Mit unserer automatischen Erinnerungsfunktion können Sie Erinnerungen einrichten, die automatisch per E-Mail an alle Unterzeichner gesendet werden, die das Dokument noch nicht ausgefüllt haben.
Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Tarife
Wir empfehlen Ihnen, automatische Erinnerungen in Ihren Vorlagen einzurichten. Alle neuen Dokumente, die aus diesen Vorlagen erstellt werden, übernehmen diese Einstellungen für die automatische Erinnerung.
Hinweis:
Erinnerungen können nur an Unterzeichner gesendet werden.
Richten Sie automatische Erinnerungen für alle Vorlagen und Dokumente ein
Wählen Sie Ihr Profilbild in der unteren linken Ecke aus, um die Einstellungen zu öffnen, und wählen Sie dann Arbeitsbereich-Standardeinstellungen & Automatische Erinnerungseinstellungen.
Hier können Sie:
Automatische Erinnerung ein-/ausschalten. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, aber Sie können sie einfach ausschalten und bei Bedarf manuell Erinnerungen versenden.
Die Zustellungsmethode für automatische Erinnerungen auswählen.
Hinweis:
Wenn Sie automatische Erinnerungen per Text (SMS) auswählen, stellen Sie sicher, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format hinzugefügt werden, z. B. +15551234567.
Passen Sie die Einstellung für die erste Erinnerung an: „Senden in...“
Passen Sie die Einstellung für die Option „Erinnerungen wiederholen...“ an.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie unten Änderungen speichern.
Sobald eine Erinnerung versendet wurde, erhält der Empfänger eine Nachricht: „{Absendername} bittet Sie, {Name des Dokuments} zu unterzeichnen – Sie können es unter {Link zum Dokument} öffnen.“
Automatische Erinnerungen in einer Vorlage oder einem Dokument einrichten
Sie können automatische Erinnerungen für eine bestimmte Vorlage und alle mit dieser Vorlage erstellten Dokumente einrichten.
Öffnen Sie eine beliebige Vorlage, klicken Sie dann auf die Ellipsen in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Einstellungen und wählen Sie Erinnerungen aus der Dropdown-Liste (oder gehen Sie zu Dokumentinfo & Einstellungen & Automatische Erinnerungen), um automatische Erinnerungen einzurichten und anzupassen:
Schalten Sie die automatische Erinnerung ein/aus. Wenn Sie die Funktion ausgeschaltet haben, können Sie bei Bedarf immer noch manuell Erinnerungen versenden.
Wählen Sie die Zustellungsmethode für automatische Erinnerungen.
Hinweis:
Wenn Sie automatische Erinnerungen per Text (SMS) auswählen, stellen Sie sicher, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format hinzugefügt werden, z. B. +15551234567.
Passen Sie die Einstellung für die erste Erinnerung an: „Senden in...“
Passen Sie die Einstellung für die Option „Erinnerungen wiederholen...“ an.
Wählen Sie Anwenden, sobald Sie fertig sind.
Hinweis:
Sie können auf die gleiche Weise automatische Erinnerungen für einbestimmtes Dokument einrichten.
Überprüfen Sie die Einstellungen für die automatische Erinnerung, bevor Sie ein Dokument versenden.
Nachdem Sie auf Senden geklickt und den Namen des Dokuments geändert haben, erscheint das Popup-Fenster „Dokument senden“. Unten sehen Sie auch die Einstellung für Erinnerungen — wählen Sie diese aus, um automatische Erinnerungen zu aktivieren oder zu ändern.
Überprüfen/Ändern von automatischen Erinnerungen für ein gesendetes Dokument
Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie dann auf die Ellipsen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie anschließend Einstellungen und dann Erinnerungen aus der Dropdown-Liste, um die automatischen Erinnerungen für ein gesendetes Dokument zu ändern.
Automatische Erinnerungen in „Letzte Aktivität“
Wenn eine automatische Erinnerung an Ihre Unterzeichner gesendet wird, wird dieses Ereignis in der Zeitleiste und unter „Letzte Aktivität“ im Dokumentinfobereich angezeigt.
So sieht eine automatische Erinnerungsbenachrichtigung für einen Empfänger aus: