Beschikbaarheid: Business en Enterprise-pakketten
Opmerking: Dit artikel behandelt de stap Documentgegevens invullen in de nieuwe sjabloonervaring. Als je werkruimte nog niet is bijgewerkt, zie dan Create forms (classic experience).
De stap Documentgegevens invullen voegt een webformulier toe aan je sjabloon. Het formulier verzamelt de informatie die nodig is om de variabelen van je document in te vullen — van een teamlid die een document maakt, of van iedereen die je publieke link opent.
Opmerking: Je kunt per sjabloon maar één Documentgegevens invullen stap hebben.
Bekijk een video-overzicht:
Hoe voeg je de stap toe aan je sjabloon
Open je sjabloon en ga naar de zijbalk 'Bouw je workflow '.
Selecteer + Stap toevoegen, en selecteer dan Documentgegevens invullen.
Selecteer de stap in de zijbalk en selecteer vervolgens Formulier Bewerken om de formuliereditor te openen.
Je vorm aanpassen
Wanneer je de stap toevoegt, genereert PandaDoc automatisch een formulier vanuit je sjabloon. Elke rol krijgt een Aangemaakt contactpersoon blok (standaard e-mail, voornaam, achternaam en bedrijf) — rollen met vooraf toegewezen contacten zijn uitgesloten. Elke variabele krijgt een vraagveld met een label afgeleid van de variabelenaam.
In de formuliereditor kun je:
Hernoem het formulier — de ontvangers zien het wanneer ze het openen
Wijzigingen in veldtypen — Korte tekst, lange tekst, Aantal, E-mailadres, Telefoonnummer, Datum, Meerkeuze, Selectievakken, Keuzelijst, en lay-outblokken (Titel, Afbeelding)
Markeer velden als niet verplicht — afvinken Vereist in het rechterpaneel
Voeg nieuwe velden toe — zweef tussen velden totdat de blauwe indicator verschijnt, selecteer dan + Veld toevoegen
Koppel velden aan variabelen — gebruik het keuzemenu Gekoppelde variabelen in het rechterpaneel
Genereer een nieuwe variabele — selecteer + Genereer variabele voor elk nieuw veld zonder overeenkomstige variabele
Opmerking: Aangemaakt contactpersoon, Afbeelding- en Titelblokken kunnen niet worden omgezet naar een ander type. Het Aangemaakt contactpersoon blok voor een rol kan niet worden verwijderd.
Opmerking: Als je het formulier nog niet hebt opgeslagen, wordt het automatisch opnieuw gegenereerd telkens als je een variabele aan het sjabloon toevoegt. Zodra je het voor het eerst opslaat, vergrendelt de volgorde van vragen — nieuwe templatevariabelen verschijnen nog steeds in het formulier, maar de opgeslagen volgorde blijft behouden.
Om het formulier te hernoemen, selecteer je de titel bovenaan het canvas en voer je de nieuwe naam in in het Titelveld op het rechterpaneel.
Om een veldtype te wijzigen, selecteer je de veldtypeknop rechtsboven in het veld en kies je een ander type uit het keuzemenu.
Om een veld toe te voegen, zweef je boven of onder een veld totdat de blauwe indicatorlijn verschijnt, selecteer je + Veld toevoegen en kies je het bloktype.
Om een veld aan te passen, selecteer je het en pas je instellingen aan in het rechterpaneel.
Tip:
Om het aanmaken van documenten te versnellen en dataconsistentie te waarborgen, kun je elke variabele omzetten in een selectielijst.
Selecteer in de formuliereditor een veld (zoals Client.ServiceProjectType).
Verander het veldtype naar Keuzelijst in het rechter paneel.
Voeg je standaardopties toe (bijv. "Managed Services," "Consulting") als items.
De afzender of ontvanger kiest uit de lijst in plaats van vrije tekst te typen.
Twee manieren om je formulier te gebruiken
1. Invullen van documentgegevens bij het maken van een document
Wanneer een teamlid kiest voor Dit sjabloon gebruiken, verschijnt het formulier als een stap in de begeleide documentcreatieflow nadat ontvangers zijn toegewezen.
Flow: wijs ontvangers toe → vul documentgegevens in → bekijk het document → stuur het op.
In plaats van het document direct te openen om variabelen in te vullen, beantwoordt het teamlid gestructureerde vragen — dropdowns, datumkeuzes, gevalideerde tekstvelden — voordat het document wordt gegenereerd. Formulierantwoorden vullen automatisch de variabelen van het sjabloon in. Documenten die op deze manier zijn gemaakt, worden opgeslagen in je normale documentopslag.
Tip: Deze stap maakt het grootste verschil voor workflows met veel sjablonen. Hoe meer variabelen je sjabloon heeft, hoe eenvoudiger het proces wordt voor iedereen die het gebruikt — en het formulier één keer configureren betekent dat iedereen elke keer hetzelfde proces volgt.
2. Delen als openbaar formulier — iedereen met een link
Waarschuwing: Het openbare formulier is niet compatibel met het aanmaken van documenten via een CRM.
Je kunt een openbare link delen waarmee iedereen een document kan starten via het formulier.
Om het formulier openbaar te delen:
Open het sjabloon.
Selecteer het schakelicoon naast Dit sjabloon gebruiken bovenaan. De tooltip luidt Delen als openbaar formulier.
Selecteer in het paneel Document genereren via link Kopieer de openbare link om de URL direct te delen, of Kopieer de insluitcode om het formulier op je website in te sluiten.
Als het sjabloon meerdere rollen heeft, gebruik dan het Wie gaat het formulier invullen? Een keuzemenu om te kiezen welke rol het openbare formulier invult.
Flow: opent de link → vult het formulier in → document wordt automatisch gegenereerd → het document beoordeelt en ondertekent.
Documenten uit het openbare formulier worden opgeslagen in een map die naar het sjabloon is vernoemd, onder Documenten > Alle documenten.
Waarschuwing: Het document wordt niet automatisch ter ondertekening gestuurd als het sjabloon aan een van de volgende voorwaarden beschikt:
Een goedgekeurde workflow geconfigureerd
Betaling niet correct geconfigureerd (gateway en/of betaler niet gespecificeerd)
Ongevulde variabelen
Niet-toegewezen velden
Geen ontvangers toegewezen
Een verplicht blok met slimme content met vooraf geselecteerde inhoud
Los deze problemen op in de sjabloon voordat je de publieke link deelt.
Openbare toegang in- en uitschakelen
De schakelaar ' Iedereen die de link heeft kan reageren' in het paneel Document genereren via link bepaalt of je formulier nieuwe inzendingen accepteert.
Toggle state | Wat ontvangers zien |
AAN | Formulier opent normaal; Inzendingen worden geaccepteerd |
UIT | "Dit formulier accepteert geen antwoorden meer"  |
Het uitschakelen van de schakelaar werkt direct. Bestaande ingediende documenten worden niet beïnvloed.
Opmerking: De schakelaar regelt alleen de publieke toegang. Je team kan altijd het sjabloon via Dit sjabloon gebruiken om intern documentgegevens in te vullen, ongeacht deze instelling.
Toegang tot je formulieren via het tabblad Formulieren
Alle sjablonen met een geconfigureerde stap Documentgegevens invullen verschijnen in het tabblad Sjablonen > Formulieren NIEUW . Selecteer in het driepuntenmenu op een willekeurige rij Link voor het formulier kopiëren om de publieke URL te kopiëren zonder het sjabloon te openen.
