La version courte
Tout ce que vous pouviez faire avant, vous pouvez toujours le faire. La différence réside dans la façon dont c'est organisé.
Auparavant, vous pouviez créer un document et tout configurer (destinataires, champs, paiements, approbations, envois) depuis l'éditeur, le tout sur un seul écran. Cette nouvelle expérience se présente sous la forme d'un flux guidé, étape par étape, qui vous aide à prendre chaque décision, une à la fois. Votre document reste visible tout au long du processus, et vous pouvez sauter les étapes qui ne s'appliquent pas.
Besoin de revenir en arrière ? Votre admin d’espace de travail peut désactiver la nouvelle expérience pour certains utilisateurs à tout moment. Allez dans Paramètres > Configurer l'espace de travail, faites défiler jusqu'à Accès anticipé > Création de modèles et de documents, désélectionnez les utilisateurs concernés et sélectionnez Appliquer.
Réponses rapides
Comment puis-je revenir à mes documents ? Sélectionnez le logo PandaDoc en haut à gauche à tout moment — cela vous ramène à la page d’accueil. Depuis l’éditeur, utilisez Fichier → Quitter ou sélectionnez le logo.
Comment télécharger un PDF ? Depuis l’éditeur de documents, sélectionnez Fichier → Télécharger. Dans la liste des documents, survolez le document et sélectionnez Télécharger. Si vous êtes dans le flux guidé après l’envoi, ouvrez d’abord le document, puis utilisez Fichier → Télécharger.
Comment écrire un message aux destinataires ? Le champ du message se trouve à la dernière étape de l'envoi du document. Faites défiler vers le bas pour voir l'objet de l'e-mail, le corps du message et le sélecteur de modèle d'e-mail.
Mon document est-il enregistré ? Oui — les documents sont automatiquement enregistrés sous forme de brouillons à chaque étape. L’avertissement « vous risquez de perdre votre progression » fait référence à la configuration du flux guidé, et non au contenu de votre document. Votre document est toujours en sécurité.
Où sont passées les variables ? Tapez [ dans n'importe quel bloc de texte pour parcourir et insérer des variables, ou allez dans Vue → Toutes les variables dans le menu supérieur.
Qu'est-ce qui est différent en un coup d'œil
Création de documents : un flux guidé au lieu d'un seul écran
Avant : vous créiez un document, atterrissiez dans l'éditeur et configuriez tout à partir d'une barre latérale — paiements, intégrations, approbations, champs et plus encore, le tout en une seule fois.
Maintenant : Lorsque vous sélectionnez Utiliser ce modèle, un flux guidé étape par étape vous explique chaque étape du processus : sélection d'un enregistrement CRM, ajout de destinataires, modification du contenu, configuration du paiement, routage pour approbation et envoi. Chaque écran se concentre sur une tâche. Votre aperçu de document reste visible à gauche tout au long du projet.
Vous pouvez ignorer n'importe quelle étape facultative. Vous pouvez également sélectionner Ouvrir le document/Modifier le modèle au bas de n'importe quel écran pour accéder directement à l'éditeur à n'importe quel moment.
Remarque: Le nombre d'étapes du flux guidé dépend de la configuration du flux de travail du modèle. Un modèle sans étapes optionnelles a un flux plus court ; un modèle avec une étape d'intégration, d'approbation et de paiement peut avoir jusqu'à six étapes. L’indicateur de pas en haut affiche toujours votre position actuelle et le nombre total de pas.
Les modèles incluent désormais un flux de travail
Avant : Les modèles stockaient le contenu de vos documents — texte, images, champs. Le processus suivi par votre équipe lors de la création des documents ne faisait pas partie du modèle.
Maintenant : chaque modèle comprend un flux de travail qui définit les étapes suivies par votre équipe pour créer des documents à partir de ce modèle. Un admin peut ajouter des étapes telles que Extraire les données de l'intégration, Soumettre pour approbation ou Collecter les paiements directement sur le modèle.
Toutes les personnes qui créent un document à partir de ce modèle suivent les mêmes étapes - le processus est intégré, il n'est pas nécessaire que chaque personne s'en souvienne.
Un éditeur plus ciblé
Avant : l'éditeur affichait tous les outils disponibles en une seule fois : icônes de la barre latérale pour les intégrations, les connexions CRM, la configuration des paiements, les flux de travail, etc.
Maintenant : L'éditeur se concentre sur le contenu et les champs. La configuration qui se trouvait auparavant dans la barre latérale (configuration des paiements, paramètres d'intégration, routage des approbations) se fait désormais par étapes spécifiques avant que vous n'atteigniez l'éditeur. Si vous modifiez le contenu d’un document, c’est tout ce qui est devant vous.
Où trouver ce que vous savez déjà
Que souhaitez-vous faire ? | Où se trouve-t-il actuellement |
Connecter une transaction HubSpot ou Salesforce | L'étape Extraire les données de l'intégration au début du flux guidé. Sélectionnez un enregistrement et les variables de votre document se remplissent automatiquement. |
Ajouter des destinataires | Une étape dédiée à l'ajout de destinataires vous permet d'affecter des personnes à des rôles, d'ajouter des destinataires CC et de gérer les autorisations. |
Ajouter une signature et des champs à remplir | Au même endroit : dans la barre latérale droite de l'éditeur. Les champs les plus courants sont affichés par défaut. Sélectionnez Afficher tout pour voir les cases à cocher, les boutons déroulants, les boutons radio, etc. |
Configurer le paiement | Une étape dédiée à la mise en place d'un paiement affichant le payeur, le montant, la devise, le type de paiement et la date d'échéance dans un seul panneau. Apparaît uniquement si votre modèle inclut une étape de paiement. |
Obtenez une approbation interne avant d'envoyer | Une étape dédiée « Envoyer aux approbateurs » indique qui doit approuver et vous permet d’ajouter un message. N’apparaît que si votre modèle inclut une étape d’approbation. |
Envoyer le document | La dernière étape du flux guidé. Composez votre courriel, définissez l'objet et choisissez d'envoyer par courriel ou par lien partageable. Draft avec IA est également disponible ici. |
Conseils pour se sentir à l’aise
Utilisez le bouton Passer. Toute étape optionnelle peut être sautée. Vous n'êtes pas obligé de suivre toutes les étapes pour chaque document.
Utilisez Open document pour accéder à l’éditeur. Au bas de chaque étape, sélectionnez Ouvrir un document pour accéder directement à l'éditeur. C'est le moyen le plus rapide de retrouver le flux de travail auquel vous êtes habitué.
Utilisez le menu déroulant des étapes pour naviguer. Sélectionnez l’indicateur d’étape en haut (par ex. Étape 3 sur 6) pour voir toutes les étapes et passer directement à n’importe quelle étape.
Les modèles font le travail pour vous. Si votre administrateur a déjà créé un modèle avec les bonnes étapes de flux de travail, vous n'avez rien à configurer. Il suffit de sélectionner Utiliser ce modèle et de suivre les étapes.