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Salesforce Lightning. Créer et envoyer des documents PandaDoc
Salesforce Lightning. Créer et envoyer des documents PandaDoc
Mis à jour il y a plus de 2 mois

Remarque :

Ce guide couvre les fonctionnalités de la dernière version de l'intégration PandaDoc <> Salesforce.

Disponibilité :

PandaDoc : Forfaits annuels Professionnel* et Enterprise*

Salesforce : Professional, Enterprise, Unlimited, Developer edition, Performance.

L'intégration fonctionnera pour les opportunités, les prospects, les contacts, les comptes et les objets personnalisés.

*Cette intégration est disponible en tant que module complémentaire payant.

Passer à :

Pour savoir comment installer et configurer le module PandaDoc, cliquez ici.

Transmettre des données de SFDC à PandaDoc

Remarque :

Lorsque vous créez des documents à partir de vos opportunités Salesforce, la devise de la valeur du document hérite de la devise de l'opportunité.

Pour transférer des données de Salesforce vers un document PandaDoc, vous devez d'abord créer votre modèle et le configurer avec des variables (comme pour les champs de convergence).

Transmettre des champs Salesforce dans PandaDoc

Avant de configurer votre modèle avec des variables, créez une liste de variables pour chaque objet avec lequel vous utiliserez PandaDoc.

Remarque :

Les variables doivent être définies pour chaque objet individuellement. Seules les variables répertoriées dans cet objet particulier seront disponibles lors de la création d'un document à partir de celui-ci (pas de population inter-objets).

  1. Pour cela, trouvez Pandadoc Setup dans le Lanceur d'applications

  2. Faites défiler vers le bas jusqu'à Salesforce to PandaDoc data flow et cliquez sur Configure tokens

  3. Sélectionnez ensuite un objet pour lequel vous souhaitez modifier la liste des jetons. Si PandaDoc est installé dans un autre objet, cliquez sur Add objet. Vous verrez une liste par défaut de variables/jetons sur la droite. Pour en ajouter d'autres, cochez les champs que vous souhaitez ajouter à la liste des variables/jetons et cliquez sur Save

  4. Ouvrez un enregistrement Salesforce, descendez jusqu'à PandaDoc, cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit du module et choisissez Variables pour voir ce que vous pouvez transmettre

  5. Ouvrez votre modèle PandaDoc dans une autre fenêtre de navigateur, et copiez-collez les noms de variables entre crochets dans le modèle.

Lorsque vous créez un document à partir de Salesforce en utilisant ce modèle, les variables sont remplies avec les informations du CRM.

Remarque :

Si le champ dans Salesforce est vide, la variable dans le document ne sera pas renseignée et vous devrez la remplir manuellement.

Remarque :

  • Le formatage des variables de date dépend du format de date par défaut défini dans les paramètres de votre espace de travail.

  • Le formatage des variables monétaires est basé sur les paramètres régionaux de l'affichage du destinataire. Les variables monétaires personnalisées seront transmises au document sans symbole monétaire ni formatage.

Avertissement :

Les champs de texte cryptés ne peuvent pas être transmis par l'intermédiaire d'une variable.

Transmettre des destinataires de Salesforce vers PandaDoc

Remarque :

La transmission d'informations sur les destinataires fonctionne le mieux avec les rôles de PandaDoc. Découvrez comment définir des rôles sur un modèle ici.

Par défaut, Salesforce transmet les informations suivantes sur les destinataires en fonction de l'objet dans lequel se trouve votre module PandaDoc :

  • depuis une opportunité : informations du rôle du contact

  • depuis un compte : coordonnées + possibilité d'envoyer des informations sur le compte

  • depuis un prospect : informations sur le prospect

  • depuis un contact : coordonnées

  • depuis un devis : coordonnées

Si vous préaffectez un destinataire au niveau du modèleil sera automatiquement assigné au rôle lorsque le document sera créé via Salesforce.

