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Filtres de liste de documents
Disponibilité: Tous les forfaits
Remarque: Les utilisateurs ayant le rôle Membre verront les filtres Date, Statut, Balises, Montant et Devise.
Vous pouvez utiliser les filtres suivants séparément ou en même temps :
Date (modification, création et date d'expiration)
Statut
Propriétaire
Destinataires
Étiquettes
Montant
Devise
Entreprise
Pour utiliser le filtre Entreprise, vous devez d'abord ajouter une valeur au champ Entreprise dans Informations sur le document.
Pour ce faire, survolez le document dans la liste Documents et sélectionnez les points de suspension verticaux à l'extrême droite. Sélectionnez Informations sur le document dans la liste déroulante.
Tapez ensuite un nom dans le champ Entreprise de l'onglet « Détails ».
Remarque : Les valeurs de l'Entreprise seront automatiquement reconnues à partir du contenu du document pour les fichiers PDF numériques chargés et les documents modifiables créés dans PandaDoc uniquement pour les comptes du forfait Entreprise.
Remarque: Les modèles et les éléments de la bibliothèque de contenu peuvent être filtrés par Date, Propriétaire, Balises et Rôles.
Si vous recherchez un document spécifique par mot-clé, vous pouvez également utiliser des filtres de document pour affiner les résultats.
Si votre plan d'abonnement inclut la fonctionnalité Référentiel de contrats, vous aurez également l'option « Plus », qui vous permet de filtrer les documents par champs de données. Vous pouvez en savoir plus sur le filtrage des documents avec des champs de données ici.
Rechercher un document
Disponibilité: Tous les forfaits
Pour rechercher un document, accédez à Documents ou à la Page d'Accueil et commencez à taper un mot ou une phrase du Contenu du document (les documents téléchargés à partir de Fichiers PDF/Word et les documents modifiables sont tous deux consultables), le Nom du document ou le Nom du Destinataires dans la barre de rechercher. Mots avec des marques de ponctuation (p. ex. O'Brien) ou avec des caractères provenant de différentes langues (p. ex. Amália Gonçalves) sont également consultables.
Vous pouvez afficher tous les résultats ou parcourir les résultats trouvés dans l'onglet « Titres uniquement ».
Pour ouvrir un document, cliquez simplement dessus ou utilisez les flèches et Entrée (Return) de votre clavier. Pour voir la liste de toutes les correspondances, sélectionnez Afficher # correspondances.
Sous l'onglet « Toutes les correspondances » dans les résultats de recherche, les documents seront classés dans l'ordre suivant :
- Correspondances de titre du plus récent au plus ancien par date de dernière modification
- Correspondances d'e-mail et de nom complet des destinataires du plus récent au plus ancien par date de dernière modification
- Correspondances de contenu du plus récent au plus ancien par date de dernière modification.
Si vous utilisez la numérotation automatique des documents, vous pouvez effectuer une recherche par le numéro de séquence généré par PandaDoc.
Dupliquer, déplacer, renommer et supprimer des documents et des modèles
Disponibilité: Tous les forfaits
Notes importantes:
Il n'existe aucune option pour déplacer des documents entre espaces de travail. Contactez notre équipe d'assistance pour vous aider à déplacer une copie d'un document vers un autre espace de travail. Tous les documents copiés seront en statut Ébauche.
Le titre du modèle/document ne doit pas dépasser 250 caractères.
Si vous devez renommer un document envoyé, vous pouvez le faire en choisissant l'option Renommer dans le menu déroulant.
Pour dupliquer, déplacer, renommer ou archiver un document/modèle, etc., survolez le document à l'extrême droite, cliquez sur les trois points verticaux, et choisissez une action dans le menu déroulant. Découvrez plus d'informations sur le déplacement rapide de documents dans les dossiers ci-dessous.
