Overslaan naar:
Documentfilters
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Let op: Gebruikers met een lid-rol zien filters voor Datum, Status, Labels, Bedrag en Valuta.
Je kunt de volgende filters apart of tegelijkertijd gebruiken:
Datum (wijziging, aanmaking en verloopdatum)
Status
Eigenaar
Ontvangers
Labels
Aantal
Valuta
Bedrijf
Om het filter Bedrijf te gebruiken, moet je eerst een waarde toevoegen aan het veld Bedrijf in Documentdetails.
Om dit te doen, beweeg je muisaanwijzer over het document in de Documentenlijst en selecteer je de verticale ellips aan de rechterkant. Selecteer Documentdetails uit de keuzelijst.
Typ vervolgens een naam in het bedrijfsveld op het tabblad „Gegevens".
Let op: Bedrijfswaarden worden automatisch herkend uit de documentinhoud voor geüploade digitale PDF's en bewerkbare documenten die in PandaDoc zijn gemaakt, alleen voor accounts met het Enterprise-abonnement.
Let op: Sjablonen en contentbibliotheek-items kunnen gefilterd worden op Datum, Eigenaar, Labels en Rollen.
Als je een specifiek document zoekt op basis van een trefwoord, kun je ook documentfilters gebruiken om de resultaten in te perken.
Als je abonnement het Contract repository -onderdeel bevat, heb je ook de „Meer"-optie, waarmee je documenten op gegevensvelden kunt filteren. Je kunt hier meer leren over het filteren van documenten met gegevensvelden hier.
Zoeken naar een document
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Om een document te zoeken, ga je naar de pagina „Documenten" of „Home" en begin je te typen een woord of zin uit de inhoud van het document (zowel documenten die zijn geüpload vanuit PDF/Word-bestanden als bewerkbare documenten kunnen worden doorzocht), de naam van het document of de naam van de ontvanger in de zoekbalk. Woorden met leestekens (bijv. O'Brien) of met tekens uit verschillende talen (bijv. Amália Gonçalves) zijn ook doorzoekbaar.
Je kunt alle overeenkomsten bekijken of bladeren door overeenkomsten die in het tabblad „Alleen titels" zijn gevonden.
Om een document te openen, klik je er gewoon op of gebruik je de pijltjestoetsen en Enter op je toetsenbord. Om de lijst met alle overeenkomsten te zien, selecteer Weergeven # overeenkomsten.
Onder het tabblad „Alle overeenkomsten" in de zoekresultaten worden de documenten in de volgende volgorde geplaatst:
- Titelovereenkomsten van nieuw naar oud op basis van laatst gewijzigd
- Overeenkomsten in e-mailadres en volledige naam van ontvanger van nieuw naar oud op basis van laatst gewijzigd
- Overeenkomsten in content van nieuw naar oud op basis van laatst gewijzigd.
Als je automatische nummering van documenten gebruikt, kun je zoeken op reeksnummer gegenereerd door PandaDoc.
Dupliceren, verplaatsen, hernoemen en verwijderen van documenten en sjablonen
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Belangrijke opmerkingen:
Er is geen optie om documenten tussen werkruimten te verplaatsen. Neem contact op met ons ondersteuningsteam om je te helpen een kopie van een document naar een ander werkruimte te verplaatsen. Alle gekopieerde documenten hebben de status Concept.
De titel van het sjabloon/document mag niet langer zijn dan 250 tekens.
Als je een verzonden document opnieuw wilt noemen, kan je dat doen door de optie Naam wijzigen uit het vervolgkeuzemenu te kiezen.
Om te dupliceren, verplaatsen, naam te wijzigen of te archiveren van één document/sjabloon enzovoort, beweeg je muisaanwijzer over het document aan de rechterkant, klik op de verticale ellipsis en kies een actie uit de vervolgkeuzelijst. Lees hieronder meer over het snel verplaatsen van documenten in mappen.
Je kunt meerdere documenten/sjablonen tegelijk kopiëren, verplaatsen, downloaden en archiveren. Controleer alle documenten die je wilt beheren. Kies rechtsboven een actie.
