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Filtros de lista de documentos
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Los usuarios con un perfil de miembro solo verán los filtros Fecha y Estado.
Puedes usar los siguientes filtros por separado o al mismo tiempo:
Fecha (modificación, creación y caducidad)
Estado
Propietario
Destinatarios
Empresa
Para usar el filtro Empresa, primero debes añadir un valor al campo Empresa en los detalles de Información del documento.
Para ello, abre el panel de información en la lista de documentos o dentro de un documento haciendo clic en el botón Información.
A continuación, escribe un nombre en el campo de empresa en la pestaña "Detalles".
Nota: Los valores de la empresa se reconocerán automáticamente a partir del contenido del documento para los PDFs digitales cargados y los documentos editables creados en PandaDoc solo para las cuentas del plan Enterprise.
Nota: Los filtros están disponibles solo para documentos. Las plantillas y los elementos de la biblioteca de contenidos se pueden ordenar por títulos y por las fechas en que se crearon.
Si estás buscando un documento específico por una palabra clave, también puedes usar filtros de documentos para acotar los resultados.
Si tu plan de suscripción incluye la función de Repositorio de contratos, también tendrás la opción “Más”, que permite filtrar documentos por campos de datos. Puedes obtener más información sobre cómo filtrar documentos con campos de datos aquí.
Buscar un documento
Disponibilidad: Todos los planes
Para buscar un documento, ve a la pestaña Documentos y empieza a escribir en la barra de búsqueda una palabra o frase del contenido del documento (tanto los documentos subidos desde archivos PDF/Word como los documentos editables se pueden buscar), el nombre del documento o el nombre de su destinatario. También se pueden buscar palabras con signos de puntuación (p. ej., O’Brien) o con caracteres de distintos idiomas (p. ej., Amália Gonçalves).
Puedes ver todos los resultados o revisar los resultados encontrados en la pestaña "Solo títulos".
Para abrir un documento, simplemente haz clic en él o usa las flechas y la tecla Intro (Return) en tu teclado. Para ver la lista de todas las coincidencias, selecciona Ver # coincidencias.
En la pestaña "Todas las coincidencias" de los resultados de búsqueda, los documentos se colocarán en el siguiente orden:
- Coincidencias de títulos de más recientes a más antiguos por última modificación
- El correo electrónico y el nombre completo de los destinatarios coinciden de nuevo a antiguo por última modificación
- Coincidencias de contenido de nuevo a antiguo según la última modificación.
Si utilizas la numeración automática de documentos, puedes buscar por el número de secuencia generado por PandaDoc.
Duplicar, mover, cambiar el nombre y eliminar documentos y plantillas
Disponibilidad: Todos los planes
Notas importantes:
No hay opción para mover documentos entre Espacios de trabajo. Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para que te ayuden a mover una copia de un documento a otro Espacio de trabajo. Todos los documentos copiados estarán en estado Borrador.
El título del documento/plantilla no debe superar los 250 caracteres.
Si necesitas cambiar el nombre de un documento enviado, puedes hacerlo seleccionando la opción Renombrar en el menú desplegable.
Para Duplicar, mover, cambiar el nombre o eliminar un único documento/plantilla, pasa el cursor sobre el documento en el extremo derecho, haz clic en los puntos suspensivos verticales y elige una acción del menú desplegable. Consulta más abajo para obtener más información sobre cómo mover documentos rápidamente a carpetas.
Puedes Duplicar, mover y eliminar varios documentos/plantillas a la vez. Marca todos los documentos que quieras gestionar y, en la parte superior derecha, elige una acción.
Restaurar documentos eliminados
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Solo puedes encontrar y recuperar documentos eliminados en la carpeta Papelera. Para recuperar una plantilla o un elemento de la biblioteca de contenidos, por favor ponte en contacto con nosotros e indica el nombre, la fecha aproximada en la que se creó la plantilla/el elemento de la biblioteca de contenidos y la dirección de correo electrónico de su propietario para que podamos ayudarte a restaurarlo. Lamentablemente, no hay manera de recuperar un formulario eliminado, pero puedes votar esta solicitud de función y utilizar una solución alternativa descrita aquí.
Para recuperar un documento eliminado, primero abre la lista de documentos, selecciona la carpeta Papelera, sitúa el cursor en el extremo derecho sobre el documento y selecciona los tres puntos verticales > Restaurar.
Advertencia: Los enlaces de destinatario no funcionarán para documentos eliminados. Una vez restaurados, los destinatarios podrán ver el documento.
Advertencia: Los documentos eliminados a través de la API no se pueden restaurar desde la carpeta Papelera. Si necesitas esta función, considera votar esta solicitud de funcionalidad aquí. Para recuperar un documento eliminado a través de la API, por favor ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte y especifica el nombre, la fecha aproximada en la que se creó el documento y la dirección de correo electrónico de su propietario para que podamos ayudarte a restaurarlo.
Para recuperar varios documentos, selecciona cada uno de ellos a la izquierda de su nombre y, a continuación, selecciona Restaurar en la parte superior derecha.
Nota: Los documentos se restaurarán en la carpeta raíz de la lista de documentos.
Para eliminar documentos de forma permanente, pasa el cursor sobre el documento y selecciona los tres puntos verticales de la derecha > Eliminar para siempre. También puedes seleccionar varios documentos y hacer clic en Eliminar para siempre para eliminarlos de forma permanente.