Vous pouvez créer une copie, déplacer, télécharger et archiver plusieurs documents/modèles à la fois. Cochez tous les documents que vous souhaitez gérer. En haut à droite, choisissez une action.
Restaurer les documents archivés
Disponibilité: Tous les forfaits
Remarque: Vous pouvez uniquement trouver et récupérer les documents supprimés dans l'onglet Archivés dans Documents ou Modèles. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de récupérer un formulaire supprimé, mais vous pouvez voter pour cette demande de fonctionnalité et utiliser une solution de contournement décrite ici.
Pour récupérer un document archivé, ouvrez d'abord la liste des documents, sélectionnez l'onglet Archived, survolez le document sur la droite et sélectionnez les trois points verticaux > Restaurer.
Les documents et les modèles sont automatiquement supprimés de l'onglet Archivés après 90 jours. Si vous ne trouvez pas de document dans l'onglet Archivés, ou s'il a été supprimé définitivement, contactez notre équipe d'assistance — elle peut le restaurer jusqu'à 60 jours après la date de suppression définitive. Veuillez fournir le nom du document, la date approximative de création et l'adresse e-mail du propriétaire. Au-delà de cette fenêtre de 60 jours, la restauration n'est pas possible pour aucun document ou modèle.
Avertissement: Les liens de destinataire ne fonctionneront pas pour les documents supprimés. Une fois restauré, les destinataires pourront voir le document.
Avertissement: Les documents supprimés via l'API ne peuvent pas être restaurés à partir de l'onglet Archivés. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, envisagez de voter pour cette demande de fonctionnalité ici. Pour récupérer un document supprimé via l'API, contactez notre équipe d'assistance dans les 60 jours suivant la suppression en précisant le nom du document, la date approximative de sa création et l'adresse e-mail de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer. Après 60 jours, le document ne peut plus être récupéré.
Pour récupérer plusieurs documents, sélectionnez chacun d'eux sur la gauche à côté de leur nom, puis sélectionnez *Restaurer* en haut à droite.
Remarque: Les documents seront restaurés dans le dossier racine de la liste de documents.
Pour supprimer des documents de façon permanente, survolez le document et sélectionnez les trois points de suspension verticaux à l'extrême droite > Supprimer définitivement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et cliquer sur Supprimer définitivementpour les supprimer de façon permanente.
Avertissement : Lorsque vous supprimez un dossier contenant des documents, il sera définitivement supprimé et vous ne le trouverez pas dans l'onglet Archivés. Veuillez contacter l'équipe Support dans les 60 jours suivant la suppression et préciser les noms, les dates approximatives de création des documents placés dans un dossier, ainsi que les adresses e-mail des propriétaires des documents afin que nous puissions vous aider à les récupérer. Après 60 jours, ces documents ne peuvent plus être récupérés.
Téléchargement en masse de documents
Disponibilité: Tous les forfaits
Ceci n'est disponible que pour les documents. Afin de télécharger plusieurs documents à la fois, suivez ces étapes :
Sélectionnez tous les documents que vous souhaitez télécharger. Faites défiler vers le bas pour pouvoir sélectionner plus de 30 documents à la fois.
Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger en haut à droite.
Vous recevrez une notification indiquant que le téléchargement a commencé et une fois traité, vous recevrez un e-mail de notification de PandaDoc contenant un fichier .zip. fichier de vos documents.
Remarque ::
Les fichiers joints et les fichiers téléchargés via le champ Collecter des fichiers ne seront pas ajoutés au .zip Fichier.
Le lien vers le fichier .zip le fichier expirera dans une semaine.
Astuce : Nous recommandons de télécharger les documents par lots (200-300 documents à la fois) pour recevoir les fichiers zip plus rapidement.
De la même façon, vous pouvez télécharger un dossier de documents.
Télécharger les documents en .pdf
Remarque: La limite de pages pour les téléchargements de fichiers PDF par document est de 1000.
