Disponibilidad: planes Starter, Business y Enterprise
Una variable es un campo de combinación diseñado para ahorrarte tiempo al rellenar automáticamente la información que aparece con frecuencia en tus documentos. Es un texto rodeado de corchetes, así:
La variable no tendrá el fondo amarillo cuando un destinatario esté viendo el documento, solo aparece así en el editor para que puedas distinguir fácilmente entre el texto y una variable.
¿Por qué usar variables?
En lugar de escribir manualmente información repetitiva como nombres de clientes, fechas o valores de documentos, las variables introducen automáticamente estos datos. Configúralas una vez y ahorra tiempo en todos los documentos.
Información importante sobre variables:
Puedes añadir variables tanto en plantillas como en documentos.
Las variables funcionarán en tres campos de la tabla de precios: nombre, descripción y columna de texto sin formato.
Las variables solo funcionarán en el cuerpo de la plantilla o documento y en los títulos. No funcionarán en mensajes guardados, ni en el asunto/cuerpo del correo electrónico.
Experiencia clásica
Cómo añadir variables a tu plantilla/documento
Selecciona un bloque de texto donde quieras colocar tu variable
Escribe un corchete de apertura, elige el nombre de una variable en el desplegable o escribe el tuyo propio y pulsa Intro
Otra opción es ir a la derecha, a la sección Variables y seleccionar +Añadir variable personalizada para crear una nueva variable. Introduce el nombre deseado y selecciona Añadir variable.Para usarla, selecciona Copiar variable en la parte inferior de la ventana emergente de la página y, luego, pégala en tu bloque de texto usando Comando+V. La variable también aparecerá en la lista de variables.
Para rellenar una variable con información real, haz clic en una variable de una plantilla/documento o abre la lista de variables en Variables a la derecha e introduce un valor. La información se completa en toda la plantilla/documento a través de la variable utilizada.
Para eliminar una variable, antes debes eliminarla del cuerpo del documento.
A continuación, haz clic en Variables en el panel derecho, haz clic en el desplegable No usadas y busca la variable en la lista. Pasa el cursor sobre ella y haz clic en el icono de la papelera para eliminar la variable de tu lista de variables.
Cómo usar variables en títulos
Advertencia: No podrás utilizar variables en los títulos al trabajar con formularios, paquetes de documentos o envíos en masa.
En los paquetes de documentos, esto se aplica a los documentos dentro del paquete, no al nombre del paquete en sí.
En Formularios inteligentes, las variables en los títulos son compatibles.
Nota: Sugerimos añadir variables a los títulos de las plantillas para que se rellenen automáticamente cada vez que crees un documento a partir de la plantilla.
Añadir variables en el título de una plantilla es sencillo:
Abre una plantilla que quieras editar
Empieza a escribir corchetes (“[”)
Elige una de las variables del menú desplegable y se insertará en el título.
También puedes copiar una variable de la pestaña de variables y pegarla en el título de la plantilla, o crear una nueva variable personalizada directamente dentro del título.
Nota: Ten en cuenta que añadir variables personalizadas al crear un documento a partir de una plantilla no funcionará; en lugar de como variables, se pasarán al título del documento como un simple valor de texto.
Uso de variables de CRM en los títulos
De forma predeterminada, al crear un documento, el título de la plantilla se sustituye por el nombre del trato u oportunidad. Sin embargo, si incluyes variables de CRM en el título de la plantilla que utilizas para crear documentos a partir de tus tratos/oportunidades, el nombre del documento se basará en el nombre de la plantilla, y las variables en los títulos se rellenarán automáticamente con los valores de los campos correspondientes.
Copia una variable de CRM que te gustaría insertar en el título de la plantilla
Abre una plantilla que uses para crear documentos en tu CRM y pega la variable que has copiado en el título de la plantilla.
Crea un documento a partir de esta plantilla desde tu CRM y la variable se rellenará automáticamente con el valor del campo
Tipos de variables
Hay 4 tipos de variables:
Variables del perfil
Nota: Las variables del perfil solo se pueden configurar a nivel de plantilla.
Estas variables completan automáticamente información sobre tu destinatario cuando se asignan a un perfil. Pueden rellenar el nombre y apellido de tu destinatario, dirección de correo electrónico, número de teléfono y empresa, siempre que la información esté en los contactos de PandaDoc. Si tu destinatario no aparece en tus contactos de PandaDoc, puedes añadirlo cuando crees el documento.
