Uwaga:
Niniejszy przewodnik obejmuje funkcjonalność najnowszej wersji integracji PandaDoc z Salesforce.
Dostępność:
PandaDoc: plany roczne Business* i plany roczne Enterprise*
Salesforce: subskrypcje Professional, Enterprise, Unlimited, Developer edition i Performance.
Integracja będzie działać dla szans, potencjalnych klientów, kontaktów, kont i obiektów niestandardowych.
*Ta integracja jest dostępna jako płatny dodatek.
Przejdź do:
Tutaj dowiesz się, jak zainstalować i skonfigurować moduł PandaDoc.
Przekazywanie danych z SFDC do PandaDoc
Uwaga:
Podczas tworzenia dokumentów na podstawie szans z Salesforce waluta wartości w dokumencie odziedziczy walutę szansy.
Aby przekazać dane z Salesforce do dokumentu PandaDoc, należy najpierw utworzyć szablon i skonfigurować go za pomocą zmiennych (tak samo jak pola do łączenia danych).
Przekazywanie pól Salesforce do PandaDoc
Przed skonfigurowaniem szablonu ze zmiennymi, utwórz listę zmiennych dla każdego obiektu, z którym będziesz używać PandaDoc.
Uwaga:
Zmienne muszą być ustawione indywidualnie dla każdego obiektu. Tylko zmienne wymienione w danym obiekcie będą dostępne podczas tworzenia dokumentu na jego podstawie (brak wypełniania międzyobiektowego).
W tym celu znajdź pozycję Konfiguracja Pandadoc w obszarze startowym aplikacji
Przewiń w dół do pozycji Przepływ danych z Salesforce do PandaDoc i kliknij Skonfiguruj tokeny
Następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz zmodyfikować listę tokenów. Jeśli PandaDoc jest zainstalowany w innym obiekcie, kliknij przycisk Dodaj obiekt. Po prawej stronie zobaczysz domyślną listę zmiennych/tokenów. Aby dodać więcej, zaznacz pola, które chcesz dodać do listy zmiennych/tokenów, i kliknij przycisk Zapisz
Otwórz rekord Salesforce, przewiń w dół do PandaDoc, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu modułu i wybierz opcję Zmienne - to są elementy, które możesz przekazać
Otwórz szablon PandaDoc w osobnym oknie przeglądarki, skopiuj i wklej nazwy zmiennych z nawiasami kwadratowymi do szablonu.
Podczas tworzenia dokumentu z Salesforce przy użyciu tego szablonu zmienne zostaną wypełnione informacjami z CRM.
Uwaga:
Jeśli pole w Salesforce jest puste, zmienna w dokumencie nie zostanie wypełniona i trzeba będzie wypełnić ją ręcznie.
Uwaga:
Formatowanie zmiennych z typem daty zależy od domyślnego formatu daty skonfigurowanego w ustawieniach obszaru roboczego.
Formatowanie zmiennej walutowej jest oparte na ustawieniach regionalnych widoku odbiorcy. Niestandardowe zmienne pieniężne będą przekazywane do dokumentu bez symbolu waluty i formatowania.
Ostrzeżenie:
Zaszyfrowane pola tekstowe nie mogą być przekazywane przez zmienną.
Przekazywanie odbiorców z Salesforce do PandaDoc
Uwaga:
Przekazywanie informacji o odbiorcach najlepiej działa w przypadku ról PandaDoc. Tutaj dowiesz się, jak skonfigurować role w szablonie.
Domyślnie Salesforce przesyła następujące informacje o odbiorcach w zależności od obiektu, w którym znajduje się moduł PandaDoc:
z szansy: dane kontaktowe roli
z konta: dane kontaktowe + możliwe do przesłania informacje o koncie
z potencjalnego klienta: informacje o potencjalnym kliencie
z kontaktu: dane kontaktowe
z oferty: dane kontaktowe
Jeśli wstępnie przypisano odbiorcę na poziomie szablonu, zostanie on automatycznie przypisany do roli podczas tworzenia dokumentu przez Salesforce.
Możesz skonfigurować, które pole z Salesforce zostanie przypisane do roli w PandaDoc, a także ustawić, które pola będą wysyłane jako następujące parametry:
Imię
Nazwisko
E-mail
Pole firmy
Pole telefonu
Pole roli
Przejdź do obszaru startowego aplikacji i znajdź pozycję Konfiguracja PandaDoc
Przewiń w dół do pozycji Przepływ danych z Salesforce do PandaDoc i wybierz Skonfiguruj odbiorców.
