Dostępność:
PandaDoc: plany Business roczny* i Enterprise roczny*
Salesforce: „Professional”, „Enterprise”, „Unlimited”, „Developer edition”, „Performance”.
*Ta integracja jest dostępna jako płatny dodatek.
Przejdź do:
Ostrzeżenie:
aby korzystać z wyzwalaczy synchronizacji, trzeba mieć dostęp do Salesforce API.
Uwaga:
W ustawieniach PandaDoc w sekcji ustawień wyzwalacza dokumentów, jeśli nie ma dostępnych sześciu wyzwalaczy opisanych poniżej, proszę upewnić się, że zainstalowana jest najnowsza wersja Salesforce. Dowiedz się, jak zainstalować najnowszy pakiet tutaj.
Deweloperzy mogą znaleźć tutaj dokumentację GitHub opisującą, jak skonfigurować niestandardowe klasy i wyzwalacze dla integracji PandaDoc z Salesforce.
Aby uzyskać dostęp do konfiguracji PandaDoc, kliknij Program uruchamiający aplikacje, a następnie wybierz Konfigurację PandaDoc z menu rozwijanego. Ustawienia PandaDoc zostaną otwarte w nowej karcie.
Możliwości importu
Uwaga:
dokument musi mieć status wersji roboczej dla tej funkcji.
Uwaga:
Ta funkcja jest dostępna dla użytkowników z rolą członka zespołu, menedżera, oraz administratora. Podczas używania spersonalizowanych roli proszę upewnić się, że włączono uprawnienie "Może wyświetlać i żądać integracji" dla roli, aby umożliwić użytkownikom łączenie dokumentów z Salesforce i importowanie danych.
Jeśli informacje w zapisach Salesforce zostaną zaktualizowane po utworzeniu dokumentu na podstawie tego zapisu, możesz zaktualizować dokument wprowadzając prawidłowe wartości:
W dokumencie przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę Salesforce po lewej stronie w dokumencie PandaDoc
W sekcji danych dokumentu wybierz opcję "Importuj z CRM".
Zmienne i produkty w kreatorze wyceny/cenniku zostaną zaktualizowane z najnowszymi informacjami z Salesforce pod warunkiem, że dokument został utworzony z funkcji Szansy sprzedaży. Lista produktów w PandaDoc będzie się zmieniać w zależności od dodawania lub usuwania produktów szansy sprzedaży.
Można użyć funkcji "Importuj z CRM" w dowolnym obiekcie w Salesforce: Szansa sprzedaży, Konto, Lead, Kontakt lub obiekty niestandardowe.
Jeśli pole w Salesforce jest puste, odpowiednia zmienna nie zostanie odświeżona.
Ostrzeżenie:
Nie można aktualizować pól PandaDoc ani zmiennych roli.
Możliwości eksportu
Zaktualizuj status szansy sprzedaży, po aktualizacji statusu PandaDoc.
Można skonfigurować automatyczne aktualizacje statusu szansy sprzedaży po zmianie statusu dokumentu PandaDoc.
Aby włączyć tę funkcję w Salesforce, wystarczy kliknąć „+” u góry, a następnie kliknąć Konfigurację PandaDoc. Przewinąć w dół do opcji Ustawienia wyzwalacza dokumentu. Można włączyć opcję Zmień wyzwalacz stanu szansy sprzedaży i kliknąć opcję Konfiguracja.
Następnie określ status z Dokumentu na status Szansy sprzedaży. Można to skonfigurować dla dowolnego dokument lub dla dokumentów utworzonych z określonego szablonu. Górna funkcja konfiguracji umożliwia ustawienie konfiguracji dla dowolnego dokumentu.
Można przewinąć w dół, aby skonfigurować konfigurację dla określonego szablonu. Dodaj identyfikator szablonu i kliknij przycisk Dodaj. (Aby znaleźć identyfikator szablonu, otwórz szablon i skopiuj identyfikator z linku na pasku adresu). Następnie skonfiguruj mapowanie poniżej i kliknij Zapisz. Mapowanie można utworzyć dla nieograniczonej liczby identyfikatorów szablonów.
Uwaga: Po skonfigurowaniu obu typów mapowania, określone mapowanie szablonu zastąpi mapowanie domyślne (tj. mapowanie dla wszystkich dokumentów).
Dodatkowe pomysły jak konfigurować status można przesłać na portal sugestii lub skontaktować się z nami.
Zapisz aktualizacje dokumentów w „Notatkach i załącznikach”
Możesz zapisać wszystkie aktualizacje dokumentów jako notatki w sekcji "Notatki i załączniki" na stronie Salesforce.
