Avertissement: PandaDoc se réserve le droit de suspendre temporairement cette fonctionnalité si nous constatons une utilisation déraisonnable, car cela aura un impact sur la délivrabilité pour tous les utilisateurs de PandaDoc.
Voir ci-dessous pour savoir comment envoyer un document à plusieurs destinataires. Chaque destinataire recevra un exemplaire unique à terminer ou à consulter. PandaDoc propose également d'autres méthodes de distribution, comme les formulaires de partage de liens publics. Choisissez la méthode qui correspond à vos besoins.
Disponibilité : Business* et Enterprise* forfait
*Chaque document envoyé en masse consomme un crédit d'utilisation. L'envoi à 100 destinataires crée 100 documents et consomme 100 crédits d'utilisation.
Professionnel Monthly comprend 10 crédits d'utilisation par mois (la première année seulement).
Professionnel et Entreprise Annual comprend 120 crédits d'utilisation par an (uniquement la première année).
Si vous dépassez les crédits d'utilisation inclus, les frais pour ces crédits d'utilisation supplémentaires seront égaux aux frais unitaires applicables à la commande en cours du Client.
Après avoir atteint la limite, le propriétaire du compte peut acheter un forfait de crédit d'utilisation supplémentaire (50-500 documents) qui expire à la fin de la période de facturation directement dans les Paramètres > Billing.
Important :
Les crédits d'utilisation gratuits sont inclus dans le forfait d'abonnement pour les 12 premiers mois de la durée de vie du compte uniquement. En cas de renouvellement après 12 mois, les comptes ne recevront plus de crédits d'utilisation récurrents gratuits.
Veuillez noter que tout volume supplémentaire que vous achetez expirera à la fin de la période d'abonnement.
Note : Cette fonction n'est pas disponible pour les comptes en cours d'essai.
avis de mise à jour de l'éditeur
Nous mettons progressivement à la disposition des utilisateurs de Débutant forfait une version remaniée de PandaDoc éditeur.
Si votre éditeur est différent, consultez l'article New PandaDoc éditeur.
Cet article explique où trouver les champs, le destinataire, les variables, le formatage et d'autres outils déplacés dans la nouvelle mise en page.
Regardez une vidéo de présentation :
Ce dont vous avez besoin :
Un fichier CSV avec les données de votre destinataire. Nous vous recommandons d'utiliser Google Spreadsheets pour créer et télécharger votre fichier CSV.
Activez l'option "Envoi groupé" dans l'onglet Extensions. (Cette opération doit être effectuée par le propriétaire du compte).
Note: Vous pouvez envoyer 1000 documents par heure au maximum et vous ne pouvez pas utiliser la même adresse e-mail pour différents destinataires.
Passez à l'étape suivante :
Choix d'un modèle
Sur la page d'accueil ou dans l'application document, sélectionnez la flèche à côté de document, puis sélectionnez Envoi groupé dans la liste déroulante.
Sélectionnez un modèle dans la liste. Remarque : tous les champions doivent être affectés à un rôle.
Nous allons utiliser un modèle avec un seul rôle : Client.
Révision du modèle variable, création d'un fichier CSV pour télécharger les données de votre destinataire
Tout d'abord, passez en revue les variables qui peuvent être remplies avec les données de votre destinataire.
Toutes les variables de rôle par défaut sont affichées dans la liste déroulante de chaque rôle. Nous allons déployer le menu déroulant Client pour découvrir toutes les variables par défaut.
les variables personnalisées (si vous en avez) apparaissent dans une liste déroulante distincte.
Créez un fichier CSV contenant les données de votre destinataire.
PandaDoc génère un fichier CSV vierge basé sur le modèle que vous utilisez. Téléchargez ce fichier CSV et remplissez-le avec vos données de destinataire.
Outre les variables, ce fichier CSV comprendra :
titre du document - vous pouvez personnaliser le nom document pour chaque destinataire.
Message électronique - vous pouvez personnaliser les messages électroniques pour chaque destinataire.
Si vous disposez déjà d'un fichier CSV que vous souhaitez ajuster et télécharger, élargissez les conditions requises.
Le fichier doit être formaté comme un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).
La première ligne du fichier doit spécifier la variable que vous allez remplir dans le document. L'adresse électronique variable est obligatoire et doit être remplie dans le fichier ; les autres variables/colonnes sont facultatives. sont collées sans crochets. Voir l'exemple ci-dessous :
CSV ne peut pas contenir plus de 1000 destinataires.
Téléchargement de votre fichier CSV
Vous êtes maintenant prêt à télécharger votre fichier CSV. Vous pouvez glisser-déposer ou choisir à partir de votre appareil. L'importation à partir de Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive est également disponible.
Examiner les avertissements et les erreurs
Une fois le fichier CSV traité, PandaDoc vous indiquera les erreurs et les zones vides qu'il a trouvées.
Erreurs (surlignées en rouge) : Adresses électroniques manquantes ou invalides. Vous ne pouvez pas continuer avec des erreurs, vous devez donc apporter les modifications nécessaires au fichier et le télécharger à nouveau.
Avertissements (surlignés en jaune) : Variable non remplie. Vous pouvez procéder à l'envoi avec des avertissements, les variables non remplies seront affichées comme des blancs sur le document envoyé.
Envoi de votre document
Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre document, cliquez sur Continuer. Vous accéderez ainsi à la dernière étape de la procédure.
Ici, vous pouvez vérifier combien de documents seront envoyés et ajouter un message électronique si vous ne l'avez pas spécifié dans votre fichier CSV.
Que se passe-t-il après l'envoi ?
Après avoir cliqué sur envoyé, PandaDoc créera un dossier dans votre section de documents nommé "nom du modèle - Date" - en utilisant le nom du modèle que vous avez choisi et la date à laquelle vous l'avez envoyé.
Le dossier contiendra tous les documents envoyés dans le cadre de cette masse.
Lorsque tous les documents ont été envoyés, nous vous enverrons un e-mail de confirmation.
Notes et limitations fonctionnelles
Vous pouvez envoyer un maximum de 1000 documents par heure.
Un modèle utilisé dans Envoi groupé doit avoir au moins un rôle.
Vous ne pourrez pas utiliser la vérification par code d'accès ou d'autres méthodes de vérification du destinataire avec Envoi groupé.
Si un flux d'approbation de travail est mis en place dans votre modèle, tous les documents créés par Envoi groupé seront automatiquement générés. Cependant, l'approbateur doit approuver manuellement chaque document, et le document doit ensuite être envoyé manuellement par l'approbateur ou le propriétaire du document.
Tous les champs doivent être assignés à un rôle.
Le fichier doit être formaté comme un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) et ne peut contenir plus de 1000 destinataires.
La même adresse électronique ne peut pas être utilisée pour plusieurs destinataires.
Nous vous recommandons d'utiliser Google Sheets pour créer et télécharger votre fichier CSV.
La première ligne du fichier CSV doit spécifier la variable que vous remplirez dans le document.
L'adresse électronique variable est obligatoire et doit être remplie ; les autres variables/colonnes sont facultatives.