Variablen

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Eine Variable ist ein Briefvorlagenfeld, mit dem Sie Zeit sparen können, indem alle Informationen, die häufig in Ihren Dokumenten vorkommen, automatisch ausgefüllt werden. Es ist ein Stück Text, das von eckigen Klammern umgeben ist, wie dieses hier:

Die Variable hat keinen gelben Hintergrund, wenn ein Empfänger das Dokument sieht. Sie wird nur so im Editor angezeigt, damit Sie leicht zwischen Text und einer Variablen unterscheiden können.

Wichtige Informationen zu Variablen:

• Sie können Variablen sowohl in Vorlagen als auch in Dokumenten hinzufügen
• Variablen funktionieren in drei Preistabellenfeldern: Name, Beschreibung, Nur-Text-Spalte
• Variablen funktionieren nur im Dokument selbst. Sie funktionieren nicht im Dokumentennamen, in gespeicherten Nachrichten oder im Betreff oder Textteil einer E-Mail.

So fügen Sie Ihrer Vorlage bzw. Ihrem Dokument Variablen hinzu

1. Wählen Sie einen Textblock aus, in dem Sie Ihre Variable platzieren möchten.
2. Geben Sie eine öffnende eckige Klammer ein und wählen Sie entweder den Namen einer Systemvariablen aus der Dropdown-Liste oder geben Sie Ihren eigenen ein und drücken Sie die Eingabetaste, ODER

1. Klicken Sie rechts auf „Variablen“, klicken Sie auf das Pluszeichen und geben Sie einen Variablennamen ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
2. Die Variable wird im Abschnitt Variablen angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Kopiersymbol, um den Variablennamen zu kopieren, und fügen Sie ihn an der gewünschten Stelle in Ihre Vorlage ein.

1. Um eine Variable mit aktuellen Informationen auszufüllen, klicken Sie auf eine Variable in einer Vorlage bzw. einem Dokument oder öffnen Sie rechts unter „Variablen“ die Variablenliste, und geben Sie einen Wert ein.
2. Durch die verwendete Variable werden die Informationen in der gesamten Vorlage bzw. im Dokument automatisch ausgefüllt.

Um eine Variable zu löschen, löschen Sie sie zuerst im Dokumententext. Klicken Sie anschließend im rechten Bereich auf Variablen , klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Nicht verwendet“ und suchen Sie die Variable in der Liste. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das Entfernungs-Symbol, um die Variable aus Ihrer Variablenliste zu löschen. 

Arten von Variablen

Es gibt 4 Arten von Variablen:

• Rollenvariablen
• Systemvariablen
• Preistabellenvariablen
• Benutzerdefinierte Variablen

Rollenvariablen

Diese Variablen fügen automatisch Informationen über Ihren Empfänger ein, wenn ihm eine Rolle zugewiesen ist. Sie können den Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das Unternehmen Ihres Empfängers eingeben, sofern die Informationen in PandaDoc-Kontakten vorhanden sind. (Wenn Ihr Empfänger nicht in Ihren PandaDoc-Kontakten vorhanden ist, können Sie ihn beim Erstellen des Dokuments hinzufügen.)

1. Erstellen Sie eine Vorlagenrolle (dafür müssen Sie sich in einer Vorlage befinden).
2. PandaDoc generiert automatisch die Standardrollenvariablen: Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Telefon, Titel und Adresse.
3. Klicken Sie oben rechts auf „Variablen“, suchen Sie die Standardrollenvariablen anhand des Rollennamens am Anfang, z. B. Client.FirstName.

1. Kopieren Sie eine Variable und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle in die Vorlage ein.
2. Wenn Sie aus dieser Vorlage ein Dokument erstellen, weisen Sie den Empfängern Rollen zu und klicken auf „Bearbeitung starten“.
3. Rollenvariablen werden bei der Dokumentenerstellung ausgefüllt.

Systemvariablen

Diese Variablen sind bereits von PandaDoc vordefiniert. Sie füllen automatisch Informationen zu Ihrem Dokument aus, die für dieses einzelne Dokument und seinen Inhalt spezifisch sind (z. B. Erstellungsdatum des Dokuments, Referenznummer, Gesamtsummen der Preistabelle usw.).

Preistabellenvariablen

Mit Preistabellenvariablen können Sie Daten aus der Fußzeile der Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Formular problemlos wiederverwenden. Jede Zeile, die Sie der Fußzeile Ihrer Preistabelle hinzufügen, wird als Variable angezeigt, solange sie einen Wert hat.

Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, klicken Sie zunächst auf eine Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular. Klicken Sie dann auf Eigenschaften im schwebenden Bedienfeld und wählen Sie Variablen auf der rechten Seite aus. Klicken Sie abschließend auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.

Sie finden Preistabellenvariablen auch auf der Registerkarte Variablen auf der rechten Seite. 

Benutzerdefinierte Variablen

Diese Variablen dienen als Platzhalter für alle Informationen, die Sie beim Erstellen eines Dokuments manuell eingeben müssen. Sie können sie beliebig benennen, und sie sind nützlich, wenn die Informationen nicht in Ihren Kontakten vorhanden sind.

Sehen Sie, wie Variablen in einem Dokument funktionieren