Obs:
Denna guide beskriver funktionaliteten i den senaste versionen av PandaDoc <> Salesforce-integrationen.
Tillgänglighet:
PandaDoc: Business* och Enterprise årsabonnemang*
Salesforce: “Professional”, “Enterprise”, “Unlimited”, “Developer edition”, "Performance".
Integrationen kommer att fungera för säljprojekt, leads, kontakter, konton och anpassade objekt.
*Den här integrationen är tillgänglig som ett betaltillägg.
Hoppa till:
Läs mer om hur du installerar och konfigurerar PandaDoc-modulen här.
Skicka data från SFDC till PandaDoc
Obs:
När du skapar dokument från dina säljprojekt i Salesforce kommer dokumentets värdevaluta att ärva säljprojektets valuta.
För att skicka data från Salesforce till PandaDoc-dokument måste du först skapa din mall och konfigurera den med variabler (samma som sammanslagningsfält).
Skicka Salesforce-fält till PandaDoc
Innan du konfigurerar din mall med variabler ska du skapa en variabellista för varje objekt som du kommer att använda PandaDoc med.
Obs:
Variabler måste ställas in enskilt för varje objekt. Endast de variabler som listas i just detta objekt kommer att vara tillgängliga när du skapar ett dokument från det (inte flera objekt samtidigt).
För att göra det går du till Konfigurera Pandadoc i App Launcher
Bläddra ner till Dataflöde från Salesforce till PandaDoc och klicka på Konfigurera tokens
Välj sedan ett objekt för vilket du vill ändra listan med tokens för. Om du har PandaDoc installerat i ett annat objekt klickar du på Lägg till objekt. Du kommer att se en standardlista med variabler/tokens till höger. Om du vill lägga till fler markerar du de fält som du vill lägga till i listan med variabler/tokens och klickar på Spara
Öppna en Salesforce-post, bläddra ner till PandaDoc, klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av modulen och välj Variabler – det här är de du kan skicka
Öppna din PandaDoc-mall i ett separat webbläsarfönster, kopiera och klistra in variabelnamn med hakparenteser i mallen.
När du skapar ett dokument från Salesforce med hjälp av den här mallen fylls variablerna i med informationen från CRM-systemet.
Obs:
Om fältet i Salesforce är tomt kommer variabeln i dokumentet inte att fyllas i och du måste ange den manuellt.
Obs:
Formatering av datumvariabler beror på det standardformat för datum som har angetts i inställningarna för arbetsytan.
Formatering av valutavariabler baseras på mottagarens visningsspråk. Anpassade penningvariabler kommer att skickas till dokumentet utan valutasymbol och formatering.
Varning:
Krypterade textfält kan inte skickas genom en variabel.
Skicka mottagare från Salesforce till PandaDoc
Obs:
Att skicka mottagarinfo fungerar bäst med PandaDoc-roller. Läs mer om hur du ställer in roller på en mall här.
Som standard skickar Salesforce följande mottagarinformation beroende på ett objekt där din PandaDoc-modul finns:
från Säljprojekt: Kontaktens rollinfo
från Konto: Kontaktuppgifter + möjlighet att skicka kontoinformation
från Lead: Information om lead
från Kontakt: Kontaktuppgifter
från Offerter: Kontaktuppgifter
Om du tilldelar en mottagare på mallnivå i förväg kommer hen automatiskt att tilldelas rollen när dokumentet skapas via Salesforce.
Du kan konfigurera vilket fält från Salesforce som ska mappas till en roll i PandaDoc samt ställa in vilka fält som ska skickas som följande parametrar:
Förnamn
Efternamn
E-postadress
Företagsfält
Telefonfält
Rollfält
Gå till App Launcher och sedan till Konfigurera PandaDoc
Bläddra ner till Dataflöde från Salesforce till PandaDoc och välj Konfigurera mottagare.
Obs:
Du kommer att se standardmappning för standardobjekt. Du kan ändra dem eller lägga till nya mappningar för anpassade objekt.
Om du vill att PandaDoc automatiskt ska mappa mottagaren till en specifik roll behöver du två saker:
Rollfält konfigurerat i mottagarmappningen.
Identiska rollnamn i Salesforce och i PandaDoc-mallen.
Om du har ställt in det rätt kommer PandaDoc att infoga respektive mottagare i respektive roll när du skapar dokument.
Obs:
PandaDoc överför alla relaterade kontakter från Salesforce till dokumentet. Om du vill ta bort någon tar du bort dem i popup-fönstret för roller eller i avsnittet med mottagare i dokumentet.
Om du genererar dokument från en offert eller ett ärende kan du använda ett uppslagsfält till ett specifikt kontaktregister. Du kan ange vilka uppslagsfält du ska använda som mottagare genom att gå till Konfigurera PandaDoc > bläddra ner till inställningarna för att anpassa objekt. Hitta objektet du behöver för att ställa in detta och klicka på Konfigurera på höger sida.
