Beschikbaarheid: Business en Enterprise‑pakketten

Je kunt een geautomatiseerde interne workflow instellen om documenten naar aangewezen goedkeurders te sturen voordat je ze naar je ontvangers verzendt.

De goedkeuringswerkstroom is ingeschakeld en beheerd op sjabloonniveau.

Open a template, go to Rollen beheren tab and click on the „Approval required" schakelaar.

Je kunt ook het tabblad Workflow in het rechterpaneel selecteren en op de Goedgekeurd -wisselaar klikken om goedkeuringen in te stellen.

Let op: Een lid van een Goedkeurdersgroep keurt het document goed namens de groep.

Je kunt een Goedkeuringsvolgorde instellen en dezelfde goedkeurder meerdere keren toevoegen als je wilt dat hij het document in verschillende stadia controleert.

Let op: Je kunt dezelfde Goedkeurdersgroep niet opnieuw gebruiken op andere sjablonen, je moet deze opnieuw aanmaken.

Om je workflowsetup te controleren, ga je naar je sjabloon/document en ga je naar het tabblad Rollen beheren en klik op Goedkeuringswerkstroom weergeven.

Je kunt een goedkeurdersgroep maken met zoveel goedkeurders als je nodig hebt, en dan de documentverzender toestaan om één goedkeurder uit de lijst te selecteren.

Om dit te doen, selecteer je Goedkeurdersgroep maken, selecteer goedkeurders uit de keuzelijst en selecteer vervolgens Gebruiker toestaan om goedkeurder te selecteren – deze optie biedt flexibiliteit binnen een enkele sjabloon en zorgt ervoor dat alleen de juiste persoon het verzoek ontvangt en het document goedkeurt.

Let op: Als deze instelling uitgeschakeld is, ontvangen alle goedkeurders in de groep een e-mailmelding om het document goed te keuren. Slechts één goedkeuring is nodig om het document goed te keuren.

Zodra het document gereed is om ter goedkeuring verzonden te worden, moet de afzender één goedkeurder uit de lijst selecteren. Deze goedkeurder ontvangt dan een e-mailmelding om het document goed te keuren.

Let op: Beheerders en gebruikers met de relevante toestemming kunnen goedkeuringen namens anderen beheren.

Om goedkeuringswerkstroom te bewerken ga je naar je sjabloon of concept document, ga dan naar het tabblad Rollen beheren en klik op Goedkeuringswerkstroom instellen.

Klik op het prullenbakpictogram om een individuele goedkeurder of een hele groep te verwijderen.

Gebruik de schakelaar om de goedkeuringswerkstroom op je sjabloon/document uit te schakelen.

Let op: Gebruikers met een Admin, Manager, of aangepaste rol met de machtiging „Kan goedkeuringswerkstromen maken en bewerken" kunnen goedkeuringen in concept documenten bewerken.

De Goedkeurder moet uit de Workflow worden verwijderd voordat deze uit de werkruimte wordt verwijderd. Als dat niet het geval is, moet een gebruiker met een Admin- of Managerrol op het account de goedkeuringswerkstroom bewerken voordat het document ter goedkeuring wordt verzonden. Anders blijft de Goedkeurder in de Goedkeuringswerkstroom en blijven documenten in het goedkeuringsproces steken. Neem contact met ons op als je document vast loopt.

Zodra een document is gemaakt, stuurt de documentmaker het ter goedkeuring voordat het naar de ontvanger wordt verzonden.

De documentstatus verandert in „Ter goedkeuring" en de Goedkeurder ontvangt de notificatie-e-mail. Ze kunnen het document openen vanuit de e-mailmelding of vanuit hun Inbox in PandaDoc en ze zien twee opties: Goedkeuren of Afwijzen. Goedkeurders kunnen ook een bijbehorende opmerking voor de documentmaker toevoegen.

Zodra de Goedkeurder het document afwijst of goedkeurt, ontvangt de documentmaker een e-mailmelding met de opmerking (indien van toepassing).

De documentstatus zal Goedgekeurd of Geweigerd zijn. Als Goedgekeurd, kan het document worden verzonden.

Let op: Admins, Managers en gebruikers met de relevante rechten kunnen het document verzenden zodra het goedgekeurd is.

Als geweigerd, moet het document worden bewerkt en opnieuw ter goedkeuring worden verzonden.

Het tabblad 'Laatste activiteit' in Documentgegevens demonstreert goedkeuringsgebeurtenissen.

Als een goedkeurder niet beschikbaar is (bijv. met verlof), kunnen beheerders en gebruikers met de aangepaste rolmachtiging „Kan documenten namens alle andere goedkeurders goedkeuren" documenten in hun plaats goedkeuren.

