Verfügbarkeit: Business und Enterprise Paket
Das Vertragsarchiv von PandaDoc vereinfacht das Vertragsmanagement, indem es Ihnen ermöglicht, wichtige Vertragsdaten wie Bedingungen, Daten und Verpflichtungen zu erfassen. Nutzer können diese Daten manuell eingeben, was es einfach macht, Dokument anhand dieser Kriterien zu suchen und zu filtern. Dieses System ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge effizient zu organisieren und wichtige Informationen schnell zu finden, sodass Sie Ihre Verträge effektiver verwalten können, ohne umfangreiche Einrichtung benötigen zu müssen.
Tipp: PandaDoc können Vertragsdaten – wie Dokumenttyp, Gegenpartei, Verlängerungsdatum und Ablaufdatum – automatisch direkt aus Ihrem Dokument extrahieren , sodass Sie nicht alles manuell eingeben müssen. Sie können KI-Suche auch nutzen, um Dokument mithilfe natürlicher Sprachabfragen anhand dieser extrahierten Daten zu finden und zu berichten.
So funktioniert es:
Erstellen Sie Datenfeld, die Sie verwenden werden, um Informationen in Ihren Verträgen und anderen Dokumenten zu erfassen.
Definiere die Dokumentationstypen und verknüpfe dein Datenfeld, um Feld-Sets für die Datenverfolgung in einem bestimmten Akttyp zu erstellen.
Geben Sie Feld-Werte in einem bestimmten Dokument oder einer Vorlage ein.
Suche nach Dokument basierend auf den Werten, die du eingegeben hast.
Erstellen Sie individuelle Berichte basierend auf Ihren Dateneinträgen.
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Daten für den Arbeitsbereich einrichten
Hinweis: Nur Benutzer mit einer Admin- oder Manager-Rolle können in den Einstellungen auf den Daten-Einrichtungstab zugreifen.
Wähle unten links das Zahnrad-Symbol/dein Profilbild aus, um auf die Einstellungen zuzugreifen, und wähle dann Daten aus. Von hier aus können Sie 'Dokumenttypen' und 'Data Feld' einrichten, die Sie in Ihrer Vorlage und Ihrem Dokument verwenden werden. Diese können später manuell ausgefüllt und zum Filtern von Suchanfragen sowie zur Erstellung von Berichten zur Analyse von Verträgen in Ihrer Organisation genutzt werden.
Bevor du anfängst:
Wenn du Pakete anwendest, um verschiedene Datenpunkte für verschiedene Dokument-Typen zu verfolgen, erstelle zuerst eine Liste der Dokumentertypen. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn der Datensatz für alle Ihre Dokumente gleich ist.
Dann denke an die Liste der Daten, die du in deinem Dokument verfolgen wirst. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer Datenfeld- und Dokumenttypen beginnen.
Zuerst erstellen Sie die Liste der Daten Feld. Sobald diese eingerichtet sind, können Sie Dokument Typen erstellen und Ihr Datenfeld mit verschiedenen Dokumenttypen verknüpfen.
Klicken Sie auf die +Data-Feld-Taste , um ein neues Feld zu erstellen. Geben Sie den Feld-Namen ein und geben Sie den Datentyp sowie die Formatierung an.
Der Datentyp ermöglicht es Ihnen, Benutzereingaben zu validieren, wenn Werte in Data Feld eingegeben werden. Zum Beispiel wählen Sie beim Erstellen eines Datenfelds zur Datenverfolgung den Datentyp Datum aus, um sicherzustellen, dass alle Daten dem gleichen Format folgen.
Warnung: Sobald ein Feld erstellt wurde, kann man seinen Datentyp nur ändern, wenn er keine Dateneingabe in Vorlage/Dokument enthält.
Die folgenden Datentypen stehen Ihnen zur Auswahl:
Datentyp | Beschreibung | Beispiele |
Einzeiliger Text | Zeigt eine einzeilige Texteingabe Feld an. Er ist so konzipiert, dass er kurze Texteinträge aufnehmen kann. |
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Mehrzeiliger Text | Zeigt ein größeres Textfeld an, um längere Texte mit Absätzen zu erfassen. |
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Datum | Zeigt einen Kalenderselektor an, um Benutzereingaben zu validieren und die Daten gemäß dem in den Arbeitsbereich-Einstellungen angegebenen Datumsformat anzuzeigen. |
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Anzahl | Erfasst numerische Werte und zeigt sie gemäß dem angegebenen Zahlenformat an. |
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Prozentsatz | Erfasst numerische Werte und formatiert sie als Prozentsätze. |
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Währung | Erfasst numerische Werte und formatiert sie als Währung nach Dokument-Währungseinstellungen. |
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Dauer | Dieses Feld akzeptiert nur ganze Zahlen und formatiert die Eingabe als Dauer gemäß den Feld-Einstellungen, z. B. Tage, Wochen, Monate usw. |
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Dropdown | Zeigt ein Dropdown-Menü mit einer Liste vordefinierter Optionen an. Nutzer können aus einem Dropdown-Menü eine oder mehrere Optionen auswählen. |
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Checkkästchen | Zeigt ein Kontrollkästchen an. Am besten geeignet für Wahr/Falsch- oder Ja/Nein-Antworten auf bestimmte Bedingungen oder Begriffe. |
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Nachdem Sie die Data-Feld-Einstellungen konfiguriert haben, wählen Sie oben rechts Speichern oder wählen Sie den kleinen Pfeil neben der Speichern-Taste , um Speichern auszuwählen und ein weiteres Feld zu erstellen.
