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Una variable es un campo de fusión diseñado para ahorrarte tiempo rellenando automáticamente cualquier información que aparezca con frecuencia en tus documentos. Es un trozo de texto rodeado de corchetes, como este:
La variable no tendrá el fondo amarillo cuando un destinatario esté viendo el documento, sólo aparece así en el editor para que puedas distinguir fácilmente entre un texto y una variable.
Información importante sobre las variables:
Puedes añadir variables tanto en las plantillas como en los documentos
Las variables funcionarán en tres campos de la tabla de precios: nombre, descripción, columna de texto sin formato
Las variables sólo funcionarán en el cuerpo del documento. No funcionarán en el nombre del documento, en los mensajes guardados ni en el asunto/cuerpo del correo electrónico.
Cómo añadir variables a tu plantilla/documento
Selecciona un bloque de texto donde quieras colocar tu variable
Escribe un corchete de apertura y elige el nombre de una variable del desplegable o escribe el tuyo propio y pulsa Intro
Alternativamente, a la derecha, vaya a la Variables y seleccione + Añadir variable personalizada para crear una nueva variable. Ingresa el nombre deseado y selecciona Añadir variable. Para usarlo, seleccione Copiar variable en la parte inferior de la ventana emergente de la página, luego péguela en su bloque de texto usando Comando + V. La variable también aparecerá en la lista Variables.
Para rellenar una variable con información real, haz clic en una variable de una plantilla/documento o abre la lista de variables en Variables a la derecha, e introduce un valor. La información se rellena en toda la plantilla/documento a través de la variable utilizada.
Para eliminar una variable, primero elimínela en el cuerpo del documento.
A continuación, haga clic en Variables En el panel derecho, haga clic en el botón No utilizadas desplegable y busque la variable en la lista. Pase el cursor sobre él y haga clic en el icono de la papelera para eliminar la variable de su lista de variables.
Cómo utilizar variables en los títulos
Advertencia: No podrá usar variables en los títulos cuando trabaje con formularios, paquetes de documentos o envíos masivos.
En los paquetes de documentos, esto se aplica a los documentos dentro del paquete, no al nombre del paquete en sí.
En Formularios inteligentes se admiten las variables en títulos.
Nota: Sugerimos añadir variables a los títulos de las plantillas para que se autocompleten cada vez que cree un documento a partir de la plantilla.
Añadir variables en el título de una plantilla es fácil:
Abre una plantilla que quieras editar
Empieza a escribir corchetes ("[")
Elige una de las variables del desplegable y se insertará en el título.
Alternativamente, puedes copiar una variable de la pestaña de variables y pegarla en el título de la plantilla, o crear una nueva variable personalizada directamente dentro del título
Nota: Tenga en cuenta que no funcionará la adición de variables personalizadas al crear un documento a partir de una plantilla. Las variables se pasarán al título del documento como un simple valor de texto en lugar de como una variable.
Utilizar variables CRM en los títulos
Por defecto, cuando creas un documento, el título de la plantilla se sustituye por el nombre de la Operación u Oportunidad. Sin embargo, si incluyes variables CRM en el título de la plantilla que utilizas para crear documentos a partir de tus ofertas/oportunidades, el nombre del documento se basará en el nombre de la plantilla, y las variables de los títulos se rellenarán automáticamente con los valores de campo correspondientes.
Copia una variable de CRM que quieras insertar en el título de la plantilla
Abre una plantilla que utilices para crear documentos desde tu CRM y pega la variable copiada en el título de la plantilla.
Crea un documento a partir de esta plantilla a través de tu CRM y la variable se auto-completará con el valor del campo
Tipos de variables
Hay 4 tipos de variables:
Variables del perfil
Nota: Las variables de perfil solo se pueden configurar en el nivel de plantilla.
Estas variables rellenan automáticamente la información del destinatario al asignarle un pefril. Pueden rellenar el nombre y apellidos, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la empresa del destinatario, siempre que la información exista en Contactos de PandaDoc. Si el destinatario no existe en sus contactos de PandaDoc, puede añadirlo al crear el documento.
Crea un perfil de plantilla (tendrías que estar en una plantilla para hacerlo)
PandaDoc generará automáticamente las variables del perfil predeterminadas: nombre, apellido, correo electrónico, empresa, teléfono, cargo y dirección.
Haga clic en Variables en el panel derecho, luego busque las variables del perfil predeterminadas por el nombre del rol al principio, por ejemplo, Client.FirstName
Copie una variable y péguela donde la necesite en la plantilla
A continuación, haz clic en Utilizar esta plantilla y crea un documento a partir de ella, asigna destinatarios a Funciones y haz clic en Continuar. Las variables del perfil se habrán rellenado al crear el documento.
Variables del sistema
Estas variables han sido predefinidas por PandaDoc. Rellenarán automáticamente información sobre tu documento, específica de ese documento individual y el contenido (como la fecha de creación del documento, la fecha de envío del documento, el número de referencia, el valor del documento, etc.).
Nota: Las variables [Document.ExpirationDate] y [Document.SentDate] se rellenan una vez que envías el documento. El formato de fecha de las variables depende del formato de fecha predeterminado y de la configuración de localización de la vista de destinatarios establecida en la configuración del espacio de trabajo.
Variables de la tabla de precios
Las variables de la tabla de precios te ayudan a reutilizar fácilmente los datos del pie de página de la tabla de precios en tu plantilla, documento o formulario. Cada fila que añadas al pie de página de tu tabla de precios aparecerá como una variable, siempre que tenga un valor.
Para acceder a la lista de variables, haz clic primero en una tabla de precios de tu plantilla, documento o formulario. A continuación, haz clic en Propiedades en el panel flotante y selecciona Variables a la derecha. Por último, haz clic en el icono de copiar situado junto al nombre de la variable y pégala en el contenido de tu documento.
Por último, haz clic en el icono de copia situado junto al nombre de la variable y pégala en el contenido del documento.
También puedes encontrar las variables de la tabla de precios en la pestaña Variables de la derecha.
Nota: Si cambia el nombre de una tabla de precios, las variables reflejarán automáticamente este cambio.
Variables personalizadas
Estas variables actúan como marcadores de posición para cualquier información que necesites rellenar manualmente al crear un documento. Puedes indicar el nombre que quieras, y son útiles si la información no existe en tus Contactos.
Para añadir una variable personalizada, abre el corchete de apertura, escribe el nombre de tu variable y pulsa Intro.
Para editar el nombre de una variable personalizada:
Ve a la pestaña Variables
Busca tu variable personalizada
Selecciona el menú de tres puntos junto al nombre de la variable > Cambiar el nombre
Escribe el nombre que necesites y selecciona Guardar