Dit artikel is de volledige opzetreferentie voor de nieuwe ervaring met document en sjabloon — met aandacht voor het sjabloon workflow builder, document creatie geleide flow en alle huidige beperkingen.
De nieuwe document en sjabloon-ervaring introduceert een uniforme manier om sjabloon te maken, workflows te bouwen en documenten te genereren. Het combineert een herontworpen sjabloon editor, een bijgewerkte document creatieflow en een begeleid opzetproces dat je helpt het document sneller en consistenter voor te bereiden.
Opmerking: Deze ervaring is beschikbaar als onderdeel van een Early Access-programma dat geleidelijk wordt uitgerold naar geselecteerde werkruimtes.
Bekijk een overzichtsvideo:
Tijdelijke beperkingen
QuickBooks Online wordt nog niet ondersteund. Als je op deze integratie vertrouwt, kun je terugschakelen naar de klassieke ervaring in je werkruimte-instellingen.
Je vindt de volledige lijst met beperkingen later in dit artikel.
Toegang krijgen tot de nieuwe ervaring
Je kunt de nieuwe ervaring gebruiken vanaf dezelfde plekken waar je normaal een sjabloon of document maakt:
Ga naar sjabloon en selecteer + sjabloon. Selecteer dan +Blank of choose een van je bestaande sjabloon
Selecteer het document op de startpagina of in het document
Selecteer Nieuw aanmaken in het hoofdnavigatiepaneel aan de linkerkant.
Na een van bovenstaande stappen openen de nieuwe workflow builder en editor.
Sjabloon maken met de nieuwe ervaring
Selecteer een sjabloonbron
Je kunt:
upload een bestand,
Maak een leeg sjabloon,
of kies een item uit de Sjablonengalerij.
Eenmaal geselecteerd, voer je de nieuwe sjabloon-opstelling bekeken in.
De sjabloonopstelling bekeken
Wanneer je een sjabloon opent in de nieuwe ervaring, zie je een split-screen layout:
Linkerkant — een preview van de inhoud van je sjabloon. Dit is alleen-lezen in deze bekeken.
Rechterkant — het workflow builder-paneel, waar je de stappen configureert die je team volgt bij het maken van een document vanuit dit sjabloon.
Deze bekeken is bedoeld om op te stellen hoe documenten worden gemaakt vanuit het sjabloon — de workflow. Het is niet waar je de inhoud van het sjabloon bewerkt.
Om de tekst, afbeeldingen, velden of variabele van het sjabloon te bewerken, selecteer je aan de linkerkant van het scherm 'sjabloon bewerken '. Dit opent de volledige document editor waarin je wijzigingen aan de inhoud kunt aanbrengen. Als je klaar bent, selecteer je rechtsboven 'Wijzigingen opslaan ' om terug te keren naar de sjabloon-setup bekeken.
Opmerking: Je kunt ook op elk moment toegang krijgen tot de editor door onderaan de begeleide flow 'Bewerken document te selecteren bij het aanmaken van een document — maar eventuele inhoudswijzigingen die daar zijn aangebracht, gelden alleen voor die document, niet voor het sjabloon zelf. Om de sjablooninhoud permanent bij te werken, gebruik je altijd Sjabloon bewerken vanuit de sjabloon setup bekeken en selecteer je rechtsboven 'Wijzigingen opslaan ' zodra je klaar bent.
Wat is de workflow builder?
Elk sjabloon in de nieuwe ervaring bevat een ingebouwde workflow — een reeks stappen die definiëren wat er gebeurt wanneer iemand in je team een document ervan maakt. Zie het als het coderen van je document direct in het sjabloon, zodat niemand hoeft te onthouden om een CRM record te koppelen, goedkeuring te routeren of betalingsinstellingen elke keer te configureren.
Het workflow paneel staat aan de rechterkant van de sjabloonopstelling bekeken. Er zijn altijd twee stappen aanwezig:
Definieer rol — waarbij je ontvanger-placeholders zoals Client, Signer of Accounting opzet
verzonden document — waarbij je verval-, verlengings- en post-ondertekenings-doorverwijzingsinstellingen instelt
Alles daarbuiten is optioneel en wordt toegevoegd door een beheerder op basis van hoe jouw team werkt.
Wanneer een teamdeksel ' Gebruik dit sjabloon' selecteert, weerspiegelt de geleide flow waar ze doorheen lopen precies de stappen die je hier hebt ingesteld — niet meer, niet minder. Een sjabloon met alleen de twee standaardstappen produceert een korte flow. Een sjabloon met integratie-, goedkeurings- en betalingsstappen levert tot een zes stappen flow op. Het sjabloon doet het denken, zodat de afzender dat niet hoeft te doen.
Voor gedetailleerde installatie-instructies voor elke optionele stap, zie de links in de onderstaande tabel.
Voeg workflow stappen toe
Je kunt optionele stappen toevoegen aan je sjabloon workflow door onderaan het workflow paneel + Stap toevoegen te selecteren. Elke stap die je toevoegt wordt onderdeel van de begeleide flow die je team volgt telkens wanneer ze een document maken vanuit dit sjabloon.
Step | Wat het doet |
Vult het document automatisch in met gegevens van je CRM — contacten, deal bedragen, aangepaste velden — wanneer een teamlid een record selecteert tijdens document aanmaken | |
Voegt een formulier toe dat je team invult voordat het verzendt, waarin ze variabele waarden moeten invoeren of kiezen uit de door jou gedefinieerde dropdowns | |
Stuurt de document naar interne goedkeurder voordat deze naar ontvanger kan worden verzonden | |
Herinnert ontvanger automatisch aan een niet-ondertekend document na een vast aantal dagen | |
Betaling innen | Ontvangt betaling van een ontvanger nadat hij of zij heeft ondertekend, met opties voor eenmalige, terugkerende of termijnbetalingen |
Opmerking: Stappen worden automatisch in een logische volgorde geordend — Gegevens uit integratie ophalen verschijnen altijd als eerste, en Collect payment verschijnt altijd als laatste. Je kunt ze niet handmatig herordenen.