Vous pouvez configurer les champs de Salesforce qui seront associés à un rôle dans PandaDoc et définir les champs qui seront envoyés en tant que paramètres suivants :

  • Prénom

  • Nom de famille

  • E-mail

  • Champ de l’entreprise

  • Champ de téléphone

  • Champ de rôle

  1. Accédez au Lanceur d'applications et trouvez PandaDoc setup

  2. Faites défiler vers le bas jusqu'à Salesforce to PandaDoc data flow et sélectionnez Configure Recipients.

Remarque :

Vous verrez le mappage par défaut pour les objets par défaut. Vous pouvez les modifier ou ajouter de nouveaux mappages pour les objets personnalisés.

Si vous souhaitez que PandaDoc associe automatiquement un destinataire à un rôle spécifique, vous avez besoin de deux choses :

  • Champ de rôle configuré dans le mappage des destinataires.

  • Avoir des noms de rôles identiques dans Salesforce et dans le modèle PandaDoc.

Si vous avez configuré cela correctement, PandaDoc insérera le destinataire respectif dans le rôle respectif lorsque vous créerez des documents.

Remarque :

PandaDoc extrait tous les contacts de Salesforce dans le document. Si vous souhaitez en supprimer, supprimez-les dans la fenêtre contextuelle du rôle ou dans la section des destinataires du document.

Si vous générez des documents à partir d'un devis ou d'un dossier, il se peut que vous utilisiez un champ de recherche pour un enregistrement de contact spécifique. Vous pouvez spécifier les champs de recherche à utiliser comme destinataires en allant dans PandaDoc Setup et en faisant défiler vers le bas jusqu'à Object Customization settings. Recherchez l'objet pour lequel vous devez configurer cette fonction et cliquez sur Setup sur le côté droit.

Choisissez ensuite le champ à utiliser comme destinataire et cliquez sur Save. Vous pouvez choisir jusqu'à cinq champs.

Ensuite, configurez le mappage des destinataires. Voilà, le tour est joué !

Filtrer les destinataires

Vous pouvez filtrer les contacts qui sont transférés dans les documents PandaDoc en tant que destinataires en fonction des champs oui/non d'un enregistrement (champs booléens).

  1. Allez dans App Launcher, trouvez PandaDoc Setup, et sélectionnez Configure Recipients

  2. Faites défiler vers le bas jusqu'à Recipients Filtering

  3. Cliquez sur Enable Filtering

  4. Choisissez un champ sur la base duquel les destinataires seront filtrés.

  5. Choisissez la valeur du champ sur la base duquel les destinataires seront filtrés : true - oui, false - non.

Si vous avez configuré le mappage des destinataires pour les comptes, vous pouvez alors le configurer pour transmettre ces informations de compte (e-mail, numéro de téléphone, etc.) en tant que destinataire à PandaDoc.

Pour cela, allez dans PandaDoc Setup, puis faites défiler vers le bas jusqu'à Object Customization settings. En regard du nom de l'objet du compte, cliquez sur Setup, cochez la case à côté de 1Sending Account as recipient, et cliquez sur Save.

Remarque :

Les rôles de contact Salesforce et les rôles de modèle PandaDoc ne peuvent pas avoir 2 contacts assignés à un rôle.

Si vous avez des suggestions concernant les fonctionnalités de PandaDoc, veuillez soumettre une idée sur le portail d'idées ou contacter notre équipe d'assistance.

Transmettre des informations de Salesforce à PandaDoc (via des champs)

Vous pouvez transmettre des données dans les champs de PandaDoc de la même manière que les variables. Contrairement aux variables, il n'est pas nécessaire d'inclure des crochets.

Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans le champ Fusionner les champs.

Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données pré-remplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que le champ lui ait été attribué.

Transmettre des données produits à la grille tarifaire

Remarque :

L'ordre actuel des éléments de ligne dans l'opportunité est conservé dans la grille tarifaire et le bloc de création de devis lorsque vous créez un document à partir de votre opportunité ou mettez à jour les informations dans le document à l'aide du bouton « Importer à partir d’un outil de CRM ».

PandaDoc peut envoyer des produits depuis une opportunité, un prospect, un contact ou un compte vers une grille tarifaire dans un document. Dans ce guide, nous verrons comment transmettre des produits d'opportunité dans PandaDoc, mais la configuration est la même pour les autres objets.

Tout d’abord, mappez les champs de produit d’opportunité aux champs de la grille tarifaire.

