Salesforce Classic

Beschikbaarheid abonnementen:

PandaDoc: Enterprise-abonnement

Salesforce: 'Professional', 'Enterprise', 'Unlimited' of 'Developer edition'.

Wat kunt u met de integratie doen?

• Documenten maken en verzenden vanuit Salesforce Opportunities, Leads, Contacten, Accounts, of Aangepaste objectoverzichten.
• Informatie van Salesforce-overzichten naar PandaDoc-documenten halen;
• Automatisch prijstabellen vullen met Salesforce-producten;
• Salesforce-contacten gebruiken als documentontvangers;
• Gegevens synchroniseren tussen Salesforce en PandaDoc (niet beschikbaar voor Group- en Professional-edities)

Klik hier voor meer informatie

PandaDoc en Salesforce verbinden

1. Ga in PandaDoc naar 'Instellingen' 'API & Integraties' klik op 'Salesforce'. Kies waar u de integratie wilt inschakelen: Sandbox of Productieomgeving 
2. Mogelijk dient u bij Salesforce in te loggen. Klik op 'Toestaan' om PandaDoc toegang te geven tot Salesforce
3. Uw PandaDoc-account is nu verbonden met Salesforce. Ga verder met het installeren van het PandaDoc-pakket op AppExchange zoals beschreven in de volgende sectie

PandaDoc-pakket op AppExchange installeren

1. Log in op uw Salesforce-account: https://login.salesforce.com/
2. U vindt onze applicatie op de SFDC AppExchange;
3. Klik op 'Hier downloaden';
4. Klik op 'Installeren voor alle gebruikers', en klik vervolgens op 'Upgraden/installeren';
5. Selecteer 'Ja, geef toegang tot deze websites van derden' en klik op 'Doorgaan'.
6. Het installatieproces wordt gestart en kan even duren. Klik op 'Gereed' zodra het klaar is.

De PandaDoc-module onder Salesforce-overzicht configureren.

Indien u de PandaDoc-module aan een aangepast object wilt toevoegen, vindt u hier meer informatie.

1. Ga naar een willekeurig record onder 'Opportunity' en klik op 'Opmaak bewerken'. In de module 'Opmaak Opportunity' bovenaan, navigeert u naar 'Velden' en zoekt u 'Secties';
2. Klik en sleep 'Sectie' naar de plaats waar u PandaDoc op de Opmaak Opportunity wilt weergeven. Eenmaal toegevoegd, stelt u sectie-eigenschappen in. Noem deze nieuwe sectie 'PandaDoc-documenten'. Stel de opmaak in op '1-kolom' en selecteer 'OK';
3. Ga terug naar de module "Opmaak Opportunity' hierboven. Zoek 'Visualforce-pagina's' aan de linkerkant en sleep 'PandaDoc' naar de eerder aangemaakte sectie;
4. Klik rechts op 'Eigenschappen' en stel de 'Hoogte (in pixels)' in op ten minste 500. Hoe groter het getal, hoe groter de module wordt weergegeven in Salesforce;
5. Klik in de module 'Opmaak Opportunity' hierboven op 'Opslaan' en wacht tot de opmaak klaar is met opslaan;
6. Ga naar een willekeurig object onder 'Opportunities' om de module 'PandaDoc-documenten' te controleren.

Gegevens van SFDC naar PandaDoc overbrengen

Om gegevens van Salesforce naar een PandaDoc-document te sturen, maakt u eerst uw sjabloon en installeert u variabelen (hetzelfde als samenvoegvelden). Meer informatie over Variabelen vindt u hier.

Salesforce-velden in PandaDoc doorgeven (via variabelen)

Voordat u uw sjabloon met variabelen maakt, stelt u een variabelenlijst op voor elk object waar u PandaDoc mee gaat gebruiken.

1. Klik daarvoor op '+' en ga naar Pandadoc-instellingen. Scroll naar beneden naar 'Salesforce naar PandaDoc-gegevensstroom' en klik op 'Objecten configureren';
2. Kies vervolgens een object waarvoor u de variabelenlijst wilt wijzigen. Als u PandaDoc in een ander object heeft geïnstalleerd, klikt u op 'Object toevoegen';
3. U ziet een standaardlijst met variabelen aan de rechterkant. Om meer velden toe te voegen, vinkt u de velden aan die u aan de variabelenlijst wilt toevoegen en klikt u op 'Opslaan';
4. Open uw PandaDoc-sjabloon in een apart browservenster, kopieer en plak variabele namen met de vierkante haken in het sjabloon.

