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Capacités d'importation
Remarque :
Pour utiliser cette fonctionnalité, le statut du document doit être « Brouillon ».
Si vous mettez à jour les informations de votre transaction après que le document a déjà été créé ou lié à la transaction, vous pouvez facilement mettre à jour votre document avec les nouvelles valeurs de la transaction liée. Voici comment procéder :
Dans le document PandaDoc, accédez au panneau Intégrations en cliquant sur l'icône HubSpot à droite.
Sous Données du document, cliquez sur Importer à partir de la gestion de la relation client (CRM).
Les variables et les informations sur les produits dans votre grille tarifaire/générateur de devis seront mises à jour avec les informations correctes de HubSpot. Remarque : vous ne pourrez pas mettre à jour les champs de PandaDoc ou les variables de rôle.
Si un produit a été supprimé de la transaction liée, il sera également supprimé de la grille tarifaire/du générateur de devis. Si un produit a été ajouté à la transaction liée, il apparaîtra également dans la grille tarifaire/le générateur de devis.
Pour mettre à jour la devise d'un document PandaDoc lorsqu'elle ne correspond pas à celle de HubSpot, suivez les étapes suivantes :
Dans HubSpot à droite, faites défiler jusqu'au module PandaDoc. Cliquez sur Actions > Afficher les jetons PandaDoc. Ensuite, recherchez la variable [Deal.DealCurrencyCode] sous l'onglet Deal et assurez-vous que la variable inclut le code de la devise.
Dans le document PandaDoc, accédez au panneau Intégrations en cliquant sur l'icône HubSpot à droite.
Sous Données du document, cliquez sur Importer à partir de la gestion de la relation client (CRM).
La devise sera mise à jour dans le tableau de prix ou dans le générateur de devis et reflétée dans la valeur du document.
Remarque :
Un HubSpot Deal doit inclure le code de la devise dans la variable [Deal.DealCurrencyCode]. Si cette variable n'a pas de valeur, c'est un indicateur que le compte HubSpot est configuré pour utiliser une seule devise. Nous recommandonsd'activer une monnaie supplémentaire en HubSpotsi vous souhaitez utiliser la fonctionnalité.
Avertissement :
Dans le cas où la variable est vide dans la transaction HubSpot, la fonction « Importer à partir de la gestion de la relation client (CRM) » ne mettra pas à jour la devise du document associé et de ses produits dans la grille tarifaire.
Capacités d'exportation
Vous pouvez mettre à jour les transactions de HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc change à l'aide d'Automatisations.
Remarque :
Veuillez noter que la fonction externe Automatisationsest disponible en tant que module complémentaire payant pour le forfait professionnel (39 $ par mois par compte/ 468 $ par an par compte) et est incluse dans le forfait entreprise.
Apprenez à configurer les automatisations sur vos modèles ici.
Avertissement :
Lorsque vous connectez votre compte HubSpot via Automatisations, ne sélectionnez aucune valeur sous « Scopes » pendant l'étape d'autorisation.
Modification de l'étape de la transaction HubSpot chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Sélectionnez « Modification de l'étape de la transaction sur HubSpot lorsque le statut du document a changé ».
Sélectionnez le statut de déclenchement pour les documents PandaDoc créés via HubSpot.
SélectionnezConnexion pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc par l'intermédiaire de Workato
Remarque :
L'utilisateur qui connecte le compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace définie.
Sélectionnez le pipeline : toutes les étapes de la transaction disponibles apparaîtront dans le menu déroulant.
Sélectionnez Enregistrer
Chaque fois que le document que vous avez créé par l'intermédiaire d'une transaction HubSpot et à l'aide de ce modèle est complété ou refusé, l'étape de la transaction passera automatiquement à « Opportunité gagnée et marché conclu » ou « Opportunité perdue et marché perdu » (en fonction de la configuration de votre automatisation).
Déplace un document vers les pièces jointes dans les offres HubSpot
Sélectionne "Joindre un PDF à Hubspot lorsque le statut du document PandaDoc a changé"
Sélectionne le statut de déclenchement pour tous les documents PandaDoc créés via HubSpot - tu peux choisir entre "Envoyé" et "Terminé".
Autorisez la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato
Remarque :
L'utilisateur qui connecte le compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace définie.
Sélectionnez Enregistrer
Chaque fois que le document que vous créez par l'intermédiaire d'une transaction d'HubSpot et à l'aide de ce modèle est envoyé ou complété (en fonction de la configuration de votre automatisation), il sera automatiquement joint à la transaction.
Mise à jour des propriétés de la transaction dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé.
Pour synchroniser les valeurs de champ mises à jour dans un document PandaDoc avec la transaction HubSpot, vous devez d'abord lier le champ dans HubSpot au champ dans votre modèle à l'aide du champ de fusion.
