Beschikbaarheid: Free eSign (tot 5 sjabloon), Starter (tot 5 sjabloon*), Business, en Enterprise verpakt
​*Er zouden maximaal 5 sjabloon in totaal moeten zijn in alle werkruimtes binnen een account.

Een sjabloon is een herbruikbare masterkopie van een document. Als je vaak soortgelijke voorstel, offertes of contracten verzendt, kun je één keer een sjabloon maken en het hergebruiken – waarbij je alleen de gegevens aanpast die per klant verschillen.

Toegang tot je sjabloon door sjabloon te selecteren in het linker navigatiepaneel.

Ga naar Sjablonen in het linker navigatiepaneel. Je sjabloon-hub bevat nu:

Selecteer + Sjabloon rechtsboven om een nieuw sjabloon te beginnen.
​

Je hebt een paar opties:

Je kunt ook een .docx-bestand omzetten in een bewerkbaar PandaDoc-bestand.

Klik op Bestanden selecteren of sleep je bestand naar het uploadgebied.

Ondersteunde bestandsindelingen voor uploaden: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Er kan een fout optreden bij het uploaden van je document als het aan een van de volgende criteria voldoet:

Lees hier meer over veelvoorkomende uploadproblemen.

Als je geüploade content wilt vervangen terwijl je blokken en veld op hun plaats wilt houden, is er een optie om de functie Vervang een bronbestands te gebruiken.

Er zijn verschillende manieren om je documenten te bundelen op sjabloonniveau.

Aanbevolen: Selecteer verschillende sjablonen om een batch te maken. Selecteer hiervoor eerst + Sjabloon uit je sjabloonlijst. Selecteer vervolgens het sjabloon dat je wilt toevoegen en selecteer vervolgens Doorgaan.

Je kunt ook beginnen met het maken van één sjabloon en er vervolgens een document aan toevoegen. Gebruik verschillende sjablonen die je al hebt, voeg sjabloon toe van onze Sjablonengalerij, of upload bestanden.
​

Als je PDF's of Word-bestanden hebt die je wilt gebruiken – upload dan meerdere documenten om een batch te maken die je zelf kunt sequencen. Om dit te doen, selecteer je Aanmaken uit je sjabloonlijst, kies je vervolgens Bestand uploaden om bestanden van je bureaublad te kiezen, of sleep je simpelweg meerdere bestanden in het uploadgedeelte.

Lees hier meer over document bundelen.

Elk sjabloon bevat nu een ingebouwde workflow die de stappen definieert die je team volgt bij het maken van een document ervan.

Standaard zie je in het rechterpaneel de opties om:

In de stap Rollen definiëren kun je rol aanmaken, verwijderen of hernoemen, deze vooraf toewijzen aan ontvanger, of ondertekeningsvolgorde opzetten.

Rollen zijn plaatshouders voor toekomstige ontvangers, zoals Klant, Boekhouding, Ondertekenaar, enz. Standaard wordt bij alle nieuwe sjabloon die je vanaf nul aanmaakt automatisch een Klant-rol toegevoegd. In ons kant-en-klare sjabloon zie je zowel Klant als Afzender als rol aangemaakt. Aan de rol Afzender is automatisch de ontvanger ‘Afzender van document’ toegewezen.

Selecteer Document verzenden stap in de workflow builder om instellingen en rechten aan te passen die na het verzenden van je documentworden toegepast:

Je kunt optionele stappen toevoegen zoals:

Selecteer Dit sjabloon gebruiken om verder te gaan met document creatie. Selecteer Document bewerken om de inhoud, veld of variabele van het sjabloon bij te werken.

Wanneer je een rol toevoegt (zoals "Klant" of "Ondertekenaar"), maakt PandaDoc automatisch variabele aan voor de informatie van die rol - zoals hun naam, e-mailadres, bedrijf en adres.

In plaats van elke keer handmatig ontvangergegevens in je sjabloon te typen, kun je rolvariabele als tijdelijke aanduidingen invoegen. Wanneer je een document aanmaakt en een ontvanger aan die rol toewijst, vult hun informatie automatisch in overal waar je die variabele hebt gebruikt.

Voorbeeld: Voeg ##{{Client.FullName}} toe aan je sjabloon > wijs "John Smith" toe als opdrachtgever bij het aanmaken van een document > "John Smith" verschijnt automatisch in het hele document.

