¿Sobre la nueva experiencia de PandaDoc? Véase Compartiendo documento con colaboradores.
Disponibilidad: Starter, Businessy plan Enterprise
Compartir un documento es una forma ideal de colaborar sin problemas con compañeros de otros espacios de trabajo o que tienen permisos menores — o incluso con compañeros que no tienen licencia de PandaDoc .
Nota: Puedes invitar a los usuarios a colaborar en documento en cualquier estado. Se pueden añadir hasta 20 colaboradores a tu cuenta.
Propina: Si necesitas colaborar en varios documentos, tareas y archivos en un espacio de trabajo compartido, puedes usar Rooms en PandaDoc. Las salas te permiten organizar recursos, gestionar miembro y colaborar con los compradores en un único centro seguro.
Invitación a colaboradores externos
Nota: Los colaboradores no son usuarios completos de cuentas de PandaDoc. Pueden visitar, comentar y sugerir ediciones al documento compartido con ellos, pero no pueden crear su propio documento ni acceder a contenido fuera del que se comparte. Si eres miembro de la cuenta (administrador, gestor o miembro), tus permisos seguirán el perfil de tu cuenta.
Esta función es especialmente útil cuando quieres invitar a alguien fuera de tu cuenta de PandaDoc para que visite tu documento y sugiera mejoras, todo ello sin comprar una licencia ni concederle acceso a otro documento en el mismo espacio de trabajo.
Nota: Cualquier usuario con un perfil miembro, gestor o Administrador con permiso para ver documento creado por otros usuarios puede invitar a colaboradores.
Los usuarios invitados en un perfil de Collaborator pueden:
Acceso, visita y comentario en el documento compartido con ellos
Accede a la bandeja de entrada y añade su información personal a la cuenta en Ajustes > Información personal
Nota: Los usuarios con perfil Collaborator no tienen permiso para crear un documento, incluso si tienen una licencia Standard.
Para invitar a alguien que no forme parte de tu equipo, sigue estos pasos:
Abre el documento, luego selecciona Invitar y selecciona Colaborador en el desplegable
A continuación, una vez que aparezca la ventana emergente, introduce su dirección de correo electrónico y selecciona Tab o Enter
Por último, selecciona invitación enviado.
Los usuarios externos también pueden solicitar acceso a un documento si les envías un enlace. Un Administrador recibirá una notificación por correo electrónico y podrá conceder acceso.
En cuanto selecciones enviado, el usuario se añadirá a la lista de colaboradores donde podrás modificar su permiso.
Por defecto, tu colaborador externo será invitado al documento con el nivel de permiso de "ver y comentar". Tendrán un perfil de Collaborator en el espacio de trabajo y una licencia de invitado.
Visto del colaborador:
Nota: Si quieres que tu colaborador externo tenga capacidades de edición, esto requerirá una licencia Standard. Si solo cambias su permiso a "Puede editar" dentro de un documento, seguirán teniendo un perfil de Collaborator sin acceso a plantillas y documentos creados por otros usuarios. Puedes cambiar fácilmente su perfil y licencia en la configuración del equipo.
Advertencia: Si tu cuenta no tiene una licencia sin usar, se aplicará un cargo adicional.
Una vez que selecciones enviado invitation, tu colaborador externo recibirá una notificación por correo electrónico que contiene un enlace al documento. Este enlace les permitirá unirse fácilmente a tu espacio de trabajo con una licencia de invitado y ver el documento tan pronto como creen su propio perfil de invitado.
Nota: Para degradar a un usuario a la licencia de invitado, primero elimina al usuario en Team y vuelve a invitarlo a nivel de documento haciendo clic en Invitar.
Gestión de permisos
Una vez invitado, el usuario aparecerá en la lista al final de la ventana emergente.
Usa el menú desplegable junto a su nombre (que por defecto es "Can visto and comment") para cambiar su acceso a Edición de Can o para "Eliminarles ".
Verás una notificación en la parte inferior de esta ventana que indica cuántos colaboradores fuera de tu organización puedes añadir gratis.
Invitación a colaboradores internos
Puedes conceder acceso a cualquier usuario de tu cuenta a un documento específico, independientemente de su espacio de trabajo o perfil.
Existen dos tipos de permisos de colaboración en un documento:
Can visto y comentar
Puedo editar
Para compartir un documento con tus compañeros, sigue estos pasos:
Abre el documento, selecciona Invitar en la parte superior de la página y luego Colaborador desde el desplegable
En la ventana emergente, selecciona a tus compañeros en el desplegable o empieza a escribir sus nombres para filtrar la lista
Una vez que todos los colaboradores hayan sido añadidos, selecciona enviado invitation.
Una vez selecciones invitación enviado, puedes cambiar sus permisos a "Puedo ver y comentar" o "Puedo editar" y cada uno de tus colaboradores recibirá una notificación por correo electrónico que contiene un enlace al documento.
Cuando invitas colaboradores de otro espacio de trabajo, se añadirán al documento con "Puedo ver y comentar" como permiso predeterminado, y tendrán un perfil de Collaborator en su nuevo espacio de trabajo.
Nota: Invitar a colaboradores de otros espacios de trabajo no supondrá cargos adicionales ya que ya tienen una licencia en tu cuenta.
Si invitas a usuarios del espacio de trabajo al que pertenece el documento, su nivel de permiso corresponderá al perfil de su cuenta. Por ejemplo, si un compañero tiene un perfil de Administrador o gestor, se le concederá "Puede editar" como permiso por defecto. El permiso por defecto para un perfil de miembro será "Can visto y comentar." (Haz clic aquí para saber más sobre el perfil de cuenta.)
Puedes cambiar los permisos en cualquier momento una vez que hayas invitado a colaboradores.
Advertencia: Cualquier cambio en los permisos no se aplicará hasta que el colaborador actualice la página.
Los colaboradores pueden encontrar el documento al que han sido invitados en la pestaña "Compartido conmigo" en documento.
Si quieres cambiar el perfil de un usuario existente a Colaborador, puedes hacerlo en la configuración de Todos los usuarios del equipo.
Una vez que el perfil del usuario cambia de esta manera, dejará de tener acceso a Dashboard, Contactos, biblioteca de contenidos, plantilla, Forms y documento. Sin embargo, seguirán teniendo acceso a documentos que han creado, así como a documentos compartidos con ellos.
Aprende aquí cómo compartir carpetas de documento con colaboradores.
Cómo eliminar a un colaborador
Para eliminar a un colaborador de un documento:
Abre el documento
Selecciona la sección Colaboradores en la parte superior de la página
Abre el desplegable de permisos y selecciona la opción Eliminar
Nota: Eliminar a un colaborador a nivel de documento no lo eliminará completamente de la cuenta.
Para eliminar un colaborador de la cuenta, selecciona el icono de engranaje en la esquina inferior izquierda y ve a Equipo. Pasa el cursor sobre un usuario y selecciona tres puntos suspensivos verticales en el extremo derecho, luego selecciona Eliminar usuario en el desplegable.
Si esta persona es miembro de varios espacios de trabajo, puedes eliminarla de todos los espacios de trabajo a la vez. Para ello, marca la opción "Eliminar de todo espacio de trabajo". De este modo, el colaborador será eliminado automáticamente de todos los documentos compartidos con él y no tendrá acceso a la cuenta.
Nota: Solo los usuarios con el perfil Administrador pueden eliminar colaboradores de la cuenta.