Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-pakketten
Je kunt een geautomatiseerde interne workflow instellen om documenten naar aangewezen goedkeurders te sturen voordat je ze naar je ontvangers verzendt.
Ga naar:
Video-overzicht:
Een goedkeuringsproces gebruiken
Opmerking: De accounteigenaar, beheerders of managers binnen een Werkruimte kunnen het workflow beheren en optreden als documentgoedkeurder (als ze als goedkeurder zijn geselecteerd). Leden kunnen het Goedkeuringsproces niet beheren of optreden als goedkeurder. Gebruikers met een Collaborator-rol kunnen geen documenten goedkeuren of ter goedkeuring verzenden.
De functie voor het Goedkeuringsproces is ingeschakeld en wordt beheerd op sjabloonniveau.
Open een sjabloon, ga naar de tabblad Rollen beheren en klik op de schakelaar "Goedkeuring vereist".
Je kunt ook het tabblad Workflow in het rechterpaneel selecteren en de Goedgekeurd-schakelaar inschakelen om goedkeuringen in te stellen.
Om een goedkeurder toe te voegen, begin je hun naam of e‑mailadres te typen in de pop‑up
Om een groep goedkeurders toe te voegen, klik je op +Groep goedkeurders toevoegen, geef je deze een naam en voeg je je goedkeurders toe
Klik op Opslaan wanneer je klaar bent
Let op: Een lid van een goedkeuringsgroep keurt het document goed namens de groep.
Je kunt een goedkeuringsvolgorde instellen en dezelfde goedkeurder meerdere keren toevoegen als je wilt dat deze het document in meerdere fasen controleert.
Opmerking: Je kunt dezelfde groep goedkeurder niet opnieuw gebruiken in andere sjablonen, je moet hem opnieuw aanmaken.
Om je workflow-instellingen te controleren, ga je naar je sjabloon/document, ga vervolgens naar het tabblad Rollen beheren en klik je op Goedkeuringsproces weergeven.
Gebruikers toestaan om documentgoedkeurders te selecteren
Je kunt een goedkeuringsgroep maken met zoveel goedkeurders als je nodig hebt en de documentsjabloon vervolgens toestaan om één goedkeurder uit de lijst te selecteren.
Hiervoor selecteer je Goedkeuringsgroep maken, selecteer je goedkeurders in de vervolgkeuzelijst en selecteer je vervolgens Documentverzender machtigen om goedkeurder te selecteren. Deze optie biedt flexibiliteit binnen één sjabloon en zorgt ervoor dat alleen de juiste persoon het verzoek ontvangt en het document goedkeurt.
Opmerking: Als deze instelling is uitgeschakeld, ontvangen alle fiatteurs binnen de groep een e‑mailmelding om het document goed te keuren. Slechts één goedkeuring is nodig om het document goed te keuren.
Zodra het document klaar is om ter goedkeuring te worden verzonden, moet de verzender één fiatteur uit de lijst selecteren. Deze fiatteur ontvangt vervolgens een e-mailmelding om het document goed te keuren.
Workflow en goedkeurders bewerken/verwijderen
Opmerking: Beheerders en gebruikers met de relevante machtiging kunnen goedkeuringen beheren namens anderen.
Om het Goedkeuringsproces te bewerken, ga je naar je sjabloon of conceptdocument, ga vervolgens naar het tabblad Rollen beheren en klik op Goedkeuringswerkstroom instellen.
Klik op het prullenbakpictogram om een individuele goedkeurder of een hele groep te verwijderen.
Gebruik de schakelaar om het goedkeuringsproces in je sjabloon/document uit te schakelen.
Opmerking: Gebruikers met een beheerder-, manager-, of aangepaste rol met de machtiging "Mag goedkeuringswerkstromen maken en bewerken" kunnen goedkeuringen bewerken in conceptdocumenten.
Wat gebeurt er als een fiatteur uit een Werkruimte wordt verwijderd?
De goedkeurder moet uit de workflow worden verwijderd voordat hij of zij uit de Werkruimte wordt verwijderd. Als dat niet gebeurt, moet een gebruiker met een beheerder- of manager-rol in het account het goedkeuringsproces bewerken voordat het document ter goedkeuring wordt verzonden, anders blijft de goedkeurder in het Goedkeuringsproces en blijven documenten vastzitten in het goedkeuringsproces. Neem contact met ons op als je document vastzit.
Documenten ter goedkeuring verzenden
Zodra een document is aangemaakt, stuurt de documentmaker het ter goedkeuring voordat het naar de ontvanger wordt verzonden.
De documentstatus verandert in "Te goedkeuren" en de accordeur ontvangt de e-mailmelding. Ze kunnen het document openen via de e-mailmelding of vanuit hun inbox in PandaDoc en zien dan twee opties: Goedkeuren of Afwijzen. Accordeurs kunnen ook een begeleidend commentaar toevoegen voor de maker van het document.
Zodra de fiatteur het document afwijst of goedkeurt, ontvangt de maker van het document een e-mailmelding samen met de opmerking (indien van toepassing).
