Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
Ajouter des membres est un excellent moyen de partager et de créer des documents ensemble.
Remarque :
Tout utilisateur qui a l'autorisation de modifier les utilisateurs sur le compte peut voir une liste de tous les membres de l'espace de travail auxquels ils ont accès dans les paramètres de l'équipe.
Passer à :
Remarque :
Le propriétaire du compte, les administrateurs et les gestionnaires, peuvent ajouter de nouveaux membres, mais seul le propriétaire du compte a accès à la facturation du compte et au nombre de licences disponibles.
Tout d'abord, vous devez ajouter des licences à votre compte, puis vous pouvez inviter des membres. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Si vous devez transférer une licence d'un ancien utilisateur à un nouveau, supprimez d'abord l'ancien utilisateur. Après cela, vous aurez une licence en réserve et vous pourrez inviter un nouvel utilisateur.
Vérifier les licences disponibles ou en ajouter de nouvelles
Remarque :
Les licences personnalisées sont seulement disponibles dans le forfait annuel Entreprise.
Vérifiez le nombre de licences dont vous disposez actuellement en allant sur Paramètres > Facturation > sous Licences utilisateur, vous verrez le nombre de licences utilisées et disponibles.
Cliquez sur Gérer pour ajouter d'autres licences.
Avertissement :
L'ajout de nouvelles licences vous sera facturé.
Invitez de nouveaux membres par lien
Si vous souhaitez inviter plusieurs collègues sur votre compte, vous pouvez facilement le faire grâce à notre fonction de lien d'invitation.
Il vous suffit de copier un lien d'invitation et de le partager avec votre équipe. Ensuite, vos collègues pourront rejoindre votre espace de travail !
Remarque :
Le propriétaire du compte, les administrateurs et les gestionnaires peuvent ajouter de nouveaux membres.Apprenez-en plus sur les rôles des comptes.
Comment inviter des utilisateurs par un lien
Remarque :
Les licences personnalisées sont disponibles seulement dans le forfait annuel Entreprise.
Pour commencer, sélectionnez le bouton Inviter des personnes sur votre panneau de navigation. Vous pouvez aussi aller dans Paramètres > Équipe et licences, puis cliquer sur Inviter un nouvel utilisateur.
Ensuite, dans le pop-up sous Inviter par lien, choisissez un rôle pour chacun de vos nouveaux utilisateurs, puis sélectionnez un type de licence (le cas échéant), puis copiez le lien.
Remarque :
Les utilisateurs du forfait eSign gratuit peuvent seulement être invités en tant qu'administrateurs.
C'est fait ! Vous pouvez maintenant partager le lien avec vos collègues.
Comment partager plusieurs liens pour différents rôles de compte.
Vous pouvez aussi inviter simultanément plusieurs utilisateurs ayant des rôles différents. Voici comment procéder :
Sélectionnez Inviter des personnes dans le panneau de navigation de gauche ou le bouton Inviter un nouvel utilisateur dans Paramètres > Équipe et licences.
Sélectionnez un rôle pour les nouveaux utilisateurs que vous inviterez à rejoindre votre espace de travail.
Cliquez sur le bouton Copier le lien, puis partagez ce lien avec vos collègues, puis partagez ce lien avec vos collègues.
Sélectionnez un autre rôle dans la même fenêtre pop-up
Répètez l'étape 3, puis partagez ce nouveau lien avec les collègues qui rejoindront votre espace de travail avec ce rôle différent.
Une fois que vos collègues auront cliqué sur ce lien, ils devront ajouter leurs informations de profil et cliquer sur Rejoindre l'espace de travail.
Avant d'envoyer un lien qui permettra à vos collègues de rejoindre votre espace de travail, assurez-vous que vous avez suffisamment de licences pour que tout le monde puisse s'inscrire. Allez sur Équipes et licences ou sur la page de facturation pour vérifier le nombre de licences qu'il vous reste.
Remarque :
Les licences personnalisées ne sont disponibles que dans le forfait annuel Entreprise.
Sachez que toute personne que vous invitez peut rejoindre votre espace de travail même si vous n'avez pas de licences disponibles. Lorsqu'un utilisateur rejoint votre espace de travail par le biais d'un lien, vous recevrez un e-mail vous informant qu'un paiement en attente est prévue dans les 48 heures à partir du moment où l'utilisateur a rejoint l'espace de travail.
Si nécessaire, vous pouvez supprimer tout nouvel utilisateur dans les paramètres de votre équipe afin de ne pas avoir à payer pour une nouvelle licence.
Comment désactiver un lien d'invitation ?
Pour désactiver le lien d'invitation, il suffit de cliquer sur l'icône de rechargement à côté du lien.
Les utilisateurs verront ce message lorsqu'ils cliqueront sur le lien désactivé.
Invitez de nouveaux utilisateurs par courriel
Une fois que les licences ont été ajoutées ou que vous vous êtes assurés d'en avoir suffisamment, sélectionnez Inviter des personnes dans la navigation de gauche.
Sélectionnez l'onglet Inviter par courriel
Saisissez l'adresse électronique et sélectionnez un rôle pour le nouveau membre du compte : Membre, Gestionnaire ou Administrateur.
Si vous avez plus d'un type de licence provisionné pour votre compte (Standard, Créateur, eSign ou Lecture seule), sélectionnez la licence pour le nouvel utilisateur. Remarque : le menu déroulant des licences disparaît si vous invitez un utilisateur qui fait déjà partie de votre organisation dans un autre espace de travail. Une fois que vous les aurez invités, ils auront la même licence que dans un autre espace de travail.
Le nouveau membre recevra un courriel de notification avec une invitation à rejoindre votre espace de travail. Ils cliqueront sur Rejoindre l'espace de travail et créeront un mot de passe pour leur compte. L'invitation restera en attente jusqu'à ce que votre collègue l'accepte.
