Algunos acuerdos requieren recopilar información importante de tus clientes, como direcciones de facturación, fechas y nombres. No tienes que perseguirlos por correo electrónico o en los comentarios de los documentos, puedes usar campos.
Tus clientes completarán los campos justo antes de firmar tu documento. ¡Tendrás toda la información requerida en un solo lugar, en tu documento!
Nota: Para una experiencia más fluida, sugerimos agregar no más de 300 campos por documento. Aunque el número máximo de campos en un documento es 900, el rendimiento y la estabilidad pueden verse comprometidos si un documento contiene más de 300 campos.
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Trabajar con campos
Para agregar un campo, primero abre tu documento o plantilla, luego ve al panel de Contenido a la derecha, selecciona un rol o destinatario que completará este campo más adelante, o agrega uno nuevo en "Campos rellenables para". Después de eso, haz clic en el campo o arrástralo y suéltalo en el lugar que necesites.
La lógica de colocación de campos funciona de la siguiente manera:
Los campos están conectados a los bloques, lo que les permite moverse junto con el bloque. Colocar los campos fuera de un bloque los vincula a la página.
Cuando colocas un campo dentro de un bloque, este se vincula automáticamente al lado superior o inferior del bloque, según el punto medio del bloque. Este método se utiliza para mantener la posición del campo cuando modificas el texto. Esta función es especialmente útil al trabajar con bloques de texto grandes, ya que los cambios realizados en la parte superior no afectarán los campos en la parte inferior.
Para desactivar el ajuste automático, mantén presionada la tecla CMND en Mac o CTRL en Windows mientras arrastras el campo. El ajuste automático se reanudará automáticamente una vez que sueltes las teclas CMND/CTRL.
Nota: Si estás usando Safari, presiona la tecla de comando antes de arrastrar el campo, no mientras lo arrastras.
Asignar un campo a un destinatario
Nota: Los colores de los campos se asignan automáticamente a los roles/destinatarios en el orden en que aparecen en el documento, con un total de ocho colores disponibles. Si hay más de ocho destinatarios o roles, las asignaciones volverán a empezar desde el principio.
Primero, selecciona un destinatario que necesite firmar el documento o completar algunos campos, luego haz clic en el campo. Un destinatario se convertirá en firmante una vez que se le asigne un campo.
En una plantilla, formulario o elemento de la biblioteca de contenido puedes asignar campos a los roles; a nivel de documento, a los destinatarios. Obtén más información aquí.
Nota: No podrás enviar el documento hasta que asignes todos los campos.
Hacer que un campo sea obligatorio
Si la opción "Obligatorio" no está seleccionada en las propiedades del campo, el destinatario puede completar el documento sin rellenar el campo. Y viceversa, si la opción "Obligatorio" está seleccionada, el cliente no podrá finalizar el documento sin completarlo.
El campo de firma está configurado como "Obligatorio" por defecto, pero puedes desmarcar fácilmente esta opción en las propiedades del campo. Recomendamos mantenerlo como obligatorio: tu cliente no podrá completar el documento sin colocar su firma.
Haz clic en un campo, selecciona Propiedades en el panel flotante y selecciona/deselecciona "Obligatorio".
Permitir varias líneas en un campo de texto
Un campo de texto es multilínea por defecto. Puedes desactivar esta configuración en las propiedades del campo. Asegúrate de ajustar el ancho del campo y dejar suficiente espacio para el texto multilínea antes de enviar el documento. El campo multilínea se expandirá automáticamente hacia la parte inferior de la página a medida que el destinatario ingrese más texto.
Si el campo no está configurado como texto multilínea, se expandirá automáticamente hasta el margen derecho de la página.
Enmascarar datos en un campo
Puede enmascarar los datos de un campo en un campo de texto, fecha y lista desplegable en caso de que sus destinatarios vayan a proporcionar información sensible.