Je kunt de rol beheren in de sjabloon-bewerkingsmodus door op de knop Rollen beheren te klikken.

Hier kun je nieuwe rols toevoegen, bestaande hernoemen of verwijderen, ze vooraf toewijzen aan ontvanger, of ondertekeningsvolgorde aanpassen.

Om een nieuwe rol toe te voegen, typ je een rolnaam in en klik je op Rol maken.
​

Om iemand te hernoemen, verwijderen of vooraf toe te wijzen aan een rol, selecteer je het verticale ellipsenmenu en kies je de gewenste actie uit het keuzemenu.
​

Selecteer Weergeven > Alle variabelen om een variabele uit de lijst te kopiëren en plak deze vervolgens in de inhoud van het sjabloon.

Of begin met het typen van een vierkante haak [ in een tekstblok en kies de variabele die je nodig hebt uit het dropdownmenu.

Voeg content toe via inhoudsblokken en velden waarin de ontvangers informatie kunnen invoeren. Wijs de velden toe aan de template rollen. Je kunt veld toewijzen met een van de volgende methoden:

Nu je template hebt ingesteld, kun je een document genereren. U kunt met een document beginnen vanaf:

Wijs vervolgens de daadwerkelijke ontvanger toe aan de sjabloonrol en gaat door naar de volgende stappen – bewerken en verzenden van de document.

Uw variabelen zijn ingevuld met de gegevens van de ontvanger en velden zijn automatisch toegewezen aan de ontvangers. Zo makkelijk is het! Stel eenmalig een template in en bespaar tijd met het genereren van professioneel ogende documenten in een paar klikken!

Ga naar je templates door templates te selecteren in de Documenten app.

Ga naar Sjablonen in het linker navigatiepaneel. Je sjabloon-hub bevat nu:

Selecteer + Sjabloon rechtsboven om een nieuw sjabloon te beginnen.
​

Je hebt een paar opties:

Je kunt ook een .docx-bestand omzetten in een bewerkbaar PandaDoc-bestand.

Opmerking: De titel van de sjabloon/het document mag niet langer zijn dan 250 tekens.

Klik op Bestanden selecteren of sleep je bestand naar het uploadgebied.

Ondersteunde bestandsindelingen voor uploaden: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Er kan een fout optreden bij het uploaden van je document als het aan een van de volgende criteria voldoet:

Lees hier meer over veelvoorkomende uploadproblemen.

Tip: Als je inhoud moet wijzigen in een geüpload PDF-bestand, kun je een tekstblok toevoegen over de tekst die moet worden bewerkt, vervolgens de oorspronkelijke inhoud verbergen met een achtergrondkleur en de benodigde tekst eroverheen typen.

Als je geüploade content wilt vervangen terwijl je blokken en veld op hun plaats wilt houden, is er een optie om de functie Vervang een bronbestands te gebruiken.

Er zijn verschillende manieren om je documenten te bundelen op sjabloonniveau.

U kunt ook de sjablonen/documenten die u wilt bundelen selecteren in de lijst met sjablonen/documenten en bovenaan de pagina op Bundelen klikken.

Lees hier meer.

Goed, je bent begonnen met je template. Je eerste taak is het toevoegen van je rollen. Rollen zijn plaatshouders voor toekomstige ontvangers, zoals klant, boekhouding, ondertekenaar, enz.

Elke rol genereert rol variabelen. Variabelen worden gebruikt als plaatshouders voor dynamische informatie over je ontvangers die van document tot document zullen veranderen — naam, adres, bedrijfsnaam.

Voeg content toe via inhoudsblokken en velden waarin de ontvangers informatie kunnen invoeren. Wijs de velden toe aan de template rollen.

Nu je template hebt ingesteld, kun je een document genereren. U kunt met een document beginnen vanaf:

Wijs dan de echte ontvanger toe aan de sjabloonrol en klik op Doorgaan. En dat is het!

Uw variabelen zijn ingevuld met de gegevens van de ontvanger en velden zijn automatisch toegewezen aan de ontvangers. Zo makkelijk is het! Stel eenmalig een template in en bespaar tijd met het genereren van professioneel ogende documenten in een paar klikken!

Leer hoe je een herbruikbare sjabloon kunt maken in PandaDoc, waardoor het eenvoudig wordt om documenten aan te passen voor elke ontvanger en de efficiëntie te verbeteren.