Wanneer u een document vanuit Salesforce maakt met dit sjabloon, worden de variabelen ingevuld met de informatie uit het CRM.

U kunt ook de lijst met variabelen bekijken, samen met de gegevens die in een Salesforce-overzicht zullen worden doorgegeven.

1. Open een Salesforce-overzicht, scroll naar beneden naar PandaDoc, klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de module en kies Variabelen. Dit is wat u kunt doorgeven;
2. Open uw PandaDoc-sjabloon in een apart browservenster, kopieer en plak variabele namen met de vierkante haken in het sjabloon.

Ontvangers van Salesforce naar PandaDoc doorsturen

Salesforce pusht standaard de volgende ontvangerinformatie, afhankelijk van een object waar uw PandaDoc-module zich bevindt:

• vanuit Opportunity: Contactrol-info
• vanuit Account: Contact-info + mogelijkheid om Account-info te pushen
• vanuit Lead: Lead-info
• vanuit Contacten: Contact-info

U kunt configureren welk veld uit Salesforce wordt toegewezen aan een rol in PandaDoc, evenals bepalen welke velden worden verzonden in de vorm van de volgende parameters:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mail
• Bedrijfsveld
• Telefoonveld
• Rolveld

1. Ga naar 'Pandadoc-ontvangers configureren';
2. U ziet standaard toewijzingen voor standaard objecten. U kunt ze wijzigen of nieuwe toewijzingen toevoegen voor aangepaste objecten.

Als u wilt dat PandaDoc automatisch een ontvanger aan een specifieke rol koppelt, zijn er twee vereisten:

• Een geconfigureerd rolveld in de toewijzingen van ontvangers;
• Identieke rolnamen voor Salesforce en de PandaDoc-sjabloon;

Als dit goed is ingesteld, zal PandaDoc de respectievelijke ontvanger in de respectievelijke rol invoegen wanneer u documenten aanmaakt.

Als u documenten genereert vanuit een quote of een case, dan gebruikt u misschien een opzoekveld voor een specifiek contactoverzicht. U kunt specificeren welke opzoekvelden u wilt gebruiken voor ontvangers door naar PandaDoc-instellingen te gaan en naar beneden te scrollen naar Aanpassingsinstellingen object. Zoek het object waarvoor u dit wilt instellen en klik op instellingen aan de rechterkant.

Kies vervolgens het veld dat u als ontvanger wilt gebruiken en klik op Opslaan. U kunt maximaal vijf velden kiezen.

Stel vervolgens de toewijzingen van de ontvangers in. Klaar!

Ontvangers filteren

U kunt contactpersonen filteren die als ontvangers in PandaDoc-documenten worden geplaatst op basis van ja/nee-velden in een overzicht (ook wel Booleaanse velden genoemd).

1. Ga naar '+' PandaDoc-ontvangers configureren;
2. Scroll naar beneden naar 'Ontvangers Filteren';
3. Klik op 'Filteren inschakelen';
4. Kies een veld op basis van welke waarde de ontvangers worden gefilterd;
5. Kies de waarde van het veld op basis van welke de ontvangers worden gefilterd: waar - ja, niet waar - nee.

Als u Ontvangers toewijzen voor accounts heeft ingesteld, kunt u dit configureren om deze accountinformatie (email, telefoonnummer, etc) als een ontvanger door te geven aan PandaDoc.

Ga daarvoor naar PandaDoc-instellingen - Scroll naar beneden naar Instellingen voor JSON Builder, klik naast de Accountobjectnaam op 'Instellen' - Vink het vakje aan naast 'Account verzenden als ontvanger' en klik op 'Opslaan'.

Als u suggesties heeft met betrekking tot PandaDoc-functionaliteiten, kunt u een idee insturen op het ideeënportaal of e-mail ons op support@pandadoc.com.

Informatie van Salesforce naar PandaDoc doorgeven (via velden)

U kunt gegevens in PandaDoc-velden op dezelfde manier doorgeven als met variabelen. Anders dan bij variabelen, hoeft u echter geen vierkante haken te gebruiken.

Kopieer in de lijst met tokens het token zonder vierkante haken naar Veld samenvoegen.