Om namens iemand anders goed te keuren:

Het auditspoor, de laatste activiteit en de tijdlijn op de startpagina tonen aan dat de admin (of geautoriseerde gebruiker) het document namens de oorspronkelijke goedkeurder heeft goedgekeurd.

Beschikbaarheid: Business* en Enterprise-pakketten

* Deze functie is beschikbaar als betaald add-on in ons Business-pakket.

Onze voorwaardelijke goedkeuring stelt je in staat om je goedkeuringswerkstroom voor documenten te automatiseren. Goedkeurders ontvangen een document alleen als aan de voorwaarden die in de sjabloon zijn ingesteld, wordt voldaan. Als een voorwaarde niet is ingesteld, wordt het document automatisch naar de status Goedgekeurd verplaatst.

Je kunt een voorwaarde instellen voor:

Om voorwaarden voor je goedkeuringswerkstroom in te stellen, open je eerst je sjabloon en volg je vervolgens deze stappen:

Tip: Je kunt verschillende voorwaarden voor individuele goedkeurders afzonderlijk instellen, of je kunt bepaalde goedkeurders zonder voorwaarden laten als zij elk document moeten goedkeuren.

Tip: Stel een goedkeuringsvolgorde in als je wilt dat het document naar slechts één goedkeurder tegelijk gaat.

Let op: Omdat de valuta van de voorwaardelijke goedkeuring wordt bepaald door de valuta van de documentwaarde, wordt de valuta van de voorwaardelijke goedkeuring gesynchroniseerd als je de valuta van de documentwaarde wijzigt.

Klik hier om meer te weten te komen over voorwaardelijke goedkeuring met een offerte samenstellen-blok.

We hebben geavanceerde logica voor voorwaardelijke goedkeuring geïntroduceerd om je meer flexibiliteit te geven bij het routeren van documenten.

Je kunt nu de volgende operatoren gebruiken wanneer je voorwaarden instelt:

Deze zijn vooral handig voor voorwaarden op basis van offertevariabelen, zoals klantsegment of regio.

Voorbeeld: Activeer een goedkeuring alleen als de waarde van de „Customer segment"-offertvariabele Met „Enterprise" bevat.

Naast het gebruik van de OF-operator voor het definiëren van wanneer een voorwaardengroep een goedkeuring moet activeren, kun je nu ook EN-logica gebruiken.

Let op: Er kan maar één type logische operator (EN of OF) worden toegepast op alle voorwaarden binnen dezelfde goedkeuringsstap.

Je moet meer context geven om me te helpen vertalen. Dit zinnetje „This means:" staat alleen en bevat geen inhoud om te vertalen.Kun je de volledige tekst delen die je wilt vertalen?

Wanneer je voorwaarden toevoegt of bewerkt, selecteer je de gewenste logica uit de keuzelijst bovenaan de voorwaardenlijst.

Auditspoor en de Laatste activiteit -tegel volgen elk de goedkeuringsstatus van een document, bijvoorbeeld wanneer goedkeuring automatisch wordt overgeslagen of een document is goedgekeurd.

De goedkeuringswerkstroom-functie is ingeschakeld en beheerd in de sjabloonwerkflow-samensteller.

Selecteer een sjabloon en klik op +Stap toevoegen > Indienen voor goedkeuring.

Selecteer anders Bestand > Rollen > schakel de schakelaar voor Goedkeurders in en stel je goedkeurders in.

Je kunt een Goedkeuringsvolgorde instellen en dezelfde goedkeurder meerdere keren toevoegen als je wilt dat hij het document in verschillende stadia controleert.

Om je workflowinstelling te beoordelen, ga je naar je sjabloonwerkflowbouwer en selecteer je vervolgens de stap Indienen voor goedkeuring.

Je kunt een goedkeurdersgroep maken met zoveel goedkeurders als je nodig hebt, en dan de documentverzender toestaan om één goedkeurder uit de lijst te selecteren.

Selecteer hiervoor een goedkeurdersgroep, selecteer goedkeurders en selecteer vervolgens Gebruiker toestaan om goedkeurder te selecteren – deze optie biedt flexibiliteit binnen een enkele sjabloon en zorgt ervoor dat alleen de juiste persoon het verzoek ontvangt en het document goedkeurt.

In de stap 'Indienen voor goedkeuring' selecteert de verzender een goedkeurder uit de keuzelijst. De geselecteerde goedkeurder ontvangt dan een e-mailmelding om het document te bekijken en goed te keuren.

