In PandaDoc kun je een document maken door een bestand te uploaden, een opgeslagen sjabloon te gebruiken of te beginnen met een leeg document. De nieuwe ervaring leidt je stap voor stap door het proces.
Opmerking: Dit artikel behandelt de nieuwe ervaring voor het maken van documenten. Als je werkruimte nog niet is bijgewerkt, bekijk dan Nieuwe document- en sjabloonervaring — wat is er veranderd.
Een nieuw document starten
Selecteer + Nieuw maken in het linker navigatiepaneel of selecteer + Document op de startpagina of in de Documentenlijst.
Het Nieuw document -scherm heeft twee secties:
Upload een bestand — sleep en zet neer, of selecteer Selecteer bestand om je computer te doorzoeken
Begin met een sjabloon — bekijk voorgestelde, mijn sjablonen of de sjablonengalerij, of selecteer leeg document om helemaal opnieuw te beginnen
Een bestand uploaden
Sleep je bestand naar het uploadgebied of selecteer Bestand sel. om op je computer te bladeren. Om te importeren vanuit cloudopslag, selecteer je het pijltje naast Bestand selecteren en kies je Google Drive, OneDrive, Dropbox of Box.
Ondersteunde bestandsindelingen: .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .docx, .xlsx, .pptx
Opmerking: Geüploade PDF's zijn niet bewerkbaar in PandaDoc. Je kunt tekstoverlays en invulvelden toevoegen aan een PDF, maar je kunt de oorspronkelijke inhoud niet wijzigen. Als je een volledig bewerkbaar document nodig hebt, gebruik dan een .docx bestand of begin met een leeg document.
Als je een .docx uploadt of .doc Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van welke versie van de ervaring je hebt:
Nieuwe ervaring (wordt nu uitgerold): Je bestand wordt direct geüpload als een statisch (niet bewerkbaar) document. Je kunt invulvelden toevoegen en meteen verzenden. Als je de inhoud wilt bewerken, open dan het document, klik op de inhoud en selecteer Bewerkbaar maken.
Opmerking: De nieuwe uploadervaring wordt geleidelijk uitgerold. Het kan zijn dat je het niet meteen in je account ziet.
Eerdere ervaring: Het systeem vraagt je om het bestand te converteren bij het uploaden. Selecteer Bewerkbaar maken om inhoud te bewerken in PandaDoc, of Overslaan om het als een statisch document te uploaden.
Als je geen wijzigingen in de geüploade inhoud in de PandaDoc editor hoeft aan te brengen, maar alleen invulvelden voor je ontvangers wilt toevoegen, kun je de bestandsconversie overslaan .
Begin met een sjabloon of een leeg document.
Selecteer een sjabloon op de tabbladen Voorgesteld, Mijn sjablonen of Sjablonengalerij en selecteer vervolgens Doorgaan. Om te beginnen met een leeg canvas, selecteer je Leeg document.
Als je een sjabloon selecteert, wordt de geleide creatiestroom geopend met een stapindicator bovenaan (bijv.). Stap 1 van 4). Het aantal stappen hangt af van hoe de workflow van het sjabloon is geconfigureerd. Je kunt op elk moment de stapindicator selecteren om alle stappen te bekijken en direct naar een bepaalde stap te springen.
Opmerking: Wijzigingen die via Document bewerken binnen de begeleide flow worden aangebracht, zijn alleen van toepassing op dat document. Om de sjabloon permanent bij te werken, gebruik je Document bewerken in de sjablooninstellingenweergave en selecteer je Wijzigingen opslaan als je klaar bent.
Volg de geleide creatiestroom
Nadat je een sjabloon of leeg document hebt geselecteerd, opent de geleide creatiestroom. De stapindicator bovenaan toont je huidige positie en het totale aantal stappen — het exacte aantal hangt af van de workflow van het sjabloon. Selecteer op elk gewenst moment de stapindicator om alle stappen te zien en direct naar een stap te springen.
Stap 1 - Gegevens ophalen uit integratie (indien geconfigureerd in de sjabloon) Als je sjabloon een CRM-integratiestap bevat, verschijnt deze als eerste. Selecteer een record uit je CRM — zoals een contactpersoon of deal — om automatisch documentvariabelen zoals naam, bedrijf en dealbedrag in te vullen. Selecteer Overslaan om deze stap over te slaan.
Stap 2 - Ontvangers toevoegen (altijd aanwezig) Wijs ontvangers toe aan je document. Bij sjablonen worden ontvangers toegewezen aan vooraf gedefinieerde rollen (zoals Klantondertekenaar).
Zoek voor lege documenten op naam, e-mail of groep, of selecteer maak nieuw contact. Je kunt in deze stap ook de ondertekeningsvolgorde instellen en de machtigingen voor ontvangers beheren aanpassen.
Middelste stappen (specifiek voor een sjabloon, indien geconfigureerd) Afhankelijk van de workflow van het sjabloon kun je ook stappen zien om ontbrekende variabele informatie in te vullen of ter goedkeuring in te dienen. Selecteer Sla over bij een optionele stap.
Laatste stap: levering en instellingen configureren. Controleer en configureer vóór verzending:
Documentnaam — hernoem indien nodig (mag niet langer zijn dan 250 tekens)
Van — selecteer van welk teamlid het document wordt verzonden
Verzenden naar — bevestig de ontvangers en hun rol
E-mailonderwerp — pas de onderwerpregel van de notificatie-e-mail aan
E-mailbericht — voeg een optioneel bericht toe aan de ontvangers
Selecteer ' Document verzenden ' in de rechterbovenhoek om te verzenden, of selecteer het linkpictogram ernaast om een deelbare link te genereren.
Navigatietips:
Selecteer Skip om een optionele stap te omzeilen
Selecteer 'Document bewerken ' in de rechterbovenkop om de volledige editor op elk moment te openen
Selecteer Document openen onderaan de preview om het document inline te openen
Opmerking: Als je begint met een geüpload bestand, volg je dezelfde geleide stroom - te beginnen met Ontvangers toevoegen. Je kunt ook direct invulbare velden toevoegen in de documenteditor door ze te slepen vanuit het paneel Velden aan de rechterkant.
Om contentblokken toe te voegen, selecteer je de "+" knop aan de linkerkant van het document en kies je het gewenste blok. U kunt ook Invoegen > selecteren en vervolgens het gewenste blok onder Inhoud kiezen.
Inhoud toevoegen aan een bestaand document
Om een bestand toe te voegen aan een document dat je al hebt gemaakt, open je het document en selecteer je het + pictogram bovenaan de pagina, waarna je Bestand uploaden kiest.
Veelvoorkomende uploadproblemen
Je document wordt mogelijk niet geüpload als:
Het bestand is beveiligd met een wachtwoord
Het bestand is groter dan 50 MB of 2.000 pagina's
Het formaat is .doc, .xls, of .ppt van Microsoft Office 95 of ouder
De PDF heeft meerdere lagen — vlak de PDF af voordat je hem uploadt