Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Disponibilidade:
Automatizações do PandaDoc (prescrições do PandaDoc para o PandaDoc): plano Enterprise
Automatizações externas (prescrições do PandaDoc para plataformas externas, como CRM, RH e ferramentas de armazenamento): plano Enterprise
Os utilizadores do plano Enterprise recebem uma atribuição gratuita de 20 documentos por mês para subscrições mensais e de 250 documentos para subscrições anuais, todos gerados através de automatizações e disponíveis por conta, gratuitamente. Depois de atingir o limite, o proprietário da conta pode comprar um pacote adicional em Definições > Faturação. As duas prescrições que contam para este limite são:
* Envio de um documento de acompanhamento (ou "follow-up") quando um documento é enviado ou concluído;
* Envio de um novo documento quando é criado um novo registo de colaborador em BambooHR.
As automatizações permitem-lhe poupar tempo e automatizar tarefas sempre que o estado de um documento muda para "Enviado" ou "Concluído".
As automatizações são baseadas em modelos, por isso, assim que ativar uma automatização no seu modelo, todos os novos documentos criados a partir deste modelo herdarão a configuração.
Nota:
Se duplicar um modelo, a automatização não se aplicará à versão duplicada.
Veja um vídeo com uma descrição geral:
Saltar para:
Configurar uma automatização
Nota:
Os utilizadores comprivilégios de Membro não podem criar automatizações.
Para começar, clique em "Automatizações" no painel à esquerda e selecione "+ Nova automatização".
Em alternativa, abra um modelo para o qual pretende configurar uma automatização e, em seguida, selecione "Automatizações" no painel à direita.
Nota:
As automatizações não funcionam em formulários criados a partir de um modelo no qual a automatização já tenha sido configurada.
De seguida, escolha uma das automatizações recomendadas ou clique em "+ Automatização" para explorar todas as opções disponíveis.
Ações atualmente disponíveis:
Mover um documento para o armazenamento em nuvem (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox e Box)
Mover um documento para uma pasta PandaDoc
Enviar outro documento PandaDoc sempre que o estado de um documento for atualizado
Alterar cotação/oportunidade/fase da oferta no Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho ou Zendesk Sell sempre que o estado de um documento for atualizado
Atualizar itens de linha no Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho, ou Zendesk Sell sempre que o estado de um documento for atualizado
Anexar um PDF no Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint e NetSuite
Criar um registo no BambooHR ou no Greenhouse sempre que o estado de um documento for atualizado
Criar uma nota no Microsoft Dynamics
As automatizações não afetarão nenhuma das suas configurações de integração nativas.
Aviso:
Poderá ter de desativar a definição "Bloquear cookies de terceiros" no seu navegador para que as automatizações funcionem.
Automatizações de fluxo de trabalho
Guardar ficheiros PDF concluídos no Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box
Pode facilmente guardar ficheiros PDF concluídos na sua conta do Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box com documentos anexados, ao utilizar o campo de recolha de ficheiros.
Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu suspenso "Estado do documento" (sugerimos que selecione o estado "Concluído" para garantir que apenas serão anexados documentos concluídos que possuam um certificado de assinatura
Selecione Autorizar > Ligar para associar a sua conta Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box à sua conta PandaDoc
Selecione uma pasta na qual os documentos serão carregados
Selecione a caixa de verificação "Carregar ficheiros selecionados" para anexar também esses documentos
Selecione "Guardar automatização"
Nota:
Sugerimos que altere o nome do documento antes de o enviar, para que a versão criada na sua pasta de armazenamento em nuvem tenha um nome único. O nome do documento não deve conter parênteses retos "[ ]”, barras "/ \" ou os sinais maior/menor que "< >"
Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo for enviado ou concluído (mesmo que o estado seja alterado manualmente), será criada uma nova pasta com um PDF e os ficheiros carregados (se existirem) na sua conta do Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box se não selecionar nenhuma pasta ao configurar a automatização. A pasta terá o nome do documento.
Mover documentos enviados ou concluídos para uma pasta PandaDoc selecionada
Selecione "Mover um documento para uma pasta PandaDoc"
Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu suspenso "Estado do documento"
Escolha "Selecionar pasta", depois escolha uma das pastas existentes ou crie uma nova pasta
Selecione "Guardar"
Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo é concluído, passará automaticamente para a pasta selecionada.
Enviar outro documento quando o estado do documento PandaDoc é alterado
Selecione "Enviar outro documento PandaDoc quando o estado do documento PandaDoc for alterado"
Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu suspenso "Estado do documento"
Escolha "Selecionar modelo"
Escolha um dos modelos existentes e clique em "Selecionar"
Selecione "Guardar"
Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo for enviado ou concluído (dependendo da configuração da sua automatização), outro documento será automaticamente criado a partir do modelo que selecionou e enviado para os mesmos destinatários (os destinatários pré-atribuídos neste modelo serão ignorados).
Automatizações CRM
Abra um dos links abaixo para saber mais sobre as automatizações com um CRM que use:
Desativar automatizações
Pode desativar ou eliminar as suas automatizações a qualquer momento. Para o fazer, selecione "Automatizações" no painel à esquerda, clique em "Ativas" e desative o botão de alternância por baixo de qualquer automatização.
Em alternativa, pode selecionar os três pontos verticais no canto superior direito da automatização e selecionar "Eliminar".