Obs!
Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.
Varning:
PandaDoc förbehåller sig rätten att tillfälligt stänga ner denna funktion om vi ser orimlig användning, eftersom detta kommer att påverka leveransförmågan för alla våra PandaDoc användare.
Se nedan för att lära dig hur du skickar ett dokument till flera mottagare. Varje mottagare får ett unikt exemplar att fylla i eller titta på.
Tillgängligt: Abonnemangen Business Annual* och Enterprise Annual* + ett volympaket mot en extra avgift. Denna funktion är inte tillgänglig för konton som befinner sig på provperioden.
* 250 dokument per år och konto ingår.
Se en översiktsvideo:
Vad du behöver:
En CSV-fil med information om dina mottagare. Vi rekommenderar att du använder Google Kalkylark för att skapa och ladda ner din CSV-fil.
Aktivera "Massutskick" på Marknadsplatsen. (Detta måste göras av kontoägaren).
Notera:
Du kan maximalt skicka 1 000 dokument per timme och du kan inte använda samma e-postadress för olika mottagare.
Klicka här för en självstudiekurs på distans om massutskick.
Att välja en mall
Gå till appen Dokument och välj pilen bredvid +Dokument och välj sedan Massutskick i rullgardinsmenyn.
Välj en mall från listan. Observera att alla fält måste tilldelas en roll.
Vi kommer att använda en mall med en roll: Klient.
Granska variabler för mallar, skapa en CSV-fil för att ladda upp dina mottagares uppgifter
Granska först de variabler som kan fyllas med dina mottagares uppgifter.
Alla standardvariabler för roller visas i respektive rolls rullgardinsmeny. Vi öppnar rullgardinsmenyn för Klient för att visa alla standardvariabler.
Anpassade variabler (om du har några) visas i en separat rullgardinsmeny.
Skapa en CSV-fil med dina mottagares uppgifter.
PandaDoc genererar en tom CSV-fil baserat på den mall du använder. Ladda ner denna CSV-fil och fyll i den med dina mottagares uppgifter.
Förutom variabler kommer denna CSV-fil att innehålla:
Dokumenttitel - du kan anpassa dokumentnamnet för varje mottagare.
E-postmeddelande - du kan anpassa e-postmeddelanden för enskilda mottagare.
Om du redan har en CSV-fil som du vill justera och ladda upp, utvidga den utefter kraven
Filen måste vara formaterad som en CSV-fil (comma-separated values)
Den första raden i filen behöver ange vilka variabler du kommer använda för att fylla i dokumentet. Variabeln e-postadress är obligatorisk och måste vara ifylld i filen, och de andra variablerna/kolumnerna är valfria. Variabler klistras in utan hakparenteser. Vänligen se exemplet nedan:
En CSV får inte innehålla fler än 1 000 mottagare.
Ladda upp din CSV-fil
Du är nu redo att ladda upp din CSV-fil. Du kan dra och släppa eller välja från din enhet. Det går också att importera från Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive.
Granska varningar och felmeddelanden
När CSV-filen har bearbetats kommer PandaDoc att visa dig de fel och tomma fläckar som den har hittat.
Fel (markerade med rött): E-postadresser saknas eller är ogiltiga. Du kan inte fortsätta om det finns fel, du bör därför genomföra de nödvändiga ändringarna i filen och ladda upp den igen.
Varningar (markerade med gult): Ej ifyllda variabler. Du kan gå vidare och skicka med varningar, de ej ifyllda variablerna kommer att visas som blanka på de skickade dokumenten.
Att skicka ut dina dokument
När du är redo att skicka dina dokument klickar du på Fortsätt ändå. Detta kommer att ta dig till det sista steget i processen.
Här kan du se hur många dokument som kommer att skickas och du kan lägga till ett e-postmeddelande om du inte har angett ett sådant i din CSV-fil.
Vad händer efter att du har skickat
När du har klickat på Skicka skapar PandaDoc en mapp i dokumentavsnittet som heter "Mallnamn - Datum", med namnet på den mall du har valt och datumet då du skickade den.
Mappen kommer att innehålla alla dokument som skickats i detta massutskick.
När alla dokument har skickats kommer vi att skicka en bekräftelse till dig via e-post.
Krav och funktionella begränsningar
Du kan maximalt skicka 1 000 dokument per timme.
En mall, som används i ett massutskick, måste ha minst en roll.
Alla fält måste tilldelas en roll.
Filen måste vara formaterad som en CSV-fil (comma-separated values) och får inte innehålla fler än 1 000 mottagare.
Samma e-postadress får inte användas för olika mottagare.
Vi rekommenderar att du använder Google kalkylblad för att skapa och ladda ner din CSV-fil.
Den första raden i CSV-filen måste ange vilka variabler du kommer använda för att fylla i dokumentet.
Variabeln e-postadress är obligatorisk och måste fyllas i. Övriga variabler/kolumner är valfria.