Op zoek naar de klassieke ervaring? Zie Voorwaardelijke goedkeuringen met offerte samenstellen (classic-ervaring).
Beschikbaarheid: Business* en Enterprise-abonnementen
*Voorwaardelijke goedkeuringen zijn beschikbaar als betaalde aanvulling op Business.
Let op: Deze functie wordt geleidelijk uitgerold. Als je het nog niet in je account ziet, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.
Voorwaardelijke goedkeuringen laten je een document naar een goedkeurder routeren alleen wanneer specifieke offertewaarden voldoen aan de regels die je op het sjabloon hebt ingesteld. Naast documentwaarde en kortingsregels kun je nu voorwaarden samenstellen uit All Quotes-kortingstotalen, een specifiek offerteblok of kolomwaarden in een offertesectie (standaard- of aangepaste kolommen).
Als aan de voorwaarden niet wordt voldaan wanneer iemand het document ter goedkeuring indient, wordt die goedkeurder overgeslagen en gaat het document naar de volgende werkstroomstap.
Let op: Voorwaardelijke goedkeuringen ondersteunen in deze release geen productbundels (gepland voor later). Als een voorwaarde is ingesteld om een item binnen een productbundel te evalueren, zal deze de goedkeuringswerkflow niet activeren. Alleen waarden uit enkele productregelitems binnen je blok voor offertebouw kunnen voorwaardelijke goedkeuringen triggeren.
Wie dit voor is
Admins en Managers die goedkeuringswerkflows op sjablonen (en documenten) instellen. Leden kunnen goedkeuringen alleen op sjablonen instellen.
Wat je nodig hebt
Goedkeuringswerkflows ingeschakeld
De nieuwe workflow-ervaring voor sjablonen (Bouw je workflow), of goedkeuringen via Bestand → Rollen
Minstens één offerte (Quote Builder) blok in de sjabloon
Bronnen voor voorwaarden die je kunt gebruiken
Alle offertes — past kortingcontroles toe voor alle offertes in het document:
Korting per regelitem
Subtotaal sectie korting (korting toegepast op een sectie-subtotaal)
Offerte subtotaal korting (korting toegepast op het subtotaal van de offerte)
Totale korting (som van alle kortingen over alle niveaus; alleen vast bedrag)
Een specifiek offerteblok (bijvoorbeeld Offerte 1, Offerte 2) — dezelfde vier kortingsvoorwaarden, scoped naar die offerte alleen.
Een offerteonderdeel (bijvoorbeeld Quote 1 · Software subscription) — alle kolommen die aan dat onderdeel zijn toegevoegd, standaard of aangepast, verborgen of zichtbaar, als een waarde in kolomvoorwaarden:
Aantal-/valutakolommen: Gelijk aan, Niet gelijk aan, Groter dan, Kleiner dan
Tekstkolommen: Bevat, Bevat niet
Let op: Een sectiekolomvoorwaarde is waar als minstens één regel in die sectie overeenkomt. Het hoeft niet elke rij overeen te komen, en het is niet gebonden aan een specifieke rijpositie.
Ook beschikbaar:
Documentwaarde
Offertevariabelen (PandaDoc CPQ, waar beschikbaar)
Documentvariabelen (tekstoperators)
Je kunt meerdere voorwaarden voor dezelfde goedkeurder combineren met EN of OF. Slechts één operatortype kan gebruikt worden voor alle voorwaarden voor dezelfde goedkeurder.
Tip: Alle offertes betekent dat de regel in elk offerte in het document kijkt. Om een regel te beperken tot één offerte of één onderdeel, kies je in plaats daarvan die specifieke Offerte of Offerte · Onderdeel groep.
Hoe je voorwaardelijke goedkeuringen instelt
Voeg een stap Indienen voor goedkeuring toe
Open je sjabloon in de nieuwe ervaring.
In Bouw je workflow, selecteer + Stap toevoegen.
Kies Indienen voor goedkeuring. Plaats deze stap voor Document verzenden.
Goedkeurder toevoegen
Open de stap Indienen voor goedkeuring.
In Goedkeurder of groep toevoegen, zoeken naar een persoon of groep.
Selecteer de goedkeurder (of maak een goedkeuringsgroep).
Nog een voorwaarde
Naast de goedkeurder de ⋯ menu openen.
Selecteer Nog een voorwaarde.
Tip: Laat een goedkeurder zonder voorwaarden staan als deze elk document moet nakijken.
Voorwaardelijke regels configureren
In the Voorwaarden panel:
Kies een bron uit Alle offertes, een specifieke offerte, of een Offerte · Onderdeel · Kolom -pad.
Kies een operator.
Voer de waarde in die je wilt zoeken.
Selecteer optioneel + Nog een voorwaarde.
Kies EN of OF tussen voorwaarden.
Selecteer Klaar.
Controleer voorwaarden op de goedkeurder
De rij met goedkeurders toont een voorwaardenbadge (bijvoorbeeld 4 voorwaarden). Open it to review Ter goedkeuring verzenden als:
De bliksemschicht toont hoeveel voorwaarden aan de goedkeurder zijn gekoppeld.
Het overzicht geeft een lijst van elke regel, inclusief de offerte en het padsectie wanneer de voorwaarde een specifiek offerteveld als doel heeft.
Wat afzenders en goedkeurders zien
Wanneer voorwaarden zijn vervuld
De geleide flow toont Naar goedkeurders verzenden.
Het document moet intern worden goedgekeurd voordat het naar ontvangers kan worden verzonden.
De geconfigureerde goedkeurder ontvangt de aanvraag.
Goedkeurders openen het document en kiezen Goedkeuren of Afwijzen.
Wanneer voorwaarden niet worden vervuld
Die voorwaardelijke goedkeurder wordt overgeslagen. Het document kan naar de volgende workflowstap gaan zonder op hen te wachten.
Voorwaarden worden geëvalueerd wanneer het document ter goedkeuring wordt ingediend, op basis van de huidige offertewaarden.
Examples
Korting voor alle offertes
Onder Alle offertes is Totale korting groter dan €500
Korting op slechts één offerte
Onder Offerte 2, Totale korting is groter dan $500
Onderdeel aantal
Quote 2 · Implementation Services · Aantal is groter dan 1 (waar als een regelitem in dat onderdeel een aantal groter dan 1 heeft)
Tekstovereenkomst in een beschrijvingskolom
Offerte 2 · Training en Enablement · Omschrijving bevat onboarding
Prima
Valuta voor geldinstellingen wordt overgenomen uit de offertevaluta.
Geef naamquotesecties op zodat voorwaardelabels makkelijker te lezen zijn. Naamloze onderdelen kunnen verschijnen als Onderdeel 1, Onderdeel 2, enzovoort.
Verborgen kolommen kunnen nog steeds worden gebruikt in voorwaarden.
Als een aanhalingsteken, onderdeel of kolom die in een voorwaarde wordt gebruikt later wordt verwijderd, kan de selector leeg lijken en kan dat deel van de regel stoppen met matchen. Beoordeelingsgoedkeuringsvoorwaarden na bewerking van offertestructuur.
Niet in deze release (gepland voor later): status van geselecteerde regel, aanvullende sectie-/offertotalen buiten de hierboven ingestelde korting, en lege / niet lege controles voor voorwaarden in offertkolommen.