Cualquier persona dentro de tu cuenta de PandaDoc que tenga acceso al documento podrá ver los datos de los campos enmascarados. Cualquier persona en la lista de destinatarios que NO tenga asignado este campo no podrá ver los datos de los campos enmascarados.
Un PDF no mostrará los datos de los campos enmascarados sin importar quién lo descargue.
Establecer un formato de campo de fecha predeterminado
Obtén más información sobre todas las opciones de campos de fecha aquí.
Puedes establecer un formato de campo de datos predeterminado en la configuración del espacio de trabajo para que todos los nuevos campos de fecha tengan el mismo formato.
Ve a Configuración > Valores predeterminados del espacio de trabajo, desplázate hacia abajo hasta Formato de campo de fecha predeterminado, selecciona el formato que necesitas y haz clic en Guardar cambios. Todos los campos nuevos que agregues a tus plantillas/documentos tendrán este formato.
Duplicar un campo
Para copiar un campo, haz clic en un campo y selecciona el icono Duplicar.
El campo duplicado se asignará al mismo destinatario/rol y tendrá el mismo tamaño que el original.
Cómo copiar, cortar y pegar campos
Puedes copiar, cortar y pegar fácilmente campos dentro de tus documentos, plantillas, formularios y elementos de la biblioteca de contenido.
Nota: Cuando copias y pegas campos, todas las propiedades de los campos originales excepto el ID de campo se conservan.
Copiando campos
Selecciona el campo que deseas copiar y haz clic en Copiar en el panel flotante o presiona Ctrl + C / Command + C.
Campos de corte
Selecciona el campo que deseas cortar y selecciona Cortar en el panel flotante o presiona Ctrl + X/Command + X para cortar el campo.
Pegando campos copiados o cortados
Utiliza los atajos de teclado Ctrl + V/ Command + V para pegar el campo copiado o cortado.
Reglas de colocación:
El campo pegado aparecerá en la página visible actual.
Al pegar en una página diferente, el campo mantendrá sus coordenadas originales.
Si se pega en la misma página, el campo se colocará justo debajo del campo original.
Para los campos recortados y pegados en la misma página, conservarán sus coordenadas originales.
Notas:
Los campos se pegan sin ningún valor (similar a la acción de duplicar).
Si seleccionas el valor de un campo (ya sea total o parcialmente) y usas la acción de copiar o cortar, solo se copiará o cortará el valor, no el campo en sí.
Después de pegar, los campos se asignarán automáticamente al rol o destinatario correspondiente, tal como sucede cuando agregas un nuevo campo haciendo clic o duplicando un campo.
Redimensionar un campo
Arrastra tu campo por los puntos en las esquinas para cambiar su tamaño. Una vez que cambies el tamaño de un campo, el siguiente campo que agregues tendrá el mismo tamaño.
Campos condicionales
Si tienes un plan Business o Enterprise, verás una opción para configurar una regla condicional. Haz clic aquí para obtener más información sobre esta función.
Selecciona y mueve varios campos
Puedes seleccionar fácilmente varios campos en tu plantilla, documento, elemento de la biblioteca de contactos o formulario para eliminarlos, asignarlos o moverlos. Para seleccionar varios campos:
Presiona Command (en Mac) o Shift (en Windows) en tu teclado
Selecciona varios campos (una vez que lo hagas, se enmarcarán en azul)
Para reasignar los campos seleccionados a otro destinatario, selecciona el nombre del destinatario (verás un nombre de rol si estás usando una plantilla, un elemento de la biblioteca de contenido o un formulario) en el panel flotante, y luego asigna un nuevo destinatario a estos campos.
Presiona Eliminar en tu teclado o selecciona el icono de la papelera en el panel flotante para eliminar los campos.
Para mover varios campos a la vez, simplemente selecciónalos y arrástralos al lugar deseado.
Campos de enlace
Nota: Solo puedes vincular campos de Texto, Fecha, Casilla de verificación, Desplegable y Sello.
