Op zoek naar de klassieke ervaring? Zie Document delen met samenwerkingspartners (klassieke ervaring).
Beschikbaarheid: Starter, Business, en Enterprise verpakt
Het delen van een document is een ideale manier om naadloos samen te werken met teamgenoten uit andere werkruimtes of met lagere rechten — of zelfs met collega's zonder PandaDoc -licentie.
Opmerking: Je kunt gebruikers uitnodigen om samen te werken aan een document in elke status. Er kunnen tot 20 medewerkers aan je account worden toegevoegd.
Tip: Als je wilt samenwerken aan meerdere documenten, taken en bestanden in een gedeelde werkruimte, kun je Rooms in PandaDocgebruiken. Rooms stellen je in staat om middelen te organiseren, het deksel te beheren en samen te werken met kopers in één beveiligde hub.
Externe samenwerkingspartners uitnodigen
Opmerking: Medewerkers zijn geen volledige PandaDoc-accountgebruikers. Ze kunnen bekeken, reageren op en bewerkingen voorstellen aan documenten die met hen gedeeld zijn, maar ze kunnen geen eigen document maken of toegang krijgen tot inhoud buiten wat gedeeld wordt. Als je een lid van het account bent (beheerder, manager of lid), volgen je rechten in plaats daarvan je accountrol.
Deze functie is vooral handig wanneer je iemand buiten je PandaDoc -account wilt uitnodigen om je document te benaderen en verbeteringen voor te stellen — allemaal zonder een licentie te kopen of toegang te geven tot andere documenten in dezelfde werkruimte.
Opmerking: Elke gebruiker met een lid, manager of beheerder rol met toestemming om documenten die door andere gebruikers zijn gemaakt te bekenken, kan samenwerkingspartners uitnodigen.
Gastgebruikers in een Collaborator-rol kunnen:
Toegang krijgen, bekeken en reageren op het document dat met hen gedeeld is
Open de inbox en voeg hun persoonlijke gegevens toe aan het account in Instellingen > Persoonlijke informatie
Opmerking: Gebruikers met een Collaborator-rol hebben geen toestemming om een document aan te maken, zelfs niet als ze een Standard-licentie hebben.
📘 Opmerking: De nieuwe ervaring maakt deel uit van een Early Access-programma. Voor een volledig overzicht van wat er is veranderd en de huidige beperkingen, zie New document en sjabloon experience (vroege toegang) en New PandaDoc editor.
Als je de nieuwe PandaDoc-editor in je account ziet, volg dan deze stappen om interne of externe samenwerkingspartners uit te nodigen voor je document.
Om een medewerker uit te nodigen:
Open het document dat je wilt delen.
Selecteer Uitnodigen > Samenwerkingspartner
Er verschijnt een pop-upvenster.
Voer het e-mailadres of de naam in van de persoon die je wilt uitnodigen.
Klik op verzonden invitation.
Alternatief kun je het tabblad Bestand kiezen in het menu linksboven.
Beweeg je muis over ontvanger in het keuzemenu en selecteer dan Samenwerkingspartners.
Er verschijnt een pop-upvenster.
Voer het e-mailadres of de naam in van de persoon die je wilt uitnodigen.
Klik op verzonden invitation.
Beheren van rechten
Zodra je bent uitgenodigd, verschijnt de gebruiker onderaan de pop-up in de lijst.
Gebruik het dropdownmenu naast hun naam (dat standaard "Kan bekeken en commentaar") om hun toegang te wijzigen naar Kan bewerken of om ze te "Verwijderen".
Onderaan dit venster zie je een melding waarin staat hoeveel medewerkers je gratis buiten je organisatie kunt toevoegen.
Interne medewerkers uitnodigen
Je kunt elke gebruiker op je account toegang geven tot een specifiek document — ongeacht hun werkruimte of rol.
Er zijn twee soorten samenwerkingsvergunningen op een document:
Kan bekeken en reageren
Kan bewerken
Om een document met je collega's te delen, volg je deze stappen:
Open de document, selecteer het Bestandsmenu linksboven, en ontvang vervolgens ontvanger > Samenwerkingspartners vanuit het keuzemenu
Selecteer in de pop-up je collega's uit het keuzemenu of begin hun namen in te typen om de lijst te filteren
Zodra alle medewerkers zijn toegevoegd, selecteer je verzonden invitation.
Zodra je verzonden uitnodiging selecteert, kun je hun rechten wijzigen naar "Kan bekeken en reageren" of "Kan bewerken" en ontvangen je medewerkers elk een e-mailmelding met een link naar de document.
Wanneer je collaborateurs uit een andere werkruimte uitnodigt, worden ze aan de document toegevoegd met "Kan bekeken en commenteren" als standaardrecht, en krijgen ze een Collaborateurrol in hun nieuwe werkruimte.
Let op: Het uitnodigen van medewerkers uit andere werkruimtes leidt niet tot extra kosten omdat zij al een licentie op je account hebben.
Als je gebruikers uitnodigt uit de werkruimte waar de document bij hoort, komt hun toestemmingsniveau overeen met hun accountrol. Als bijvoorbeeld een collega een beheerder- of managerrol heeft, krijgt hij of zij "Kan bewerken" als standaardrecht. De standaardtoestemming voor een lidrol is ondertussen "Can bekeken and comment." (Klik hier om meer te weten te komen over accountrol.)
Je kunt de rechten op elk moment wijzigen zodra je samenwerkingspartners hebt uitgenodigd.
Waarschuwing: Elke wijziging in de rechten wordt pas toegepast als de medewerker de pagina ververst.
Samenwerkers kunnen het document waarvoor ze zijn uitgenodigd vinden in het tabblad "Gedeeld met mij" in document.
Als je de rol van een bestaande gebruiker wilt veranderen in Samenwerkingspartner, kun je dit doen in de Team-instellingen voor Alle gebruikers .
Zodra de rol van een gebruiker op deze manier is veranderd, heeft hij geen toegang meer tot Dashboard, Contactpersonen, contentbibliotheek, sjabloon, formulieren en document. Ze blijven echter toegang hebben tot documenten die ze zelf hebben gemaakt, evenals tot documenten die met hen gedeeld zijn.
Leer hier hoe je document mappen kunt delen met samenwerkingspartners.
Hoe verwijder je een samenwerkingspartner
Om een medewerker uit een document te verwijderen:
Open het document
Selecteer Bestand linksboven in het menu en kies vervolgens ontvanger > Samenwerkingspartners in het keuzemenu
Open het keuzemenu met toestemmingen en selecteer de optie Verwijderen.
Let op: Het verwijderen van een medewerker op het document niveau zal deze niet volledig uit het account verwijderen.
Om een medewerker uit het account te verwijderen, selecteer je het tandwielicoon linksonder en ga je naar Team. Beweeg je muis over een gebruiker en selecteer drie verticale ellips helemaal rechts, selecteer vervolgens gebruiker verwijderen in het dropdownmenu.
Als deze persoon een lid is van meerdere werkruimtes, kun je hem of haar tegelijk uit alle werkruimtes verwijderen. Om dit te doen, vink je bij de optie "Verwijderen uit alle werkruimte". Op deze manier wordt de samenwerker automatisch verwijderd uit alle documenten die met hem of haar gedeeld zijn en heeft hij geen toegang tot het account.
Opmerking: Alleen gebruikers met de beheerderrol kunnen samenwerkers van het account verwijderen.