Gearchiveerde documenten herstellen
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Let op: Je kunt verwijderde documenten alleen zoeken en terughalen in het Gearchiveerd -tabblad in Documenten of Sjablonen. Helaas is het niet mogelijk om een verwijderd formulier terug te halen, maar je kunt deze functieaanvraag upvoten en de workaround gebruiken die hier beschreven wordt.
Om een gearchiveerd document te herstellen, open je eerst de documentlijst, selecteer het tabblad Gearchiveerd, beweeg je muis naar rechts over het document en selecteer je de drie verticale puntjes > Herstellen.
Documenten en sjablonen worden automatisch verwijderd uit het tabblad Gearchiveerd na 90 dagen. Als je een document niet kunt vinden in het tabblad Archief of het is permanent verwijderd, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam — zij kunnen het herstellen tot 60 dagen nadat het permanent is verwijderd. Geef alsjeblieft de documentnaam, de geschatte aanmaakdatum en het e-mailadres van de eigenaar. Na die periode van 60 dagen is herstel niet meer mogelijk voor documenten of sjablonen.
Waarschuwing: Ontvangerslinks werken niet voor verwijderde documenten. Nadat het is hersteld, kunnen ontvangers het document bekijken.
Waarschuwing: Documenten die via API worden verwijderd, kunnen niet worden hersteld via het tabblad Gearchiveerd. Als je deze mogelijkheid nodig hebt, overweeg dan deze verzoek om een functie hier upvotes te geven. Om een document dat via API is verwijderd te herstellen, neem je binnen 60 dagen na verwijdering contact op met ons ondersteuningsteam en geef je de naam, de geschatte datum waarop het document is gemaakt en het e-mailadres van de eigenaar op zodat we het kunnen herstellen. Na 60 dagen kan het document niet langer worden hersteld.
Om meerdere documenten terug te zetten, selecteer je elk document aan de linkerkant op hun naam, selecteer vervolgens Herstellen rechtsboven.
Let op: Documenten worden hersteld in de hoofdmap in de documentenlijst.
Om documenten permanent te verwijderen, beweeg je de muis over het document en selecteer je de drie verticale puntjes aan het uiteinde > *Permanentverwijderen*. Je kunt ook meerdere documenten selecteren en op Permanent verwijderenklikken om ze permanent te verwijderen.
Waarschuwing: Wanneer je een map met documenten verwijdert, wordt deze permanent verwijderd en kun je deze niet meer terugvinden op het tabblad Gearchiveerd. Neem contact op met het ondersteuningsteam binnen 60 dagen na de verwijdering en vermeld de namen, de geschatte datums waarop de documenten in een map zijn gemaakt, en de e-mailadressen van de eigenaren van de documenten zodat wij je kunnen helpen deze te herstellen. Na 60 dagen kunnen deze documenten niet meer worden hersteld.
Bulkverzending downloaden
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Dit is alleen beschikbaar voor documenten. Om meerdere documenten tegelijk te downloaden, volg je deze stappen:
Selecteer alle documenten die je wilt downloaden. Schuif omlaag om meer dan 30 documenten tegelijk te selecteren.
Klik vervolgens op de knop Downloaden rechtsboven.
Je zult een melding zien dat het downloaden is gestart en zodra het is verwerkt, ontvang je een meldingse-mail van PandaDoc met een .zip-bestand. bestand van je documenten.
Let op:
De bijgevoegde bestanden en bestanden die via het veld „Bestanden verzamelen" zijn geüpload, worden niet toegevoegd aan het .zip-bestand. bestand.
De link naar het .zip bestand verloopt binnen een week.
Tip: We raden aan documenten in batches te downloaden (200-300 documenten tegelijk) om sneller zipbestanden te ontvangen.
Op dezelfde manier kun je een map met documenten downloaden.
Documenten downloaden als .pdf
Let op: De paginalimieten voor het downloaden van PDF-bestanden per document is 1000.
