Beschikbaarheid: Essentials, Business- en Enterprise-pakketten
Ga naar:
Een variabele is een samenvoegveld dat ontworpen is om je tijd te besparen door informatie die vaak voorkomt in je documenten automatisch in te vullen. Het is een stuk tekst omgeven door vierkante haakjes, zoals dit:
De variabele heeft geen gele achtergrond wanneer een ontvanger het document bekijkt, het verschijnt alleen op deze manier in de editor zodat je gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen tekst en een variabele.
Belangrijke informatie over variabelen:
Je kunt variabelen toevoegen in zowel sjablonen als documenten.
Variabelen werken in drie velden voor de prijstabel: naam, beschrijving en kolom met tekst zonder opmaak.
Variabelen werken alleen in het sjabloon of de documenttekst en titels. Ze werken niet in opgeslagen berichten of het onderwerp/tekst van e-mails.
Variabelen toevoegen aan je sjabloon/document
Selecteer een tekstblok waar je je variabele wilt plaatsen
Typ een vierkante haak en kies de naam van een variabele uit de vervolgkeuzelijst of typ je eigen variabele en druk op Enter
U kunt ook rechts naar de sectie Variabelen gaan en + Aangepaste variabelen toevoegen selecteren om een nieuwe variabele te maken. Voer de gewenste naam in en selecteer Variabele toevoegen. Om de variabele te gebruiken, selecteert u Variabele kopiëren onderaan de pop-up en plakt u deze in uw tekstblok met Command+V. De variabele verschijnt dan ook in de lijst met variabelen.
Om een variabele in te vullen met actuele informatie, klikt u op een variabele in een sjabloon/document of opent u de variabelenlijst onder Variabelen aan de rechterkant en voert u een waarde in. De informatie wordt in het hele sjabloon/document ingevuld via de gebruikte variabele.
Om een variabele te verwijderen, verwijder je deze eerst in de body van het document.
Klik vervolgens op Variabelen Klik in het rechterpaneel op de knop Niet gebruikt dropdown en zoek de variabele in de lijst. Beweeg de muisaanwijzer erover en klik op het prullenbakpictogram om de variabele uit uw lijst met variabelen te verwijderen.
Variabelen gebruiken in titels
Waarschuwing: Je kunt geen variabelen in titels gebruiken als je werkt met formulieren, documentbundels of bulkverzending.
In documentbundels is dit van toepassing op documenten binnen de bundel, niet op de bundelnaam zelf.
In Slimme formulieren variabelen in titels worden ondersteund.
Opmerking: We raden aan om variabelen toe te voegen aan sjabloontitels, zodat ze automatisch worden ingevuld telkens wanneer je een document maakt op basis van de sjabloon.
Variabelen toevoegen aan een sjabloontitel is eenvoudig:
Open een sjabloon die u wilt bewerken
Begin met het typen van vierkante haakjes ("[")
Kies een van de variabelen uit de vervolgkeuzelijst en deze wordt ingevoegd in de titel.
U kunt ook een variabele kopiëren van het tabblad Variabelen en deze in de titel van de sjabloon plakken, of direct in de titel een nieuwe aangepaste variabele maken.
Opmerking: Houd er rekening mee dat het toevoegen van aangepaste variabelen bij het maken van een document vanuit een sjabloon niet werkt. Variabelen worden doorgegeven aan de documenttitel als een eenvoudige tekstwaarde in plaats van een variabele.
CRM-variabelen gebruiken in titels
Wanneer u een document maakt, wordt de titel van de sjabloon standaard vervangen door de naam van de Deal of Opportunity. Als u echter CRM-variabelen opneemt in de titel van de sjabloon die u gebruikt om documenten te maken van uw deals/kansen, wordt de naam van het document gebaseerd op de naam van de sjabloon en worden de variabelen in de titels automatisch gevuld met de overeenkomstige veldwaarden.
Kopieer een CRM-variabele die u wilt invoegen in de sjabloontitel
Open een sjabloon die u gebruikt om documenten te maken vanuit uw CRM en plak de gekopieerde variabele in de titel van de sjabloon
Maak een document van deze sjabloon via je CRM en de variabele wordt automatisch gevuld met de veldwaarde
Soorten variabelen
Er zijn 4 soorten variabelen:
Rolvariabelen
Opmerking: Rolvariabelen kunnen alleen op sjabloonniveau worden ingesteld.
Deze variabelen vullen automatisch informatie over je ontvanger in wanneer ze worden toegewezen aan een rol. Ze kunnen de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het bedrijf van de ontvanger invullen, zolang deze informatie bestaat in PandaDoc Contacten. Als je ontvanger niet bestaat in je PandaDoc Contacts, kun je deze toevoegen wanneer je het document maakt.
Maak een Sjabloonrol (je moet in een sjabloon zitten om dat te doen)
PandaDoc genereert automatisch de standaard rolvariabelen: voornaam, achternaam, e-mail, bedrijf, telefoon, titel en adres.
Klik op Variabelen in het rechterpaneel en zoek vervolgens de standaardrolvariabelen bij de rolnaam aan het begin, bijvoorbeeld Client.Voornaam
Kopieer een variabele en plak hem waar u hem nodig hebt in de sjabloon
Klik vervolgens op Document maken, wijs ontvangers toe aan rollen en selecteer Doorgaan. Rolvariabelen worden ingevuld bij het maken van het document.
Systeemvariabelen
Deze variabelen zijn vooraf gedefinieerd door PandaDoc. Ze vullen automatisch informatie in over je document, specifiek voor dat individuele document en de inhoud ervan (zoals de aanmaakdatum van het document, de verzenddatum van het document, het referentienummer, de waarde van het document, enz.)
Opmerking: [Document.ExpirationDate] en [Document.SentDate] variabelen worden gevuld zodra je je document verzendt. Het datumformaat van de variabelen is afhankelijk van het standaard datumformaat en de lokalisatie-instellingen voor de weergave van de ontvanger die zijn ingesteld in de instellingen van je werkruimte.
Prijstabelvariabelen
Met prijstabelvariabelen kun je gemakkelijk gegevens uit de voettekst van de prijstabel hergebruiken in je sjabloon, document of formulier. Elke rij die je toevoegt aan de voettekst van je prijstabel wordt weergegeven als een variabele, zolang deze een waarde heeft.
Om de lijst met variabelen te openen, klikt u eerst op een prijstabel in uw sjabloon, document of formulier. Klik vervolgens op Eigenschappen in het zwevende paneel en selecteer Variabelen aan de rechterkant.
Klik ten slotte op het pictogram Kopiëren naast de naam van de variabele en plak de variabele in de inhoud van je document.
Je kunt ook variabelen voor prijstabellen vinden op het tabblad Variabelen aan de rechterkant.
Opmerking: Als u de naam van een prijstabel wijzigt, wordt deze wijziging automatisch doorgevoerd in de variabelen.
Aangepaste variabelen
Deze variabelen fungeren als plaatshouders voor informatie die je handmatig moet invullen bij het maken van een document. Je kunt ze noemen zoals je wilt en ze zijn handig als de informatie niet bestaat in je Contactpersonen.
Om een aangepaste variabele toe te voegen, open je het vierkante haakje, typ je de naam van je variabele en klik je op Enter.
Om de naam van een aangepaste variabele te bewerken:
Ga naar het tabblad Variabelen.
Zoek je aangepaste variabele.
Selecteer het menu met drie ellipsen naast de variabelenaam > Naam wijzigen.
Typ de naam die je nodig hebt en selecteer Opslaan.