instellingen > Integraties > HubSpot, en selecteer Verbinding verbreken onder het tabblad 'Overzicht'. Selecteer Verbinding verbreken nog een keer in het pop-upvenster om je actie te bevestigen.
Ga naar HubSpot en selecteer het Marketplace-pictogram in de bovenste navigatie. Onder Beheren selecteer je Verbonden apps. Selecteer Acties op de „PandaDoc | eSignatures & More"-app en klik vervolgens op Verwijderen. Typ "uninstall" in het tekstveld in het dialoogvenster en klik op Uninstall.
Let op: Het verwijderen van de app verwijdert geen bestaande PandaDoc | eSignatures & More-gegevens in HubSpot, maar deze worden niet meer bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik de dealstatus bijwerken zodra een document is ondertekend?
Niet binnen onze integratie. Je kunt echter Zapier gebruiken om dealstatus bij te werken zodra een document is ondertekend. Je kunt ook onze automatiseringen gebruiken om de deal-fase bij te werken zodra de documentstatus verandert.
Ik zie de sjabloon die ik nodig heb niet wanneer ik een document wil maken vanuit een HubSpot-deal
Als je de sjabloon die je nodig hebt niet ziet, open je PandaDoc en zorg ervoor dat je bent ingelogd in de werkruimte waar de sjabloon is gemaakt.
Hoe je HubSpot aangepaste eigenschappen als variabelen gebruikt
Op dezelfde manier kun je aangepaste eigenschappen die in HubSpot zijn gemaakt naar PandaDoc-documenten halen. Een aangepast veld dat in HubSpot voor een specifiek object (Deal, Contact of Company) is aangemaakt, wordt weergegeven in de overeenkomstige tokens/variabelenlijst.
In je HubSpot-deal klik je op het tandwielpictogram rechtsboven om Instellingen te openen
Selecteer Record customization > Pas de linkerzijbalk aan
Selecteer vervolgens Standaard weergave in het rechtervenster
Selecteer een bestaande aangepaste eigenschap in het linker paneel of maak een nieuwe aan en selecteer Opslaan
Document openen > je eigendom aan de linkerkant zoeken > de waarde invullen
Scrol daarna omlaag naar de PandaDoc-module aan de rechterkant en klik op Acties > PandaDoc-tokens weergeven om je variabele daar te vinden. Om dit in de documenten in te vullen, kopieert je gewoon de variabele en plakt deze in een tekstblok in je sjabloon.
Probleemoplossing
Sommige van mijn HubSpot-variabelen worden niet ingevuld
Er zijn een aantal redenen waarom dit kan gebeuren.
De variabeletekens zijn niet exact overeengekomen met de toegewezen variabele. Ga naar Acties > View PandaDoc Tokens om te verifiëren dat ze overeenkomen.
Je gebruikt een variabele van een ander HubSpot-recordtype dat niet wordt ondersteund in het record waaruit je je document maakt. Bijvoorbeeld, Deal-tokens/variabelen werken niet wanneer je documenten maakt vanuit Contacten.
Er is geen waarde opgegeven in de eigenschap die aan je HubSpot-variabele is gekoppeld.
Je producten worden niet overgebracht naar de prijstabel
Controleer of de prijstabel in de sjabloon waarvan je documenten maakt „Gegevens samenvoegen" ingeschakeld heeft. Selecteer daarvoor de prijstabel die je wilt vullen. Klik vervolgens op Eigenschappen in het zwevende paneel. In de tabel-eigenschappen aan de rechterkant zet je de schakelaar aan die Gegevens samenvoegenzegt.Nu kun je beginnen met het maken van een document.
Als optie 1 niet helpt of niet relevant is, vraag iemand in je team met Super Admin-rechten in HubSpot om de integratie opnieuw te verbinden (aanbevolen door HubSpot). Om dit in PandaDoc te doen, ga je naar Instellingen > Integraties > HubSpot > klik Uitschakelen. Schakel het dan weer in.
PandaDoc vraagt je voortdurend om in te loggen
1. Het is waarschijnlijk dat je de instelling „Cookies van derden blokkeren" ingeschakeld hebt in je browser. Afhankelijk van welke browser je gebruikt, volg je een van deze links om deze instelling uit te schakelen:
In Safari, ga naar Voorkeuren > Privacy > Beheer websitegegevens. Klik Alles verwijderen, of selecteer hubspot.com en pandadoc.com en klik Verwijderen.
2. Daarnaast moet je mogelijk de instelling „Kruislingse trackingpreventie" in Safari uitschakelen (deze moet uitgeschakeld zijn):
Volg deze link om te leren hoe je deze instelling in andere browsers kunt uitschakelen.
Ik zie een fout in de HubSpot-app in mijn PandaDoc-document "We ondersteunen recordgegevens en de mogelijkheid om gegevens uit Deals te importeren. Maak een nieuwe aan of open het bestaande document dat in PandaDoc is gemaakt.
PandaDoc-documenten kunnen alleen gekoppeld aan/ontkoppeld van het object Deals in HubSpot. Als je deze fout in je PandaDoc-document ziet, betekent dit dat dit document is gemaakt op basis van een ander object (Bedrijf of Contact). Je kunt het niet loskoppelen van dat object om het aan een deal te koppelen of gerelateerde informatie te bekijken. Je kunt dit document dupliceren en het koppelen aan een deal in PandaDoc, of een nieuw document rechtstreeks via de Deal in HubSpot maken.
Ik zie een fout in de HubSpot-app in mijn PandaDoc-document „PandaDoc is niet verbonden met HubSpot. Neem contact op met je PandaDoc-beheerder om de integratie in te stellen.
Om de integratie te gebruiken, moet je ingelogd zijn in de werkruimte die is verbonden met een actieve HubSpot CRM. Ga naar Instellingen > Integraties, klik op HubSpot, en controleer of de integratie is verbonden met de werkruimte waar je momenteel bent ingelogd.