Uwaga:
Zobaczysz domyślne mapowanie dla domyślnych obiektów. Można je zmieniać lub dodawać nowe mapowania dla niestandardowych obiektów.
Jeśli chcesz, by odbiorca był w PandaDoc automatycznie mapowany do określonej roli, potrzebujesz 2 rzeczy:
Pole roli skonfigurowane w mapowaniu odbiorców.
Identyczne nazwy ról w Salesforce i w szablonie PandaDoc.
Gdy konfiguracja będzie prawidłowa, PandaDoc wstawi odpowiedniego odbiorcę do odpowiedniej roli podczas tworzenia dokumentów.
Uwaga:
PandaDoc pobiera wszystkie powiązane kontakty z Salesforce do dokumentu. Jeśli chcesz niektóre usunąć, usuń je w oknie podręcznym roli lub w sekcji odbiorców w dokumencie.
Jeśli generujesz dokumenty z oferty lub sprawy, być może korzystasz z pola wyszukiwania do konkretnego rekordu kontaktu. Możesz określić, które pola wyszukiwania mają być wykorzystywane jako odbiorcy, przechodząc do sekcji Konfiguracja PandaDoc > przewijając w dół do obszaru Ustawienia dostosowywania obiektów. Znajdź obiekt do skonfigurowania i kliknij przycisk Konfiguruj po prawej stronie.
Następnie wybierz pole, które ma być wykorzystywane jako odbiorca i kliknij przycisk Zapisz. Maksymalnie można wybrać pięć pól.
Następnie skonfiguruj mapowanie odbiorcy. I to wszystko!
Filtrowanie odbiorców
Można filtrować kontakty przekazywane do dokumentów PandaDoc jako odbiorcy na podstawie pól tak/nie w rekordzie (tzw. pól wartości logicznych).
Przejdź do obszaru startowego aplikacji, znajdź pozycję Konfiguracja PandaDoc i wybierz Skonfiguruj odbiorców
Przewiń w dół do opcji Filtrowanie odbiorców
Kliknij Włącz filtrowanie
Wybierz pole, na podstawie którego będą filtrowani odbiorcy wartości
Wybierz wartość pola, na podstawie której będą filtrowani odbiorcy: prawda — tak, fałsz — nie.
Jeśli skonfigurowano mapowanie odbiorców dla kont, możesz skonfigurować je tak, aby przekazywało informacje o koncie (adres e-mail, numer telefonu itp.) jako odbiorcę do PandaDoc.
W tym celu przejdź do sekcji Konfiguracja PandaDoc, a następnie przewiń w dół do Ustawienia dostosowywania obiektów. Obok nazwy obiektu konta kliknij przycisk Konfiguruj, zaznacz pole obok Konto wysyłające jako odbiorca, i kliknij Zapisz.
Uwaga:
Role kontaktów Salesforce i role szablonów PandaDoc nie mogą mieć 2 kontaktów przypisanych do jednej roli.
Jeśli masz jakiekolwiek sugestie dotyczące funkcjonalności PandaDoc, prześlij pomysł na portal pomysłów lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia.
Przekazywanie informacji z Salesforce do PandaDoc (za pośrednictwem pól)
Dane można przekazywać do pól PandaDoc podobnie jak w przypadku zmiennych. Jednak w przeciwieństwie do zmiennych nie trzeba wstawiać nawiasów kwadratowych.
Z listy tokenów skopiuj token bez nawiasów kwadratowych do pola łączenia danych.
Po wysłaniu dokumentu odbiorca zobaczy wstępnie wypełnione dane i będzie mógł zaktualizować to pole, o ile zostało ono do niego przypisane.
Przekazywanie danych produktu do cennika
Uwaga:
Bieżąca kolejność pozycji w ramach szansy sprzedaży jest zachowywana w obrębie cennika i w bloku kreatora ofert podczas tworzenia dokumentu z szansy sprzedaży lub podczas aktualizacji zawartości dokumentu za pomocą przycisku „Importuj z CRM”.
