Disponibilidade: Business* e Enterprise

* Os utilizadores de Business podem criar um número ilimitado de salas, mas apenas publicar, no máximo, três.

Esta funcionalidade está, de momento, em fase inicial de acesso. Pedimos-lhe, gentilmente, que contacte o seu Gestor de Conta ou Gestor de Satisfação do Cliente para obter informações sobre a respetiva utilização.

As salas permitem-lhe criar um espaço de colaboração seguro - um núcleo central para organizar recursos, partilhar documentos e colaborar e negociar com compradores.

Veja um vídeo que abrange, de forma geral, as funcionalidades das salas:

Poderá criar um modelo de sala para utilizar várias vezes.

Inicialmente, selecione Salas no painel direito, e em seguida, selecione Modelos > +Modelo no canto superior esquerdo.

Para alterar o nome do modelo da sala, substitua "Nova sala" pelo nome de sala que pretende utilizar, no painel esquerdo.

Cada sala é composta por uma página inicial e duas extensões:

Poderá sempre alterar os nomes das extensões e respetiva ordem.

Poderá utilizar um dos itens de ação predefinidos num modelo, ou selecionar +Tarefa para adicionar um novo item de ação. Saiba mais sobre as tarefas aqui.

Selecione Documentos e ficheiros e adicione ficheiros, modelos PandaDoc ou ligações que gostaria de incluir num modelo de sala.

Para eliminar conteúdo do modelo de sala, coloque o cursor sobre um item e selecione as elipses verticais (três pontos) na extremidade direita e, em seguida, selecione Remover do modelo.

Qualquer utilizador associado à sua conta pode criar salas. Qualquer membro da conta poderá também ver as salas existentes criadas por outros utilizadores, mas não poderá ver documentos, a menos que seja participante no documento.

Selecione Salas no painel de navegação esquerdo, +Sala no canto superior esquerdo e, em seguida, um dos seus modelos de sala, ou carregue em +Espaço em branco para criar uma sala de raiz.

Em alternativa, selecione Modelos, clique no modelo que criou e, em seguida, selecione Utilizar este modelo para criar uma sala.

Após criar uma sala, irá aparecer uma nova pasta de documento na sua lista documento. Todos os documentos que forem carregados para a sala serão automaticamente transferidos para esta pasta.

Para alterar o nome de uma sala, selecione "Nova sala" no canto superior esquerdo, adicione o nome que pretende utilizar e, em seguida, selecione "Introduzir"

.

Poderá dar um toque mais personalizado à sala através do carregamento de uma imagem do logótipo e de uma breve descrição da sala.

Poderá facilmente converter uma sala num modelo de sala. Apenas terá de abrir uma sala, publicada ou não, selecionar as elipses verticais (três pontos) no canto superior direito e selecionar Converter em modelo no menu pendente.

Utilizadores com uma função de Membro de equipa, ou outra personalizada, que não tenham permissão para criar modelos de sala não poderão converter uma sala num modelo.

Após selecionar Converter em modelo, será redirecionado para o modelo recém-criado, que terá o mesmo nome que a sala original.

Os documentos de uma sala que tenham sido criados de raiz serão automaticamente convertidos em modelos.

Após ter adicionado todo o conteúdo necessário, selecione Publicar no canto superior direito para partilhar a sala com todos os membros.

Após confirmar a ação no botão Publicar, todos os membros da sala irão receber um email com uma ligação para a sala. O estado da sala será alterado para "Publicado" e qualquer documento PandaDoc em fase de rascunho com nível de acesso definido como "Apenas assinantes" ou "Todos na sala" será automaticamente enviado para os respetivos destinatários.

Antes de partilhar a sala através de uma ligação, certifique-se de que o conteúdo correto está marcado como'visível para todos os membros da sala'.'.

Após publicar a sua sala, poderá partilhar a ligação para a mesma com os respetivos membros através da sua aplicação de mensagens preferida ou de texto (SMS).

Para obter a ligação para a sala, selecione Copiar ligação no canto superior direito ou selecione Membros no canto inferior esquerdo > e, em seguida, selecione Copiar ligação.

