Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.
U kunt een geautomatiseerde interne werkstroom instellen om documenten naar aangewezen goedkeurders te sturen voordat ze naar uw ontvangers worden verzonden.
Beschikbaarheid: Business en Enterprise.
Sla over en ga naar:
Video-overzicht:
Opmerking:
Account-eigenaar, beheerders of managers kunnen binnen een werkruimte de werkstroom beheren, en documenten goedkeuren (indien geselecteerd als goedkeurder.)
Een goedkeuringswerkstroom gebruiken
De goedkeuringswerkstroom-functie wordt ingeschakeld en beheerd op sjabloonniveau.
Open een sjabloon, klik op het contextmenu Werkstroom instellen. Gebruik de schakelaar om de goedkeuringsoptie op dit sjabloon in te schakelen:
Om een goedkeurder toe te voegen, typt u de naam of het e-mailadres in het pop-upvenster.
Om een groep goedkeurders toe te voegen, klik op '+Goedkeurdersgroep toevoegen', geef een naam en voeg uw goedkeurders toe.
Klik op 'Opslaan' wanneer voltooid.
Opmerking:
Een lid van een goedkeurdersgroep keurt het document namens de groep goed.
U kunt een goedkeuringsopdracht instellen en dezelfde goedkeurder meerdere keren toevoegen als deze het document in verschillende fasen moet controleren.
Opmerking:
U kunt dezelfde goedkeurdersgroep niet hergebruiken in andere sjablonen, u zult deze opnieuw moeten aanmaken.
Werkstroom en goedkeurders bewerken/verwijderen
Om uw werkstroominstellingen te bekijken, te bewerken of te verwijderen, gaat u naar uw sjabloon en klikt u vervolgens op het contextmenu Werkstroom instellen.
Klik op 'Goedkeuringsinstellingen' om uw goedkeurders te beheren en klik op de prullenbak om een individuele goedkeurder of een hele groep te verwijderen:
Gebruik de schakelaar voor goedkeuring uitschakelen op uw sjabloon.
Opmerking:
U kunt geen goedkeuringen in een document aan/uitschakelen.
Wat gebeurt er als een goedkeurder uit een werkruimte is verwijderd?
De goedkeurder moet eerst uit de werkstroom worden verwijderd en daarna pas uit de werkruimte. Zo niet, dan blijft de goedkeurder in de goedkeuringswerkstroom en kunnen documenten in het goedkeuringsproces komen vast te zitten. E-mail [email protected] als uw document vastzit.
Documenten voor goedkeuring verzenden
Zodra een document is gemaakt, stuurt de maker het ter goedkeuring voordat het naar de ontvanger wordt verzonden:
De documentstatus verandert in 'Wacht op goedkeuring' en de goedkeurder ontvangt een melding via e-mail. Zij kunnen het document openen en krijgen de opties: goedkeuren of afwijzen.
Zij kunnen ook een begeleidend commentaar voor de maker van het document plaatsen
.
Zodra de goedkeurder het document afwijst of goedkeurt, ontvangt de maker van het document een e-mailbericht, samen met het commentaar (indien van toepassing).
De documentstatus wijzigt in goedgekeurd of afgewezen. Indien goedgekeurd, kan het document worden verzonden.
Opmerking:
De goedkeurder of de auteur van het document kan het document verzenden zodra het is goedgekeurd.
Wanneer het document wordt afgewezen, moet het aangepast en opnieuw worden gestuurd voor goedkeuring.
Laatste activiteit in Documentinfo toont de stappen in het goedkeuringsproces.
Voorwaardelijke goedkeuringen
Beschikbaarheid: Enterprise-abonnement
Met onze voorwaardelijke goedkeuringsfunctie kunt u uw goedkeuringswerkstroom voor documenten automatiseren. Goedkeurders ontvangen een document alleen als aan de voorwaarden die in de sjabloon zijn ingesteld, is voldaan. Als de voorwaarde niet van toepassing is, wordt het document automatisch goedgekeurd.
U kunt een voorwaarde instellen voor:
Documentwaarde
Regelitem korting
Totale korting
Totale regelitemkorting
Het instellen van voorwaardelijke goedkeuringen
Om voorwaarden voor uw goedkeuringswerkstroom in te stellen, open uw sjabloon en volg deze stappen:
Kies het verticale ellipsenmenu bovenaan de pagina, kies dan Werkstroom in het vervolgkeuzemenu
Zet op de Goedgekeurde tegel de schakelaar aan voor toegang tot de goedkeuringsinstellingen
Individuele goedkeurders of een goedkeurdersgroep toevoegen
Klik op de +Voorwaarde toevoegen-knop en voeg een of meer voorwaarden toe
Klik op Opslaan
Tip:
U kunt verschillende voorwaarden instellen voor individuele goedkeurders afzonderlijk, of u kunt bepaalde goedkeurders zonder voorwaarden laten als ze elk document moeten goedkeuren.
Tip:
Stel een goedkeuringsvolgorde in als u wilt dat het document slechts naar één goedkeurder tegelijk gaat.
Opmerking:
Omdat de valuta van de voorwaardelijke goedkeuring wordt bepaald door de valuta van de documentwaarde, zal de valuta van de voorwaardelijke goedkeuring hiermee gesynchroniseerd worden als u de valuta van de documentwaarde wijzigt.
Goedkeuringen volgen
Audittrail en de laatste activiteitentegel houden elk de goedkeuringsstatus van een document bij, zoals wanneer een goedkeuring automatisch wordt omzeild of een document is goedgekeurd.