Il existe trois façons de télécharger vos documents en tant que fichiers .pdf :
Sélectionnez le document que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Télécharger en haut à droite.
Survolez le document situé à l'extrême droite, cliquez sur les points de suspension verticaux, puis sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant.
Ouvrez un modèle ou un document, puis sélectionnez Fichier → Télécharger → Document PDF (.pdf)
Télécharger les documents en tant que .docx
Disponibilité: Forfaits Débutant, Professionnel et Entreprise
Vous pouvez télécharger vos modèles ou documents en tant que .docx uniquement à l'intérieur d'un modèle ou d'un document.
Comment activer/désactiver : le propriétaire du compte peut activer ou désactiver cette fonctionnalité dans Extensions à l'aide de ce lien.
Remarque: Vous ne pouvez pas télécharger les éléments de la bibliothèque de contenu et les formulaires au format .docx Fichier.
Ouvrez un modèle ou un document, puis sélectionnez Fichier → Télécharger → Microsoft Word (.docx)
Limitations connues de l'export du générateur de devis vers .docx
Seules les listes numérotées et les listes à puces dans les descriptions de produits sont actuellement prises en charge ; les autres formats peuvent être perdus.
Les images du tableau de devis ne sont pas encore prises en charge et n'apparaîtront pas dans l'export.
Désactiver le téléchargement de document pour les destinataires
Vous pouvez désactiver le télécharger de document pour les Destinataires dans le générateur de Flux de travail d'un modèle uniquement. Pour désactiver l'option de téléchargement du document pour les destinataires sur un modèle :
Select Définir les rôles step
Select Gérer les autorisations des rôles
Désactivez le bouton bascule pour Autoriser le téléchargement
Trier
Disponibilité: Tous les forfaits
Vous pouvez trier les documents par titre, statut et date de création.
Vous pouvez trier les modèles par titre ou par date de création.
Cliquez sur un en-tête de colonne et choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez trier les documents, croissant ou décroissant (A-Z/Z-A).
Vous pouvez également trier pour afficher les documents avant les dossiers :
Organiser les documents/modèles dans des dossiers
Disponibilité: Tous les forfaits
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez Nouveau dossier en regard de +Document ou +Modèle sur la droite.
Pour déplacer des documents/modèles dans un dossier, vous pouvez les faire glisser-déposer vers un dossier de la liste ou de l'arborescence des dossiers.
Vous pouvez également sélectionner les documents et cliquer sur *Déplacer* en haut à droite, choisir le dossier de destination, puis sélectionner *Déplacer ici.*
Déplacer des documents d'un dossier vers le dossier racine
Sélectionnez les documents que vous souhaitez déplacer vers le dossier racine, faites-les glisser vers *Tous les documents* en haut, puis déposez-les.
Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez-le et cliquez sur les points de suspension à droite > Renommer ou Supprimer.
Vous pouvez également accéder aux Voir les options en haut à droite et sélectionner Voir l'arborescence des dossiers pour l'ouvrir.
Cliquez ensuite sur les points de suspension à droite du nom du dossier et choisissez Renommer ou Supprimer.
Étiquette
Disponibilité: Tous les forfaits
Remarque: Les balises sont sensibles à la casse.
Pour étiqueter un élément :
Survolez le document/modèle et cliquez sur les points de suspension à droite
Select Ajouter des étiquettes
Choisissez une balise dans la liste ou créez-en une nouvelle
Press Enregistrer
Vous pourrez filtrer les documents par toutes les balises existantes à partir des filtres en haut.
Pour retirer une balise d'un document :
Survolez le document et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite
Cliquez sur Ajouter des étiquettes
Appuyez sur le « x » rouge à côté de l'étiquette que vous souhaitez effacer
Press Enregistrer
Avertissement: Veuillez contacter notre équipe d'assistance si vous devez supprimer des balises. Si vous disposez d'un rôle Membre, nous pourrions demander une approbation à un utilisateur admin de votre compte.