PandaDoc może wysyłać produkty z obiektów szans, potencjalnych klientów, kontaktów lub kont do cennika w dokumencie. W tym poradniku omówimy, jak przekazać produkty z obiektu szans do PandaDoc, jednak konfiguracja jest taka sama dla innych obiektów.
Najpierw zamapuj pola produktów z obiektu szans do pól cennika.
Przejdź do konfiguracji PandaDoc, a następnie kliknij PandaDoc - Konfiguruj pozycje cennika.
Produkty z obiektu szans będą wyświetlane domyślnie, ale można wybrać inny obiekt, dla którego chcesz skonfigurować mapowanie.
Następnie zamapuj pola produktów z obiektu szans do pól cennika i kliknij Zapisz.
Poniżej w sekcji sortowania pozycji cen można ustawić kolejność, w jakiej produkty mają być wyświetlane w cenniku PandaDoc.
Teraz skonfiguruj cennik, aby zaakceptować produkty z Salesforce.
Otwórz szablon PandaDoc, dodaj cennik.
Łączenie danych będzie domyślnie włączone.
To koniec konfiguracji! Po rozpoczęciu tworzenia nowego dokumentu z obiektu szans (zakładając, że zostały do niego dodane produkty) należy wybrać szablon. Produkty zostaną dodane do cennika. Jeśli niektóre pola nie są wyświetlane, kliknij znak plusa po prawej stronie cennika i zaznacz pola w obszarze Dodaj ukryte.
Przekazywanie pól niestandardowych produktów do cennika
Czasami trzeba przekazać więcej niż standardowy zestaw pól produktów.
Najpierw dodaj pola produktów z obiektu szans do listy tokenów/zmiennych, przechodząc do ekranu Konfiguracja PandaDoc > Konfiguruj tokeny.Wybierz produkt z obiektu szansy i zaznacz po prawej stronie pola do przekazania. Pojawią się one na liście tokenów po lewej stronie.
Kliknij Zapisz.To koniec konfiguracji
Upewnij się, że cennik w szablonie ma włączone Łączenie danych
Podczas tworzenia dokumentu z szablonu kliknij znak plusa po prawej stronie cennika
Wybierz niestandardowe pola produktów w obszarze Dodaj ukryte.
Jeśli dodawanie pól niestandardowych z ukrytych kolumn przy każdym tworzeniu dokumentu wydaje się zbyt skomplikowane, jest na to sposób.
Utwórz dokument i odkryj niestandardowe pola produktów
Następnie kliknij pionowy wielokropek w prawym górnym narożniku i wybierz Konwertuj do szablonu. Nowy szablon zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki
W szablonie można usunąć produkty z cennika, ale należy zachować kolumny pól niestandardowych
Użyj tego szablonu, gdy następnym razem otworzysz dokument z Salesforce. Kolumny zostaną wypełnione wartościami pól niestandardowych produktów.
Przekazywanie danych produktów z Salesforce do bloku kreatora ofert
Dostępność: plany Business* i Enterprise
*Kreator ofert jest częścią naszego dodatku CPQ
Uwaga:
Bieżąca kolejność pozycji w ramach szansy sprzedaży jest zachowywana w obrębie cennika i w bloku kreatora ofert podczas tworzenia dokumentu z szansy sprzedaży lub podczas aktualizacji zawartości dokumentu za pomocą przycisku „Importuj z CRM”.
Informacje o produkcie można wysyłać do bloku kreatora ofert z szansy w Salesforce. Zacznij od dodania bloku kreatora ofert do szablonu, a następnie utwórz dokument z szansy w Salesforce.
Po utworzeniu dokumentu przy użyciu tego szablonu do bloku oferty zostaną wysłane następujące informacje o produkcie:
Nazwa produktu
Cena
Ilość
Rabat
Aby usunąć ukrycie pól niestandardowych w nowo utworzonym dokumencie, kliknij blok kreatora oferty i wybierz opcję Edytuj ofertę na panelu podręcznym, wybierz Dodaj kolumnę w prawym górnym rogu sekcji, a następnie wybierz kolumnę niestandardową z listy rozwijanej w sekcji Pokaż ukryte.
Uwaga:
Jeśli blok kreatora ofert zawiera kilka sekcji, produkty zostaną przeniesione do ostatniej sekcji. Jeśli szablon zawiera kilka bloków kreatora ofert, produkty z danej szansy zostaną przeciągnięte do każdego bloku.