Zodra het document is verzonden, zal de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens zien en dit veld kunnen bijwerken, op voorwaarde dat het veld aan hen is toegewezen.

Productgegevens van Salesforce naar PandaDoc doorsturen

PandaDoc kan worden geconfigureerd om producten te kiezen uit een Opportunity, Leads, Contacten of Account en ze toe te voegen aan een prijstabel in een document.

U kunt productvelden van een object toewijzen aan PandaDoc-prijstabelvelden om gegevens nog nauwkeuriger door te geven.

1. Ga naar PandaDoc-instellingen Prijsitems configureren.
2. Voeg een object toe waarvan u productgegevens wilt doorgeven en selecteer welke velden u wilt toewijzen aan de PandaDoc-prijstabel. Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.
3. Hieronder, onder Prijsitems sorteren, kunt u de volgorde instellen waarin u de producten in de PandaDoc-prijstabel wilt zien.

Zorg er voor dat uw Opportunity, Lead, Contact of Account producten heeft toegevoegd. Open uw PandaDoc-sjabloon en voeg een prijstabel toe. Zet in de prijstabeleigenschappen de schakelaar Gegevens samenvoegen op AAN.

Aangepaste productvelden aan prijstabel doorgeven

Soms moet u meer dan de standaardreeks van productvelden doorgeven.

1. Voeg eerst Opportunity-productvelden toe aan de tokens/variabelenlijst door naar PandaDoc-instellingen Tokens configureren te gaan. Selecteer Opportunity-product, vink de velden die u door wilt geven rechts aan, en ze zullen verschijnen in de tokenslijst aan de linkerkant.
2. Klik op Opslaan. U bent klaar met installeren.
3. Let op dat de prijstabel in het sjabloon Automatisch importeren aan heeft staan.
4. Wanneer u een document maakt op basis van het sjabloon, klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de prijstabel.
5. Selecteer de aangepaste productvelden onder Verborgen toevoegen.

Als het toevoegen van aangepaste velden uit verborgen kolommen telkens als u een document maakt te veel klikken vergt, is er een manier om dat te omzeilen.

1. Maak een document aan en maak aangepaste productvelden zichtbaar.
2. Klik vervolgens op de verticale ellipsen in de rechterbovenhoek en selecteer Omzetten naar sjabloon. Uw nieuwe sjabloon wordt in een nieuw browsertabblad geopend.
3. In het sjabloon kunt u de producten uit de prijstabel verwijderen, maar houd de kolommen met de aangepaste velden intact.
4. De volgende keer dat u een document start vanuit Salesforce, gebruikt u deze sjabloon. De kolommen worden dan gevuld met aangepaste veldwaarden voor producten.

Documenten maken en verzenden

Nu u uw sjabloon heeft gemaakt en ingesteld, kunt u verder met het maken en verzenden van documenten vanuit Salesforce.

1. Ga naar een overzicht, scroll naar beneden naar de PandaDoc-module en klik op 'Nieuw document'.
2. Kies uw sjabloon en wijs ontvangers toe aan rollen, indien van toepassing;
3. Klik op 'Begin met bewerken' en controleer uw document: variabelen, inhoud, lijst met ontvangers, herinneringen en Verzend uw document;
4. U kunt nu teruggaan naar het overzicht in Salesforce en de status van uw document volgen;
5. Wanneer een document is voltooid, wordt de .pdf weergegeven onder Notities en bijlagen in het overzicht.

Als u meerdere workspaces heeft en documenten aanmaakt vanuit Opportunities of Accounts in Salesforce, kunt u het zo instellen dat documenten vanuit ALLE workspaces worden weergegeven in de PandaDoc-module, klik hier voor meer informatie. 

Een document aan een Opportunity in Salesforce koppelen

Als u een document heeft gemaakt in PandaDoc dat u wilt koppelen aan een Opportunity in Salesforce, dan doet u dit als volgt.

1. Open het document in uw PandaDoc-tabblad en klik op het Salesforce-pictogram aan de rechterkant. Het document moet zich nog in de concept-status bevinden.
2. Klik op 'Koppelen' en u wordt gevraagd in te loggen op uw Salesforce-account.
3. Selecteer een opportunity uit de lijst en klik op 'Koppelen'.
4. Aan de rechterkant, onder Opportunity-info, kunt u de aanmaakdatum, status en het totaalbedrag van de Opportunity bekijken. Hou er rekening mee dat de opportunity-info die in PandaDoc wordt weergegeven, mogelijk moet worden ververst om er zeker van te zijn dat u de laatste update bekijkt.
5. Ga nu naar het Salesforce opportunity-overzicht, en het document zal in de PandaDoc-module worden weergegeven alsof het via Salesforce is aangemaakt.