Om de goedkeuringswerkstroom te bewerken, ga je naar je sjabloon-workflowbouwer en wijzig je de goedkeuringswerkstroom in de stap Indienen voor goedkeuring. Om goedkeuring in een concept document te bewerken, ga je naar Bestand > Ontvangers > en schakel je Goedkeurders uit.

Klik op het prullenbakpictogram om de stap Indienen voor goedkeuring te verwijderen.

Om een goedkeurder of groep te verwijderen, selecteer je de drie puntjes aan de rechterkant en selecteer Verwijderen.
​

De Goedkeurder moet uit de Workflow worden verwijderd voordat deze uit de werkruimte wordt verwijderd. Zo niet, een gebruiker met een Admin- of Manager-rol op het account moet goedkeuringswerkstroom bewerken voordat het document ter goedkeuring wordt verzonden, anders blijft de goedkeurder in de goedkeuringswerkstroom staan en blijven documenten steken in het goedkeuringsproces. Neem contact op met het ondersteuningsteam als je document vast komt te zitten.

Wanneer gebruikers een document genereren, moeten ze het ter goedkeuring verzenden voordat het naar de ontvanger wordt verzonden.

De documentstatus wordt gewijzigd in „Te goedkeuren" en de Goedkeurder ontvangt de notificatie-e-mail. Ze kunnen het document openen vanuit de e-mailmelding of vanuit hun Postvak in PandaDoc en ze zien twee opties: Goedkeuren of Afwijzen. Goedkeurders kunnen ook een bijbehorende opmerking voor de documentmaker toevoegen.

Zodra de Goedkeurder het document afwijst of goedkeurt, ontvangt de documentmaker een e-mailmelding met de opmerking (indien van toepassing).

De documentstatus zal Goedgekeurd of Geweigerd zijn. Als Goedgekeurd, kan het document worden verzonden.

Als geweigerd, moet het document worden bewerkt en opnieuw ter goedkeuring worden verzonden.

Als een goedkeurder niet beschikbaar is (bijv. met verlof), kunnen beheerders en gebruikers met de aangepaste rolmachtiging „Kan documenten namens alle andere goedkeurders goedkeuren" documenten in hun plaats goedkeuren.

Om namens iemand anders goed te keuren:

Het auditspoor, de laatste activiteit en de tijdlijn op de startpagina tonen aan dat de admin (of geautoriseerde gebruiker) het document namens de oorspronkelijke goedkeurder heeft goedgekeurd.

Beschikbaarheid: Business* en Enterprise-pakketten

* Deze functie is beschikbaar als betaald add-on in ons Business-pakket.

Onze voorwaardelijke goedkeuring stelt je in staat om je goedkeuringswerkstroom voor documenten te automatiseren. Goedkeurders ontvangen een document alleen als aan de voorwaarden die in de sjabloon zijn ingesteld, wordt voldaan. Als een voorwaarde niet is ingesteld, wordt het document automatisch naar de status Goedgekeurd verplaatst.

Je kunt een voorwaarde instellen voor:

Om voorwaarden in te stellen voor je goedkeuringswerkstroom, open je sjabloon, en klik in de sjabloonworkflow-builder op de stap Indienen voor goedkeuring en:

Klik hier om meer te weten te komen over voorwaardelijke goedkeuring met een offerte samenstellen-blok.

We hebben geavanceerde logica voor voorwaardelijke goedkeuring geïntroduceerd om je meer flexibiliteit te geven bij het routeren van documenten.

Je kunt nu de volgende operatoren gebruiken wanneer je voorwaarden instelt:

Deze zijn vooral handig voor voorwaarden op basis van offertevariabelen, zoals klantsegment of regio.

Voorbeeld: Activeer een goedkeuring alleen als de waarde van de „Customer segment"-offertvariabele Met „Enterprise" bevat.

Naast het gebruik van de OF-operator voor het definiëren van wanneer een voorwaardengroep een goedkeuring moet activeren, kun je nu ook EN-logica gebruiken.

Je moet meer context geven om me te helpen vertalen. Dit zinnetje „This means:" staat alleen en bevat geen inhoud om te vertalen.Kun je de volledige tekst delen die je wilt vertalen?

Wanneer je voorwaarden toevoegt of bewerkt, selecteer je de gewenste logica uit de keuzelijst bovenaan de voorwaardenlijst.

Auditspoor en de Laatste activiteit -tegel volgen elk de goedkeuringsstatus van een document, bijvoorbeeld wanneer goedkeuring automatisch wordt overgeslagen of een document is goedgekeurd.

Wil je meer weten over documentgoedkeuring in PandaDoc? Bekijk onze cursus Managing Internal Approval Workflows op de PandaDoc Learning Academy!