Er zijn drie manieren om je documenten als .pdf te downloaden:
Selecteer het document dat je wilt downloaden en selecteer Downloaden rechtsboven.
Beweeg je muis over het document aan de uiterst rechterkant, klik op de verticale drie puntjes en selecteer Downloaden uit het vervolgkeuzemenu.
Open een sjabloon of document, selecteer dan Bestand → Downloaden → Pdf-document (.pdf)
Documenten downloaden als .docx
Beschikbaarheid: Starter-, Business- en Enterprise-abonnementen
Je kunt je sjablonen of documenten downloaden als .docx alleen binnen een sjabloon of een document.
Hoe je dit kunt in-/uitschakelen: de accounteigenaar kan deze functie in-/uitschakelen in Extensies via deze link.
Let op: Je kunt contentbibliotheekitems en formulieren niet als .docx downloaden bestanden.
Open een sjabloon of document, en selecteer vervolgens Bestand → Downloaden → Microsoft Word (.docx)
Bekende beperkingen van Offerte samenstellen exporteren naar .docx
Alleen genummerde en met opsommingstekens aangegeven lijsten in productbeschrijvingen worden momenteel ondersteund; andere opmaak kan verloren gaan.
Afbeeldingen in de offertabel worden nog niet ondersteund en worden niet weergegeven in de export.
Document downloaden voor ontvangers uitschakelen
Je kunt het downloaden van documenten voor ontvangers uitschakelen in de workflow builder van een sjabloon alleen. Om de optie voor het downloaden van documenten voor ontvangers op een sjabloon uit te schakelen:
Selecteer stap Rollen definiëren
Selecteer Ontvangersmachtigingen beheren
Schakel de toggle voor Downloaden toestaanuit
Sorteren
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Je kunt documenten sorteren op titel, status en aanmaakdatum.
Je kunt sjablonen sorteren op titel of aanmaakdatum.
Klik op een kolomkop en kies de volgorde waarin je documenten wilt sorteren, oplopend of aflopend (A-Z/Z-A).
Je kunt ook sorteren om documenten vóór mappen weer te geven:
Documenten/sjablonen in mappen ordenen
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Om een nieuwe map te maken, selecteer je Nieuwe map naast +Document of +Sjabloon aan de rechterkant.
Om documenten/sjablonen naar een map te verplaatsen, kun je ze slepen en neerzetten in een map in de lijst of in de mappenstructuur.
Je kunt ook de documenten selecteren en Verplaatsen rechtsboven selecteren, de doelmap kiezen en Naar hier verplaatsenselecteren.
Documenten uit een map naar de hoofdmap verplaatsen
Selecteer de documenten die je naar de rootmap wilt verplaatsen, sleep ze naar Alle documenten bovenaan en zet ze daar neer.
Om een map een andere naam te geven of te verwijderen, selecteer je deze en klik je op de drie puntjes rechts > Naam wijzigen of Verwijderen.
Als alternatief kun je naar Opties bekijken rechtsboven navigeren en Mappenstructuur weergeven selecteren om deze te openen.
Klik vervolgens op de drie puntjes aan de rechterkant van de mapnaam en kies Naam wijzigen of Verwijderen.
Label
Beschikbaarheid: Alle abonnementen
Let op: Labels zijn hoofdlettergevoelig.
Om een item een label toe te voegen:
Beweeg je muisaanwijzer over het document/sjabloon en klik op de drie puntjes aan de rechterkant
Selecteer Labels toevoegen
Kies een label uit de lijst of maak een nieuw label aan
Druk op Opslaan
Je kunt documenten filteren op alle bestaande labels via de filters bovenaan.
Om de tags van een document te verwijderen:
Beweeg je muisaanwijzer over het document en klik op de drie puntjes rechts
Klik op Labels toevoegen
Druk op het rode 'x' naast het label dat je wilt verwijderen
Druk op Opslaan
Waarschuwing: Neem contact op met ons ondersteuningsteam als je labels wilt verwijderen. Als je een Lid-rol hebt, kunnen we mogelijk goedkeuring van een admin-gebruiker op je account aanvragen.