Partager des documents avec des collaborateurs

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Partager un document est un moyen idéal pour collaborer de façon transparente avec des collègues d'autres espaces de travail ou qui ont des autorisations moins élevées — ou même avec des collègues qui n'ont pas de licence PandaDoc.

Inviter des collaborateurs externes

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous souhaitez inviter une personne extérieure à votre compte PandaDoc à consulter votre document et à suggérer des améliorations, le tout sans acheter de licence ni lui donner accès à d'autres documents dans le même espace de travail.

Les utilisateurs invités ayant un rôle de collaborateur peuvent :

• Accéder, consulter et commenter les documents partagés avec eux.
• Accèder à la boîte de réception et ajouter leurs informations personnelles au compte dans Paramètres > Infos personnelles.
• Suggérer des modifications dans les brouillons de documents.

Pour inviter quelqu'un qui ne fait pas partie de votre équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le document, puis sélectionnez Inviter et choisissez Collaborateur dans le menu déroulant.
2. Ensuite, une fois que la fenêtre contextuelle apparaît, saisissez son adresse électronique, puis appuyez sur la touche Tab ou Entrée.
3. Enfin, sélectionnez Envoyer l'invitation.

Les utilisateurs externes peuvent également demander l'accès à un document si vous leur envoyez un lien. Un administrateur recevra une notification par courriel et pourra accorder l'accès.

Dès que vous sélectionnez Envoyer l'invitation, l'utilisateur est ajouté à la liste des collaborateurs, où vous pouvez modifier leur autorisation.

Par défaut, votre collaborateur externe sera invité à accéder au document avec le niveau d'autorisation « Voir et commenter ». Il aura un rôle de collaborateur dans l'espace de travail et une licence d'invité.

Point de vue du collaborateur :

Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, votre collaborateur externe recevra une notification par courriel contenant un lien vers le document. Ce lien lui permettra de rejoindre facilement votre espace de travail avec une licence d'invité et de consulter le document dès qu'il aura créé son propre profil d'invité.

Inviter des collaborateurs internes

Vous pouvez accorder à n'importe quel utilisateur de votre compte l'accès à un document spécifique — quel que soit son espace de travail ou son rôle.

Il existe deux types d'autorisations pour les collaborateurs sur un document :

1. Peut voir et commenter
2. Peut modifier

Pour partager un document avec vos collègues, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le document, sélectionnez Inviter en haut de la page, puis Collaborateur dans le menu déroulant.
2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez vos collègues dans le menu déroulant ou commencez à taper leur nom pour filtrer la liste.
3. Une fois que tous les collaborateurs ont été ajoutés, sélectionnez Envoyer l'invitation.

Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, vous pouvez modifier leurs autorisations en « Peut voir et commenter » ou « Peut modifier » et vos collaborateurs recevront chacun une notification par courriel contenant un lien vers le document.

Lorsque vous invitez des collaborateurs d'un autre espace de travail, ils seront ajoutés au document avec l'autorisation par défaut « Peut voir et commenter » et auront un rôle de collaborateur dans leur nouvel espace de travail.

Si vous invitez des utilisateurs de l'espace de travail auquel appartient le document, leur niveau d'autorisation correspondra au rôle de leur compte. Par exemple, si un collègue a un rôle d'administrateur ou de gestionnaire, il se verra accorder l'autorisation « Peut modifier » par défaut. L'autorisation par défaut pour un rôle de membre, quant à elle, sera « Peut voir et commenter » (cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles de compte).

Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment une fois que vous avez invité des collaborateurs.

Les collaborateurs peuvent trouver les documents auxquels ils ont été invités dans le dossier « Partagé avec moi », situé dans l'onglet Documents.

Si vous souhaitez changer le rôle d'un utilisateur existant en collaborateur, vous pouvez le faire dans les paramètres d'équipe ou dans le panneau d'administration. Une fois que le rôle d'un utilisateur est modifié de cette façon, il n'aura plus accès au tableau de bord, aux contacts, à la bibliothèque de contenu, aux modèles, aux formulaires et aux documents. Cependant, il continuera à avoir accès aux documents qu'il a créés, ainsi qu'aux documents partagés avec lui.

Découvrez comment partager des dossiers de documents avec des collaborateurs ici.

Comment supprimer un collaborateur

Pour supprimer un collaborateur, sélectionnez votre nom dans le coin inférieur gauche et accédez à Équipe et licences. Passez le curseur sur un utilisateur et sélectionnez les trois petits points verticaux à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer l'utilisateur dans le menu déroulant. Si cette personne est membre de plusieurs espaces de travail, vous pouvez la supprimer de tous les espaces de travail à la fois. Pour cela, cochez l'option « Supprimer de tous les espaces de travail ». De cette façon, le collaborateur sera automatiquement retiré de tous les documents qui ont été partagés avec lui et n'aura plus accès au compte.