Les salles de PandaDoc sont des centres de collaboration sécurisés où vous pouvez organiser les documents de transaction, attribuer des tâches et communiquer avec les parties prenantes, le tout en un seul endroit. Ce guide vous montrera comment créer, publier et gérer des salons dans votre compte PandaDoc.

Disponibilité : forfaits Professionnel* et Entreprise**

* Les utilisateurs ayant souscrit à un forfait Professionnel peuvent créer un nombre illimité de salles, mais ne peuvent en publier que trois au maximum.

**Les utilisateurs Enterprise peuvent créer et publier un nombre illimité de salles.

Regardez la vidéo de présentation :

Tout d’abord, accédez à Extensions et permettre Salles. Découvrez comment activer les extensions ici.

Une fois les Salles activées, sélectionnez-les dans le panneau de navigation de gauche.

Il est possible de créer un modèle de salle que vous pourrez ensuite utiliser à plusieurs reprises.

Commencez par sélectionner Salles dans le panneau de droite, puis Modèles > +Modèle en haut à gauche.

Modifiez le nom du modèle de salle en remplaçant « Nouvelle salle » dans le panneau de gauche par le nom de la salle que vous souhaitez utiliser.

Chaque salle se compose d'un accueil et de deux extensions :

Vous pouvez utiliser l'une des actions par défaut d'un modèle ou sélectionner +Tâche pour en ajouter une nouvelle. Pour en savoir plus sur les tâches, cliquez ici.

Sélectionnez Documents et fichiers et ajoutez les fichiers, les modèles PandaDoc ou les liens que vous souhaitez inclure dans le modèle de salle.

Pour supprimer du contenu d'un modèle de salle, positionnez le curseur sur un élément et cliquez sur les trois points verticaux tout à droite, puis sélectionnez Supprimer du modèle.

Sélectionnez Salles dans le panneau de navigation de gauche, +Salle en haut à gauche, puis l'un de vos modèles de salle ou +Vierge pour créer une nouvelle salle à partir de zéro.

Vous pouvez aussi sélectionner Modèles, cliquer sur un modèle que vous avez créé au préalable, puis cliquer sur Utiliser ce modèle pour créer une salle.

Une fois la salle créée, un dossier pour les nouveaux documents apparaîtra dans la liste de documents. Tous les documents que vous téléverserez vers la salle seront automatiquement placés dans ce dossier.

Pour changer le nom d'une salle, sélectionnez « Nouvelle salle » dans le coin supérieur gauche, saisissez le nom que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur « Valider ».

Vous pouvez personnaliser la salle en téléversant un logo sous forme d'image et en ajoutant une brève description qui s'affichera dans la salle.

Vous pouvez facilement convertir une salle en modèle de salle pour une utilisation ultérieure. Il suffit d'ouvrir une salle (publiée ou non), de cliquer sur les trois points verticaux en haut à droite, et de sélectionner Convertir en modèle dans le menu déroulant.

Après avoir sélectionné Convertir en modèle, vous serez redirigé vers le modèle nouvellement créé, qui portera le même nom que la salle d'origine.

Après avoir ajouté tout le contenu nécessaire, cliquez sur Publier en haut à droite pour partager la salle avec tous ses membres.

Une fois que vous aurez confirmé l'action en cliquant sur Publier, tous les membres de la salle recevront un e-mail avec un lien vers la salle. Le statut de la salle passera à « Publiée », et tous les documents PandaDoc en état de brouillon dont le niveau d'accès est défini à « Signataires uniquement » ou « Tous les membres de la salle » seront automatiquement envoyés à leurs destinataires respectifs.

Avant de partager la salle à l'aide d'un lien, assurez-vous que tout le contenu que vous souhaitez partager est marqué« visible par tous les membres de la salle ».'.

Une fois qu'une salle a été publiée, vous pouvez partager le lien vers celle-ci avec les membres de la salle via l'application de messagerie de votre choix ou par SMS.

Pour obtenir le lien vers la salle, cliquez sur Copier le lien en haut à droite, ou sélectionnez Membres en bas à gauche > Copier le lien.

Lorsque les utilisateurs ouvrent la salle à l'aide du lien partagé, ils y entrent en mode de prévisualisation. Ce mode leur permet de voir les contenus marqués « visibles par tous les membres de la salle ». Pour signer un document ou accéder à un contenu en accès restreint, les utilisateurs doivent sélectionner Se connecter et vérifier leur accès par e-mail.