  1. Allez dans PandaDoc Setup, puis cliquez sur PandaDoc Configure Pricing Items.

  2. Les produits d'opportunité seront affichés par défaut, mais vous pouvez sélectionner un autre objet pour lequel établir le mappage.

  3. Ensuite, mappez les champs de produit d'opportunité avec les champs de la grille tarifaire et cliquez sur Save.

  4. Plus bas, sous Pricing Items Sorting, vous pouvez définir l'ordre dans lequel vous souhaitez que les produits soient listés dans la grille tarifaire de PandaDoc.

Pass_products_to_pricing_table_0.png

Configurez maintenant la grille tarifaire pour qu'elle accepte les produits provenant de Salesforce.

  1. Ouvrez votre modèle PandaDoc et ajoutez une grille tarifaire

  2. La fusion des données est activée par défaut.

Voilà, c'est configuré ! Lorsque vous démarrez un nouveau document à partir d'une opportunité (en supposant que des produits y ont été ajoutés), veillez à sélectionner votre modèle. Les produits seront ajoutés à la grille tarifaire. Si certains champs ne sont pas affichés, cliquez sur le signe plus à droite de la grille tarifaire et sélectionnez les champs sous Ajouter les éléments masqués.

Transmettre des champs de produit personnalisés dans la grille tarifaire

Parfois, vous devez transmettre plus que l'ensemble standard de champs de produit.

  1. Tout d'abord, ajoutez les champs de produit d'opportunité dans la liste des jetons/variables en allant dans PandaDoc Setup > Configure tokens. Sélectionner Opportunity product, et cochez les champs que vous devez transmettre sur la droite : ils apparaîtront dans la liste des jetons sur la gauche.

  2. Cliquez sur Save. Voilà, c'est configuré

  3. Assurez-vous que la fusion de données est activée pour la grille tarifaire

  4. Lorsque vous créez un document à partir du modèle, cliquez sur le signe plus à droite de la grille tarifaire.

  5. Sélectionnez les champs de produit personnalisés sous Ajouter les éléments masqués.

Si l'ajout de champs personnalisés à partir de colonnes masquées à chaque fois que vous créez un document vous semble trop fastidieux, il existe un moyen d'y remédier.

  1. Créez un document et affichez les champs de produit personnalisés

  2. Cliquez ensuite sur les trois poins verticaux dans le coin supérieur droit et sélectionnez Convertir en modèle. Votre nouveau modèle s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur

  3. Dans le modèle, vous pouvez supprimer des produits de la grille tarifaire, mais veillez à conserver les colonnes des champs personnalisés.

  4. La prochaine fois que vous créez un document à partir de Salesforce, utilisez ce modèle. Les colonnes seront remplies avec les valeurs des champs de produit personnalisés.

Transférer des données produit de Salesforce vers un bloc de générateur de devis

Disponibilité : Forfaits Professionnel* et Entreprise
*Le générateur de devis fait partie de notre module complémentaire CPQ

Remarque :

L'ordre actuel des éléments de ligne dans l'opportunité est conservé dans la grille tarifaire et le bloc de générateur de devis lorsque vous créez un document à partir de votre opportunité ou mettez à jour les informations dans le document à l'aide du bouton « Importer à partir d’un outil de CRM ».

Vous pouvez envoyer des informations produit à un bloc de générateur de devis à partir d'une opportunité dans Salesforce. Commencez par ajouter un bloc de générateur de devis à votre modèle, puis créez un document à partir d'une opportunité dans Salesforce.

mceclip1.png

Une fois que vous avez créé un document à l'aide de ce modèle, les informations suivantes sur le produit sont envoyées au bloc de devis :

  • Nom du produit

  • Prix

  • Quantité

  • Remise

Pour afficher les champs personnalisés dans votre document nouvellement créé, cliquez sur le bloc de générateur de devis, sélectionnez Modifier le devis dans le panneau flottant, sélectionnez Ajouter une colonne en haut à droite de la section, puis sélectionnez votre colonne personnalisée dans le menu déroulant sous Afficher les éléments masqués.

mceclip6.png

Remarque :

Si votre bloc de génération de devis contient plusieurs sections, les produits seront extraits vers la dernière section. Si votre modèle contient plusieurs blocs de génération de devis, les produits de votre opportunité seront extraits vers chaque bloc.

