Salesforce Classic

Dostępność:

PandaDoc: plan Enterprise

Salesforce: „Essentials”, „Professional”, „Enterprise”, „Unlimited” lub „Developer Edition”.

Jakie działania są dostępne na skutek integracji?

• Tworzenie i wysyłanie dokumentów z szans, potencjalnych klientów, kontaktów, kont lub niestandardowych rekordów obiektów w Salesforce.
• Ściąganie danych o rekordach Salesforce do dokumentów PandaDoc.
• Automatycznie wypełnianie tabeli z cennikami z wykorzystaniem produktów Salesforce.
• Używanie kontaktów Salesforce jako adresatów dokumentów.
• Synchronizacja danych między Salesforce i PandaDoc (niedostępne w wersjach Group i Professional)

Więcej informacji znajdziesz tutaj

Łączenie PandaDoc z Salesforce

1. W aplikacji PandaDoc kliknij kolejno opcje Settings (Ustawienia)  API & Integrations (API i integracje)  Salesforce. Następnie wybierz, czy integracja ma być włączona w obrębie Sandbox (Piaskownica) czy Production environment (Środowisko produkcyjne). 
2. Na tym etapie może być konieczne zalogowanie się do Salesforce. Kliknij opcję Allow (Zezwól), aby autoryzować dostęp PandaDoc do Salesforce.
3. Konto PandaDoc jest teraz połączone z Salesforce. Przejdź do instalacji pakietu PandaDoc w AppExchange, jak opisano w następnej części.

Instalowanie pakietu PandaDoc w AppExchange

1. Zaloguj się do konta Salesforce: https://login.salesforce.com/
2. Naszą aplikację można znaleźć w witrynie SFDC AppExchange.
3. Kliknij opcję Get It Now (Pobierz teraz).
4. Kliknij kolejno opcje Install for All Users (Zainstaluj dla wszystkich użytkowników) i Upgrade/Install (Uaktualnij/zainstaluj).
5. Wybierz opcję Yes, grant access to these third-party web sites (Tak, przyznaj dostęp tym witrynom internetowym innych firm) i kliknij opcję Continue (Kontynuuj).
6. Proces instalacji rozpocznie się i może trochę potrwać. Kliknij opcję Done (Gotowe) po zakończeniu.

Konfigurowanie modułu PandaDoc w rekordzie Salesforce.

Więcej informacji na temat dodawania modułu PandaDoc do obiektu niestandardowego znajdziesz tutaj.

1. Przejdź do dowolnego rekordu w Opportunity (Szansa) i kliknij opcję Edit Layout (Edytuj układ). W module Opportunity Layout (Układ szans) w górnej części strony przejdź do opcji Fields (Pola) i wyszukaj pozycję Sections (Sekcje).
2. Kliknij i przeciągnij sekcję do miejsca, w którym aplikacja PandaDoc ma wyświetlać układ szans. Po dodaniu skonfiguruj właściwości sekcji. Nazwij nową sekcję „Dokumenty PandaDoc”. Dla układu skonfiguruj opcję 1-Column (1 kolumna) i kliknij OK.
3. Wróć do modułu Opportunity Layout (Układ szans) powyżej. Odszukaj opcję Visualforce Pages (Strony Visualforce) po lewej stronie i przeciągnij element PandaDoc do uprzednio utworzonej sekcji.
4. Po prawej stronie kliknij opcję Properties (Właściwości) i ustaw wartość Height (in pixels) (Wysokość (w pikselach)) na co najmniej 500. Im większa wartość, tym większy będzie moduł wyświetlany w Salesforce.
5. W module Opportunity Layout (Układ szans) powyżej kliknij opcję Save (Zapisz) i zaczekaj, aż zakończy się zapisywanie układu.
6. Przejdź do dowolnego obiektu w Opportunities (Szanse) i sprawdź, czy jest tam moduł PandaDoc Documents (Dokumenty PandaDoc).

