Sommige deals vereisen het verzamelen van belangrijke informatie van uw klanten, zoals factuuradres, datums en namen. U hoeft ze niet achterna te zitten in e-mails of documentopmerkingen, u kunt velden gebruiken.
Uw klanten vullen de velden in vlak voordat ze uw document ondertekenen. U heeft alle benodigde informatie op één plek - in uw document!
Opmerking: Voor de soepelste ervaring raden we aan om niet meer dan 300 velden per document toe te voegen. Hoewel het maximale aantal velden in een document 900 is, kunnen prestaties en stabiliteit in het gedrang komen als een document meer dan 300 velden bevat.
Ga naar:
Werken met velden
Om een veld toe te voegen, open eerst uw document/sjabloon, ga vervolgens naar het Content-paneel aan de rechterkant, selecteer een rol/ontvanger die dit veld later zal invullen, of voeg een nieuwe toe onder "Invulbare velden voor". Klik daarna op het veld of sleep het naar de gewenste plaats.
De logica voor veldplaatsing werkt als volgt:
Velden zijn verbonden met blokken, waardoor ze samen met het blok kunnen bewegen. Het plaatsen van velden buiten een blok koppelt ze aan de pagina.
Wanneer je een veld binnen een blok plaatst, wordt het automatisch gekoppeld aan de boven- of onderkant van het blok, bepaald door het middelpunt van het blok. Deze aanpak wordt gebruikt om de positie van het veld te behouden wanneer je de tekst wijzigt. Deze functie is bijzonder handig bij het werken met grote tekstblokken, omdat wijzigingen aan de bovenkant geen invloed hebben op de velden aan de onderkant.
Om automatisch uitlijnen uit te schakelen, houd CMND ingedrukt op Mac en CTRL op Windows terwijl je het veld versleept. Automatisch uitlijnen wordt automatisch hervat zodra de CMND/CTRL-toetsen worden losgelaten.
Opmerking: Als je Safari gebruikt, druk dan op de command-toets voordat je het veld versleept, niet tijdens het slepen.
Een veld toewijzen aan een ontvanger
Opmerking: De veldkleuren worden automatisch toegewezen aan rollen/ontvangers in de volgorde waarin ze in het document verschijnen, met in totaal acht beschikbare kleuren. Als er meer dan acht ontvangers of rollen zijn, beginnen de toewijzingen opnieuw vanaf het begin.
Selecteer eerst een ontvanger die het document moet ondertekenen of enkele velden moet invullen, klik vervolgens op het veld. Een ontvanger wordt een ondertekenaar zodra er een veld aan hen wordt toegewezen.
Op een sjabloon, formulier, of content bibliotheekitem kunt u velden toewijzen aan de rollen, op documentniveau - aan de ontvangers. Lees meer hier.
Opmerking: Je kunt het document niet verzenden totdat je alle velden hebt toegewezen.
Maak een veld verplicht
Als "Vereist" niet is aangevinkt in de veldeigenschappen, kan de ontvanger het document voltooien zonder het veld in te vullen. En omgekeerd, als de "Vereist" optie is aangevinkt, kan de klant het document niet afronden zonder het in te vullen.
Het handtekeningveld is standaard ingesteld op "Verplicht", maar u kunt deze optie eenvoudig uitvinken in de veldeigenschappen. We raden aan om het verplicht te houden - uw klant kan het document niet voltooien zonder hun handtekening te plaatsen.
Klik op een veld, selecteer Eigenschappen in het zwevende paneel en selecteer/deselecteer "Verplicht".
Meerdere regels toestaan in een tekstveld
Een tekstveld is standaard meerregelig. U kunt deze instelling uitschakelen in de veldeigenschappen. Zorg ervoor dat u de veldbreedte aanpast en voldoende ruimte overlaat voor de meerregelige tekst voordat u het document verzendt. Het meerregelige veld zal automatisch uitbreiden naar de onderkant van de pagina naarmate de ontvanger meer tekst invoert.
Als het veld niet is ingesteld op meerregelige tekst, zal het automatisch uitbreiden tot de rechtermarge van de pagina.
Gegevens in een veld maskeren
Je kunt veldgegevens maskeren in een tekstveld, datum en dropdown voor het geval je ontvangers gevoelige informatie zullen verstrekken.
Iedereen binnen uw PandaDoc-account die toegang heeft tot het document, kan gemaskeerde veldgegevens bekijken. Iedereen op de lijst met ontvangers die NIET is toegewezen aan dit veld, kan geen gemaskeerde veldgegevens bekijken.