Ouvrez votre transaction HubSpot, à droite, faites défiler jusqu'au module PandaDoc et cliquez sur Actions > Afficher les jetons PandaDoc.
Copiez la variable sans crochets
Dans votre modèle PandaDoc, sélectionnez le champ dont vous souhaitez synchroniser la valeur avec un champ HubSpot, et sélectionnez Propriétés dans le panneau flottant
Dans Propriétés à droite, collez la variable que vous avez copiée depuis HubSpot dans la zone du champ de fusion sans crochets.
Remarque :
Seuls les types de champs texte, date, liste déroulante, case à cocher et bouton radio peuvent être synchronisés vers HubSpot.
Dans votre modèle, vous devez ensuite configuer l'automatisation :
Allez dans Automatisations dans le panneau de droite
Sélectionnez « Mise à jour des propriétés de la transaction dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé ».
Sélectionnez le statut de déclenchement pour les documents PandaDoc créés via HubSpot - vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Terminé ».
SélectionnerConnexion pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato. Vous verrez le boutonDéconnexion si votre compte est déjà connecté
Remarque :
L'utilisateur qui connecte le compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace définie.
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation
Créez un document par le biais d'une transaction HubSpot à l'aide de ce modèle.
Si vous choisissez le statut de document « Envoyé » comme déclencheur et que vous mettez à jour les champs provenant de la transaction, les propriétés dans HubSpot et la société principale associée à la transaction seront toutes deux mises à jour lorsque le document sera envoyé.
Sinon, si vous sélectionnez « Terminé » comme statut de déclenchement, les informations sur les propriétés des champs dans votre transaction et la société principale associée seront mises à jour dès que le statut du document passera à Terminé, à condition que le destinataire modifie les valeurs extraites de la transaction.
Quelques remarques importantes :
Si un certain champ ne peut pas remplir les informations soumises dans le champ de fusion, l'automatisation ne fonctionnera pas. En voici les raisons :
Pas d'autorisation pour le champ HubSpot mappé.
Le format de la valeur ne coïncide pas avec les règles de type/format du champ HubSpot.
Les champs dont les noms ne contiennent que des symboles spéciaux ne fonctionneront pas.
Mise à jour, ajout et suppressions des lignes de produits dans HubSpot chaque fois que le statut d'un document a changé
Allez dans Automatisations dans le panneau de droite
Sélectionnez « Mise à jour, ajout et suppression des lignes de produits dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé »
Sélectionnez le statut de déclenchement pour les documents PandaDoc créés via HubSpot - vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Terminé ».
SélectionnerConnexion pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato. Vous verrez le boutonDéconnexion si votre compte est déjà connecté
Remarque :
L'utilisateur qui connecte le compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace définie.
Cochez la case pour synchroniser les lignes de produits ajoutées ou supprimées (facultatif). Cette fonctionnalité garantit que lorsque le statut d'un document change, tout article ajouté à la grille tarifaire ou au générateur de devis sera généré dans la transaction associée. De même, si un article provenant initialement de la transaction HubSpot est retiré de la grille tarifaire ou du générateur de devis, il sera également retiré de la transaction HubSpot.
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation
Créez un document par le biais d'une transaction HubSpot à l'aide de ce modèle.
Si vous sélectionnez le statut de document « Envoyé » comme déclencheur et que vous mettez à jour les produits provenant d'une transaction, les informations sur le produit seront mises à jour dans la transaction une fois que vous aurez envoyé le document.
Si vous sélectionnez « Terminé » comme statut de déclenchement, les informations sur les produits de votre transaction seront mises à jour si vous mettez à jour les produits de la grille tarifaire/du générateur de devis avant de l'envoyer, ou si un signataire du document met à jour la quantité de produits dans la grille tarifaire/le générateur de devis (à condition que la modification de la quantité soit activée avant son envoi).
Quelques points importants :
Les principaux champs du produit, y compris le SKU, le nom, la description, le prix, la quantité et la remise, reflèteront systématiquement les valeurs de PandaDoc. Les champs personnalisés ne sont mis à jour que si la colonne correspondante est visible dans le document PandaDoc.
Si le même champ est utilisé plusieurs fois et a des valeurs différentes, nous donnons la priorité à celui qui a été modifié le plus récemment.
Si la validation de l'un des champs ne réssit pas, l'automatisation échouera.
Le montant de la transaction est automatiquement recalculé en fonction des lignes de produits dans HubSpot.
Lorsque des articles facultatifs sont activés dans la grille tarifaire/le générateur de devis, les choix effectués auront un impact sur la liste de produits de la transaction :
Les articles sélectionnés se synchroniseront, et si un article sélectionné n'existe pas du côté de HubSpot, il sera créé.
Les articles non sélectionnés seront retirés de la transaction.