Dela dokument med medarbetare

Avatar
Marya Maksimchuk
  • Uppdaterad

Obs!

Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.

Tillgänglighet: Essentials, Business, och Enterprise-planer

Att dela ett dokument är ett perfekt sätt att samarbeta sömlöst med teamkollegor från andra arbetsytor eller som har lägre behörigheter - eller till och med med kollegor som inte har en PandaDoc -licens.

Notera:

Du kan bjuda in användare att samarbeta på dokument i vilken status som helst. Upp till 20 medarbetare kan läggas till i ditt konto.

Gå till:

Bjuda in externa samarbetspartners

Denna funktion är särskilt användbar när du vill bjuda in någon utanför ditt PandaDoc -konto för att visa ditt dokument och föreslå förbättringar - allt utan att köpa en licens eller ge dem tillgång till andra dokument i samma arbetsyta.

Notera:

Alla användare med enRoll som medlem, chef eller administratör med behörighet att visa dokument som skapats av andra användare kan bjuda in samarbetspartners.

Gästanvändare i rollen samarbetspartner kan:

  • Få åtkomst till, visa och kommentera dokument som delats med dem
  • Öppna inkorgen och lägg till deras personliga information till kontot i Inställningar > Personlig info
  • Föreslå ändringar i utkast till dokument

Gör så här för att bjuda in någon som inte ingår i ditt team:

  1. Öppna dokumentet, välj sedan Bjud in och välj samarbetspartner i rullgardinsmenyn
  2. När popup-fönstret visas anger du e-postadressen och väljer sedan Tabb eller Enter
  3. Välj slutligen Skicka inbjudan.

Externa användare kan också begära tillgång till ett dokument om du skickar en länk till dem. En administratör får ett e-postmeddelande och kan bevilja åtkomst.

mceclip0.pngmceclip0.png

Så snart du väljer Skicka inbjudan läggs användaren till i listan över samarbetspartners där du kan ändra deras behörighet.mceclip1.png

Som standard bjuds din externa medarbetare in till dokumentet med behörighetsnivån "Visa och kommentera." De har en samarbetspartner-roll i arbetsytan och en Gäst-licens.

Samarbetspartners synvinkel:

Notera:

Om du vill att din externa samarbetspartner ska ha redigeringsmöjligheter krävs en Standard-licens.  Om du bara ändrar deras behörighet till "Kan redigera" i ett dokument kommer de fortfarande att ha en samarbetspartner-roll utan åtkomst till mallar och dokument som skapats av andra användare. Du kan enkelt ändra derasroll ochlicens i Team-inställningar.

Varning:

Om ditt konto inte har en oanvänd licens tillkommer en extra avgift.

När du väljer Skicka inbjudan får din externa samarbetspartner ett e-postmeddelande med en länk till dokumentet. Med den här länken kan de enkelt ansluta till din arbetsyta med en gästlicens och visa dokumentet så snart de har skapat sin egen gästprofil.

Notera:

För att nedgradera en användare till gästlicensen, ta först bort användaren underTeam och licenseroch bjud in dem igen på dokumentnivå genom att klicka påInbjudan.

Bjuda in interna samarbetspartners

Du kan ge alla användare på ditt konto åtkomst till ett specifikt dokument - oavsett arbetsyta eller roll.

Det finns två typer av samarbetspartner-behörigheter för ett dokument:

  1. Kan visa och kommentera
  2. Kan redigera

Följ dessa steg för att dela ett dokument med dina kollegor:

  1. Öppna dokumentet, välj Bjud in högst upp på sidan och sedan Samarbetspartner i rullgardinsmenyn
  2. Välj dina kollegor från rullgardinsmenyn i popup-fönstret eller börja skriva deras namn för att filtrera listan
  3. När alla samarbetspartners har lagts till väljer du Skicka inbjudan.
pasted_image_0__57_.pngmceclip0.png

När du har valt Skicka inbjudan kan du ändra deras behörigheter till "Kan visa och kommentera" eller "Kan redigera" och alla dina samarbetspartners kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till dokumentet.

pasted_image_0__58_.png

När du bjuder in samarbetspartners från en annan arbetsyta läggs de till i dokumentet med "Kan visa och kommentera" som standardbehörighet och får rollen Samarbetspartner i sin nya arbetsyta.

Notera:

Att bjuda in samarbetspartners från andra arbetsytor leder inte till ytterligare avgifter eftersom de redan har en licens på ditt konto.

Om du bjuder in användare från den arbetsyta som dokumentet tillhör kommer deras behörighetsnivå att motsvara deras konto-roll. Om en kollega till exempel har rollen Admin eller Manager får de "Kan redigera" som standardbehörighet. Standardbehörigheten för rollen Medlem är däremot "Kan visa och kommentera." (Klicka här för att läsa mer om konto-roller .)

Du kan när som helst ändra behörigheterna när du har bjudit in samarbetspartners.

Varning:

Eventuella ändringar av behörigheter kommer inte att tillämpas förrän samarbetspartnern uppdaterar sidan.

Samarbetspartners kan hitta de dokument som de har bjudits in till i mappen "Delad med mig" på fliken Dokument.

Om du vill ändra en befintlig användares roll till Collaborator, kan du göra det i Teaminställningar eller Adminpanelen. När en användares roll har ändrats på detta sätt har de inte längre tillgång till Dashboard, Kontakter, Innehållsbibliotek, Mallar, Formulär och Dokument. De har dock fortsatt tillgång till dokument som de har skapat och till dokument som de har delat med sig av.

Läs mer om hur du delar dokumentmappar med samarbetspartners här.

Hur man tar bort en samarbetspartner

Om du vill ta bort en samarbetspartner markerar du ditt namn i det nedre vänstra hörnet och går till Team och licenser. Håll muspekaren över en användare och välj tre vertikala ellipser längst till höger och välj sedan Ta bort användare i rullgardinsmenyn. Om personen är medlem i flera arbetsytor kan du ta bort personen från alla arbetsytor på en gång. För att göra detta, markera alternativet "Ta bort från alla arbetsytor". På så sätt tas medarbetaren automatiskt bort från alla dokument som delats med honom eller henne och får inte tillgång till kontot.

Relaterade artiklar