Aby włączyć tę funkcję w Salesforce, kliknij „+” u góry, a następnie kliknij „Konfiguracja PandaDoc ”. Przewiń w dół do „Ustawienia wyzwalacza dokumentu”, włącz „Wyzwalacz aktywności dokumentów” i kliknij „Konfiguracja”.
Aby zakończyć konfigurowanie wyzwalacza aktywności dokumentów, wybierz obiekt, w którym zainstalowano moduł PandaDoc i kliknij „Zapisz”.
W „Notatkach” są zapisywane następujące informacje:
{Użytkownik PandaDoc} utworzył dokument {nazwa dokumentu}.
{Użytkownik PandaDoc} wysłał dokument {nazwa dokumentu} do {Odbiorcy}.
Dokument {nazwa dokumentu} został przejrzany.
Dokument {nazwa dokumentu} został sfinalizowany.
Dokument {nazwa dokumentu} został podpisany przez {Nazwisko podpisującej osoby}.
Dokument {nazwa dokumentu} czeka na płatność.
Utworzono nową wersję dokumentu {nazwa dokumentu}. (pokazuje się, gdy dokument jest wysyłany i edytowany później)
Dokument {nazwa dokumentu} wygasł.
Dokument {nazwa dokumentu} został opłacony.
Dokument {nazwa dokumentu} został odrzucony.
Dokument {nazwa dokumentu} został usunięty.
Dodatkowe pomysły dotyczące zmian w Notatkach można przesłać na portal sugestii lub skontaktować się z zespołem pomocy technicznej PandaDoc.
Zapisywanie wersji PDF PandaDoc do „Załączników”
Można zapisać dokument PandaDoc w formacie PDF jako załącznik w sekcji "Notatki i załączniki" w Salesforce.
Aby włączyć tę funkcję w Salesforce, należy kliknąć „+” u góry, a następnie kliknąć „Konfiguracja PandaDoc”. Przewiń w dół do „Ustawienia wyzwalacza dokumentu”, włącz „Zapisz wersję PDF PandaDoc to Plików (nowa)” i kliknij „Konfiguracja”.
Uwaga:
Możesz sprawdzić https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 aby poznać różnicę między plikami a załącznikami.
Konfigurowanie statusów wyzwalających przesłanie pliku PDF.
Ponadto można skonfigurować format nazwy Załącznika. Aby to zrobić, skopiuj pola scalania/tokeny, np. [documentName], sugerowane po prawej stronie we wskazówkach narzędzia i wklej je do pola „Format nazwy załączników”.
Uwaga:
[dzisiaj] oznacza dzisiejszą datę, [teraz] dzisiejszą datę i godzinę.
Po zakończeniu kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać konfigurację.
Zaktualizuj produkty Szansy sprzedaży, gdy cennik PandaDoc lub kreator wyceny zostanie zaktualizowany.
Można automatycznie aktualizować produkty Szansy sprzedaży po zmianie cennika PandaDoc / kreatora wyceny w dokumencie.
Aby włączyć tę funkcję w Salesforce, należy kliknąć „+” u góry, a następnie „Konfigurację PandaDoc”. Przewiń w dół do „Ustawienia wyzwalacza dokumentu” i włącz „Zaktualizuj produkty szansy sprzedaży”.
Jak działa wyzwalacz?
Synchronizacja dwukierunkowa działa tylko dla produktów Szansy sprzedaży.
Produkty Szansy sprzedaży są aktualizowane po zmianie statusu dokumentu PandaDoc na „Wysłane” i „Zakończone”.
Następujące pola produktu Szansy sprzedaży mogą być aktualizowane automatycznie:
Niestandardowe lub standardowe pola produktów Szansy sprzedaży skonfigurowane poprzezKonfiguracja PandaDoc -> Skonfiguruj elementy cennika będą zawsze aktualizować swoje wartości z następujących kolumn cennika lub kreatora wyceny:
Rabat
Opis wiersza
Ilość
Cena sprzedaży
Uwaga:
Pola Kod produktu, Nazwa i Cena katalogowa Szansy sprzedaży nie mogą być aktualizowane.
Niestandardowe lub standardowe pola produktów Szansy sprzedaży konfigurowane przez interfejs mapowanie kolumn będą aktualizowane tylko wtedy, gdy kolumna jest widoczna w dokumencie PandaDoc.
Upewnij się, że pole SKU zostało skonfigurowane w obszarze mapowania „Konfigurowanie pozycji cennika” (krok 1 w przewodniku, patrz podane hiperłącze) i użyj pole kodu produktu do konfiguracji.