Selecteer Gebruik dit sjabloon om verder te gaan met document creatie. Selecteer Sjabloon bewerken om de inhoud van het sjabloon bij te werken, velden of variabele.
Document maken met de nieuwe ervaring
Wanneer je kiest Gebruikt dit sjabloon, opent de document creatie geleide flow. Het aantal stappen hangt af van hoe de workflow van het sjabloon is geconfigureerd — een sjabloon zonder optionele stappen heeft een kortere doorloop, terwijl een sjabloon met integratie-, goedkeurings- en betalingsstap tot zes stappen kan hebben. De stapindicator bovenaan toont altijd je huidige positie en het totale aantal stappen.
Bewerkbaar document aanmaken
Stap 1: Voeg ontvanger toe
Wijs ontvanger toe aan de rol die in het sjabloon is gedefinieerd. Je kunt je contacten doorzoeken of direct nieuwe ontvanger toevoegen.
Hier kun je ook de ondertekeningsvolgorde aanpassen of inschakelen.
Selecteer Doorgaan om naar de volgende stap te gaan.
Stap 2: voltooide ontbrekende informatie
Als je sjabloon variabelen bevat die niet automatisch worden ingevuld, zie je een gestructureerde lijst van de benodigde informatie.
Als een veld direct binnen het document bewerkt moet worden, selecteer dan Bewerken . Dit opent het document, waar je wijzigingen kunt aanbrengen voordat je terugkeert naar de flow door rechtsboven op Wijzigingen opslaan te klikken.
AI-ondersteunde variabelenvulling
Als je document 5 of meer variabelen moet invullen, kan er onderaan deze stap een zwevend AI-banner verschijnen: "Heb je hulp nodig bij het invullen van de velden?" Door deze te selecteren opent je de AI Assistant, die variabelen automatisch kan mappen en invullen op basis van de informatie die je geeft.
Opmerking: Deze functie wordt geleidelijk uitgerold. Je ziet het misschien niet meteen in je account.
De AI Assistant stelt verschillende manieren voor om informatie te leveren voor variabele invulling:
Auto-fill uit bestaande velden — haalt gegevens uit die al in het document aanwezig zijn
Raadpleeg een eerder document — gebruik gegevens uit een eerder PandaDoc-document
Link naar een HubSpot-kans — haalt deal gegevens uit een verbonden HubSpot-record
Plak een gesprekstranscript in — haalt relevante details uit een gesprekstranscript dat je erin plakt
Upload een screenshot van een e-mailthread — leest een e-mailscreenshot om variabele waarden te vinden
De assistent koppelt de gevonden informatie aan de juiste variabele en vult deze in. Je kunt alle waarden herzien en aanpassen voordat je verder gaat.
Stap 3: Beoordeling
Voordat je het verstuurt, kun je:
Werk de naam van de document en de inhoud ervan bij,
Review ontvanger,
Pas de signeer-instellingen aan
Stap 4: verzonden
In de laatste stap kun je een gepersonaliseerd bericht met AI opstellen, document instellingen bekijken en de document verzenden met:
een deelbare link, of
De standaard verzonden optie.
Navigatietips
Selecteer de stapindicator (bijv. Stap 3 van 6) om alle stappen te zien en direct naar één stap te springen.
Selecteer Skip om een optionele stap te omzeilen.
Selecteer onderaan elk scherm 'Bewerken document om op elk moment direct naar de editor te springen.
Document aanmaken uit een geüpload bestand
Selecteer eerst +Nieuw aanmaken in het linker navigatiepaneel of document op de startpagina of in de documentlijst.
Sleep en laat het bestand los dat je wilt gebruiken of selecteer het vanaf je computer.
Voeg vervolgens je ontvanger toe en pas ontvanger-rechten aan.
Voeg tenslotte het vereiste invulveld toe dat de ontvanger moet invullen, bekijk dan je document en verzend het.
Volledige lijst van tijdelijke beperkingen
De volgende functies worden nog niet ondersteund.
Gebied | Beperking |
Vormen | Standaardformulieren zijn in sjabloon terechtgekomen als stap invullen document details workflow — zie Formulieren verplaatsen naar sjabloon |
Integraties | QuickBooks Online wordt niet ondersteund in het nieuwe sjabloon en document creatieflow. |
Overdrachtsgegevens | De functie Data Overbrengen is verouderd in de nieuwe ervaring en is niet beschikbaar. Een herontworpen versie van Transfer Data is in ontwikkeling. Om vroege toegang te krijgen wanneer het klaar is, neem contact op met ons Supportteam. In de tussentijd, als je op deze functie vertrouwt, schakel dan terug naar de klassieke ervaring. |
Als je QuickBooks Online gebruikt, schakel dan terug naar de klassieke ervaring.
Terugschakelen naar de klassieke ervaring
Werkruimte beheerder kan de nieuwe ervaring aan- of uitzetten voor specifieke gebruikers.
Ga naar Instellingen > Set up werkruimte.
Scroll naar vroege toegang > sjabloon en document creatie.
Selecteer of deselecteer gebruikers.
Kies Solliciteren.
Wijzigingen worden ingevoerd na het verversen van de pagina.