Een PDF toont geen gemaskeerde veldgegevens, ongeacht wie deze downloadt.
Stel een standaard datumveldformaat in
Leer meer over alle datumveldopties hier.
Je kunt een standaard datumveldformaat instellen in de werkruimte-instellingen zodat alle nieuwe datumvelden hetzelfde formaat hebben.
Ga naar Instellingen > Werkruimte standaardwaarden, scroll naar beneden naar Standaard datumveld formaat, selecteer het formaat dat je nodig hebt, en klik op Wijzigingen opslaan. Alle nieuwe velden die je toevoegt aan je sjablonen/documenten krijgen dit formaat.
Een veld dupliceren
Om een veld te kopiëren, klik op een veld en selecteer het Dupliceren pictogram.
Het gedupliceerde veld wordt toegewezen aan dezelfde ontvanger/rol en heeft dezelfde grootte als het originele veld.
Hoe velden kopiëren, knippen en plakken
U kunt eenvoudig velden kopiëren, knippen en plakken binnen uw documenten, sjablonen, formulieren en inhoudsbibliotheekitems.
Opmerking: Wanneer u velden kopieert en plakt, worden alle veldeigenschappen van de oorspronkelijke velden behouden, behalve de Veld-ID.
Velden kopiëren
Selecteer het veld dat je wilt kopiëren en selecteer Kopiëren in het zwevende paneel of druk op Ctrl + C / Command + C.
Snijvelden
Selecteer het veld dat je wilt knippen en selecteer Knippen in het zwevende paneel of druk op Ctrl + X/Command + X om het veld te knippen.
Gekopieerde of geknipte velden plakken
Gebruik sneltoetsen Ctrl + V/ Command + V om het gekopieerde of geknipte veld te plakken.
Plaatsingsregels:
Het geplakte veld verschijnt op de huidige zichtbare pagina.
Bij het plakken naar een andere pagina behoudt het veld zijn oorspronkelijke coördinaten.
Als je op dezelfde pagina plakt, wordt het veld net onder het oorspronkelijke veld geplaatst.
Voor geknipte velden die op dezelfde pagina worden geplakt, behouden ze hun oorspronkelijke coördinaten.
Opmerkingen:
Velden worden geplakt zonder waarden (vergelijkbaar met de dupliceeractie).
Als je de waarde van een veld selecteert (geheel of gedeeltelijk) en de kopieer- of knipactie gebruikt, wordt alleen de waarde gekopieerd of geknipt, niet het veld zelf.
Na het plakken worden velden automatisch toegewezen aan de juiste rol of ontvanger, net zoals wanneer je een nieuw veld toevoegt door te klikken of een veld te dupliceren.
Formaat van een veld wijzigen
Sleep uw veld aan de stippen in de hoeken om het formaat te wijzigen. Zodra u een veld van formaat wijzigt, zal het volgende veld dat u toevoegt dezelfde grootte hebben.
Voorwaardelijke velden
Als je een Business- of Enterprise-abonnement hebt, zie je een optie om een Voorwaardelijke regel in te stellen. Klik hier om meer te leren over deze functie.
Selecteer en verplaats meerdere velden
U kunt eenvoudig meerdere velden in uw sjabloon, document, contactbibliotheekitem of formulier selecteren om ze te verwijderen, toe te wijzen of te verplaatsen. Om meerdere velden te selecteren:
Druk op Command (op Mac) of Shift (op Windows) op je toetsenbord
Selecteer meerdere velden (zodra je dit doet, worden ze blauw omlijst)
Om geselecteerde velden opnieuw toe te wijzen aan een andere ontvanger, selecteer je de naam van de ontvanger (je ziet een rolnaam als je een sjabloon, contentbibliotheekitem of formulier gebruikt) op het zwevende paneel, en wijs je vervolgens een nieuwe ontvanger toe aan deze velden.
Druk op Delete op je toetsenbord of selecteer de Prullenbak op het zwevende paneel om de velden te verwijderen.
Om meerdere velden tegelijk te verplaatsen, selecteer en sleep ze eenvoudig naar de gewenste plaats.
Koppelingsvelden
Opmerking: U kunt alleen Tekst-, Datum-, Selectievakje-, Vervolgkeuzelijst- en Stempelvelden koppelen.