Crea un perfil de plantilla (debes estar en una plantilla para ello)
PandaDoc generará automáticamente las variables del perfil predeterminadas: nombre, apellido, correo electrónico, empresa, teléfono, título y dirección
Haz clic en Variables en el panel derecho y, a continuación, busca las variables del perfil predeterminadas junto al nombre del perfil al principio; por ejemplo: Cliente.Nombredepila
Copia una variable y pégala donde la necesites en la plantilla
A continuación, haz clic en Crear documento, asigna los destinatarios a los perfiles y selecciona Continuar. Las variables del perfil se rellenarán al crear el documento.
Variables del sistema
PandaDoc ha predefinido estas variables. Automáticamente, se completará la información sobre tu documento (específica de ese documento en particular) y su contenido (como la fecha de creación o de envío del documento, el número de referencia, el valor del documento, etc.).
Nota: Las variables [Document.ExpirationDate] y [Document.SentDate] se rellenan una vez que envías el documento. El formato de fecha de las variables depende del formato de fecha predeterminado y de la configuración de idioma de visualización del destinatario establecida en los ajustes de tu espacio de trabajo.
Variables de tabla de precios
Las variables de tabla de precios te ayudan a reutilizar fácilmente los datos del pie de la tabla de precios en tu plantilla, documento o formulario. Cada fila que añadas al pie de tu tabla de precios aparecerá como una variable, siempre que tenga un valor.
Para acceder a la lista de variables, primero haz clic en una tabla de precios en tu plantilla, documento o formulario. A continuación, haz clic en Propiedades en el panel flotante y selecciona Variables a la derecha.
Por último, haz clic en el icono de copia junto al nombre de la variable y pégala en el contenido de tu documento.
También puedes encontrar las variables de la tabla de precios en la pestaña Variables de la derecha.
Nota: Si cambias el nombre de una tabla de precios, las variables reflejarán automáticamente este cambio.
Variables personalizadas
Estas variables actúan como marcadores de posición para cualquier información que debas rellenar manualmente al crear un documento. Puedes ponerles el nombre que quieras, y son útiles si la información no está en tus contactos.
Para añadir una variable personalizada, abre el corchete de apertura, escribe el nombre de tu variable y pulsa Intro.
Para editar el nombre de una variable personalizada:
Ve a la pestaña Variables
Encuentra tu variable personalizada
Selecciona el menú de las tres elipses junto al nombre de la variable > Renombrar
Escribe el nombre que necesitas y selecciona Guardar
Nueva experiencia
📘 Nota: La nueva experiencia forma parte de un programa de acceso anticipado. Para ver un resumen completo de los cambios y las limitaciones actuales, consulta Nueva experiencia de documentos y plantillas (acceso anticipado) y Nuevo editor de PandaDoc.
Cómo añadir variables a tu plantilla o documento
Selecciona un bloque de texto donde quieras colocar tu variable
Escribe un corchete de apertura, elige el nombre de una variable en el desplegable o escribe el tuyo propio y pulsa Intro
También puedes ir a la derecha, a la sección Vista de la parte superior, y hacer clic en la opción Todas las variables. Selecciona +Agregar variable personalizada para crear una nueva variable. Introduce el nombre deseado y selecciona Añadir variable.Para usarla, selecciona Copiar variable en la parte inferior de la ventana emergente y, a continuación, pégala en el bloque de texto pulsando Comando+V. La variable también aparecerá en la lista de variables.
Para rellenar una variable con información real, haz clic en una variable de una plantilla/documento o abre la lista de variables en Variables a la derecha e introduce un valor. La información se completa en toda la plantilla/documento a través de la variable utilizada.
Para eliminar una variable, antes debes eliminar todas sus instancias del cuerpo del documento.
La variable aparecerá entonces en la sección «No usadas» del panel Variables. Haz clic en los tres puntos que aparecen a su lado y selecciona Eliminar.
Cómo usar variables en títulos
Advertencia: No podrás utilizar variables en los títulos al trabajar con formularios, paquetes de documentos o envíos en masa.
En los paquetes de documentos, esto se aplica a los documentos dentro del paquete, no al nombre del paquete en sí.
En Formularios inteligentes, las variables en los títulos son compatibles.
