Beschikbaarheid: Starter*, Business* en Enterprise verpakt
* Overeenkomstverlengingen worden geleidelijk uitgerold naar Starter en Business pakket. Als je het nog niet ziet, komt het binnenkort.
Wie ontvangt verlengingsmeldingen
E-mails voor verlengingsmeldingen gaan alleen naar de document eigenaar — de persoon die de document in PandaDocheeft gemaakt of eigenaar is.
Opmerking: documentontvangers (tegenpartijen, ondertekenaars) ontvangen geen verlengingsmeldingen. Renewal Smelting vindt alleen intern plaats.
Verlenging van Overeenkomsten uitschakelen of inschakelen
Contractverlengingen zijn een verlengstuk die door de accounteigenaar aan of uit kan worden gezet voor uw werkruimte.
Opmerking: Bij sommige nieuwere accounts zijn overeenkomstverlengingen standaard ingeschakeld als onderdeel van de AI CLM-uitrol.
Om het uit te schakelen of opnieuw in te schakelen:
Ga naar Extensies.
Vind Overeenkomstverlengingen in de lijst. Link naar de extensie.
Selecteer de Installeren/Verwijderen als je één werkruimte hebt. Als je er meerdere hebt, selecteer dan werkruimte, vink/ontvink dan de werkruimte en selecteer wijzigingen opslaan.
Opmerking: Alleen de accounteigenaar kan Extensies in- en uitschakelen.
Hoe verlengingsdata worden vastgesteld
Er zijn twee manieren waarop een verlengingsdatum op een document terechtkomt: AI stelt het automatisch in, of je stelt het handmatig in.
Als je account AI Data Extraction heeft ingeschakeld, leest de AI elk geüpload of geïmporteerd contract en stelt de verlengingsdatum voor je in — er is geen handmatige installatie nodig. Zodra de verlengingsdatum is ingesteld, wordt de verlengingsmelding automatisch ingeschakeld voor dat document.
De AI berekent de verlengingsdatum met behulp van de eerste matchingregel die het vindt:
Wat de AI vindt in het contract | Hoe het de verlengingsdatum vaststelt |
Een houdbaarheidsdatum | Gebruikt die datum direct |
Een overeenkomst datum + initiële termijn | Overeenkomst datum + termijn lengte |
Alleen een initiële termijn lengte | Voltooiingsdatum van het document + termijn lengte |
Opmerking: Als de AI alleen een overeenkomst vindt zonder vervaldatum of looptijd, stelt hij niet automatisch een verlengingsdatum in. Je kunt het handmatig instellen (zie hieronder).
Opmerking: Automatische verlengingsdatum instellen vereist dat zowel de Overeenkomst Vernieuwingen als AI Data Extraction actief zijn op je account.
Stel handmatig een verlengingsdatum in
Je kunt verlengingsinstellingen instellen of overrulen op elk document of sjabloon, ongeacht of AI Data Extraction is ingeschakeld.
Op een sjabloon
Stel de verlengingsinstellingen in op sjabloonniveau zodat elke document die van dat sjabloon wordt aangemaakt ze automatisch erft.
Open je sjabloon in bewerkingsmodus.
Selecteer het Bestandsmenu linksboven.
Ga naar sjabloon > Renewal.
Kies onder de Verlengingsdatum een van de volgende:
Niet vastgesteld — geen verlengingsdatum
Na document voltooiing — verlenging wordt X maanden na voltooiing van de document geactiveerd
Zet het vernieuwen van melding aan als je wilt dat de document eigenaar een e-mailmelding ontvangt.
Stel het aantal dagen vóór de verlengingsdatum in waarop de melding verzonden moet worden.
Selecteer Toepassen om op te slaan.
Op een individueel document
Open je document in bewerkingsmodus.
Selecteer het Bestandsmenu linksboven.
Ga naar documenteren > Verlenging.
Kies onder de Verlengingsdatum een van de volgende:
Niet vastgesteld — geen verlengingsdatum
Na document voltooiing — verlenging wordt X maanden na voltooiing van de document geactiveerd
Op een specifieke datum — kies een exacte datum uit de datumkiezer
Automatische datum — gebaseerd op door AI geselecteerde document verlengings- of vervaldatum.
Zet het vernieuwingsmelding aan en stel de waarde van de dagen van vóór in indien nodig.
Selecteer Toepassen om op te slaan.
Opmerking: De verlengingsdatum kan alleen op een specifieke datum in het document worden ingesteld.
Voordat je een document verstuurt
Je kunt ook de verlengingsinstellingen instellen vanuit de verzonden flow:
Open het tabblad Vernieuwen onder documentinstellingen in de stap Bezorging en instellingen configureren.
Zet Vernieuwingen aan.
Kies een optie voor verlengingsdatum en stel de tijd voor de melding in.
Selecteer Klaar.
Bekeken aankomende verlengingen
Selecteer in je document -lijst het tabblad Aankomende verlengingen om alle documenten met een naderende verlengingsdatum te zien.
Beweeg met de muis over een datum om de exacte tijd te zien.
Gebruik de Filter-knop om de lijst te verfijnen op verlengingsdatumbereik, status, eigenaar, tegenpartij of andere datavelden.