Gekoppelde velden maken het voor uw ontvangers gemakkelijker om verplichte velden in te vullen met herhaalde gegevens. Zodra zij de vereiste informatie hebben ingevoerd, hoeven zij deze niet opnieuw in te voeren elders — deze wordt gerepliceerd in alle gekoppelde velden.
Opmerking: Gekoppelde velden kunnen worden gebruikt in documenten die zijn opgenomen in een documentenbundel.
Om een veld te koppelen, selecteer het eerst, selecteer vervolgens Veld kopiëren en koppelen in het zwevende paneel of in Eigenschappen in het rechterpaneel. Het gekopieerde veld heeft dezelfde grootte, instellingen en veldtoewijzing. Je kunt het gekopieerde veld slepen en neerzetten waar je maar wilt.
Opmerking: Het wijzigen van een veld-ID binnen een gekopieerd veld zal de koppeling verbreken.
Als alternatief kunt u velden koppelen door een veld-ID-waarde van het ene veld naar het andere te kopiëren en plakken of in te voeren.
Opmerking: U kunt alleen dezelfde veldtypen koppelen.
Je kunt gekoppelde velden pijlen binnen veldeigenschappen gebruiken om snel tussen ze te springen.
Typen velden
Tekstveld
Tekstvelden kunnen u helpen om namen van ontvangers, e-mailadressen, telefoonnummers en andere informatie die u mogelijk nodig heeft te verzamelen.
Opmerking: Emoji's worden niet ondersteund.
Daarnaast is er een optie om tekstveldvalidatie te gebruiken voor het geval je er zeker van wilt zijn dat je ontvangers informatie in het juiste formaat toevoegen.
Klik hier om meer te weten te komen.
Handtekening
Het handtekeningveld wordt gebruikt om handtekeningen van ontvangers te verzamelen. Wanneer er een handtekeningveld op een document staat, wordt er een handtekeningcertificaat toegevoegd aan de PDF-kopie zodra alle ontvangers het document hebben voltooid.
Je kunt beschikbare handtekeningtypes voor je ontvangers kiezen in Instellingen > Werkruimte standaardwaarden.
Initialen
Het initialen veld bevat de eerste letters van de voor- en achternaam van de ondertekenaar.
Je kunt beschikbare initiaaltypen voor je ontvangers kiezen in Instellingen > Werkruimte standaardwaarden.
Als je snel een Initialen-veld op elke pagina in je sjabloon/document wilt toevoegen, kun je het in de paginakoptekst of -voettekst plaatsen.
Datum
Het datumveld stelt je in staat om verschillende datums te verzamelen zoals ondertekeningsdatum, geboortedatum, enz.
Je kunt het datumformaat instellen in de werkruimte-instellingen. Zodra je een nieuw formaat selecteert en de wijzigingen opslaat, zullen alle nieuwe velden die je toevoegt aan je sjablonen/documenten dit formaat hebben.
Daarnaast kunt u beschikbare datums en datumformaat voor uw ontvangers selecteren in veldeigenschappen. Standaard zijn Alle datums geselecteerd.
Selectievakje
U kunt meerdere selectievakjes toevoegen zodat uw ontvangers verschillende opties uit vele kunnen kiezen.
Radioknoppen
Het keuzerondjes veld stelt een ontvanger in staat om één optie uit de lijst te kiezen.
Onder Properties kun je ook waarden verbergen of tonen door Show values aan of uit te zetten.
Dropdown
Je kunt het vervolgkeuzemenu gebruiken als alternatief voor keuzerondjes. De ontvanger kan één optie kiezen uit het vervolgkeuzemenu.
Kaartgegevens
Het kaartgegevens veld maakt het mogelijk om klantkaartgegevens veilig op te slaan zodat u ze later kunt belasten of terugkerende betalingen kunt instellen. Dit veld werkt alleen met Stripe integratie.
Bestanden verzamelen
Het bestanden verzamelen veld stelt uw ontvangers in staat om bestanden naar uw document te uploaden.
Opmerking: Elke gebruiker in het account met toestemming om documenten te openen, behalve Medewerkers, kan geüploade bestanden bekijken.
Dit veld ondersteunt de volgende bestandstypen: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. De maximale bestandsgrootte is 50MB. Meer informatie hier.
Opmerking: Het veld voor het verzamelen van bestanden is niet beschikbaar voor gratis eSign-gebruikers.
Stempel
Het stempelveld is ook beschikbaar voor PandaDoc Notary en helpt bij het notariëren van uw documenten.
Opmerking: Je kunt alleen stempels toevoegen/vergroten of verkleinen voordat je het document verstuurt.