Przejdź do tematów:
Możliwości importu
Uwaga:
Aby możliwe było skorzystanie z tej funkcji, dokument musi mieć status „Szkic”.
Jeśli zaktualizujesz informacje w swojej transakcji już po utworzeniu dokumentu lub połączeniu go z transakcją, to możesz łatwo zaktualizować go o nowe wartości z połączonej transakcji. Oto jak to zrobić:
W dokumencie PandaDoc przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę HubSpot po prawej stronie.
W sekcji Data dokumentu kliknij Importuj z CRM.
Zmienne i informacje o produkcie w kreatorze cennika/wyceny zostaną zastąpione prawidłowymi informacjami z HubSpot. Pamiętaj, że w PandaDoc nie można aktualizować zmiennych pól ani roli.
Jeśli produkt został usunięty z powiązanej transakcji, zostanie on również usunięty z kreatora cennika/wyceny. Jeśli produkt został dodany do powiązanej transakcji, zostanie to również odzwierciedlone w kreatorze cennika/wyceny.
Aby zaktualizować walutę w dokumencie PandaDoc w przypadku, gdy nie jest ona zgodna z walutą w witrynie HubSpot, wykonaj następujące kroki:
Będąc w HubSpot po prawej stronie przewiń zawartość ekranu w dół do modułu PandaDoc. Kliknij Działania > Pokaż tokeny PandaDoc. Następnie znajdź zmienną [Deal.DealCurrencyCode] na karcie Transakcja i upewnij się, że zawiera ona kod waluty.
Będąc w dokumencie PandaDoc przejdź do panelu Integracje, klikając ikonę HubSpot po prawej stronie.
W sekcji Data dokumentu kliknij Importuj z CRM.
Waluta zostanie zaktualizowana w cenniku lub wycenie i odzwierciedlona w wartości dokumentu.
Uwaga:
Transakcja HubSpot musi zawierać kod waluty w zmiennej [Deal.DealCurrencyCode]. Jeśli zmienna ta nie ma wartości, to oznacza to, że konto HubSpot jest skonfigurowane do korzystania z jednej waluty. Polecamyaktywowanie dodatkowej waluty w HubSpot, jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji.
Ostrzeżenie:
gdy w transakcji HubSpot zmienna jest pusta, funkcja „Importuj z CRM” nie spowoduje zaktualizowania waluty powiązanego dokumentu i jego produktów w cenniku.
Możliwości eksportu
Za pomocą funkcji Automatyzacje możesz aktualizować transakcje HubSpot, gdy status dokumentu PandaDoc się zmienia.
Uwaga:
pamiętaj, że zewnętrzna funkcja Automatyzacjedostępna jest jako płatny dodatek do planu Business (39 $ miesięcznie za konto / 468 $ rocznie za konto) i zawarta jest w planie Enterprise.
Tutaj dowiesz się, jak skonfigurować funkcję Automatyzacje w szablonach.
Ostrzeżenie:
łącząc się z kontem HubSpot za pośrednictwem funkcji Automatyzacje, na etapie autoryzacji nie wybieraj żadnych wartości w sekcji „Zakresy”.
Zmiana etapu transakcji HubSpot przy każdej aktualizacji statusu dokumentu
Wybierz „Zmień etap transakcji w HubSpot po zmianie statusu dokumentu”
Wybierz status wyzwalacza dla dokumentów PandaDoc utworzonych w HubSpot
WybierzPołącz , aby autoryzować połączenie między HubSpot i PandaDoc za pośrednictwem Workato
Uwaga:
użytkownik łączący konto HubSpot musi mieć ustawione uprawnienia dostępu do rynku aplikacji.
Wybierz potok: wszystkie dostępne etapy transakcji zostaną odzwierciedlone na liście rozwijanej.
Wybierz Zapisz
Za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem transakcji HubSpot z wykorzystaniem tego szablonu zostanie ukończony lub odrzucony, etap transakcji zmieni się automatycznie na „Zamknięta i wykorzystana” lub „Zamknięta i utracona” (w zależności od konfiguracji automatyzacji).
Przeniesienie dokumentu do załączników w transakcjach HubSpot
Wybierz „Dołącz PDF do HubSpot, gdy dokument PandaDoc zmieni status”
Wybierz status wyzwalacza dla wszystkich dokumentów PandaDoc utworzonych w HubSpot – możesz wybrać między statusami „Wysłany” i „Ukończony”.
Autoryzuj połączenie między HubSpot i PandaDoc przez Workato
Uwaga:
użytkownik łączący konto HubSpot musi mieć ustawione uprawnienia dostępu do rynku aplikacji.
Wybierz Zapisz
Za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem transakcji HubSpot przy użyciu tego szablonu zostanie wysłany lub ukończony (w zależności od konfiguracji automatyzacji), zostanie on automatycznie dołączony do transakcji.
Aktualizacja właściwości transakcji w HubSpot po zmianie statusu dokumentu PandaDoc
Aby zsynchronizować wartości zaktualizowanych w dokumencie PandaDoc pól z powrotem z transakcją HubSpot, najpierw musisz połączyć pole w HubSpot z polem w szablonie za pomocą pola Scalanie.