Advertencia: Cuando eliminas una carpeta con documentos, se eliminará de forma permanente y no la encontrarás en la carpeta Papelera. Ponte en contacto con el equipo de Soporte e indica los nombres, las fechas aproximadas en las que se crearon los documentos colocados en una carpeta y las direcciones de correo electrónico de los propietarios de los documentos para que podamos ayudarte a recuperarlos.
Descarga masiva de documentos
Disponibilidad: Todos los planes
Esto está disponible solo para documentos. Para descargar varios documentos a la vez, sigue estos pasos:
Selecciona todos los documentos que quieras descargar. Desplázate hacia abajo para poder seleccionar más de 30 documentos a la vez.
A continuación, haz clic en el botón Descargar en la parte superior derecha.
Verás una notificación de que la descarga ha comenzado y, una vez que se haya procesado, recibirás un correo electrónico de notificación de PandaDoc que incluye un archivo .zip con tus documentos.
Nota:
Los archivos adjuntos y los archivos cargados a través del campo Recoger archivos no se añadirán al archivo .zip.
El enlace al archivo .zip caducará en el plazo de una semana.
Consejo: Recomendamos descargar documentos en lotes (200-300 documentos a la vez) para recibir los archivos zip más rápido.
Del mismo modo, puedes descargar una carpeta de documentos.
Descargar documentos como .pdf
Nota: El límite de páginas para descargas de archivos PDF por documento es de 1000.
Hay tres formas de descargar tus documentos como .pdf:
Selecciona el documento que quieras descargar y selecciona Descargar en la parte superior derecha.
Pasa el cursor sobre el documento de la derecha, haz clic en los tres puntos verticales y selecciona Descargar en el menú desplegable.
Abre una plantilla/documento, luego selecciona los tres puntos verticales en la parte superior derecha y selecciona Descargar en el menú desplegable > Descargar como .pdf.
Descargar documentos como .docx
Disponibilidad: planes Starter, Business y Enterprise
Puedes descargar tus plantillas o documentos como .docx solo dentro de un documento/plantilla.
Cómo activar/desactivar: the account owner puede activar/desactivar esta función en Extensiones usando este enlace.
Nota: No puedes descargar elementos y formularios de la biblioteca de contenidos como archivos .docx.
Abre una plantilla/documento, luego selecciona los tres puntos verticales en la parte superior derecha y selecciona Descargar en el menú desplegable > Descargar como .docx.
Limitaciones conocidas de la exportación de presupuestos a .docx
Actualmente, solo se admiten las listas numeradas y con viñetas en las descripciones de productos; es posible que se pierda otro formato.
Imágenes en la tabla de presupuesto todavía no son compatibles y no aparecerán en la exportación.
Desactivar la descarga del documento para los destinatarios
Puedes desactivar la descarga del documento para los destinatarios a nivel de plantilla o de documento. Para desactivar la opción de descarga del documento para los destinatarios, selecciona Gestionar en la parte superior de la página y desactiva el interruptor de Descargar en "Permisos de destinatario".
Ordenar
Disponibilidad: Todos los planes
Puedes ordenar los documentos por: título, estado, fecha de creación. Puedes ordenar las plantillas por: título, fecha de creación. Haz clic en el encabezado de una columna y elige el orden en el que quieres ordenar los documentos, ascendente o descendente (A-Z/Z-A):
También puedes ordenar para mostrar los documentos antes que las carpetas (cuando tienes varias carpetas y no quieres tener que desplazarte demasiado hacia abajo).
Haz clic en el icono de ordenación en la esquina superior derecha y selecciona Documentos primero:
Organizar documentos/plantillas en carpetas
Disponibilidad: Todos los planes
Para crear una nueva carpeta, selecciona "+" junto a "Carpetas" en el panel izquierdo.
Como alternativa, selecciona la flecha junto a +Documento y selecciona Carpeta para crear una nueva.
Para mover documentos/plantillas a una carpeta, puedes arrastrarlos y soltarlos (a una carpeta de la lista o del árbol de carpetas).
Como alternativa, selecciona los documentos y selecciona Mover en la parte superior derecha, elige la carpeta de destino y selecciona Mover aquí.
Mover documentos de una carpeta a la carpeta raíz
Selecciona los documentos que quieras mover a la carpeta raíz, arrástralos a TODO en la parte superior y suéltalos allí.
Para renombrar o Eliminar una carpeta, márcala y haz clic en los tres puntos de la derecha > Nombrar de nuevo o Eliminar:
También puedes abrir la carpeta y continuar desde ahí.
Etiqueta
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Las etiquetas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Para etiquetar un elemento:
Pasa el cursor sobre el documento/plantilla y haz clic en los puntos suspensivos de la parte derecha
Selecciona Añadir etiquetas
Elige una etiqueta de la lista o crea una nueva
Pulsa Guardar
Verás todas tus etiquetas existentes en el panel izquierdo. Haz clic en ellas para filtrar todos los documentos con las etiquetas aplicadas. Si eliges más de una etiqueta, PandaDoc buscará los documentos con todas las etiquetas seleccionadas aplicadas.
Para quitar la etiqueta de un documento:
Pasa el cursor sobre el documento y haz clic en los puntos suspensivos de la derecha
Haz clic en Añadir etiquetas
Pulsa la ‘x’ roja junto a la etiqueta que quieras eliminar
Pulsa Guardar
Advertencia: Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte si necesitas eliminar etiquetas. Si tienes un perfil de miembro, es posible que solicitemos la aprobación de un usuario administrador en tu cuenta.