Przekazywanie danych z SFDC do PandaDoc

Aby przekazać dane z Salesforce do dokumentu PandaDoc, najpierw należy utworzyć szablon i skonfigurować go za pomocą zmiennych (podobnie jak pola scalania). Więcej informacji na temat zmiennych znajdziesz tutaj.

Przekazywanie pól Salesforce do aplikacji PandaDoc (za pomocą zmiennych)

Przed skonfigurowaniem szablonu za pomocą zmiennych utwórz listę zmiennych dla każdego obiektu, który będzie używany w PandaDoc.

1. W tym celu kliknij symbol + i przejdź do opcji Pandadoc Setup (Konfiguracja Pandadoc). Przewiń w dół do opcji Salesforce to PandaDoc data flow (Przepływ danych z Salesforce do PandaDoc) i kliknij opcję Configure objects (Konfiguruj obiekty).
2. Następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz zmodyfikować listę zmiennych. Jeśli aplikacja PandaDoc jest zainstalowana w innym obiekcie, kliknij opcję Add object (Dodaj obiekt).
3. Po prawej stronie pojawi się domyślna lista zmiennych. Aby dodać więcej elementów, zaznacz pola, które chcesz dodać do listy zmiennych i kliknij opcję Save (Zapisz).
4. Otwórz szablon PandaDoc w osobnym oknie przeglądarki, a następnie skopiuj i wklej nazwy zmiennych wraz z nawiasami kwadratowymi do szablonu.

Podczas tworzenia dokumentu z Salesforce przy użyciu tego szablonu zmienne zostaną wypełnione informacjami z systemu CRM.

Można też przejrzeć listę zmiennych wraz z danymi, które będą przekazywane w rekordzie Salesforce.

1. Otwórz rekord Salesforce, przewiń w dół do aplikacji PandaDoc, kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu modułu i wybierz opcję Variables (Zmienne) — te właśnie treści można przekazać.
2. Otwórz szablon PandaDoc w osobnym oknie przeglądarki, a następnie skopiuj i wklej nazwy zmiennych wraz z nawiasami kwadratowymi do szablonu.

Przekazywanie adresatów z Salesforce do PandaDoc

Salesforce domyślnie wypycha następujące informacje o odbiorcy w zależności od obiektu, w którym jest moduł PandaDoc:

• Z szansy: dane kontaktowe roli
• Z konta: dane kontaktowe + możliwe do wypchnięcia informacje o koncie
• Z potencjalnego klienta: informacje o potencjalnym kliencie
• Z kontaktu: dane kontaktowe

Można skonfigurować, które pole z Salesforce będzie mapowane do roli w PandaDoc, jak również ustawić, które pola będą wysyłane jako następujące parametry:

• Imię
• Nazwisko
• E-mail
• Pole firmy
• Pole numeru telefonu
• Pole roli

1. Przejdź do opcji Pandadoc Configure Recipients (Konfiguracja adresatów PandaDoc).
2. Wyświetli się domyślne mapowanie dla domyślnych obiektów. Można je zmienić lub dodać nowe mapowanie dla obiektów niestandardowych.

Aby system PandaDoc automatycznie mapował odbiorcę do określonej roli, są potrzebne 2 rzeczy:

• Pole roli skonfigurowane w mapowaniu odbiorców
• Identyczne nazwy ról w Salesforce i szablonie PandaDoc.

Gdy konfiguracja będzie prawidłowa, aplikacja PandaDoc wstawi odpowiedniego adresata do właściwej roli podczas tworzenia dokumentów.

Jeśli generujesz dokumenty z oferty lub sprawy, być może korzystasz z pola wyszukiwania do konkretnego rekordu kontaktu. Możesz określić, które pola wyszukiwania mają być wykorzystywane jako odbiorcy, przechodząc do konfiguracji PandaDoc przewijając w dół do ustawień dostosowywania obiektów. Znajdź obiekt do skonfigurowania i kliknij przycisk konfiguracji po prawej stronie.

Następnie wybierz pole, które ma być wykorzystywane jako odbiorca i kliknij przycisk Save (Zapisz). Maksymalnie można wybrać pięć pól.