Otwórz transakcję HubSpot, po prawej stronie przewiń w dół do modułu PandaDoc i kliknij Akcje > Pokaż tokeny PandaDoc
Skopiuj zmienną bez nawiasów kwadratowych
W szablonie PandaDoc wybierz pole, którego wartość chcesz z powrotem zsynchronizować z polem w HubSpot, a następnie w pływającym panelu wybierz opcję Właściwości
We Właściwościach po prawej stronie wklej zmienną skopiowaną z HubSpot w pole Scalanie bez nawiasów kwadratowych
Uwaga:
z powrotem z HubSpot można synchronizować tylko pola Tekst, Data, Lista rozwijana, Pole wyboru i Przycisk opcji.
Następnie musisz skonfigurować automatyzację w szablonie:
Przejdź do funkcji Automatyzacje w prawym panelu
Wybierz „Aktualizuj właściwości transakcji w HubSpot po zmianie statusu dokumentu PandaDoc”
Wybierz status wyzwalacza dla dokumentów PandaDoc utworzonych za pośrednictwem HubSpot – możesz wybrać między statusami „Wysłany” i „Ukończony”.
WybierzPołącz , aby autoryzować połączenie między HubSpot i PandaDoc za pośrednictwem Workato. Zobaczysz przyciskRozłącz , jeśli Twoje konto zostało już połączone
Uwaga:
użytkownik łączący konto HubSpot musi mieć ustawione uprawnienia dostępu do rynku aplikacji.
Wybierz opcję Zapisz automatyzację
Utwórz dokument za pośrednictwem transakcji HubSpot, korzystając z tego szablonu
Jeśli jako wyzwalacz wybierzesz status dokumentu „Wysłany” i zaktualizujesz pola pobrane z transakcji, zarówno właściwości w HubSpot, jak i podstawowa firma powiązana z transakcją zostaną zaktualizowane po wysłaniu dokumentu.
Natomiast jeśli jako status wyzwalacza wybierzesz „Ukończony”, informacje o właściwościach pól w transakcji i powiązanej firmie podstawowej zostaną zaktualizowane, gdy tylko status dokumentu zmieni się na „Ukończony”, pod warunkiem że odbiorca dokona edycji wartości pobranych z transakcji.
Kilka ważnych uwag:
Jeśli określone pole nie może wypełnić informacji przesłanych do pola scalania, automatyzacja nie zadziała. Przyczyna może być:
Brak uprawnień do zmapowanego pola HubSpot
Format wartości niezgodny z regułami typu/formatu pola HubSpot.
Pola, których nazwy zawierają tylko symbole specjalne, nie będą działać.
Aktualizacja, dodawanie i usuwanie pozycji wierszu w HubSpot przy każdej zmianie statusu dokumentu
Przejdź do funkcji Automatyzacje w prawym panelu
Wybierz „Aktualizuj, dodawaj i usuwaj pozycje w HubSpot po zmianie statusu dokumentu PandaDoc”
Wybierz status wyzwalacza dla dokumentów PandaDoc utworzonych za pośrednictwem HubSpot – możesz wybrać między statusami „Wysłany” i „Ukończony”.
WybierzPołącz , aby autoryzować połączenie między HubSpot i PandaDoc za pośrednictwem Workato. Zobaczysz przyciskRozłącz , jeśli Twoje konto zostało już połączone
Uwaga:
użytkownik łączący konto HubSpot musi mieć ustawione uprawnienia dostępu do rynku aplikacji.
Zaznacz pole wyboru synchronizacji dodanych lub usuniętych pozycji w wierszu (opcjonalnie). Funkcjonalność ta gwarantuje, że gdy status dokumentu ulegnie zmianie, każdy element dodany do kreatora cennika lub wyceny zostanie wygenerowany w powiązanej transakcji. Podobnie jeśli element pierwotnie pochodzący z transakcji HubSpot zostanie usunięty z kreatora cennika lub wyceny, zostanie on również usunięty z transakcji HubSpot.
Wybierz opcję Zapisz automatyzację
Utwórz dokument za pośrednictwem transakcji HubSpot, korzystając z tego szablonu
Jeśli jako wyzwalacz wybierzesz status dokumentu „Wysłany” i zaktualizujesz produkty pobrane z transakcji, informacje o produkcie zostaną zaktualizowane w transakcji po wysłaniu dokumentu.
W przypadku gdy jako status wyzwalacza wybierzesz „Ukończony”, informacje o produkcie w transakcji zostaną zaktualizowane, jeśli przed jej wysłaniem zaktualizujesz pobrane produkty w kreatorze cennika/wyceny lub sygnatariusz dokumentu zaktualizuje ilość produktów w kreatorze cennika/wyceny (pod warunkiem, że przed wysłaniem włączona będzie edycja ilości).
Kilka ważnych informacji:
Podstawowe pola produktu, w tym SKU, Nazwa, Opis, Cena, Ilość i Rabat, będą konsekwentnie odzwierciedlać wartości z PandaDoc. Pola niestandardowe są aktualizowane tylko wtedy, gdy w dokumencie PandaDoc widoczna jest odpowiednia kolumna.
Jeśli to samo pole jest używane więcej niż raz i ma różne wartości, nadajemy priorytet temu polu, które zostało zmodyfikowane jako ostatnie.
Jeśli walidacja któregokolwiek z pól się nie powiedzie, automatyzacja zakończy się niepowodzeniem.
Kwota transakcji jest automatycznie przeliczana na podstawie pozycji w HubSpot.
Po włączeniu elementów opcjonalnych w kreatorze cennika/wyceny, dokonane wybory będą miały wpływ na listę produktów w transakcji:
Wybrane pozycje zostaną zsynchronizowane, a jeśli wybrana pozycja nie istnieje po stronie HubSpot, zostanie ona utworzona.
Niewybrane przedmioty zostaną usunięte z transakcji.