Créer et envoyer des documents

Maintenant que vous avez créé et configuré votre modèle, vous pouvez créer et envoyer des documents à partir de Salesforce.

  1. Accédez à un enregistrement, trouvez le module PandaDoc et cliquez sur New Document

  2. Choisissez un modèle ou sélectionnez les modèles que vous souhaitez regrouper, puis sélectionnez Add items et attribuez des rôles aux destinataires, le cas échéant

  3. Cliquez sur Continue et vérifiez votre document (variables, contenu, liste des destinataires, rappels) et envoyez votre document

  4. Vous pouvez maintenant revenir à l'enregistrement dans Salesforce et suivre le statut de votre document.

  5. Lorsqu'un document est terminé, son format .pdf apparaît dans la rubrique Files de l'enregistrement. (Bien que cela fasse partie de la fonction de déclencheurs de synchronisation, il est activé par défaut lorsque vous installez le paquet PandaDoc).

Ajouter les fichiers dans votre vue d’objet

Si vous ne voyez pas les fichiers dans votre objet, il se peut que vous deviez ajouter cette option à votre vue de l'objet.

Pour ce faire, vous devez revenir à la section Page Layouts de l'objet dans les paramètres de Salesforce :

  1. Ouvrez votre Salesforce, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône de l'engrenage et sélectionnez Setup

  2. Allez dans la liste Object Manager et sélectionnez Opportunity

  3. Dans Opportunity, allez à Page Layoutet sélectionnez Opportunity Layout

  4. Dans la page Opportunity Layout, utilisez la barre d'outils supérieure pour trouver Related Lists. Trouvez ensuite Files. Glissez-déposez cet élément là où vous le souhaitez, puis cliquez sur Enregistrer

  5. Vérifiez à nouveau vos opportunités pour vous assurer que les fichiers sont désormais visibles depuis la page.

Lier un document à une opportunité dans Salesforce

Remarque :

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de membre, gestionnaire ou admin. Si vous utilisez des rôles personnalisés veillez à activer l'autorisation « Peut afficher et demander des intégrations » pour le rôle afin de permettre aux utilisateurs de lier des documents à Salesforce et d'importer des données.

Si vous avez créé un document dans PandaDoc et que vous souhaitez le lier à une opportunité dans Salesforce, nous avons ce qu'il vous faut !

Cliquez ici pour en savoir plus.

Mettre à jour un document avec des valeurs de champ de Salesforce

Remarque :

Le document doit avoir le statut de brouillon pour cette fonctionnalité.

Remarque :

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de membre, gestionnaire ou admin. Si vous utilisez des rôles personnalisés veillez à activer l'autorisation « Peut afficher et demander des intégrations » pour le rôle afin de permettre aux utilisateurs de lier des documents à Salesforce et d'importer des données.

Si les informations d'un enregistrement Salesforce sont mises à jour alors que le document a déjà été créé à partir de cet enregistrement, vous pouvez mettre à jour le document avec les valeurs correctes :

  1. Dans le document, accédez au panneau des intégrations en cliquant sur l'icône Salesforce à gauche dans le document PandaDoc.

  2. Sous Données des documents, sélectionnez Importer à partir d’un outil de CRM

  3. Les variables et les produits dans le générateur de devis/la grille tarifaire seront mis à jour avec les dernières informations de Salesforce, à condition que le document ait été créé à partir d'une opportunité. La liste des produits dans PandaDoc changera en fonction de l'ajout ou de la suppression de produits d'opportunité.

    Remarque :

    L'ordre actuel des éléments de ligne dans l'opportunité est conservé dans la grille tarifaire et le bloc de génération de devis lorsque vous créez un document à partir de votre opportunité ou mettez à jour les informations dans le document à l'aide du bouton « Importer à partir d’un outil de CRM ».

  4. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Importer à partir d’un outil de CRM » dans n'importe quel objet de Salesforce : Opportunité, Compte, Prospect, Contact ou objets personnalisés.

Si le champ dans Salesforce est vide, la variable correspondante ne sera pas actualisée.

Avertissement :

Vous ne pouvez pas mettre à jour les champs PandaDoc ou les variables de rôle.

Les étapes de dépannage peuvent être trouvées ici.

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