Następnie skonfiguruj mapowanie odbiorcy. I to wszystko!

Filtrowanie odbiorców

Można filtrować kontakty przekazywane do dokumentów PandaDoc jako odbiorcy na podstawie pól tak/nie w rekordzie (tzw. pól wartości logicznych).

1. Kliknij kolejno symbol +  PandaDoc Configure Recipients (Konfiguracja adresatów PandaDoc).
2. Przewiń w dół do opcji „Recipients Filtering” (Filtrowanie odbiorców).
3. Kliknij „Enable Filtering” (Włącz filtrowanie).
4. Wybierz pole, na podstawie którego będą filtrowani odbiorcy wartości.
5. Wybierz wartość pola, na podstawie której będą filtrowani odbiorcy: prawda — tak, fałsz — nie.

Jeśli skonfigurowano mapowanie odbiorców dla kont, można skonfigurować je tak, aby przekazywało informacje o koncie (e-mail, telefon itp.) do PandaDoc jako odbiorca.

W tym celu przejdź do konfiguracji PandaDoc - przewiń w dół do ustawień konstruktora JSON, obok nazwy obiektu konta kliknij przycisk „Setup” (Konfiguracja) - zaznacz pole obok „Send Account as recipient” (Wyślij konto jako odbiorca) i kliknij przycisk „Save” (Zapisz).

Jeśli masz sugestie dotyczące funkcji PandaDoc, podziel się swoim pomysłem za pomocą portalu sugestii lub napisz na adres support@pandadoc.com.

Przekazywanie informacji z Salesforce do PandaDoc (za pośrednictwem pól)

Dane można przekazywać do pól PandaDoc podobnie jak w przypadku zmiennych. Jednak w przeciwieństwie do zmiennych nie trzeba wstawiać nawiasów kwadratowych.

Z listy tokenów skopiuj token bez nawiasów kwadratowych do pola scalania.

Po wysłaniu dokumentu odbiorca zobaczy wstępnie wypełnione dane i będzie mógł zaktualizować to pole, o ile zostało ono do niego przypisane.

Przekazywanie danych produktów z Salesforce do aplikacji PandaDoc.

Aplikację PandaDoc można skonfigurować w taki sposób, aby wybierała produkty z szans, potencjalnych klientów, kontaktów lub konta i dodawała je do tabeli z cennikiem w dokumencie.

Aby zapewnić jeszcze dokładniejsze przekazywanie danych, można zamapować pola produktów obiektu do pól tabeli z cennikiem PandaDoc.

1. Kliknij kolejno opcje PandaDoc Setup (Konfiguracja PandaDoc)  Configure Pricing Items (Konfiguruj pozycje cenowe).
2. Dodaj obiekt, z którego chcesz przekazać dane, wskaż konkretne pola do zamapowania do tabeli z cennikiem PandaDoc, a następnie kliknij opcję Save (Zapisz).
3. Poniżej w sekcji sortowania pozycji cen można ustawić kolejność, w jakiej produkty mają być wyświetlane w tabeli z cennikiem PandaDoc.

Teraz wystarczy sprawdzić, czy Twoja szansa, potencjalny klient, kontakt lub konto zawierają produkty. Następnie otwórz szablon PandaDoc, dodaj tabelę z cennikiem. W obszarze Properties (Właściwości) tabeli z cennikiem ustaw przełącznik Data merge (Scalanie danych) w pozycji ON (Włączony).

Przekazywanie pól niestandardowych produktów do tabeli z cennikiem

Czasami trzeba przekazać więcej niż standardowy zestaw pól produktów.

1. Najpierw dodaj pola produktów z obiektu szans do listy tokenów/zmiennych, klikając kolejno opcje PandaDoc Setup (Konfiguracja PandaDoc)  Configure tokens (Konfiguruj tokeny).  Wybierz produkt z obiektu szans i zaznacz po prawej stronie pola do przekazania. Pojawią się one na liście tokenów po lewej stronie.
2. Kliknij Save (Zapisz). To koniec konfiguracji!
3. Tabela z cennikiem w szablonie musi mieć włączoną opcję automatycznego importu.
4. Podczas tworzenia dokumentu z szablonu kliknij znak plusa po prawej stronie tabeli z cennikiem.
5. Wybierz niestandardowe pola produktów w obszarze Add hidden (Dodaj ukryte).