Quando os utilizadores abrirem a sala através da ligação partilhada, irão entrar em modo de pré-visualização. Este modo permite-lhes ver conteúdos marcados como 'visíveis para todos os membros da sala'. Para assinar um documento ou aceder a conteúdo restrito, os utilizadores devem selecionar Iniciar sessão e verificar o acesso através de email.

Para deixar de partilhar uma sala com os respetivos membros, abra uma sala publicada e selecione Cancelar publicação no canto superior direito. Assim que cancelar a publicação da sala, os respetivos membros deixarão de ter acesso à mesma.

Uma sala eliminada não poderá ser recuperada.

Passe o rato sobre a extremidade direita de uma sala e selecione a elipse vertical (três pontos) > e, em seguida, selecione Eliminar.

Para eliminar várias salas, selecione a área à esquerda do respetivo nome e, em seguida, selecione Eliminar no canto superior direito.

Como criador da sala (dono), irá receber notificações por email sobre a atividade na mesma. Estas notificações incluem o seguinte:

Poderá gerir as notificações de sala a qualquer altura ao selecionar "Salas" no painel de navegação esquerdo e, em seguida, o ícone de definições no canto inferior esquerdo. Em seguida, desmarque/marque as notificações que gostaria de desativar/ativar e, por fim, selecione Guardar.

Poderá adicionar e editar tarefas e conteúdos na sua sala depois de a ter publicado.

A página inicial é o que os membros da sala vêem pela primeira vez quando abrem um convite para aderir. Para personalizar a página inicial da sua sala, comece por ir a "Página inicial" no painel esquerdo. Em seguida, selecione Editar Página e utilize blocos de conteúdo tais como texto, imagem, vídeo e tabela para personalizar a página. Também poderá incluir uma mensagem de boas-vindas, instruções e até incorporar um vídeo ou uma imagem. Adapte a página inicial da sua sala para a tornar convidativa e informativa para todos os membros.

Caso a página inicial da sua sala esteja vazia, sem blocos, o separador não será visível.

Um plano de ação permite-lhe orientar os seus investidores em negócios complexos que podem envolver a preparação de documentos, obrigações legais e a gestão do calendário, a partir de um único espaço.

Caso não tenham sido criadas tarefas na sala, o separador Plano de ação não será visível para os membros.
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Para criar uma tarefa, selecione +Tarefa e preencha o campo "Nome da tarefa".

Em seguida, passe o cursor sobre a tarefa e selecione Detalhes para Atribuir, Definir data de entrega, e Anexar ficheiros à tarefa.

Uma tarefa pode ser atribuída a:

A data de conclusão da tarefa:

Passe o rato sobre uma tarefa, selecione Detalhes, edite a tarefa e, em seguida, feche o painel Detalhes.

Passe o rato sobre uma tarefa e selecione Eliminar.

Selecione Documentos e ficheiros, e, em seguida, Adicionar item/+Adicionar > e Pasta no menu pendente.

Atribua um nome à nova pasta e selecione Guardar.

Clique em Adicionar item/+Adicionar e selecione Criar documento no menu pendente para adicionar um novo documento. Em alternativa, poderá também criar um documento a partir de um modelo existente. Após ter selecionado um modelo ou um documento em branco para criar um documento de raiz, atribua um novo nome ao documento, inclua destinatários, e, em seguida, selecione Continuar.

Os destinatários do Documento irão ser automaticamente adicionados como membros da sala. No entanto, apenas terão acesso à mesma caso esteja em estado "Publicado".

Poderá selecionar alguns dos seus documentos criados anteriormente ao clicar em Adicionar item ou Adicionar > Adicionar documento.

Para encontrar um documento existente, utilize a barra de pesquisa para localizar o ficheiro pretendido, selecione-o e clique no botão Adicionar item para o incluir.

Quando publicar a sala, os participantes apenas verão o documento no estado "Enviado".

Poderá enviar facilmente um documento de rascunho ao passar o rato sobre o mesmo na respetiva sala e selecionar Enviar.

Assim que adicionar os seus documentos, estes terão, por defeito, o nível de acesso "Assinantes", o que significa que, quando convidar membros e publicar a sala, apenas os participantes dos documentos poderão visualizá-los.

Poderá carregar qualquer ficheiro para a sua sala, com um limite máximo de tamanho de ficheiro de 2GB.

Para carregar um ficheiro para uma sala, selecione Adicionar > Carregar ficheiro.

Adicionar uma ligação pública a uma sala permite-lhe partilhar facilmente vários tipos de conteúdo, como vídeos, calendários, apresentações de marketing, entre outros. Esta opção permite aos membros aceder facilmente e interagir com o conteúdo na sua sala partilhada.

Poderá adicionar qualquer ligação a um documento ao selecionar Adicionar item ou +Adicionar > Ligação.

Um utilizador poderá abrir uma ligação e interagir com a mesma sem sair da sala.

Os níveis de acesso nas salas permitem-lhe controlar a visibilidade de pastas, documentos e outros itens de conteúdo para cada membro convidado.

Os níveis de acesso às pastas controlam quem tem acesso a pastas e subpastas específicas dentro de uma sala.

Poderá escolher entre três níveis de acesso:

Para os documentos PandaDoc, poderá escolher entre níveis de acesso como "Assinantes", "Todos os membros" e "Membros internos".

Para outros tipos de conteúdo, como ficheiros carregados e ligações, os níveis de acesso disponíveis incluem "Todos os membros da sala" e "Ninguém".

Numa sala não publicada, selecione +Convidar no canto superior direito ou Membros no canto inferior esquerdo e, em seguida, escreva o nome ou o email de um membro no campo "Membros".

Numa sala publicada, selecione +Convidar no canto superior direito ou Membros no canto inferior esquerdo, escreva o nome ou o email de um membro no campo "Membros" e, em seguida, selecione o membro no menu pendente. Para um novo contacto, selecione Adicionar membro no menu pendente, escreva uma mensagem para o convite por email e, em seguida, selecione Publicar.

Caso precise de reenviar um convite, selecione Membros no canto inferior esquerdo, em seguida, o membro que pretende e, por fim, selecione Reenviar convite.

Navegue até Membros no canto inferior esquerdo, selecione o nome do membro que pretende remover e, em seguida, selecione Remover membro.

Sempre que remover um membro, este não será automaticamente removido como destinatário de quaisquer documentos armazenados numa sala.

Para ajustar as definições de permissão de um membro, selecione Membros no canto inferior esquerdo e, em seguida, o nome do membro. Em "Definições de membro", irá encontrar dois tipos de permissão: "Pode convidar membros" e "Pode adicionar conteúdo".

Assim que o participante do seu documento abrir o convite para entrar na sala pela primeira vez, o criador da sala (dono) irá receber uma notificação por email.

O participante será redirecionado para a página inicial da sala assim que selecionar a opção Aderir à sala.

Caso o membro seja participante num documento, este terá a opção Assinar agora na parte superior da página. Após selecionar Assinar documentos, ser-lhe-á pedido que visualize e preencha cada documento individualmente.

Cada documento pode ser assinado de forma independente. Assim, a abordagem "tudo ou nada", normalmente associada aos pacotes, é evitada.

Poderá visualizar facilmente as informações do documento sem abrir o documento. Para tal, passe o rato sobre o nome de um documento e selecione Informação do documento para ver os dados e a atividade mais recente.

A Pista de auditoria é um registo de todas as ações realizadas numa sala, que incluem quem realizou uma ação, quando foi realizada e qual foi a ação. Estas informações podem ser utilizadas para controlar a atividade do utilizador, resolver problemas e garantir a conformidade com as políticas organizacionais.

Para visualizar a Pista de auditoria de uma sala, selecione o separador Pista de auditoria na barra lateral da sala. A Pista de auditoria irá mostrar todas as ações realizadas na sala por ordem cronológica.

Certifique-se de que liga a sua conta PandaDoc área de trabalho à sua conta HubSpot. Para mais informações, consulte aqui.

Poderá criar uma sala a partir do HubSpot. Abra um Negócio, Empresa ou Contacto e, em seguida, localize a secção Salas do PandaDoc no painel direito. Nesta secção, selecione Criar Sala.

Poderá também associar e desassociar uma sala a um negócio da HubSpot a partir do cursor direito.