Los campos vinculados facilitan que tus destinatarios completen los campos obligatorios con datos repetidos. Una vez que ingresen la información requerida, no tendrán que volver a introducirla en otro lugar: se replicará en todos los campos vinculados.
Nota: Los campos vinculados pueden utilizarse en los documentos incluidos en un paquete de documentos.
Para vincular un campo, comienza por seleccionarlo, luego selecciona Copiar y vincular campo en el panel flotante o en Propiedades en el panel derecho. El campo copiado tendrá el mismo tamaño, configuración y asignación de campo. Puedes arrastrar y soltar el campo copiado donde desees.
Nota: Cambiar el ID de un campo dentro de un campo copiado lo desvinculará.
Alternativamente, puedes vincular campos copiando y pegando o ingresando el valor del ID de un campo en otro.
Nota: Solo puedes vincular tipos de campo iguales.
Puedes usar las flechas de campos vinculados dentro de las propiedades del campo para saltar rápidamente entre ellos.
Tipos de campos
Campo de texto
Los campos de texto pueden ayudarte a recopilar los nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y otra información que puedas necesitar de los destinatarios.
Nota: Los emojis no son compatibles.
Además, existe la opción de utilizar la validación de campos de texto en caso de que necesites asegurarte de que tus destinatarios agreguen la información en el formato correcto.
Haz clic aquí para obtener más información.
Firma
El campo de firma se utiliza para recopilar las firmas de los destinatarios. Cuando hay un campo de firma en un documento, se añadirá un certificado de firma a la copia en PDF una vez que todos los destinatarios completen el documento.
Puedes elegir los tipos de firma disponibles para tus destinatarios en Configuración > Valores predeterminados del espacio de trabajo.
Iniciales
El campo de iniciales incluye la primera letra del nombre y del apellido del firmante.
Puedes elegir los tipos de iniciales disponibles para tus destinatarios en Configuración > Valores predeterminados del espacio de trabajo.
Si necesitas agregar rápidamente el campo de iniciales en cada página de tu plantilla/documento, puedes colocarlo en el encabezado o pie de página.
Fecha
El campo de fecha te permite recopilar diferentes fechas, como la fecha de firma, fecha de nacimiento, etc.
Puedes configurar el formato de fecha en la configuración del espacio de trabajo. Una vez que selecciones el nuevo formato y guardes los cambios, todos los nuevos campos que agregues en tus plantillas/documentos tendrán este formato.
Además, puedes seleccionar las fechas disponibles y el formato de fecha para tus destinatarios en las propiedades del campo. Por defecto, se seleccionan Cualquier fecha.
Casilla de verificación
Puedes agregar varios campos de casillas de verificación para permitir que tus destinatarios elijan varias opciones entre muchas.
Botones de opción
El campo de botones de opción permite al destinatario elegir una opción de la lista.
En Propiedades también puedes ocultar o mostrar valores activando o desactivando Mostrar valores.
Desplegable
Puedes usar el campo desplegable como una alternativa a los botones de opción. El destinatario puede elegir una opción del menú desplegable.
Detalles de la tarjeta
El campo de detalles de la tarjeta permite guardar de forma segura los datos de las tarjetas de los clientes para que puedas cobrarles más tarde o configurar pagos recurrentes. Este campo solo funciona con la integración de Stripe.
Recopilar archivos
El campo recopilar archivos permite que tus destinatarios suban archivos a tu documento.
Nota: Cualquier usuario en la cuenta con permiso para acceder a documentos, excepto los Colaboradores, puede ver los archivos subidos.
Este campo admite los siguientes tipos de archivos: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. El tamaño máximo de archivo es de 50 MB. Más información aquí.
Nota: El campo de recopilación de archivos no está disponible para los usuarios de Free eSign.
Sello
El campo de sello también está disponible para PandaDoc Notary y ayuda a notarizar tus documentos.
Nota: Solo puedes agregar o cambiar el tamaño de los Sellos antes de enviar el documento.