Om een document te ontkoppelen van een opportunity of aan een andere opportunity te koppelen, klikt u op de gewenste actie in het paneel Integraties. Indien u het document vanuit een ander object (Account, Contact, enz.) heeft aangemaakt, kunt u het niet vanuit dat object ontkoppelen en aan een opportunity koppelen of gerelateerde informatie bekijken.

Een document bijwerken met veldwaarden van Salesforce

Als de informatie in een Salesforce-overzicht wordt bijgewerkt nadat het document al is gemaakt vanuit dit overzicht, kunt u het document bijwerken met de juiste waarden:

1. Ga in PandaDoc naar het paneel Integraties door links in het PandaDoc-document op het Salesforce-pictogram te klikken
2. Onder Documentgegevens, selecteert u 'Importeren uit CRM'
3. De variabelen zullen worden bijgewerkt met de laatste informatie van Salesforce
4. U kunt de functie 'Importeren uit CRM' in elk object in Salesforce gebruiken: Opportunity, Account, Lead, Contact, aangepaste objecten.

Als het veld in Salesforce leeg is, zal de corresponderende variabele niet worden ververst.

FAQ

Hoe kan ik mijn integratieversie controleren?

Open uw Salesforce, klik bovenaan op Instellingen, typ 'geïnstalleerde pakketten' in Quick find, klik vervolgens op het gedeelte Geïnstalleerde pakketten die in de zoekopdracht verschijnt. Zoek PandaDoc tussen de geïnstalleerde applicaties en zoek de versie op in de kolom Versienummer.

Hoe kan ik het PandaDoc-ondersteuningsteam toegang geven tot mijn account in Salesforce?

Het ondersteuningsteam kan toegang vragen tot uw account in Salesforce om u te helpen met een probleem of vraag. Verleen geen toegang zonder het verzoek van ons ondersteuningsteam.

In Salesforce Lightning:

1. Log in op Salesforce, klik op uw afbeelding (of avatar) rechtsboven en klik vervolgens op Instellingen
2. Typ links in het kleine zoekvak 'verlenen' en klik vervolgens hieronder op Accounttoegang verlenen

In Salesforce Classic:

1. Log in op Salesforce en klik vervolgens rechtsboven op Mijn instellingen. (U kunt ook op uw naam klikken en vervolgens op Mijn instellingen)
2. Typ links in het kleine zoekvak 'verlenen' en klik vervolgens hieronder op Accounttoegang verlenen

Stel de 'Toegangsduur' voor 'PandaDoc-ondersteuning' in op drie dagen.

Stuur vervolgens een e-mail naar ons ondersteuningsteam met uw SalesForce Organisatie-ID die u kunt vinden op de bedrijfsinformatie pagina. Klik op Instellingen Bedrijfsprofiel Bedrijfsinformatie en zoek de ID naast Salesforce Organization-ID.

Probleemoplossing

Klik op een probleem om de oplossing uit te vouwen.

PandaDoc-module is leeg of toont de volgende foutmelding: 'Poging om verwijzing naar een null-object ongedaan te maken Er is een onverwachte fout opgetreden.

Dit gebeurt wanneer het object waarvoor u variabelen, een prijstabel of het toewijzen van ontvangers heeft ingesteld, wordt verwijderd of hernoemd.

U kunt dit verhelpen door de volgende stappen te volgen:

1. Zorg ervoor dat u de laatste versie van de integratie heeft geïnstalleerd
2. Ga naar PandaDoc-instellingen, klik op Tokens configureren, open vervolgens het object dat de foutmelding of een leeg scherm vertoont.
3. Voeg een willekeurig nieuw veld uit de linkerkolom toe als een token/variabele, klik vervolgens op Opslaan.
4. Als het probleem zich blijft voordoen, gaat u naar Objectaanpassingsinstellingen op de pagina PandaDoc-instellingen en klikt u op Instellingen naast het object waar de fout wordt getoond.
5. Als een lege pagina opent, verwijdert u het object uit de lijst, en voegt u het opnieuw toe.