Skicka dokument till flera mottagare
Obs!
Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.Varning:
PandaDoc förbehåller sig rätten att tillfälligt avbryta denna funktion om vi ser oskälig användning, eftersom detta kommer att påverka leveranser för alla våra PandaDoc-användare.Läs mer nedan för att lära dig att skicka ett dokument till flera mottagare. Varje mottagare kommer att få en unik kopia att slutföra eller läsa.
Tillgänglighet: Business, Enterprise + ett volympaket för en extra avgift
Denna funktion är inte tillgänglig som standard. Vänligen kontakta vårt supportteam på support@pandadoc.com för att aktivera den.
Titta på en översiktsvideo:
Vad du behöver:
- En mall med minst en roll
- En CSV-fil med dina mottagardata. Observera att du kan skicka max 1000 dokument i timmen och att du inte kan använda samma e-postadress för olika mottagare.
- Aktivera "Skicka till flera mottagare" i Add-On Store. (Detta måste göras av kontoägaren.)
Obs!
Vi har en gräns på max 1000 mejl/timme med denna funktion
Välja en mall
Klicka på “Skapa nytt” i Dashboard och välj “Skicka till flera mottagare”.
Välj en mall från listan. Obs! Alla fält måste tilldelas till roller.
Vi kommer att använda en mall med en roll: anställd.
Granska mallvariabler, skapa en CSV-fil för att ladda upp dina mottagares data
Granska först de variabler som kan fyllas i med dina mottagares data.
Alla standardroller visas i varje rolls rullgardinsmeny. Vi öppnar rullgardinsmenyn för anställda för att visa alla standardvariabler.
Anpassade variabler (om du har några) visas i en separat rullgardinsmeny.
Skapa en CSV-fil som innehåller dina mottagares data.
PandaDoc skapar en tom CSV-fil baserat på den mall du använder. Ladda ner denna CSV-fil och fyll i den med dina mottagares data.
Förutom variabler kommer denna CSV-fil att innehålla:
- Dokumenttitel – du kan anpassa dokumentnamn för varje mottagare.
- E-postmeddelanden – du kan anpassa e-postmeddelanden för enskilda mottagare.
Om du redan har en CSV-fil som du vill justera och ladda upp kan du förstora för att se kraven
- Filen måste formateras som en (CSV)-fil med kommaseparerade värden
- Den första raden i filen måste ange vilka variabler du kommer att fylla i i dina dokument. E-postvariabel krävs och måste anges i filen. De andra variablerna/kolumnerna är valfria. Variabler klistras in utan hakparenteser. Se exemplet nedan:
- CSV kan inte innehålla fler än 1000 mottagare.
Ladda upp din CSV-fil
Nu är du redo att ladda upp din CSV-fil. Du kan dra och släppa eller välja från din enhet, eller importera från Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive.
Granska varningar och fel
Efter att CSV-filen har bearbetats kommer PandaDoc att visa dig fel och tomma fält som den har hittat.
Fel (rödmarkerade): Saknade eller ogiltiga e-postadresser. Du kan inte fortsätta med fel, därför bör du göra nödvändiga ändringar i filen och ladda upp den igen.
Varningar (gulmarkerade): Ej ifyllda variabler. Du kan fortsätta att skicka med varningar, de ej ifyllda variablerna kommer att visas som tomma i de skickade dokumenten.
Skicka ut dina dokument
När du är redo att skicka dina dokument klickar du på “Fortsätt”. Detta kommer att ta dig till det sista steget i processen.
Här kan du granska hur många dokument som kommer att skickas och lägga till ett e-postmeddelande om du inte har angett det i din CSV-fil.
Vad som händer efter att du skickar
När du klickat på Skicka skapar PandaDoc en mapp i dina dokument som heter “Mallnamn – datum” – med namnet på den mall du valde och det datum då du skickade den.
Mappen innehåller alla dokument som skickas till flera mottagare.
När alla dokument har skickats kommer vi att skicka dig en e-postbekräftelse.