Nota: Sugerimos añadir variables a los títulos de las plantillas para que se rellenen automáticamente cada vez que crees un documento a partir de la plantilla.
Añadir variables en el título de una plantilla es sencillo:
Abre una plantilla que quieras editar
Empieza a escribir un corchete (“[“)
Elige una de las variables del menú desplegable y se insertará en el título.
También puedes copiar una variable de la pestaña de variables y pegarla en el título de la plantilla, o crear una nueva variable personalizada directamente dentro del título.
Uso de variables de CRM en los títulos
Si utilizas una integración de CRM, de forma predeterminada, al crear un documento, el título de la plantilla se sustituye por el nombre del trato u oportunidad. Sin embargo, si incluyes variables de CRM en el título de la plantilla que utilizas para crear documentos a partir de tus tratos/oportunidades, el nombre del documento se basará en el nombre de la plantilla, y las variables en los títulos se rellenarán automáticamente con los valores de los campos correspondientes.
Copia una variable de CRM que te gustaría insertar en el título de la plantilla
Abre una plantilla que utilices para crear documentos desde tu CRM y pega la variable copiada en el título de la plantilla, o introduce un corchete de apertura y elige la variable que desees del menú desplegable.
Crea un documento a partir de esta plantilla desde tu CRM; así, la variable se rellenará automáticamente con el valor del campo.
Tipos de variables
Hay 4 tipos de variables:
Variables del perfil
Nota: Las variables del perfil solo se pueden crear a nivel de plantilla. Una vez creadas en una plantilla, se llenarán automáticamente cuando crees documentos a partir de ella.
Estas variables completan automáticamente información sobre tu destinatario cuando se asignan a un perfil. Pueden rellenar el nombre y apellido de tu destinatario, dirección de correo electrónico, número de teléfono y empresa, siempre que la información esté en los contactos de PandaDoc. Si tu destinatario no aparece en tus contactos de PandaDoc, puedes añadirlo cuando crees el documento.
Crea un perfil de plantilla (tendrías que estar en una plantilla para hacerlo)
PandaDoc generará automáticamente las variables del perfil predeterminadas: nombre, apellido, correo electrónico, empresa, teléfono, título y dirección
En el panel Variables, busca las variables del perfil predeterminadas por el nombre del perfil al principio; por ejemplo: Cliente.Nombredepila
Copia una variable y pégala donde la necesites en la plantilla
Al crear un documento tras asignar los destinatarios a los perfiles, se rellenarán las variables del perfil.
Variables del sistema
PandaDoc ha predefinido estas variables. Automáticamente, se completará la información sobre tu documento (específica de ese documento en particular) y su contenido (como la fecha de creación o de envío del documento, el número de referencia, el valor del documento, etc.).
Nota: Las variables [Document.ExpirationDate] y [Document.SentDate] se rellenan una vez que envías el documento. El formato de fecha de las variables depende del formato de fecha predeterminado y de la configuración de idioma de visualización del destinatario establecida en los ajustes de tu espacio de trabajo.
Variables de tabla de precios
Las variables de tabla de precios te ayudan a reutilizar fácilmente los datos del pie de la tabla de precios en tu plantilla, documento o formulario. Cada fila que añadas al pie de tu tabla de precios aparecerá como una variable, siempre que tenga un valor.
Para acceder a la lista de variables, antes debes hacer clic en una tabla de precios en tu plantilla, documento o formulario. A continuación, haz clic en el icono de engranaje > Propiedades y selecciona Variables a la derecha.
Por último, haz clic en el icono de copia junto al nombre de la variable y pégala en el contenido de tu documento.
También puedes encontrar las variables de la tabla de precios en la pestaña Variables de la derecha.
Nota: Si cambias el nombre de una tabla de precios, las variables reflejarán automáticamente este cambio.
Variables personalizadas
Estas variables actúan como marcadores de posición para cualquier información que debas rellenar manualmente al crear un documento. Puedes ponerles el nombre que quieras, y son útiles si la información no está en tus contactos.
Para añadir una variable personalizada, introduce un corchete de apertura, escribe el nombre de la variable y pulsa Intro.
Para editar el nombre de una variable personalizada:
Ve a la pestaña Variables
Encuentra tu variable personalizada
Selecciona el menú de las tres elipses junto al nombre de la variable > Renombrar
Escribe el nombre que necesitas y selecciona Guardar