Jeśli dodawanie pól niestandardowych z ukrytych kolumn przy każdym tworzeniu dokumentu wydaje się zbyt skomplikowane, jest na to sposób.

1. Utwórz dokument i odkryj niestandardowe pola produktów.
2. Następnie kliknij pionowy wielokropek w prawym górnym narożniku i wybierz Convert to Template (Konwertuj do szablonu). Nowy szablon zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki.
3. W szablonie można usunąć produkty z tabeli z cennikiem, ale należy zachować kolumny pól niestandardowych.
4. Użyj tego szablonu, gdy następnym razem otworzysz dokument z Salesforce. Kolumny zostaną wypełnione wartościami pól niestandardowych produktów.

Tworzenie i wysyłanie dokumentów

Po utworzeniu i skonfigurowaniu szablonu można przystąpić do tworzenia i wysyłania dokumentów z Salesforce.

1. Przejdź do rekordu, przewiń w dół do modułu PandaDoc i kliknij opcję New Document (Nowy dokument).
2. Wybierz szablon i przypisz odbiorców do ról, jeśli istnieją.
3. Kliknij „Start editing” (Rozpocznij edycję) i sprawdź dokument: zmienne, treść, listę odbiorców, przypomnienia, a następnie wyślij dokument.
4. Teraz można wrócić do rekordu w Salesforce i śledzić status dokumentu.
5. Po zakończeniu pracy nad dokumentem jego plik PDF pojawi się w obszarze Notes & Attachments (Uwagi i załączniki) rekordu.

Jeśli masz wiele obszarów roboczych i tworzysz dokumenty z obszaru szans lub kont w Salesforce, wówczas możesz ustawić opcję umożliwiającą wyświetlenie dokumentów ze WSZYSTKICH obszarów roboczych w module PandaDoc. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj. 

Łączenie dokumentu z szansą w Salesforce

Jeśli masz dokument utworzony w PandaDoc, który chcesz połączyć z szansą w Salesforce, mamy dla Ciebie rozwiązanie!

1. Na karcie PandaDoc otwórz dokument, a następnie kliknij ikonę Salesforce po prawej stronie. Dokument musi mieć status wersji roboczej. 
2. Kliknij „Link” (Połącz). Pojawi się monit o zalogowanie się na konto Salesforce.
3. Wybierz szansę z listy, a następnie kliknij „Link” (Połącz).
4. Po prawej stronie w obszarze informacji o szansie można zobaczyć jej datę utworzenia, status oraz łączną kwotę. Uwaga: aby w PandaDoc były wyświetlane najbardziej aktualne informacje o szansach, należy je odświeżać.
5. Teraz przejdź do rekordu szans Salesforce. Dokument zostanie wyświetlony w module PandaDoc, tak jakby został utworzony za pośrednictwem Salesforce.

Aby odłączyć dokument od szansy lub połączyć go z inną szansą, kliknij żądaną akcję na panelu integracji. Jeśli dokument został utworzony z innego obiektu (konto, kontakt itp.), nie można go odłączyć od tego obiektu i połączyć z szansą lub wyświetlić powiązanych informacji.

Aktualizowanie dokumentu wartościami pól z Salesforce

Jeśli informacje w rekordzie Salesforce zostaną zaktualizowane po utworzeniu dokumentu na jego podstawie, można zaktualizować dokument prawidłowymi wartościami:

1. W aplikacji PandaDoc przejdź do panelu Integrations (Integracje), klikając ikonę Salesforce po lewej stronie w dokumencie PandaDoc.
2. W obszarze danych dokumentu wybierz opcję „Import from CRM” (Import z CRM).
3. Zmienne zostaną zaktualizowane najnowszymi informacjami z Salesforce.
4. Z funkcji importowania z CRM można korzystać w dowolnym obiekcie w Salesforce: szansy, konta, potencjalnego klienta, kontaktu, obiektów niestandardowych.