Lista produktów Szansy sprzedaży zostanie dopasowana do cennika lub kreatora wyceny, gdy status dokumentu PandaDoc zmieni się na „Wysłany” i „Zakończony”.
Dodawanie i usuwanie produktów Szansy sprzedaży opiera się na ich wyborze w cenniku i kreatorze wyceny (opcjonalne pozycje), a także gdy są one specjalnie dodawane lub usuwane z dokumentu.
Uwaga:
Produkt Szansy sprzedaży można utworzyć pod warunkiem, że jego wartość SKU została określona w PandaDoc.
Uwaga:
Ten wyzwalacz działa również w przypadku edytowalnej QTY, tj. gdy twój odbiorca może aktualizować ilość produktu (dowiedz się więcej tutaj, krok 6).
Zapraszamy do przesłania swoich uwag na portalu sugestii lub do skontaktowania się z nami.
Użytkownicy posiadający zaawansowaną wiedzę z zakresu kodowania mogą samodzielnie konfigurować niestandardowe wyzwalacze. Aby zobaczyć przykłady kodu, który należy dodać, przeczytaj poradnik dodawania niestandardowych wyzwalaczy Salesforce dostępny tutaj.
Eksportuj wartości pól PandaDoc do Salesforce
Można automatycznie eksportować wartości pól z dokumentów PandaDoc do pól Salesforce, gdy tylko status dokumentu zmieni się na „Wysłany” lub „Zakończony”.
Aby włączyć tę funkcję w Salesforce:
Wybierz Program uruchamiający aplikacje w lewym górnym rogu
Zacznij wpisywać „Konfiguracja PandaDoc” w pasku wyszukiwania, aby szybko otworzyć go z listy rozwijanej.
Przewiń w dół do opcji „Ustawienia wyzwalacza dokumentu” i włącz opcję Eksportuj wartości pól PandaDoc to Salesforce
Aby wyzwalacz działał, należy zmapować pola PandaDoc z polami Salesforce przy użyciu nazwy zmiennej pola. Aby to zrobić, należy wykonać następujące kroki:
Przejdź do sekcji „Ustawienia PandaDoc” i „Konfiguruj tokeny”
Otwórz obiekt, z którego chcesz utworzyć dokument i skopiuj nazwę zmiennej pola, które chcesz wypełnić wartością pola z PandaDoc.
Uwaga:
Docelowe pole Salesforce powinno być aktywowane w Konfiguracji PandaDoc
Otwórz szablon, którego będziesz używać do tworzenia dokumentów, kliknij pole i wybierz Właściwości na pływającym panelu i wklej nazwę zmiennej bez kwadratowych nawiasów w obszarze "Scal pole" na prawym panelu.
Uwaga:
Można eksportować wartości tylko z pól tekstowych, pól daty, pól wyboru, pól rozwijanych i pól przycisków radiowych do zmapowanych pól Salesforce.
Gotowe! Teraz kiedykolwiek utworzysz dokument przy użyciu tego szablonu, wartości pól zostaną wyeksportowane do zmapowanych pól Salesforce za każdym razem, gdy status dokumentu zmieni się na „Wysłany” lub „Zakończony”.
Uwaga:
Można aktualizować tylko te pola, które są aktywne dla obiektu, z którego tworzysz dokument. (Konfiguracja PandaDoc > Skonfiguruj tokeny > Obiekt)
Jeśli pole podlegające aktualizacji jest tylko do odczytu lub nie można go zaktualizować ze względu na ograniczenia uprawnień, pomiń to pole i zakończ wyzwalacz
Można również aktualizować pola w Salesforce używając danych z dokumentów PandaDoc za pomocą Zapier. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Rozwiązywanie problemów
Pliki PDF nie są dołączane do plików, mimo że inne wyzwalacze działają
Znana przyczyna: PD_API w ustawieniach witryny zdalnej jest nieaktywne.
Rozwiązanie:
Przejdź do konfiguracji SalesForce.
Wpisz „Ustawienia witryny zdalnej” w pasku szybkiego wyszukiwania i kliknij tę pozycję.
Sprawdź, czy właściwość w kolumnie „Aktywne” jest zaznaczona przy opcji PD API.
Kliknij opcję Edytuj i zaznacz pole wyboru, aby aktywować funkcję, jeśli to pole nie jest zaznaczone.
Kliknij przycisk „Zapisz”. Opisane etapy ilustruje poniższy obraz GIF: