Ga naar volgende:
Documentlijstfilters
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Let op: Gebruikers met een lidrol zien filters voor Datum, Status, Tags, Bedrag en Valuta.
Je kunt de volgende filters afzonderlijk of tegelijkertijd gebruiken:
Datum (wijziging, creatie en vervaldatum)
Status
Eigenaar
ontvanger
Tags
Bedrag
Munt
Bedrijf
Om het Bedrijfsfilter te gebruiken, moet je eerst een waarde toevoegen aan het Bedrijfsveld in documentdetails.
Om dit te doen, ga je met de muis over de document in de documentenlijst en selecteer je verticale ellipsen helemaal rechts. Selecteer documentgegevens uit het keuzemenu.
Typ vervolgens een naam in het bedrijfsveld in het tabblad "Details".
Opmerking: Bedrijfswaarden worden automatisch herkend uit de document inhoud van de geüploade digitale PDF's en bewerkbare documenten die in PandaDoc zijn gemaakt, alleen voor Enterprise verpakte accounts.
Opmerking: sjabloon en contentbibliotheek-item kunnen worden gefilterd op Datum, Eigenaar, Tags en rol.
Als je zoekt naar een specifiek document op basis van een trefwoord, kun je ook document filters gebruiken om de resultaten te verfijnen.
Als je abonnementspakket de Contract repository-functie bevat, heb je ook de optie "Meer", waarmee je documenten kunt filteren op data velden. Je kunt hier meer leren over het filteren van documenten met data velden.
Zoek naar een document
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Om naar een documentte zoeken, ga je naar document of de startpagina en begin je een woord of zin te typen uit de inhoud van de document(zowel geüpload vanuit PDF/Word-bestanden als bewerkbaar document zijn doorzoekbaar), de naam van de document, of de naam van de ontvanger in de zoekbalk. Woorden met leestekens (bijv. O'Brien) of met personages uit verschillende talen (bijv. Amália Gonçalves) zijn ook doorzoekbaar.
Je kunt alle wedstrijden bekijken of wedstrijden bekijken die je vindt in het tabblad "Alleen Titels".
Om een document te openen, klik je er simpelweg op of gebruik je pijltjes en Enter (Return) op je toetsenbord. Om de lijst van alle wedstrijden te zien, selecteer bekeken # wedstrijden.
Onder het tabblad "Alle overeenkomsten" in de zoekresultaten wordt het document in de volgende volgorde geplaatst:
- Titelwedstrijden van nieuw naar oud door laatst gewijzigd
- ontvanger e-mail en volledige naam matchen van nieuw naar oud door laatst gewijzigd
- Inhoud komt overeen van nieuw naar oud door laatst gewijzigd.
Als je automatische documentnummering gebruikt, kun je zoeken op volgnummer dat door PandaDocwordt gegenereerd.
Dupliceer, verplaatsen, hernoemen en verwijderen document en sjabloon
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Belangrijke opmerkingen:
Er is geen optie om documenten tussen werkruimtes te verplaatsen. Neem contact op met ons supportteam om je te helpen een kopie van een document naar een andere werkruimte te verplaatsen. Alle gekopieerde documenten zullen in conceptstatus zijn.
De sjabloon/document titel mag niet langer zijn dan 250 tekens.
Als je een verzonden document moet hernoemen, kun je dat doen door de optie 'Naam hernoemen' te kiezen in het keuzemenu.
Om een enkel document/sjabloon te dupliceren, verplaatsen, hernoemen of archiveren, zweef je met de muis over het document helemaal rechts, klik je op de verticale ellips en kies je een actie uit het dropdownmenu. Lees hieronder meer over het snel verplaatsen van documenten in mappen.
Je kunt meerdere documenten/sjabloon tegelijk kopiëren, verplaatsen, downloaden en archiveren. Controleer alle documenten die je wilt beheren. Kies rechtsboven een actie.
Herstel gearchiveerd document
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Opmerking: Je kunt verwijderd document alleen vinden en herstellen via het tabblad Gearchiveerd in document of sjabloon. Helaas is er geen manier om een verwijderd formulier te herstellen, maar je kunt dit functieverzoek upvoten en een hier beschreven workaround gebruiken.
Om een gearchiveerde documentte herstellen, opent u eerst de document -lijst, selecteert u het tabblad Gearchiveerd, zweeft u rechts boven de documenten selecteert u drie verticale ellipsen > Herstellen.
document en sjabloon worden na 90 dagen automatisch verwijderd uit het tabblad Gearchiveerd . Neem contact op met ons Support Team als je het vereiste document niet kunt vinden in het tabblad Gearchiveerd, of als het permanent is verwijderd. Geef de naam van de document , de geschatte aanmaakdatum en het e-mailadres van de eigenaar op, zodat wij je kunnen helpen het documentte herstellen.
Waarschuwing: ontvanger-links werken niet voor verwijderde documenten. Zodra het hersteld is, kan ontvanger de documentbekeken.
Waarschuwing: document verwijderd via API kan niet worden hersteld vanuit het tabblad Gearchiveerd. Als je deze mogelijkheid nodig hebt, overweeg dan om deze functieverzoek hier te upvoten. Om een document verwijderd via API te herstellen, neem contact op met ons supportteam en geef de naam, de geschatte datum waarop de document is aangemaakt en het e-mailadres van de eigenaar op, zodat wij u kunnen helpen het te herstellen.
Om meerdere documenten te herstellen, selecteer je elk van hen links bij hun naam en selecteer je rechtsboven Herstellen .
Let op: het document wordt hersteld onder de hoofdmap in de document lijst.
Om het document permanent te verwijderen, beweeg je de muis over de document, en selecteer je drie verticale ellipsen helemaal rechts > Voor altijd verwijderen. Je kunt ook meerdere documenten selecteren en op Verwijderen vóórr klikken om ze permanent te verwijderen.
Waarschuwing: Wanneer je een map met document verwijdert, wordt deze permanent verwijderd en vind je hem niet in het tabblad Gearchiveerd. Neem contact op met het Supportteam en geef namen, de geschatte data waarop het document in een map is geplaatst, en de e-mailadressen van de eigenaren van het document, zodat wij u kunnen helpen die te herstellen.
Bulk downloaden van documenten
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Dit is alleen beschikbaar als document. Om meerdere documenten tegelijk te downloaden, volgt u deze stappen:
Selecteer alle documenten die je wilt downloaden. Scroll naar beneden om meer dan 30 documenten tegelijk te kunnen selecteren.
Klik dan op de downloadknop rechtsboven.
Je ziet een melding dat de download is gestart en zodra deze is verwerkt, ontvang je een melding-e-mail van PandaDoc die een .zip bestand van je document.
Opmerking:
De bijgevoegde bestanden en bestanden die via het veld Verzamelen van bestanden worden geüpload, worden niet toegevoegd aan de .zip Bestand.
De link naar de .zip De aangifte wordt binnen een week ingediend.
Tip: We raden aan om documenten in batches te downloaden (200-300 documenten tegelijk) om zip-bestanden sneller te ontvangen.
Op dezelfde manier kun je een map met een document downloaden.
Download document als .pdf
Opmerking: De paginalimiet voor PDF-bestanden per document is 1000.
Er zijn drie manieren waarop je je document als .pdf kunt downloaden:
Selecteer het document dat je wilt downloaden en kies rechtsboven op Downloaden .
Beweeg je muis over het document helemaal rechts, klik op de verticale ellips en selecteer Download in het dropdownmenu.
Open een sjabloon of documenten selecteer vervolgens Bestand → Download → PDF-document (.pdf)
Download het document als .docx
Beschikbaarheid: Starter, Business, en Enterprise verpakt
Je kunt je sjabloon of document downloaden als .docx Alleen in een sjabloon of document.
Hoe in- en uitschakelen: de accounteigenaar kan deze functie in Extensies in- of uitschakelen via deze link.
Opmerking: Je kunt contentbibliotheek-item en forms niet downloaden als .docx dossiers.
Open een sjabloon of document en selecteer vervolgens Bestand → Download → Microsoft Word (.docx)
Bekende beperkingen van Offertetool-export naar .docx
Alleen genummerde en opsommingstekens in productbeschrijvingen worden momenteel ondersteund; andere opmaak kan verloren gaan.
Afbeeldingen in de quote-tabel worden nog niet ondersteund en verschijnen niet in de export.
Schakel document download voor ontvanger uit
Je kunt document download voor ontvanger uitschakelen in de workflow builder van een sjabloon. Om de document downloadoptie voor ontvanger op een sjabloon uit te schakelen:
Selecteer Definieer rol stap
Selecteer Beheren rol-rechten
Schakel de schakelaar uit voor Download toestaan
Sorteer
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Je kunt het document sorteren op titel, status en aanmaakdatum.
Je kunt sjabloon sorteren op titel of aanmaakdatum.
Klik op een kolomkop en kies de volgorde waarin je het document wilt sorteren, oplopend of dalend (A-Z/Z-A).
Je kunt ook sorteren om documenten vóór mappen te tonen:
Organiseer documenten/sjabloon in mappen
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Om een nieuwe map aan te maken, selecteer je Nieuwe map naast het document of sjabloon aan de rechterkant.
Om documenten/sjabloon naar een map te verplaatsen, kun je ze slepen en neerzetten naar een map in de lijst of in de mapboom.
Alternatief selecteer je het document en selecteer rechtsboven Verplaatsen , selecteer je de bestemmingsmap en selecteer je Verplaatsen hierheen.
Verplaats het document van een map naar de rootmap
Selecteer het document dat je naar de hoofdmap wilt verplaatsen, sleep het bovenaan naar Het Alle-document en laat het dan vallen.
Om een map te hernoemen of te verwijderen, controleer deze en klik op de ellips helemaal rechts > Hernoemen of Verwijderen.
Of navigeer rechtsboven naar de bekeken-opties en selecteer de bekeken-mapboom om deze te openen.
Klik vervolgens op de ellips rechts van de mapnaam en kies Naam wijzigen of verwijderen.
Tag
Beschikbaarheid: Alles verpakt
Opmerking: Tags zijn hoofdlettergevoelig.
Om een item te taggen:
Beweeg met de muis over het document/sjabloon en klik op de ellips helemaal rechts
Selecteer Voeg tags toe
Kies een tag uit de lijst of maak een nieuwe aan
Druk op Sla op
Je kunt het document filteren op alle bestaande tags vanuit de filters bovenaan.
Om een document te onttaggen:
Beweeg met de muis over het document en klik op de ellips helemaal rechts
Klik op Voeg tags toe
Druk op de rode 'x' naast de tag die je wilt verwijderen
Druk op Sla op
Waarschuwing: Neem contact op met ons supportteam als je tags wilt verwijderen. Als je een lidrol hebt, kunnen we goedkeuring vragen aan een beheerder-gebruiker voor je account.