Gehe als Nächstes zum Reiter 'Dokument-Typen' und klicke +Typ.
Geben Sie den Akttypnamen ein und wählen Sie +Datenfeld, um das relevante Datenfeld zu verknüpfen, das erscheint, wenn dieser Dokumenttyp in einer Vorlage oder einem Dokument ausgewählt wird.
Wähle oben rechts Speichern oder den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Speichern , um Speichern zu wählen und einen weiteren Typ zu erstellen.
Wie man Daten entfernt oder wiederherstellt: Feld-/Dokument-Typen
Wenn du keine Informationen mehr für bestimmte Feld- oder Dokument-Typen sammeln möchtest, kannst du sie ganz einfach entfernen.
Fahre mit der Maus über einen Feld/Dokument-Typ rechts und wähle Archiv aus.
Alternativ klicken Sie auf das Feld/den Typ, den Sie deaktivieren möchten, und wählen oben rechts Archiv.
Um mehrere Feld-/Dokument-Typen gleichzeitig zu archivieren, wählen Sie sie aus, indem Sie sie links mit ihren Namen ankreuzen und oben rechts Archiv auswählen.
Um archivierte Feld-/Dokumenttypen wiederherzustellen, öffne den Reiter 'Archiviert' unter 'Data Feld'/'Dokument types', wähle die Feld/Typen, die du wiederherstellen möchtest, und wähle oben rechts Wiederherstellen . Alternativ wählen Sie vertikale Ellipsen rechts zu einem Feld und wählen Sie Wiederherstellen.
Verwendung von Daten-Feld- und Dokument-Typen zur Datenverfolgung in Vorlage und Dokument
Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument und wählen Sie im rechten Panel Review-Daten aus. Wenn Sie von hier aus Dokument eingerichtet haben, wählen Sie einen aus und füllen Sie die Feld-Daten ein. Ansonsten sehen Sie die vollständige Liste der von Feld eingerichteten Daten in den Arbeitsbereichseinstellungen. Dann kannst du anfangen, sie mit Werten auszufüllen.
Hinweis: Benutzer mit einem Manager oder einer Admin Rolle können nur Dokument-Typen auswählen und Werte zu den Daten Feld in einem Vorlage/Dokument hinzufügen. Benutzer mit Teammitglied Rolle können im erstellten Dokument nur Aktentypen und Datenfeld auswählen. Benutzer mit einem Manager oder einer Admin Rolle können in den DateneinstellungenDatenfeld für einen Dokumenttyp definieren.
Wenn du das benötigte Feld nicht siehst, wähle Data Feld-Einstellungen. Von hier aus verknüpft man entweder ein bestehendes Dokument mit einem entsprechenden Dokument-Typ oder erstellt ein neues Datenfeld , falls es noch nicht existiert.
Verwenden Sie die Daten Feld zum Filtern von Dokument
Um Dokument zu filtern, kannst du den Dokument Typ oder jedes Datenfeld verwenden, das einen Eingabewert hat. Wählen Sie einfach das Ellipsenmenü aus, wählen Sie das Dokument Typ/Datenfeld, nach dem Sie filtern möchten, und wählen Sie Anwenden.
Sobald das ausgewählte Feld in der Liste deiner Filter angezeigt wird, klicke auf das Filter-Dropdown-Menü und tippe oder wähle den gewünschten Wert aus. Wählen Sie Anwenden.
Berichte erstellen
Gehe zu Berichten
Wählen Sie unter dem Abschnitt 'Dokument Daten' Dokument Data Report oder Erstellen Sie einen neuen Bericht
Wähle oben rechts Anpassen , um die Spalten des Berichts zu konfigurieren. Sie können beliebig viele Data-Feld- und Dokument-Typen auswählen
Wählen Sie Mehr, um auszuwählen, nach welchem Datenfeld Sie die Datensätze Ihres Berichts filtern möchten
Speichern Sie Ihren Bericht, indem Sie oben rechts drei vertikale Ellipsen auswählen > Als neu speichern
Wählen Sie im Dropdown-Menü CSV exportieren , um sie als CSV-Datei herunterzuladen.
FAQ
Kann ich Datenfeld- und Dokument-Typen auf hochgeladenen Dokumenten verwenden?
Ja, du kannst auch in den Dateneinstellungen im hochgeladenen Dokument Feld- und Dokument-Typen hinzufügen.
Wie kann ich ein Feld aus einem Dokument entfernen?
Man kann benutzerdefinierte Feld-Sets erstellen und sie mit Hilfe von Dokument-Typen auf Dokument anwenden, indem man die Feld-Menge pro Dokument-Typ konfiguriert und auf ein Dokument oder eine Vorlage anwendet.
Archiviere unnötige Daten Feld, um sie aus Dokument, Filtern und Berichterstattung zu entfernen.