Välj sedan fältet som ska användas som mottagare och klicka på Spara. Du kan välja upp till fem fält.
Ställ sedan in mottagarmappningen. Och det är allt!
Filtrera mottagare
Du kan filtrera kontakter som överförs till PandaDoc-dokument som mottagare baserat på ja-/nej-fält i ett register (så kallade booleska fält).
Gå till App Launcher, leta upp Konfigurera PandaDoc och välj Konfigurera mottagare
Bläddra ner till Mottagarfiltrering.
Klicka på Aktivera filtrering
Välj ett fält baserat på vilket värde som mottagare kommer att filtreras efter
Välj fältets värde baserat på vilka mottagare som kommer att filtreras: sant - ja, falskt - nej.
Om du har konfigurerat mottagarmappning för konton kan du sedan konfigurera den så att den skickar denna kontoinformation (e-post, telefonnummer etc.) som mottagare till PandaDoc.
För att göra detta går du till Konfigurera PandaDoc och bläddrar sedan ner till Inställningar för objektanpassning. Bredvid namnet på kontoobjektet klickar du på Konfigurera, kryssar i rutan bredvid Skicka konto som mottagare och klickar på Spara.
Obs:
Salesforces kontaktroller och PandaDocs mallroller kan inte ha två kontakter som tilldelats en roll.
Om du har några förslag på PandaDoc-funktioner kan du skicka in dina idéer på idéportalen eller kontakta vårt supportteam.
Skicka information från Salesforce till PandaDoc (via fält)
Du kan överföra data till PandaDoc-fält på samma sätt som med variabler. Till skillnad från variabler behöver du inte inkludera hakparenteser.
Kopiera en token utan hakparenteser från listan med tokens och klistra in i fältet Sammanfoga.
När dokumentet har skickats kommer mottagaren att se de ifyllda uppgifterna och kunna uppdatera detta fält under förutsättning att fältet har tilldelats hen.
Skicka produktdata till pristabell
Obs:
Den aktuella ordningsföljden för radposterna i säljprojektet bibehålls i pristabellen och i blocket i offertverktyget när du skapar ett dokument från ditt säljprojekt eller uppdaterar informationen i dokumentet med hjälp av knappen "Importera från CRM".
PandaDoc kan skicka produkter från ett säljprojekt, leads, kontakter eller konto till en pristabell i ett dokument. I denna guide kommer vi att gå igenom hur man överför säljprojektsprodukter till PandaDoc, men konfigureringen är densamma för andra objekt.
Mappa först produktfälten för säljprojektet till pristabellsfält.
Gå till Konfigurera PandaDoc, klicka sedan på PandaDoc Konfigurera prisprodukter.
Säljprojektsprodukter kommer att visas som standard, men du kan välja ett annat objekt att ställa in mappningen för.
Mappa sedan säljprojektets produktfält till pristabellfält och klicka på Spara.
Nedan, under Sortera prisartiklar, kan du ställa in den ordning som du vill ha de produkter som listas i PandaDoc-pristabellen.
Ställ nu in pristabellen för att acceptera produkter från Salesforce.
Öppna din PandaDoc-mall och lägg till en pristabell
Sammanfogning av data kommer att vara aktiverad som standard.
Då var inställningen klar! När du påbörjar ett nytt dokument från ett säljprojekt (förutsatt att produkter har lagts till i det) ska du kontrollera att du väljer din mall. Produkter kommer att läggas till i pristabellen. Om vissa fält inte visas klickar du på plustecknet på höger sida av pristabellen och väljer fälten under Lägg till gömd.
Skicka anpassade produktfält till pristabell
Ibland måste du skicka mer än standarduppsättningen av produktfält.
Lägg först till fälten för säljprojektet i token-/variabellistan genom att gå till Konfigurera PandaDoc > Konfigurera tokens.Välj säljprojektsprodukt och kontrollera de fält du behöver skicka till höger, så visas de i tokenlistan till vänster.
Klicka på Spara.Då var inställningen klar!
Kontrollera att pristabellen i mallen har aktiverat Sammanfoga data
När du skapar ett dokument från mallen klickar du på plustecknet till höger om pristabellen
Välj anpassade produktfält under Lägg till gömd.
Om du tycker att det blir lite för många klick när du lägger till anpassade fält från dolda kolumner varje gång du skapar ett dokument, finns det ett sätt att kringgå det.
Skapa ett dokument och visa anpassade produktfält
Klicka sedan på de vertikala ellipserna i det övre högra hörnet och välj Konvertera till mall. Din nya mall kommer att öppnas i en ny webbläsarflik
I mallen kan du ta bort produkterna från pristabellen, men se till att du behåller de anpassade fältkolumnerna
Använd denna mall nästa gång du påbörjar ett dokument från Salesforce. Kolumnerna kommer att fyllas i med anpassade produktfältvärden.
