Het kan handig zijn om je PandaDoc document status bij te werken zodat je offline document voltooiing of betaling weerspiegelt. Op deze manier kunnen al je getekende contracten op één plek worden bewaard.
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Je kunt je document handmatig wijzigen naar voltooid, vervallen, geweigerd of betaald status.
Handmatig statuswijzigingsmatrix:
voltooid
Om ervoor te zorgen dat uw documenten juridisch bindend zijn, zullen alle ondertekende en ontvanger-voltooid documenten bij afronding een handtekeningscertificaat bevatten. Als je handmatig een document verandert naar de status "voltooid", wordt er geen handtekeningcertificaat gegenereerd.
Gebruik geval: Je verzendt een PandaDoc document, en je ontvanger print, ondertekent, scant en stuurt het terug naar je als e-mailbijlage. De deal is gesloten, maar de document blijft hangen in je PandaDoc dashboard als "verzonden" of "bekeken". Je kunt de status handmatig aanpassen om de document van "bekeken" naar "voltooid" te verplaatsen.
vervallen
Als je een document hebt die niet langer geldig is en geen handtekeningscertificaat nodig heeft, kun je de documenthandmatig vervallen.
Use Case: Je hebt een PandaDoc documentverzonden, en de ontvanger ondertekent het niet. Je wilt niet langer dat de ontvanger toegang heeft tot de document (voorwaarden van de deal hebben vervallen, enzovoort), dus je wilt de document meteen vervallen.
betaald
Als je een document hebt met een betaalapp, en de klant heeft de document voltooid (ingevuld, ondertekend en afgerond), maar de betaling niet, dan is de document status "wachten op betaling". Als de klant betaalde met een alternatieve betaalmethode, kun je handmatig de document wijzigen naar "betaald".
Opmerking: Concept-, geweigerd- en vervallen-documenten kunnen alleen worden gewijzigd in betaald als ze een betalingsextensie bevatten.
Voorbeeld van gebruikssituatie: ontvanger voltooid a document met een betalingsveld maar betaald contant of per post, je kunt de handmatige statuswijziging gebruiken om de document status van "wachten op betaling" naar "betaald" te verplaatsen.
Hoe de status handmatig te wijzigen
Waarschuwing: Je kunt de status binnen een document niet veranderen. Je kunt de status alleen wijzigen vanuit de documentenlijst of vanaf de startpagina.
Als je de optie niet ziet om handmatig de document status te wijzigen, vraag dan je accounteigenaar om dit in de Extensies in te schakelen.
Ga naar de documentenlijst of de startpagina
Beweeg je muis over het document helemaal rechts
Selecteer de verticale ellips
Selecteer Status wijzigen in het keuzemenu
Statuswijzigingsopties
Wanneer je op Status wijzigen klikt, zie je de opties:
Status Van/Aan: Verander de status van een document volgens de hierboven genoemde "statusmatrix".
Privénotities: Geef "privénotities" over de statuswijziging van de handleiding.
Voeg een bestand bij: Voeg een bestand toe dat toegankelijk zal zijn voor de auteur en ontvanger wanneer de handmatige wijziging is voltooid. Dit is handig wanneer de document offline is ondertekend of betaald, en een ontvangstbewijs/ondertekende kopie per e-mail naar je is verzonden.
Opmerking: Je kunt bestanden toevoegen die tot 25 MB groot zijn.
Melding: verzonden een melding-e-mail over de statuswijziging naar alle ontvangers.
Waarschuwing: Let op dat als u handmatig de status van een documentverandert naar "voltooid", ontvanger nog steeds een e-mail ontvangt met een bijgevoegde PDF als de optie "Bijlage PDF aan e-mail" is ingeschakeld in de ontvangerinstellingen. Dit gebeurt zelfs als je de optie "verzonden melding to all ontvangers" uitschakelt tijdens de statuswijziging.
Privénotities en bijlagen die tijdens de handmatige statuswijziging zijn toegevoegd, zijn later te vinden in de sectie Auditspoor.
Voorbeeld van een melding-e-mail
Als je de handmatige wijzigingen hebt ingesteld om je ontvanger te informeren, volgt hier een voorbeeld van deze e-mail hieronder.
Als je bijlagen uploadt bij het handmatig wijzigen van een document status, worden deze opgenomen in de e-mailmelding.