Jeśli pole w Salesforce jest puste, odpowiednia zmienna nie zostanie odświeżona. 

Często zadawane pytania

Jak sprawdzić wersję integracji? 

Otwórz aplikację Salesforce, kliknij opcję Setup (Konfiguracja) w górnej części, wpisz treść „installed packages” (zainstalowane pakiety) w obszarze Quick find (Szybkie wyszukiwanie), a następnie kliknij sekcję Installed packages (Zainstalowane pakiety), która pojawi się w wynikach wyszukiwania. Znajdź PandaDoc wśród zainstalowanych aplikacji i sprawdź wersję w kolumnie Version number (Numer wersji).

Jak zapewnić zespołowi pomocy technicznej PandaDoc dostęp do mojego konta w Salesforce?

Zespół pomocy technicznej może poprosić o dostęp do konta w Salesforce, aby pomóc rozwiązać problem lub odpowiedzieć na pytanie. Nie należy udzielać dostępu, jeśli nasz zespół pomocy technicznej nie poprosi o to.

W Salesforce Lightning:

1. Zaloguj się do Salesforce, kliknij obraz (lub awatar) w prawym górnym narożniku, a następnie kliknij pozycję Settings (Ustawienia).
2. Po lewej stronie w małym polu wyszukiwania wpisz „grant” (udziel), a następnie kliknij poniżej pozycję Grant Account Login Access (Udziel dostępu do konta).

W Salesforce Classic:

1. Zaloguj się do Salesforce, a następnie kliknij pozycję My Settings (Moje ustawienia) w prawym górnym narożniku. (Ewentualnie kliknij imię i nazwisko, a następnie My Settings (Moje ustawienia)).
2. Po lewej stronie w małym polu wyszukiwania wpisz „grant” (udziel), a następnie kliknij poniżej pozycję Grant Account Login Access (Udziel dostępu do konta).

W opcji „Access duration” (Czas dostępu) w obszarze „PandaDoc Support” (Pomoc techniczna PandaDoc) wybierz 3 dni.

Następnie wyślij na adres e-mail naszego zespołu pomocy technicznej identyfikator organizacji Salesforce ze strony informacji o firmie. Kliknij następujące pozycje: Setup (Konfiguracja) Company profile (Profil firmy) Company information (Informacje o firmie) i znajdź identyfikator obok pozycji Salesforce Organization ID (Identyfikator organizacji Salesforce).

Rozwiązywanie problemów

Kliknij problem, aby rozwinąć rozwiązanie. 

Moduł PandaDoc jest pusty lub wyświetla następujący komunikat o błędzie: „Attempt to de-reference a null object” (Próba odwołania się do pustego obiektu). Wystąpił nieoczekiwany błąd.

Dzieje się tak, gdy obiekt, dla którego skonfigurowano zmienne, tabelę z cennikiem lub mapowanie odbiorców został usunięty, lub jego nazwa została zmieniona.

Aby to naprawić, należy wykonać następujące czynności:

1. Sprawdź, czy zainstalowano najnowszą wersję integracji.
2. Przejdź do obszaru konfiguracji PandaDoc, kliknij Configure Tokens (Konfiguracja tokenów), a następnie otwórz obiekt, który wyświetla komunikat o błędzie lub pusty ekran.
3. Dodaj nowe pole z lewej kolumny jako token/zmienną, a następnie kliknij Save (Zapisz).
4. Jeśli problem nadal występuje, przejdź do ustawień dostosowywania obiektów na stronie konfiguracji PandaDoc, a następnie kliknij Setup (Konfiguracja) obok obiektu, w którym jest wyświetlany błąd. 
5. Jeśli otworzy się pusta strona, usuń obiekt z listy, a następnie dodaj go ponownie.