Skicka produktdata från Salesforce till ett offertverktygsblock
Tillgänglighet: Business*- och Enterprise-abonnemang
*Offertverktyget är en del av vårt CPQ-tillägg
Obs:
Den aktuella ordningsföljden för radposterna i säljprojektet bibehålls i pristabellen och i blocket i offertverktyget när du skapar ett dokument från ditt säljprojekt eller uppdaterar informationen i dokumentet med hjälp av knappen "Importera från CRM".
Du kan skicka produktinformation till ett block i offertverktyget från ett säljprojekt i Salesforce. Börja med att lägga till ett offertverktygsblock i din mall och skapa sedan ett dokument från ett säljprojekt i Salesforce.
När du har skapat ett dokument med den här mallen kommer följande produktinformation att skickas till offertblocket:
Produktens namn
Pris
Kvantitet
Rabatt
Om du vill visa anpassade fält i ditt nyskapade dokument klickar du på offertverktygsblocket och väljer Redigera offert på den flytande panelen. Välj sedan Lägg till kolumn längst upp till höger i avsnittet och välj därefter din anpassade kolumn från rullgardinsmenyn under Visa dolda.
Obs:
Om ditt offertverktygsblock innehåller flera sektioner kommer produkterna att överföras till den sista sektionen. Om din mall innehåller flera offertverktygsblock kommer produkter från ditt säljprojekt att överföras till varje block.
Skapa och skicka dokument
Nu när du har skapat och konfigurerat din mall kan du fortsätta att skapa och skicka dokument från Salesforce.
Gå till en post, leta upp PandaDoc-modulen och klicka på Nytt dokument
Välj en mall eller välj de mallar som du vill paketeraoch välj sedan Lägg till objekt och tilldela mottagare till roller, om tillämpligt
Klicka på Fortsätt och kontrollera ditt dokument: variabler, innehåll, mottagarlista, påminnelser och skicka ditt dokument
Du kan nu gå tillbaka till posten i Salesforce och följa upp dokumentets status
När ett dokument är slutfört visas .pdf-versionen under Filer i posten. (Även om det ingår i funktionen synkroniseringstriggers är den aktiverad som standard när du installerar PandaDoc-paketet).
Lägg till filer i din objektvy
Om du inte ser Filer i ditt objekt kan du behöva lägga till det i objektvyn.
För att göra detta måste du gå tillbaka till objektets sidlayouter i Salesforce-inställningarna:
Öppna Salesforce, klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet och välj Konfigurera
Öppna listan i Objekthanteraren och välj Säljprojekt
I Säljprojekt går du till Sidlayoutoch väljer Säljprojektslayout
Använd det övre verktygsfältet på sidan Säljprojektslayout för att hitta Relaterade listor. Gå därefter till Filer, dra och släpp där det behövs och klicka sedan på Spara
Kontrollera dina Säljprojekt för att säkerställa att Filer nu kan ses från sidan.
Länka ett dokument till ett Säljprojekt i Salesforce
Obs:
Den här funktionen är tillgänglig för användare med rollen medlem, chef och administratör. Om du använder anpassade roller ska du se till att aktivera behörigheten "Kan se och begära integreringar" för rollen så att användarna kan länka dokument till Salesforce och importera data.
Om du har skapat ett dokument i PandaDoc som du vill länka till ett säljprojekt i Salesforce så har vi allt du behöver!
Klicka här för att läsa mer.
Uppdatera ett dokument med fältvärden från Salesforce
Obs:
Dokumentet måste ha utkaststatus för denna funktion.
Obs:
Den här funktionen är tillgänglig för användare med rollen medlem, chef och administratör. Om du använder anpassade roller måste du aktivera behörigheten "Kan visa och begära integrationer" för rollen för att tillåta användare att länka dokument till Salesforce och importera data.
Om informationen i en Salesforce-post uppdateras efter att dokumentet redan har skapats från den här posten kan du uppdatera dokumentet med rätt värden:
I dokumentet går du till panelen Integreringar genom att klicka på Salesforce-ikonen till vänster i PandaDoc-dokumentet
Under Dokumentdata klickar du på “Importera från CRM”
Variablerna och produkterna i offertverktyget/pristabellen kommer att uppdateras med den senaste informationen från Salesforce, förutsatt att dokumentet skapades från ett Säljprojekt. Listan över produkter i PandaDoc kommer att ändras utifrån vilka produkter som lagts till eller tagits bort i säljprojektet.
Obs:
Den aktuella ordningsföljden för radposterna i säljprojektet bibehålls i pristabellen och i blocket i offertverktyget när du skapar ett dokument från ditt säljprojekt eller uppdaterar informationen i dokumentet med hjälp av knappen "Importera från CRM".
Du kan använda funktionen "Importera från CRM" i alla objekt i Salesforce: Säljprojekt, konto, lead, kontakt eller anpassade objekt.
Om fältet i Salesforce är tomt kommer motsvarande variabel inte att uppdateras.
Varning:
Du kan inte uppdatera PandaDoc-fält eller rollvariabler.
Felsökningssteg hittar du här.