Pour cesser de partager une salle avec les membres de la salle, ouvrez une salle publiée et cliquez sur Cesser la publication en haut à droite. Une fois que la publication d'une salle a cessé, les membres de la salle ne peuvent plus y accéder.

Positionnez le curseur à l'extrême droite d'une salle, puis cliquez sur les trois verticaux > Supprimer.

Pour supprimer plusieurs salles, cliquez dans la zone à gauche de leur nom, puis sur Supprimer en haut à droite.

En tant que créateur (propriétaire) de la salle, vous recevrez des notifications par e-mail au sujet de l'activité de la salle. Ces notifications sont envoyées pour signaler les événements suivants :

Vous pouvez gérer les notifications de salle à tout moment en sélectionnant « Salles » dans le panneau de navigation de gauche, puis l’icône d’engrenage en bas à gauche.

Ensuite, décochez/cochez les notifications que vous souhaitez désactiver/activer, puis sélectionnez enfin Enregistrer .

L'accueil est ce que les membres de la salle voient en premier lorsqu'ils ouvrent une invitation à la rejoindre. Pour personnaliser l'accueil d'une salle, commencez par l'afficher en sélectionnant « Accueil » dans le panneau de gauche. Cliquez ensuite sur Modifier la page et utilisez les blocs de contenu de type texte, image, vidéo ou encore tableau afin de concevoir la page. Vous pouvez aussi inclure un message de bienvenue, ajouter des instructions et même intégrer une vidéo ou une image. Adaptez la page d'accueil de votre salle pour la rendre conviviale et partager des informations avec tous les membres.

Un plan d'action permet de guider les parties prenantes tout au long du processus pour les transactions complexes, qui peut comprendre la préparation des documents, des vérifications approfondies (« due diligence ») et la gestion du calendrier, le tout à partir d'un espace unique.

Pour créer une tâche, cliquez sur +Tâche et commencez par remplir le champ « Nom de la tâche ».

Positionnez ensuite le curseur sur la tâche et cliquez sur Détails pour Attribuer la tâche, Définir la date d'échéance et Joindre des fichiers.

Une tâche peut être attribuée à :

Concernant la date d'échéance de la tâche :

Positionnez le curseur sur une tâche, cliquez sur Détails, modifiez la tâche, puis fermez le panneau Détails.

Positionnez le curseur sur une tâche et cliquez sur Supprimer.

La barre de progression des tâches permet d'afficher visuellement l'état d'avancement des tâches dans une salle ou un modèle de salle. Elle se met à jour automatiquement à mesure que des tâches sont créées, modifiées, terminées ou supprimées.

Voici comment cela fonctionne :

Cliquez sur Documents et fichiers, puis Ajouter un élément/+Ajouter > Dossier dans le menu déroulant.

Nommez le nouveau dossier et cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Ajouter un élément/+Ajouter et sélectionnez Créer un document dans le menu déroulant pour ajouter un nouveau document.

Vous pouvez aussi créer un document à partir d'un modèle existant. Une fois le modèle sélectionné ou après avoir choisi Document vierge pour créer un document à partir de zéro, renommez le document, puis attribuez-lui des destinataires et cliquez sur Continuer.

Vous pouvez sélectionner des documents créés précédemment en cliquant sur Ajouter un élément ou Ajouter > Ajouter un document.

Utilisez la barre de recherche pour retrouver un document existant, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton Ajouter un élément pour l'inclure.

Vous pouvez facilement envoyer un brouillon de document en positionnant le curseur dessus depuis la page de la salle et en cliquant sur Envoyer.

Une fois un document ajouté, il se voit affecter par défaut le niveau d'accès « Signataires », ce qui signifie que seuls les signataires de documents pourront le consulter lorsque vous publierez la salle et inviterez des membres à la rejoindre.

Pour téléverser un fichier dans une salle, cliquez sur Ajouter > Téléverser un fichier.

L'ajout d'un lien public à une salle vous permet de partager facilement divers types de contenus, tels que des vidéos, des calendriers, des présentations marketing, etc. Cela permet aux membres d'accéder facilement aux contenus partagés dans votre salle et de s'y intéresser.

Vous pouvez ajouter n'importe quel lien vers un document en cliquant sur Ajouter un élément ou +Ajouter > Lien.

Les utilisateurs pourront ouvrir le lien et interagir avec son contenu sans quitter la salle.

