Ce guide couvre les fonctionnalités de la dernière version de l'intégration PandaDoc <> Salesforce.

Disponibilité :

PandaDoc : Forfaits annuels Professionnel* et Enterprise*

Salesforce : Professional, Enterprise, Unlimited, Developer edition, Performance.

L'intégration fonctionnera pour les opportunités, les prospects, les contacts, les comptes et les objets personnalisés.

*Cette intégration est disponible en tant que module complémentaire payant.

Pour savoir comment installer et configurer le module PandaDoc, cliquez ici.

Lorsque vous créez des documents à partir de vos opportunités Salesforce, la devise de la valeur du document hérite de la devise de l'opportunité.

Pour transférer des données de Salesforce vers un document PandaDoc, vous devez d'abord créer votre modèle et le configurer avec des variables (comme pour les champs de convergence).

Avant de configurer votre modèle avec des variables, créez une liste de variables pour chaque objet avec lequel vous utiliserez PandaDoc.

Les variables doivent être définies pour chaque objet individuellement. Seules les variables répertoriées dans cet objet particulier seront disponibles lors de la création d'un document à partir de celui-ci (pas de population inter-objets).

Lorsque vous créez un document à partir de Salesforce en utilisant ce modèle, les variables sont remplies avec les informations du CRM.

Si le champ dans Salesforce est vide, la variable dans le document ne sera pas renseignée et vous devrez la remplir manuellement.

Les champs de texte cryptés ne peuvent pas être transmis par l'intermédiaire d'une variable.

La transmission d'informations sur les destinataires fonctionne le mieux avec les rôles de PandaDoc. Découvrez comment définir des rôles sur un modèle ici.

Par défaut, Salesforce transmet les informations suivantes sur les destinataires en fonction de l'objet dans lequel se trouve votre module PandaDoc :

Si vous préaffectez un destinataire au niveau du modèleil sera automatiquement assigné au rôle lorsque le document sera créé via Salesforce.

Vous pouvez configurer les champs de Salesforce qui seront associés à un rôle dans PandaDoc et définir les champs qui seront envoyés en tant que paramètres suivants :

Vous verrez le mappage par défaut pour les objets par défaut. Vous pouvez les modifier ou ajouter de nouveaux mappages pour les objets personnalisés.

Si vous souhaitez que PandaDoc associe automatiquement un destinataire à un rôle spécifique, vous avez besoin de deux choses :

Si vous avez configuré cela correctement, PandaDoc insérera le destinataire respectif dans le rôle respectif lorsque vous créerez des documents.

PandaDoc extrait tous les contacts de Salesforce dans le document. Si vous souhaitez en supprimer, supprimez-les dans la fenêtre contextuelle du rôle ou dans la section des destinataires du document.

Si vous générez des documents à partir d'un devis ou d'un dossier, il se peut que vous utilisiez un champ de recherche pour un enregistrement de contact spécifique. Vous pouvez spécifier les champs de recherche à utiliser comme destinataires en allant dans PandaDoc Setup et en faisant défiler vers le bas jusqu'à Object Customization settings. Recherchez l'objet pour lequel vous devez configurer cette fonction et cliquez sur Setup sur le côté droit.

Choisissez ensuite le champ à utiliser comme destinataire et cliquez sur Save. Vous pouvez choisir jusqu'à cinq champs.

Ensuite, configurez le mappage des destinataires. Voilà, le tour est joué !

Vous pouvez filtrer les contacts qui sont transférés dans les documents PandaDoc en tant que destinataires en fonction des champs oui/non d'un enregistrement (champs booléens).

Si vous avez configuré le mappage des destinataires pour les comptes, vous pouvez alors le configurer pour transmettre ces informations de compte (e-mail, numéro de téléphone, etc.) en tant que destinataire à PandaDoc.

Pour cela, allez dans PandaDoc Setup, puis faites défiler vers le bas jusqu'à Object Customization settings. En regard du nom de l'objet du compte, cliquez sur Setup, cochez la case à côté de 1Sending Account as recipient, et cliquez sur Save.

Les rôles de contact Salesforce et les rôles de modèle PandaDoc ne peuvent pas avoir 2 contacts assignés à un rôle.

Si vous avez des suggestions concernant les fonctionnalités de PandaDoc, veuillez soumettre une idée sur le portail d'idées ou contacter notre équipe d'assistance.

Vous pouvez transmettre des données dans les champs de PandaDoc de la même manière que les variables. Contrairement aux variables, il n'est pas nécessaire d'inclure des crochets.

Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans le champ Fusionner les champs.

Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données pré-remplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que le champ lui ait été attribué.

L'ordre actuel des éléments de ligne dans l'opportunité est conservé dans la grille tarifaire et le bloc de création de devis lorsque vous créez un document à partir de votre opportunité ou mettez à jour les informations dans le document à l'aide du bouton « Importer à partir d’un outil de CRM ».

PandaDoc peut envoyer des produits depuis une opportunité, un prospect, un contact ou un compte vers une grille tarifaire dans un document. Dans ce guide, nous verrons comment transmettre des produits d'opportunité dans PandaDoc, mais la configuration est la même pour les autres objets.

Tout d’abord, mappez les champs de produit d’opportunité aux champs de la grille tarifaire.

Configurez maintenant la grille tarifaire pour qu'elle accepte les produits provenant de Salesforce.

Voilà, c'est configuré ! Lorsque vous démarrez un nouveau document à partir d'une opportunité (en supposant que des produits y ont été ajoutés), veillez à sélectionner votre modèle. Les produits seront ajoutés à la grille tarifaire. Si certains champs ne sont pas affichés, cliquez sur le signe plus à droite de la grille tarifaire et sélectionnez les champs sous Ajouter les éléments masqués.

Parfois, vous devez transmettre plus que l'ensemble standard de champs de produit.

Si l'ajout de champs personnalisés à partir de colonnes masquées à chaque fois que vous créez un document vous semble trop fastidieux, il existe un moyen d'y remédier.

Disponibilité : Forfaits Professionnel* et Entreprise
*Le générateur de devis fait partie de notre module complémentaire CPQ

L'ordre actuel des éléments de ligne dans l'opportunité est conservé dans la grille tarifaire et le bloc de générateur de devis lorsque vous créez un document à partir de votre opportunité ou mettez à jour les informations dans le document à l'aide du bouton « Importer à partir d’un outil de CRM ».

Vous pouvez envoyer des informations produit à un bloc de générateur de devis à partir d'une opportunité dans Salesforce. Commencez par ajouter un bloc de générateur de devis à votre modèle, puis créez un document à partir d'une opportunité dans Salesforce.

Une fois que vous avez créé un document à l'aide de ce modèle, les informations suivantes sur le produit sont envoyées au bloc de devis :

Pour afficher les champs personnalisés dans votre document nouvellement créé, cliquez sur le bloc de générateur de devis, sélectionnez Modifier le devis dans le panneau flottant, sélectionnez Ajouter une colonne en haut à droite de la section, puis sélectionnez votre colonne personnalisée dans le menu déroulant sous Afficher les éléments masqués.

Si votre bloc de génération de devis contient plusieurs sections, les produits seront extraits vers la dernière section. Si votre modèle contient plusieurs blocs de génération de devis, les produits de votre opportunité seront extraits vers chaque bloc.

Maintenant que vous avez créé et configuré votre modèle, vous pouvez créer et envoyer des documents à partir de Salesforce.

Si vous ne voyez pas les fichiers dans votre objet, il se peut que vous deviez ajouter cette option à votre vue de l'objet.

Pour ce faire, vous devez revenir à la section Page Layouts de l'objet dans les paramètres de Salesforce :

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de membre, gestionnaire ou admin. Si vous utilisez des rôles personnalisés veillez à activer l'autorisation « Peut afficher et demander des intégrations » pour le rôle afin de permettre aux utilisateurs de lier des documents à Salesforce et d'importer des données.

Si vous avez créé un document dans PandaDoc et que vous souhaitez le lier à une opportunité dans Salesforce, nous avons ce qu'il vous faut !

Cliquez ici pour en savoir plus.

Le document doit avoir le statut de brouillon pour cette fonctionnalité.

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de membre, gestionnaire ou admin. Si vous utilisez des rôles personnalisés veillez à activer l'autorisation « Peut afficher et demander des intégrations » pour le rôle afin de permettre aux utilisateurs de lier des documents à Salesforce et d'importer des données.

Si les informations d'un enregistrement Salesforce sont mises à jour alors que le document a déjà été créé à partir de cet enregistrement, vous pouvez mettre à jour le document avec les valeurs correctes :

Si le champ dans Salesforce est vide, la variable correspondante ne sera pas actualisée.

Vous ne pouvez pas mettre à jour les champs PandaDoc ou les variables de rôle.

Les étapes de dépannage peuvent être trouvées ici.