Contractonderhandelingen

Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-abonnementen

Met onze functie voor contractonderhandelingen kunnen u en uw ontvangers gemakkelijk wijzigingen voorstellen en bespreken, en deze vervolgens in het document aanbrengen voordat u de definitieve versie ondertekent.

Het verloopt eenvoudig:

1. Activeer Voorstellen in uw sjabloon of document, en verstuur het
2. Ontvangers stellen wijzigingen in het document voor
3. U aanvaardt of verwerpt elk voorstel, en rondt vervolgens het document af 
4. Zodra het document is voltooid, wordt het automatisch verzonden om de handtekeningen van alle ontvangers te verzamelen

Dat is alles! Laten we er iets dieper op in gaan.

De Voorstelmodus inschakelen 

Om uw ontvangers in staat te stellen wijzigingen aan te brengen in het document dat u hen stuurt, opent u het sjabloon of document en selecteert u vervolgens +Rollen/ontvangers toevoegen boven aan de pagina. (Als u al rollen/ontvangers heeft toegevoegd in uw sjabloon of document, selecteert u Beheren). Schakel tenslotte de schakelaar in voor Voorstellen.

U kunt Voorstellen ook inschakelen in het pop-upvenster wanneer u een document naar ontvangers verzendt. 

U kunt Voorstellen binnen een document ook inschakelen in de werkstroominstellingen. Klik op de verticale ellipsen bovenaan de pagina, selecteer vervolgens Werkstroom en zet het vinkje naast Voorstellen voor bewerkingen aan.

Hoe kan ik wijzigingen in het document voorstellen?

Zodra een ontvanger uw document heeft geopend, kunnen ze het eenvoudig bekijken, de velden invullen en ondertekenen als alles er acceptabel uitziet.

Wanneer zij besluiten iets in het document te bewerken, krijgen zij een bericht te zien dat alle velden die zij reeds hebben ingevuld, zullen worden gewist. Zodra ze de optie Beginnen met voorstellen voor bewerking selecteren, gaat het document over naar de voorstelfunctie en wordt de status gewijzigd in 'Voorstellen voor bewerking'.

Ontvangers hebben toestemming om inhoud binnen tekstblokkente verwijderen, toe te voegen en te vervangen. Als documenteigenaar ziet u hun voorstellen in realtime en alle deelnemers aan het document ontvangen een e-mailnotificatie voor elk nieuw voorstel.

Reviewers kunnen gemakkelijk naar een nieuw voorstel in de e-mail navigeren door Weergave in document te selecteren.

Reviewers uitnodigen

Als u iemand moet uitnodigen om het document te beoordelen, kunnen u of een ontvanger andere reviewers uitnodigen voor het document terwijl het in de status 'Bewerkingen voorstellen' staat. Uitgenodigde reviewers hebben dezelfde rechten als andere ontvangers van documenten: zij kunnen wijzigingen in de inhoud voorstellen en ook reviewers uitnodigen.

Inhoud voorstellen in een vergrendeld blok

Ontvangers hebben toestemming om inhoud in vergrendelde blokken te bewerken. Echter, alleen gebruikers met manager/beheerders-rollen op de account - of gebruikers met een aangepaste rol die hen in staat stelt documenten te bewerken en het bewerken van inhoudsblokken te beperken - kunnen suggesties accepteren over inhoud in een vergrendeld blok.

Kijk hier om meer te leren over accountrollen.

Hoe een document te voltooien en te verzenden

Elk voorstel moet worden aanvaard of verworpen voordat het document kan worden voltooid en verzonden om handtekeningen te verzamelen.

De eigenaar van het document, of een gebruiker in diens account met toestemming om documenten te bekijken en te bewerken, kan suggesties van ontvangers accepteren of afwijzen voordat het document definitief wordt gemaakt. (Kijk hier om meer te leren over gebruikersrechten.)

Om voorstellen te verwerpen of te aanvaarden, selecteert u het pictogram in het commentaarvak van het voorstel.

Ontvangers ontvangen een e-mailbericht wanneer hun voorstellen worden aanvaard of verworpen.

Zodra alle voorstellen zijn verwerkt, wordt het document automatisch verzonden nadat Voltooien is geselecteerd.

Met ondertekeningsvolgorde voorstellen

Als u zowel Ondertekeningsvolgorde als Voorstellen heeft ingeschakeld in uw document, kunt u dit het beste delen met de ontvangers via een link. Op deze manier kunnen de ontvangers tegelijkertijd voorstellen aan het document toevoegen. Zodra het document is voltooid, moeten de ontvangers het een voor een ondertekenen.

Als u besluit het document via e-mail naar de ontvangers te sturen, moet de eerste ondertekenaar het document twee keer ondertekenen. Dit is niet alleen nodig om het document door te sturen naar de volgende ondertekenaars, maar ook om het document te voltooien zodra alle partijen de onderhandelingen over het document hebben beëindigd.

Als u uw document deelt via e-mail in plaats van via een link, kunt u hier zien hoe ontvangers bewerkingen kunnen voorstellen en uw document kunnen ondertekenen wanneer ondertekeningsvolgorde is ingeschakeld:

1. Nadat u het document heeft verzonden, zal de eerste ondertekenaar bewerkingen voorstellen
2. Zodra u deze bewerkingen aanvaardt of verwerpt, kunt u het document voltooien en het vervolgens verzenden
3. De eerste ondertekenaar zal het document ondertekenen, daarna gaat de ondertekeningsvolgorde verder naar de volgende ontvanger
4. Als de volgende ontvanger bewerkingen voorstelt, worden eerder ingevulde velden gewist
5. Zodra u deze nieuwe bewerkingen aanvaardt of verwerpt, kunt u de definitieve versie verzenden om de handtekeningen van uw ontvangers te verzamelen.