De documentstatus wordt Goedgekeurd of Afgewezen. Als deze is goedgekeurd, kan het document worden verzonden.
Opmerking: De goedkeurder of de documentauteur kan het document verzenden zodra het is goedgekeurd.
Als het is afgewezen, moet het document worden bewerkt en opnieuw ter goedkeuring worden verzonden.
Het tabblad 'Laatste activiteit' in Documentgegevens toont goedkeuringsgebeurtenissen.
Goedkeuren namens andere goedkeurders
Als een fiatteur niet beschikbaar is (bijv. met verlof), kunnen beheerders en gebruikers met de aangepaste rolmachtiging "Kan goedkeuren namens alle andere goedkeurders" documenten namens hen goedkeuren.
Goedkeuren namens iemand anders:
Open het document dat op goedkeuring wacht.
Klik op Goedkeuren in het bovenste paneel.
(Optioneel) Voeg een opmerking toe om de reden voor goedkeuring namens hen aan te geven.
Het Auditspoor van het document, de meest recente activiteit en de tijdlijn op de startpagina laten zien dat de beheerder (of gemachtigde gebruiker) het document heeft goedgekeurd namens de oorspronkelijke goedkeurder.
Voorwaardelijke goedkeuringen
Beschikbaar voor: Business*- en Enterprise-pakketten
* Deze functionaliteit is beschikbaar als betaalde invoegtoepassing in ons Business-pakket.
Met onze functie voor voorwaardelijke goedkeuringen kun je het goedkeuringsproces voor je document automatiseren. Goedkeurders ontvangen een document alleen als aan de voorwaarden wordt voldaan die in het sjabloon zijn ingesteld. Als niet aan een voorwaarde wordt voldaan, wordt het document automatisch naar de status goedgekeurd verplaatst.
Je kunt een voorwaarde instellen voor:
Documentwaarde
Kortingsregel
Totale korting
Regelartikeltotaal korting
Elke offertevariabele (beschikbaar voor PandaDoc CPQ gebruikers)
Voorwaardelijke goedkeuringen instellen
Om voorwaarden in te stellen voor je Goedkeuringsproces, open je eerst je sjabloon en volg je vervolgens deze stappen:
Kies het verticale beletseltekenmenu bovenaan de pagina en kies vervolgens Workflow in de vervolgkeuzelijst
Schakel op de tegel Goedgekeurd de schakelaar in om toegang te krijgen tot de goedkeuringsinstellingen
Individuele goedkeurders of een goedkeuringsgroep toevoegen
Klik op de knop +Voorwaarde toevoegen en voeg vervolgens een of meer voorwaarden toe
Klik op Opslaan
Tip: Je kunt afzonderlijk verschillende voorwaarden instellen voor individuele fiatteurs, of je kunt bepaalde fiatteurs zonder voorwaarden laten als zij elk document moeten fiatteren.
Tip: Stel een goedkeuringsvolgorde in als je wilt dat het document slechts naar één goedkeurder tegelijk gaat.
Opmerking: Omdat de valuta voor voorwaardelijke goedkeuring wordt bepaald door de valutawaarde van het document, wordt de valuta voor voorwaardelijke goedkeuring hiermee gesynchroniseerd als je de valutawaarde van het document wijzigt.
Klik hier om meer te weten over voorwaardelijke goedkeuringen met een Offertetool-blok.
Aanvullende voorwaardelijke logica en stringbewerkingen
We hebben geavanceerdere logica voor voorwaardelijke goedkeuringen geïntroduceerd, zodat je meer flexibiliteit hebt bij het routeren van documenten.
Ondersteunde tekenreeksbewerkingen
Je kunt nu de volgende operatoren gebruiken bij het instellen van voorwaarden:
Bevat
Bevat niet
Is gelijk aan
Niet gelijk aan
Deze zijn vooral handig voor voorwaarden op basis van offertevariabelen, zoals klantsegment of regio.
Voorbeeld: Activeer een goedkeuring alleen als de waarde van de offertevariabele "Customer segment" Bevat "Enterprise".
EN- EN OF-LOGICA GEBRUIKEN
Naast het gebruik van de OF-operator om te bepalen wanneer een voorwaardengroep een goedkeuring moet activeren, kun je nu ook EN-logica gebruiken.
Opmerking: Er kan slechts één type logische operator (AND of OR) worden toegepast op alle voorwaarden binnen dezelfde goedkeuringsstap.
Dit betekent:
Je kunt een regel maken waarvoor alle voorwaarden waar moeten zijn (EN), of
Een regel waarvoor een van de voorwaarden waar moet zijn (OF),
Maar je kunt AND en OR niet combineren binnen één enkele goedkeuringsvoorwaarde-groep.
Wanneer je voorwaarden toevoegt of bewerkt, selecteer je de gewenste logica in de vervolgkeuzelijst bovenaan de voorwaardenlijst.
Goedkeuringen bijhouden
Auditspoor en het tegel Laatste activiteit volgen allebei de goedkeuringsstatus van een document, bijvoorbeeld wanneer goedkeuring automatisch wordt overgeslagen of wanneer een document is goedgekeurd.