Vous pouvez renvoyer l'invitation (au cas où ils ne l'auraient pas reçue ou comme rappel) ou l'annuler en cliquant sur le menu contextuel à côté du nom du membre et en choisissant une option (trois points à l'extrême droite du nom d'un membre de l'équipe lorsque vous le survolez).
Remarque :
L'ajout d'un utilisateur peut entraîner des frais supplémentaires si vous n'avez pas de licences disponibles.
Remarque :
Les licences personnalisées ne sont disponibles que dans le forfait annuel Entreprise.
Permettre à des coéquipiers de rejoindre votre compte
Disponibilité : Tous les forfaits
Vos collègues peuvent facilement rejoindre votre compte s'ils travaillent dans le même domaine que le propriétaire de votre compte.
Pour inviter d'autres personnes de votre domaine à rejoindre votre compte, choisissez d'abord votre image de profil dans le coin inférieur gauche pour accéder à Paramètres, sélectionnez Paramètres par défaut de l'espace de travail, puis cochez la case à côté de Paramètres de l'équipe.
Lorsqu'un nouvel utilisateur crée un compte PandaDoc, il doit confirmer son adresse électronique en saisissant un code de vérification.
Une fois que le nouvel utilisateur a vérifié son adresse électronique, il verra une liste de comptes qu'il peut rejoindre sous son domaine.
Après que le nouvel utilisateur a sélectionné Demander l'accès, l'accès lui sera accordé une fois que le propriétaire du compte aura approuvé sa demande.
Remarque :
Les nouveaux utilisateurs peuvent rejoindre un compte eSign gratuit sans l'approbation du propriétaire.
Une fois que le propriétaire du compte est informé de la demande d'adhésion du nouvel utilisateur, il peut sélectionner Accorder l'accès dans la notification par courriel. Ils seront alors redirigés vers une nouvelle fenêtre modale où ils pourront choisir les rôles et les espaces de travail pour le nouvel utilisateur.
Une fois que le propriétaire a sélectionné Accordez l'accès, le nouvel utilisateur recevra une notification par courriel qui lui permettra de confirmer qu'il souhaite rejoindre le compte. Et ensuite, les collaborations peuvent commencer !
Invitez de nouveaux utilisateurs par le biais d'un lien public
Disponibilité : Tous les forfaits
Une autre façon de permettre à un coéquipier de rejoindre votre compte est de lui envoyer un lien vers un document ou un modèle.
Copiez simplement le lien vers un document ou un modèle dans la barre d'adresse, partagez-le avec votre coéquipier et commencez à travailler dessus ensemble ! Voici comment cela fonctionne :
Votre coéquipier clique sur le lien, puis un message l'invite à saisir son nom et son adresse e-mail (en cas d'accès au document uniquement par e-mail) pour demander l'accès à votre compte.
Une fois qu'ils ont sélectionné Demander l'accès, des notifications par courriel sont envoyées aux administrateurs de votre compte.
N'importe quel administrateur peut approuver la demande en cliquant sur Accorder l'accès dans la notification par courriel, à ce moment-là, l'utilisateur reçoit une notification pour rejoindre votre compte.
Lorsque l'utilisateur clique sur Joindre dans la notification par courriel, il est envoyé au document ou au modèle.
Remarque :
Une fois que le nouvel utilisateur s'est vu accorder l'accès, il rejoindra l'équipe dans un rôle de gestionnaire et une licence standard vous sera facturée. Si le nouvel utilisateur demande l'accès au document, il le rejoindra en tant queCollaborateur avec une licence d'invité.
Pour désactiver cette fonctionnalité, sélectionnez d'abord votre image de profil dans le coin inférieur gauche pour accéder à Paramètres, sélectionnez Paramètres par défaut de l'espace de travail, puis faites défiler vers le bas jusqu'à Paramètres de l'équipe et décochez l'option « Autoriser n'importe qui à demander l'accès aux documents », puis faites défiler vers le bas jusqu'à Paramètres de l'équipe et décochez l'option « Autoriser n'importe qui à demander l'accès aux documents ». Enfin, sélectionnez Enregistrer les modifications.
Supprimer des membres
Pour supprimer un membre,sélectionnez votre image de profil dans le coin inférieur gauche pour accéder à Paramètres, sélectionnez Équipe et licences.
Passez le curseur sur un utilisateur et sélectionnez le menu latéral à l'extrême droite, puis sélectionnezSupprimer l'utilisateur dans la liste déroulante. Si cette personne est membre de plusieursespaces,vous pouvez la supprimer de tous les espaces de travail en même temps. Pour cela, cochez l'option « Supprimer de tous les espaces de travail ».
Remarque :
L'utilisateur ne sera pas supprimé de l'espace de travail dans lequel vous avez un rôle de membre.
Vous pouvez mettre en copie un autre utilisateur de votre compte sur les documents de l'utilisateur supprimé pour ne pas perdre les notifications importantes lorsque le document est signé.
Invitez une autre personne si vous voulez remplacer un membre de l'équipe.
Avertissement :
La suppression d'un membre n'entraîne pas la suppression de la licence. Si vous souhaitez supprimer entièrement la licence, le titulaire du compte doit aller surParamètres > Facturation > Gérer les licences et ajuster le nombre de licences. Le changement entrera en vigueur lors du prochain cycle de facturation. Remarque : vous ne pouvez supprimer que les licences standard. Contactez votre gestionnaire de compte si vous avez besoin d'ajuster le nombre de licences personnalisées.
Vous pouvez supprimer plusieurs utilisateurs à la fois. Cochez tous les utilisateurs que vous souhaitez gérer, en haut à droite, sélectionnez Supprimer l'utilisateur.