Les niveaux d'accès dans les salles vous permettent de contrôler la visibilité des dossiers, documents et autres éléments de contenu pour chaque membre invité.

Les niveaux d’accès aux dossiers contrôlent qui a accès à des dossiers et sous-dossiers spécifiques au sein d’une salle.

Vous avez le choix parmi trois niveaux d'accès :

Pour les documents PandaDoc, vous pouvez choisir parmi les niveaux d'accès tels que « Signataires », « Tous les membres » et « Membres internes ».

Pour les autres types de contenu tels que les fichiers téléversés et les liens, les niveaux d'accès disponibles sont « Tous les membres de la salle » et « Personne ».

Dans une salle non publiée, cliquez sur +Inviter en haut à droite ou Membres en bas à gauche, puis saisissez le nom ou l'adresse électronique d'un membre dans le champ « Membres ».

Dans une salle publiée, cliquez sur +Inviter en haut à droite ou Membres en bas à gauche, saisissez le nom ou l'adresse électronique d'un membre dans le champ « Membres », puis sélectionnez le membre dans le menu déroulant. S'il s'agit d'un nouveau contact, cliquez sur Ajouter un membre dans le menu déroulant, tapez le message qui sera envoyé avec l'invitation par e-mail, puis cliquez sur Publier.

Si vous avez besoin de renvoyer une invitation, cliquez sur Membres en bas à gauche, puis sélectionnez le membre, et cliquez sur Renvoyer l'invitation.

Accédez aux Membres dans le coin inférieur gauche, sélectionnez le nom du membre que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer le membre.

Pour ajuster les paramètres d'autorisation d'un membre, cliquez sur Membres en bas à gauche, puis sur le nom du membre. Sous « Paramètres du membre », vous trouverez deux types d'autorisation : « Peut inviter des membres » et « Peut ajouter des contenus ».

Lorsqu'un participant à un document ouvre l'invitation à rejoindre la salle pour la première fois, le créateur (propriétaire) de la salle recevra une notification par e-mail.

Le participant sera redirigé vers l'accueil de la salle après avoir sélectionné Rejoindre la salle.

Si le participant est signataire d'un document, la mention Signer maintenant apparaîtra en haut de la page. Après avoir sélectionné Signer des documents, ils seront invités à visualiser et à compléter chaque document un par un.

Vous pouvez facilement consulter les informations associées à un document sans ouvrir le document. Pour cela, positionnez le curseur sur le nom d'un document et cliquez sur Informations du document pour afficher les données et l'activité récente relatives à ce document.

La fonctionnalité Informations avancées des salles fournit une vue d’ensemble de externe l'activité des membres dans une salle spécifique. Cet onglet contient divers widgets qui suivent l’engagement et la progression, ce qui vous permet de surveiller la façon dont les membres de la salle interagissent avec le contenu partagé. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales sections visibles à l’écran :

Affiche le nombre total de vues par membres externes. Ce widget met en évidence l’intérêt général pour le contenu de la salle.

Effectue le suivi du nombre d’utilisateurs uniques qui ont ouvert la salle. Chaque utilisateur est répertorié avec son nombre d’utilisateurs ouverts.

Vous pouvez survoler un membre de la salle pour voir les vues des éléments.

Un graphique circulaire de progression qui visualise l’état d’achèvement des tâches assignées dans la salle. Les tâches sont classées comme suit :

Cette section fournit des mesures d'engagement détaillées pour chaque élément de contenu partagé dans la salle. Chaque élément indique :

La piste d'audit est un enregistrement de toutes les actions effectuées dans une salle, y compris la personne qui a effectué une action, quand l'action a été effectuée et quelle était l'action. Ces informations peuvent être utilisées pour suivre l'activité des utilisateurs, résoudre les problèmes et assurer le respect des règles de l'organisation.

Pour afficher la piste d'audit d'une salle, cliquez sur Piste d'audit dans la barre latérale de la salle. La piste d'audit affichera toutes les actions effectuées dans la salle dans l'ordre chronologique.

Assurez-vous de connecter votre espace de travail PandaDoc à votre compte HubSpot. Pour plus d'informations, rendez-vous ici.

Vous pouvez créer une salle depuis HubSpot. Ouvrez une Transaction, une Entreprise ou un Contact, puis cherchez la section Salles PandaDoc dans le panneau de droite. À partir de cette section, sélectionnez Créer une salle.

Vous pouvez également associer une salle avec une transaction HubSpot et l'en dissocier depuis le volet de droite.