Tworzenie i wysyłanie dokumentów
Po utworzeniu i skonfigurowaniu szablonu można przystąpić do tworzenia i wysyłania dokumentów z Salesforce.
Przejdź do rekordu, znajdź moduł PandaDoc i kliknij przycisk Nowy dokument
Wybierz szablon lub wybierz szablony, które chcesz połączyć w pakiet, a następnie wybierz Dodaj elementy i przypisz odbiorców do ról, jeśli trzeba
Kliknij Kontynuuj i sprawdź dokument: zmienne, treść, listę odbiorców, przypomnienia i Wyślij dokument.
Teraz można wrócić do rekordu w Salesforce i śledzić status dokumentu
Gdy dokument zostanie ukończony, jego plik .pdf pojawi się w sekcji Pliki w rekordzie. (Chociaż jest to element funkcjonalności wyzwalaczy synchronizacji, funkcja jest domyślnie włączona po instalacji pakietu PandaDoc).
Dodawanie plików w widoku obiektu
Jeśli nie widzisz elementu Pliki w swoim obiekcie, może być konieczne dodanie go do widoku obiektu.
Aby to zrobić, trzeba wrócić do Układów stron obiektu w Ustawieniach Salesforce:
Otwórz Salesforce, w prawym górnym rogu kliknij ikonę koła zębatego i wybierz opcję Konfiguracja
Przejdź do Menedżera obiektów i wybierz opcję Szansa
Na ekranie Szansy wybierz Układ strony, a następnie Układ szansy
Na stronie Układ szansy użyj górnego paska narzędzi, aby znaleźć Powiązane listy. Następnie znajdź pozycję Pliki, przeciągnij ten element i upuść tam, gdzie jest potrzebny, a następnie kliknij Zapisz
Dokładnie sprawdź szansę, aby upewnić się, że element Pliki jest teraz widoczny na stronie.
Powiązanie dokumentu z szansą w Salesforce
Uwaga:
Ta funkcja jest dostępna dla użytkowników z rolą Członek, Menedżer i Administrator. Jeśli używasz ról niestandardowych, należy włączyć dla roli uprawnienie „Może wyświetlać i żądać integracji”, aby umożliwić użytkownikom łączenie dokumentów z Salesforce i importowanie danych.
Jeśli masz dokument utworzony w PandaDoc, który chcesz połączyć z szansą w Salesforce, nie jest to żaden problem!
Kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.
Aktualizacja dokumentu wartościami pól z Salesforce
Uwaga:
Dokument musi mieć status wersji roboczej dla tej funkcji.
Uwaga:
Ta funkcja jest dostępna dla użytkowników z rolą Członek, Menedżer i Administrator. Jeśli używasz ról niestandardowych, należy włączyć dla roli uprawnienie „Może wyświetlać i żądać integracji”, aby umożliwić użytkownikom łączenie dokumentów z Salesforce i importowanie danych.
Jeśli informacje w rekordzie Salesforce zostaną zaktualizowane po utworzeniu dokumentu na podstawie tego rekordu, można zaktualizować dokument przy użyciu prawidłowych wartości:
W dokumencie przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę Salesforce po lewej stronie wewnątrz dokumentu PandaDoc
W sekcji Dane dokumentu wybierz opcję „Importuj z CRM”.
Zmienne i produkty w kreatorze ofert/cenniku zostaną zaktualizowane przy użyciu najnowszych danych z Salesforce, pod warunkiem, że dokument został utworzony na podstawie szansy. Lista produktów w PandaDoc będzie się zmieniać w zależności od dodawanych lub usuwanych produktów w ramach szansy.
Uwaga:
Bieżąca kolejność pozycji w ramach szansy sprzedaży jest zachowywana w obrębie cennika i w bloku kreatora ofert podczas tworzenia dokumentu z szansy sprzedaży lub podczas aktualizacji zawartości dokumentu za pomocą przycisku „Importuj z CRM”.
Możesz użyć funkcji „Importuj z CRM” w dowolnym obiekcie w Salesforce: Szansa, Konto, Potencjalny klient, Kontakt lub obiekty niestandardowe.
Jeśli pole w Salesforce jest puste, odpowiednia zmienna nie zostanie odświeżona.
Ostrzeżenie:
Nie można aktualizować pól PandaDoc ani zmiennych ról.
Sposób rozwiązywania problemów można znaleźć tutaj.