Partilhar documentos com os colaboradores
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).Disponibilidade: planos Essentials, Business e Enterprise
Partilhar um documento é a forma ideal de colaborar facilmente com colegas noutros espaços de trabalho ou que tenham permissões mais limitadas – ou mesmo com colegas que não tenham uma licença PandaDoc.
Nota:
Pode convidar os utilizadores para colaborar em documentos em qualquer estado. Pode adicionar até 20 colaboradores à sua conta.Convidar colaboradores externos
Este recurso é especialmente útil quando quiser convidar alguém fora da sua conta PandaDoc para aceder ao seu documento e sugerir melhorias – tudo sem comprar uma licença ou conceder acesso a outros documentos no mesmo espaço de trabalho.
Nota:
Qualquer utilizador com função de Membro, Gestor ou Administrador com permissão para visualizar documentos criados por outros utilizadores, pode convidar colaboradores.Os utilizadores convidados na função de Colaborador podem:
- Aceder, visualizar e comentar documentos partilhados
- Aceda à caixa de entrada e adicione a respetiva informação pessoal à conta em Definições > Informação pessoal
Para convidar alguém que não pertença à sua equipa, basta selecionar Convidar e escolher Colaborador no menu suspenso. A seguir, assim que a janela pop-up aparecer, introduza o endereço de e-mail correspondente, depois selecione Separador ou Enter. Por fim, selecione Enviar Convite.
Os utilizadores externos também podem solicitar o acesso a um documento, caso recebam uma hiperligação. Um Administrador receberá uma notificação por e-mail e poderá autorizar o acesso.
Assim que selecionar Enviar convite, o utilizador será adicionado à lista de colaboradores, aí poderá modificar a respetiva permissão.
Por defeito, o seu colaborador externo será convidado para o documento com o nível de permissão de "Visualizar e comentar". Assumirão o papel de Colaborador no espaço de trabalho, e terão uma licença de Convidado.
Visualização do colaborador:
Nota:
Será necessária uma licença Standard, para que o seu colaborador externo tenha permissão de editar. Se alterar a permissão para "Pode editar" num documento, continuarão a ter a função de Colaborador sem acesso a modelos e documentos criados por outros utilizadores. Pode alterar facilmente a sua função e licença em Configurações de Equipa.
Aviso:
Se a sua conta não tiver uma licença não utilizada, será aplicada uma taxa adicional.Após selecionar Enviar convite, o seu colaborador externo receberá uma notificação por e-mail com uma hiperligação para o documento. Esta hiperligação permite que se integrem no seu espaço de trabalho facilmente com uma licença de Convidado e poderão visualizar o documento após criarem o respetivo perfil de convidado.
Convidar colaboradores internos
Pode conceder a qualquer utilizador da sua conta acesso a um documento específico – independentemente dos respetivos espaço de trabalho ou função.
Há dois tipos de permissões para colaboradores num documento:
- Podem visualizar e comentar
- Podem editar
Para partilhar um documento com os seus colegas, selecione Convite no topo da página, e depois Colaborador no menu suspenso. Na janela pop-up, selecione os seus colegas no menu suspenso, ou introduza os nomes para filtrar a lista. Após adicionar todos os colaboradores, selecione Enviar convite.
Após selecionar Enviar convite, pode alterar as respetivas permissões para "Pode visualizar e comentar" ou "Pode editar", e cada um dos seus colaboradores receberá uma notificação por e-mail com uma hiperligação para o documento.
Quando convidar colaboradores de outro espaço de trabalho, estes serão adicionados ao documento com a permissão predefinida "Pode visualizar e comentar", e terão uma função de Colaborador no seu novo espaço de trabalho.
Nota:
Convidar colaboradores de outros espaços de trabalho não implicará custos adicionais, pois já têm uma licença na sua conta.Se convidar utilizadores do espaço de trabalho onde se encontra o documento, o seu nível de permissão corresponderá à respetiva função na conta. Por exemplo, se um colega tem uma função de Administrador ou Gestor, ser-lhe-á concedida a permissão predefinida "Pode editar". A permissão predefinida para a função de Membro será "Pode visualizar e comentar" (Clique aqui para saber mais sobre as funções de conta).
Pode alterar as permissões a qualquer momento após convidar os colaboradores.
Aviso:
Qualquer alteração nas permissões não será aplicada até que o colaborador atualize a página.Os colaboradores podem encontrar os documentos para os quais foram convidados na pasta "Partilhados comigo", no separador Documentos.
Se quiser alterar a função de um utilizador existente para Colaborador, pode fazê-lo nas definições da Equipa ou no painel de Administração. Assim que o papel de um utilizador for alterado desta forma, este deixará de ter acesso ao Painel, Contactos, Biblioteca de Conteúdos, Modelos e Documentos. No entanto, continuarão a ter acesso aos documentos que criaram, bem como aos documentos partilhados com eles.
Saiba como partilhar pastas de documentos com os colaboradores, aqui.